| Overheidsorganisatie | Gemeente Boskoop |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Budgethoudersregeling Boskoop |
| Citeertitel | Budgethoudersregeling Boskoop |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen
Artikel 26 Financiële verordening gemeente Boskoop en de artikelen 10:1 - 10:9 Algemene wet bestuursrecht
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 11-10-2007 | 01-01-2014 | Nieuwe regeling | 02-10-2007 Onbekend | Onbekend |
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Boskoop;
Besluit: vast te stellen de:
Het college wijst de directie aan als master-budgethouder. Zij verleent de directie mandaat terzake van het beheer van ieder inkomsten- en uitgavenbudget.
Een master-budgethouder is voor het college aanspreekbaar en verantwoording verschuldigd voor alle aan hem/haar toevertrouwde budgetten per programma/product.
Alle in deze regeling opgenomen bepalingen voor budgethouders zijn van overeenkomstige toepassing op de master-budgethouder(s).
De master-budgethouder ziet er op toe, dat voor alle producten en sub-producten budgethouders, respectievelijk deel-budgethouders worden aangewezen.
Het bepaalde onder b, c en d van dit artikel is, met inachtneming van artikel 10:4 van de Algemene wet bestuursrecht, eveneens van toepassing ingeval de functie adjunct-directeur ad-interim die door het college niet in ambtelijke dienst is aangesteld.
De Algemeen Directeur is master-budgethouder. Hij verleent sub-mandaat aan de managers van de productgroepen, de programmamanager van het projectbureau en de commandant van de Brandweer. De adjunct-directeur vervangt de algemeen directeur bij zijn afwezigheid.
Een budgethouder is een, op basis van een sub-mandaatbesluit, door de master-budgethouder aangewezen productgroepmanager, commandant brandweer of de programmamanager van het projectbureau die -binnen de hem/haar van een budget per product of sub-product gegeven machtiging- verantwoordelijk is voor het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming en/of verlening van diensten binnen de daarvoor aangegeven grenzen.
Een deel-budgethouder is een, op basis van een sub-mandaatbesluit, door een budgethouder op het naast hogere hiërarchische niveau aangewezen ambtenaar die -binnen het hem/haar toegekende budget per (sub)product gegeven machtiging- verantwoordelijk is voor het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming van diensten binnen de daarvoor aangegeven grenzen, één en ander overeenkomstig de procedure van bestellingen tot en met betalingen.
Onder productgroepmanager als bedoeld in lid 1 wordt, met inachtneming van artikel 10:4 van de Algemene wet bestuursrecht, eveneens begrepen de productgroepmanager ad-interim die door het college niet in ambtelijke dienst is aangesteld.
De budgethouder is de productgroepmanager, de commandant brandweer of programmamanager van het projectbureau. De budgethouder werkt onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur en is inhoudelijk eindverantwoordelijk voor het jaarplan, zowel voor de samenstelling als de uitvoering. De budgethouders dragen bij taakvolwassenheid van de medewerkers hun bevoegdheden met betrekking tot de uitvoering van de aan hun budgetten verbonden werkzaamheden over aan de medewerkers binnen hun productgroep die daarbij dan als deelbudgethouders optreden. De overdracht (per mandaat) van bevoegdheden leidt ertoe dat tussen de master-budgethouder en budgethouder duidelijkheid ontstaat over taakstelling(en), budget(ten) en randvoorwaarden.
Indien de programmamanager van het projectbureau niet in dienst is bij de gemeente Boskoop, gelden de bevoegdheden, die hem toekomen op grond van deze budgethoudersregeling, voorzover de uitoefening van de bevoegdheid per individueel geval de schriftelijke instemming heeft van de plaatsvervangend programmamanager.
Onder budget wordt verstaan de lasten en baten van een programma opgenomen in de programmabegroting. De lasten en baten per programma zijn gesplitst naar beleidsproduct en opgenomen in de productenraming. In de afzonderlijke jaarplannen van de productgroepen zijn de beleidsproducten onderverdeeld in beheersproducten en kostenplaatsen, met de daarbij behorende taakstelling.
De taakstelling en budget worden geformuleerd o.a. in termen van effectindicatoren prestatie-eenheden, kostendekkingpercentage, kengetallen en normen en de voorschriften ingevolge Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
Het -geheel of gedeeltelijk- sub-mandateren van verantwoordelijkheden is uitsluitend mogelijk aan één of meerdere medewerk(st)ers op het hiërarchisch naast lagere niveau.
