| Overheidsorganisatie | Gemeente Reeuwijk |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats, alsmede het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats |
| Citeertitel | Verordening documentaire informatie 1996 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | automatisering en informatisering |
| Eigen onderwerp | Automatisering en informatisering |
Deze regeling is van rechtswege vervallen op grond van artikel 28 Wet algemene regels herindeling per 1 januari 2013.
Archiefwet, art. 30 lid1, art. 31, art.32 lid 2
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-1997 | 01-01-1996 | 01-01-2013 | Van rechtswege vervallen op grond van artikel 28 Wet algemene regels herindeling per 1 januari 2013 | 09-12-1996 Onbekend | Agendapunt 17, raadsvergadering 09-12-1996 |
De raad van de gemeente Reeuwijk,
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 31 oktober 1996
gelet op het bepaalde in de artikelen 30, eerste lid, 31 en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995
b e s l u i t :
vast te stellen de verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats, alsmede het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Verordening Documentaire Informatie 1996
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
de wet : de Archiefwet 1995;
gemeentelijke organen : de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b van de wet voor zover behorend bij de gemeente;
de archiefbewaarplaats : de door de gemeenteraad overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
de archivaris : de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;
beheerder : degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;
beheerseenheid : een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;
informatiesysteem ; systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is het op de bijlage aangegeven gedeelte van de kluis, die zich bevindt in het gemeentehuis van Reeuwijk aan de Raadhuisweg 3 aldaar.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
1. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijs kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast (gehoord de commissie voor algemeen bestuurlijke zaken).
Burgemeester en wethouders doen ten minste eenmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over het verslag dat door de archivaris aan hen is uitgebracht in verband met het beheer en het toezicht bedoeld in artikel 21.
Onder de bevelen van burgemeester en wethouders is de archivaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeven van derden onderzoek te doen in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksel en bewerkingen van of uit archiefbestanden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door af vanwege de archivaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij verordening vastgesteld tarief.
De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van het diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
1. De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en de werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
2. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen tot:
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid, of overdracht van een of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
De archivaris doet eenmaal per twee jaar aan burgemeester en wethouders verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.
De archiefverordening gemeente Reeuwijk vastgesteld in de openbare raadsvergadering d.d. 19 november 1990 komt hierbij te vervallen.
Deze verordening treedt in werking op de eerste dag van de maand, volgend op de datum van vaststelling van dit besluit en wekt terug tot en met 1 januari 1996.
Deze verordening kan worden aangehaald als de “Verordening Documentaire Informatie 1996” van de gemeente Reeuwijk.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering
van de raad van de gemeente Reewijk,
gehouden op 9 december 1996