Verordening op de rekenkamercommissie gemeente Menterwolde 2014

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. Wet: Gemeentewet;

b. Commissie: rekenkamercommissie, de rekenkamerfunctie die is ingesteld bij besluit van de gemeenteraad en die ten doel heeft om door middel van beleidsevaluaties en doelmatigheidsonderzoeken een bijdrage te leveren aan de doeltreffendheid van het beoogde beleid, alsmede de doelmatige voorbereiding en uitvoering hiervan;

c. Doelmatigheid of efficiëntie: het streven om met een zo beperkt mogelijke inzet van beschikbare middelen het gewenste resultaat te bereiken;

d. Doeltreffendheid of effectiviteit: de mate waarin een organisatie erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of gewenste maatschappelijke effecten te halen;

e. Rechtmatigheid: de mate waarin het gemeentelijk belid voldoet aan de wettelijke kaders en regelgeving;

f. Voorzitter: voorzitter van de rekenkamercommissie;

g. College: college van burgemeester en wethouders;

h. Financiële commissie: een commissie ingesteld door de gemeenteraad di tot taak heeft de gemeenteraad te adviseren omtrent de juistheid van gemeentelijke rekenings- en verantwoordingsstukken.

Artikel 2 De taak en samenstelling van de rekenkamercommissie

• 1 Er is een commissie die door de raad wordt ingesteld en wordt aangeduid als de rekenkamercommissie.

• 2 De commissie voert onderzoek uit naar het gemeentelijk beleid en naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid, van het gemeentelijk beheer en van de gemeentelijke organisatie, naar de rechtmatigheid van het gemeentelijke beheer, alsmede naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van instellingen waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd.

• 3 De rekenkamercommissie bestaat uit 3 personen: een onafhankelijke voorzitter en 2 onafhankelijke leden.

Artikel 3 Benoeming leden en verboden handelingen

• 1 De raad benoemt de voorzitter en de leden van de rekenkamercommissie uit externen, op voordracht van de Financiële commissie.

• 2 De leden van de rekenkamercommissie worden benoemd tot 01-01-2018.

• 3 De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en werkwijze en het bevorderen van een zorgvuldige besluitsvorming. De voorzitter voert hiertoe regelmatig overleg met de onderzoekers en het met secretariaat.

• 4 Het is de leden van de rekenkamercommissie niet toegestaan handelingen te verrichten als bedoeld in artikel 15 van de Gemeentewet. Naast deze verboden handelingen zijn de leden niet werkzaam bij een bedrijf dat opdrachten uitvoert in opdracht van de gemeente of bij een door gemeente gesubsidieerde instelling, dan wel hebben geen andere (neven)betrekkingen die de onafhankelijke positie ten aanzien van de gemeente zou kunnen schaden.

• 5 De leden van de rekenkamercommissie overleggen aan de gemeenteraad elk jaar een lijst met daarin opgenomen de nevenfuncties die men op dat moment vervult.

Artikel 4 Eed

Ten aanzien van de leden van de rekenkamercommissie is artikel 81g van overeenkomstige toepassing.

Artikel 5 Ontslag en non-activiteit

• 1 De raad ontslaat de leden en eventuele plaatsvervangende leden of stelt hen op non-activiteit.

• 2 Het lidmaatschap van een lid/voorzitter eindigt:

  a. op eigen verzoek;

  b. bij de aanvaarding van een functie die onverenigbaar is met het lidmaatschap van de rekenkamercommissie;

  c. wanneer het lid bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens misdrijf is veroordeeld, dan wel bij zulk een uitspraak een maatregel is opgelegd die vrijheidsbeneming tot gevolg heeft;

  d. indien het lid bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak onder curatele is gesteld, in staat van faillissement is verklaard, surseance van betaling heeft verkregen of wegens schulden is gegijzeld;

  e. na het verstrijken van de benoemingsperiode, behoudens herbenoeming.

• 3 De leden van de rekenkamercommissie kunnen door de raad worden ontslagen:

  a. wanneer zij door ziekte of gebreken blijvend ongeschikt zijn hun functie te vervullen;

  b. wanneer zij hebben gehandeld in strijd met verboden, als bedoeld in artikel 3 lid 4 van deze verordening.