Lid a. Volgens opvattingen van modern management wordt participatief leiding gegeven. Daarbij wordt het belang ingezien van het betrekken en inschakelen van medewerk(st)ers. Daarbij wordt verantwoordelijkheid neergelegd bij medewerk(st)ers binnen de productgroep. Hiermee wordt tevens beoogd ruimte te creëren lager in de organisatie om te handelen en daarmee een goede productie te realiseren en de klant goed te bedienen. De budgethouder blijft verantwoordelijk.
In alle gevallen dient schriftelijk te zijn vastgelegd welke budgetonderdelen met corresponderende taakstellingen aan wie worden gesubmandateerd, met vermelding van eventuele beperkingen en/of condities en vergezelt van een proeve van handtekening en paraaf van de sub-mandaatontvanger.
lid b. In het register zal het (sub-)mandaat worden vastgelegd. Dit om te voorkomen dat een te veel aan documenten wordt aangemaakt om de verantwoordelijkheden vast te leggen. Daarnaast wordt een lijst aangelegd van handtekeningen en parafen ten behoeve van de interne controle.
Van voornoemde schriftelijke vastlegging dient door de (sub)-mandaatgever een afschrift aan het hiërarchisch naast hogere niveau en aan de controller te worden verstrekt.
De (sub)mandaatgever kan een verleend (sub)mandaat geheel of gedeeltelijk intrekken, mits hiervan schriftelijke vastlegging plaatsvindt alsmede schriftelijke kennisgeving aan het hiërarchisch naast hogere niveau en aan de controller.
Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de (deel-)budgethouder heeft geconstateerd dat ter zake een toereikend budget is en het aangaan van die verplichtingen direct verband houden met de taakstelling.
Bestellingen mogen alleen worden geplaatst met inachtneming van de gemeentelijke regelingen. Bestellingen tot het in de begroting opgenomen budgetbedrag kunnen door de (deel-)budgethouder worden gedaan.
De (deel-)budgethouder is verantwoordelijk voor de uitgaven respectievelijk inkomsten die voortvloeien uit de door hen aangegane verplichtingen, respectievelijk rechten, zulks met inachtneming van te stellen eisen aan de interne controle, functiescheiding en overige zaken de administratieve organisatie betreffende.
De (deel-)budgethouders beheren de hen toebedeelde budgetten op basis van de beheersproducten en kostenplaatsen uit de jaarplannen.
De (deel-)budgethouders zorgen ervoor, dat de hen toebedeelde budgetten voor die activiteiten ter realisatie van de (sub)producten worden ingezet, waartoe zij op basis van voorcalculaties in de begroting zijn gealloceerd.
De (deel-)budgethouders zorgen voor een bedrijfseconomische inzet van de ter beschikking gestelde middelen en leggen verantwoording af omtrent het doelmatig gevoerde beheer.
Indien de productgroepmanager het budget heeft doorgemandateerd aan een (deel)budgethouder behoeft de budgethouder niet meer mee te paraferen.
De (deel-)budgethouders dragen zorg voor een adequate organisatie van de processen en activiteiten nodig voor het realiseren van het (sub)product op basis van de voorcalculatie.
Lid 6a: Deze zorg uit zich in het in beeld brengen en definiëren van:
vraag naar het product
product definities volgens bepaalde specificaties
productie-/werkprocessen
soort middeleninzet onder andere via tijdsinzicht van bijvoorbeeld medewerk(st)ers en tractie en kosteninzicht.
De (deel-)budgethouders zijn verplicht voorcalculaties te leveren ten aanzien van het (sub-)product met bijbehorend budget waarvoor zij verantwoordelijk zijn.
Lid 6b: De voorcalculaties worden volgens een bepaald model gemaakt en mede gebruikt om het jaarplan op te stellen en via dit de productraming.
De (deel-)budgethouders leggen de op het (sub)product betrekking hebbende verplichtingen zodanig vast dat de actuele stand van de reeds aangegane verplichtingen ten opzichte van het totale toegekende budget alsmede de voortgang van het realiseren van de taakstelling, c.q. het project zichtbaar is.