Artikel 6 Vergoeding voor werkzaamheden van de leden van de rekenkamercommissie

• 1 De voorzitter en de leden ontvangen een vaste vergoeding die door de gemeenteraad is vastgesteld bij aanvang van de benoeming.

• 2 De vaste vergoeding is gebaseerd op de bruto raadsvergoeding vermeerderd met de bruto onkostenvergoeding per maand; conform art 14 van het “Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden. Indien aan de orde vindt een trendmatige verhoging plaats

• 3

  • De werkelijk gemaakte kosten terzake van andere werkzaamheden of bemoeiingen ten behoeve van de rekenkamercommissie, worden op declaratiebasis vergoed.

• 4

  • De vergoeding genoemd in het eerste lid komt ten laste van het budget van de rekenkamercommissie.

Artikel 7 Ambtelijk secretaris

• 1 De commissie voorziet zelf in de functie ambtelijk secretaris.

• 2 De secretaris staat de rekenkamercommissie bij de uitvoering van haar taken terzijde.

• 3 De secretaris legt rechtstreeks verantwoording af aan de rekenkamercommissie over de wijze waarop de ondersteunende taken worden verricht.

• 4 De secretaris draagt zorg voor de agendaplanning, de verslaglegging en de vorming van dossiers.

• 5 Voor het ambtelijk secretariaat gelden dezelfde onverenigbare betrekkingen als voor de leden.

Artikel 8 Reglement van orde en plaatsvervangend voorzitter

• 1 De rekenkamercommissie stelt een reglement van orde voor haar vergaderingen en andere werkzaamheden vast.

• 2 Zij zendt het reglement na vaststelling onverwijld ter kennisneming aan de raad.

• 3 De commissie benoemt één van de twee onafhankelijke leden tot plaatsvervangend voorzitter.

Artikel 9 Onderwerpselectie en opdrachtverlening

• 1 De rekenkamercommissie bepaalt de onderwerpen die zij onderzoekt, formuleert de probleemstelling en stelt de onderzoeksopzet vast.

• 2 De in het vorige lid bedoelde onderzoeksopzet wordt door de rekenkamercommissie ter kennisneming aan de raad verstuurd.

• 3 De rekenkamercommissie doet jaarlijks voor 1 oktober een voorstel welke onderwerpen door het komende jaar in aanmerking komen voor onderzoek. Dat voorstel (onderzoeksprogramma) wordt ter kennis gebracht aan de raad.

• 4 De voorzitter overlegt minimaal eens per jaar, voorafgaand aan het vaststellen van het onderzoeksprogramma, met de gemeenteraad.

• 5 De rekenkamercommissie kan zogenaamde quick scans uitvoeren welke betrekking hebben op een beperkter terrrein of gepaard gaan met kleinere acties dan de onderzoeken welke normaliter worden uitgevoerd.

• 6 De rekenkamercommissie kan de gemeenteraad mede gebaseerd op de uitkomsten van de in het vorige lid genoemde quick scans gevraagd en ongevraagd adviseren.

• 7 De raad kan de rekenkamercommissie een gemotiveerd verzoek doen tot het instellen van een onderzoek. De rekenkamercommissie bericht de raad binnen een maand in hoeverre aan dat verzoek wordt voldaan. Indien de rkeenkamercommissie niet aan het verzoek van de raad voldoet, zal zij daarvoor goede gronden aanvoeren.

Artikel 10 Werkwijze

• 1 De rekenkamercommissie is belast met en verantwoordelijk voor de uitvoering, begeleiding en sturing van het onderzoek volgens de door haar vastgestelde onderzoeksopzet

• 2 De rekenkamercommissie beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren.

• 3 De rekenkamercommissie kan openbare informatieve vergaderingen beleggen.

• 4 De rekenkamercommissie is bevoegd bij alle leden van het gemeentebestuur en bij alle ambtenaren de mondelinge en schriftelijke inlichtingen in te winnen die zij nodig acht voor de uitvoering van de onderzoeken. De leden van het gemeentebestuur en de ambtenaren van de gemeente zijn verplicht de gevraagde inlichtingen binnen de door de rekenkamercommissie gestelde termijn te verstrekken.

• 5 De rekenkamercommissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van het onderzoek.

• 6 De rekenkamercommissie vergadert in beslotenheid, haar rapporten zijn openbaar.

• 7 Op grond van belangen genoemd in artikel 10 van de Wet Openbaarheid van Bestuur kan de rekenkamercommissie rapporten die aan de raad worden voorgelegd of gedeelten daarvan als geheim aanmerken. De geheimhouding wordt door allen die van deze stukken kennis dragen in acht genomen totdat de rekenkamercommissie haar opheft.

• 8 Om de onderzoeken van de rekenkamercommissie naar behoren te kunnen uitvoeren zijn de stukken, die onder oplegging van geheimhouding aan de rekenkamercommissie ter beschikking worden gesteld, ook beschikbaar voor de secretaris van de rekenkamercommissie en de door de rekenkamercommissie aangewezen deskundigen.

• 9 Voor de uitvoering van het onderzoek kan de rekenkamercommissie, met inachtneming van het beschikbare budget, externe personen of bureaus inschakelen.

• 10 De rekenkamercommissie stelt de betrokkenen in de gelegenheid om binnen een door haar te stellen redelijke termijn, die tenminste twee weken bedraagt, hun zienswijze op het conceptonderzoeksrapport aan de commissie kenbaar maken. Betrokkene zijn degenen wier taakuitvoering (mede) voorwerp van onderzoek is of is geweest. De rekenkamercommissie bepaalt wie verder als betrokkenen worden aangemerkt.

• 11 Na vaststelling door de rekenkamercommissie worden het onderzoeksrapport en de nota met conclusies en aanbevelingen en de zienswijze van betrokkenen op het rapport zo spoedig mogelijk, onder toezending van een afschrift aan het college en betrokkenen, aan de raad aangeboden.

• 12 De presentatie van een rapport vindt plaats in een door de rekenkamercommissie belegde informatieve bijeenkomst binnen de gemeentegrenzen, waarvoor in elk geval de leden van de raad en het college een uitnodiging ontvangen. In aansluiting op de presentatie is het rapport van de rekenkamer openbaar.

• 13 De gemeenteraad stelt in openbaarheid de onderzoeksresultaten, de conclusies en aanbevelingen vast. Hieraan gaat vooraf een behandeling in de raadscommissie.

• 14 De rekenkamercommissie stelt jaarlijks voor 1 april een verslag op van haar werkzaamheden over het voorgaande jaar.

Artikel 11 Budget

• 1 De rekenkamercommissie is bevoegd binnen een aan haar bij de begroting beschikbaar gesteld budget uitgaven te doen ten behoeve van de uitvoering van haar taken.

• 2 Ten laste van het in het voorgaande lid genoemde budget worden de kosten gebracht van:

  a. de vergoedingen aan de externe leden;

  b. de ambtelijke secretaris;

  c. interne onderzoeksmedewerkers;

  d. externe deskundigen die eventueel door de rekenkamercommissie zijn ingeschakeld;

  e. eventuele overige uitgaven die de commissie nodig acht voor de uitoefening van haar taak.

• 3 De rekenkamercommissie is voor de besteding van het budget uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de raad.

Artikel 12 Evaluatie

De gemeente evalueert het functioneren van de rekenkamercommissie minimaal eens per 2 jaar. Deze evaluatie wordt voorbereid door de Financiële commissie. Bij de evaluatie toetst de gemeenteraad aan de volgende criteria:

a. keuze van onderzoeksonderwerpen en de onderzoeksopzet;

b. kwaliteit van het onderzoek (zoals leereffecten voor raad en college)

c. communicatie en informatie.

Artikel 13 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1 Deze verordening treedt in werking op op de dag na de dag van de openbare bekendmaking.

• 2 De "Verordening op de rekenkamercommissie voor de gemeente Menterwolde 2011" vastgesteld door de raad op 31 maart 2011 wordt gelijktijdig ingetrokken.

• 3 Deze verordening kan worden aangehaald als "Verordening op de rekenkamercommissie van de gemeente Menterwolde 2014".