De (deel-)budgethouders verstrekken de productverantwoordelijke Financiën en de controller alle gegevens en stukken die ten behoeve van een juiste verzorging van de financiële administratie van de gemeente, de budget- en kredietbewaking en de (jaar)verslaglegging nodig zijn. Zij stellen in overleg met de productverantwoordelijke Financiën en de controller zodanige organisatorische maatregelen vast dat aan deze verplichtingen kan worden voldaan.
Lid 6c en 6d: (Bedrijfs)administratie.
De (deel-)budgethouder is primair verantwoordelijk voor de vastlegging van de bedrijfsvoeringgegevens. De (deel-)budgethouder is daarbij verplicht gebruik te maken van de centrale administratie onder verantwoordelijkheid van financiën. Gegevens die hiertoe gerekend kunnen worden zijn:
* verplichtingen
* gereedmeldingen van prestaties en leveringen.
Deze eigen verantwoordelijkheid en de daarvoor benodigde informatiestroom zijn vooral van belang, omdat de (deel-)budgethouder immers juist vanwege zijn uitvoerende taak altijd meer informatie omtrent de toekomstige ontwikkelingen tot zijn beschikking heeft dan de registrerende productgroep. Bij dreigende ontoereikendheid van het budgetdient de (deel-)budgethouder derhalve het college tijdig te informeren, opdat ook tijdig een eventuele bijstelling van het budget kan plaatsvinden. Dit kan zowel de uitgaven- als de inkomstencomponenten betreffen.
Ook te verwachten belangrijke kostenonderschrijdingen dan wel opbrengstoverschrijdingen ter zake van een toegekend budget zullen door de (deel-)budgethouder tijdig moeten worden gesignaleerd en gerapporteerd (in de Marap), opdat de vrijkomende budgetruimte elders kan worden aangewend.
De (deel-)budgethouder ontvangt tijdig informatie omtrent de stand en het verloop van het budget en signaleert en rapporteert over eventuele gebreken in deze informatievoorziening.
De (deel-)budgethouders zien er op toe, dat op de juiste wijze tijdsinzicht wordt verkregen ten aanzien van de verrichte (clusters van) activiteiten.
Lid 6e: Voortgangscontrole en kredietbewaking.
De (deel-)budgethouder zorgt ervoor dat hij door middel van bijvoorbeeld tijdschrijven en werkoverleg zicht heeft op de voortgang van het werk zodat de levertijden en de middeleninzet bewaakt wordt. De informatie met de (bedrijfs)administratie is daarbij een belangrijk hulpmiddel.
De (deel-)budgethouders voorzien de medewerk(st)ers op het naastliggende hogere niveau en de controller periodiek van de stand van de werkzaamheden en de bestede middelen. Dit kan geschieden door middel van zogenaamde managementrapportages.
Lid 6f: Door middel van rapportages legt de (deel-)budgethouder verantwoording af. Aspecten waarop verantwoording wordt afgelegd zijn:
- leveren van het product volgens afspraak
- Taakstelling en budget
* kwaliteit
* kosten
* tijd en
* analyse afwijkingen: bij een budget < dan € 10.000 dient er bij eenoverschrijding van 25% gerapporteerd te worden, bij een budget tussen de € 10.000 en € 100.000 dient er bij een overschrijding van 10% gerapporteerd te worden en bij een budget > dan € 100.000 zal bij een overschrijding van 5% gerapporteerd moeten worden.
doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid
werkomstandigheden die via de taken leiding geven en personeelszorg aan de orde komen.
De rapportage van de (deel-)budgethouder wordt verwerkt in de managementrapportage ten behoeve van het management en in de bestuursrapportages (twee keer per jaar) ten behoeve van het college en degemeenteraad.
De (deel-)budgethouders zijn verantwoordelijk voor de ontwikkeling van prestatiegegevens, zoals normen, kengetallen, etc. en verschaffen hieromtrent de nodige informatie. Zij zijn tevens verantwoordelijk voor de kwaliteit van de te realiseren (sub)producten.
Lid 6g: Nacalculaties worden door de (deel-)budgethouder opgesteld. Op basis van analyses is het dan mogelijk:
zich te verantwoorden via de rapportages door
bouwstenen aan te dragen voor het jaarverslag en de rekening (zie ook artikel 9 lid b) en
normen en kengetallen te ontwikkelen en bij te stellen.
De master-budgethouder draagt zorg voor het verstrekken van periodieke informatie, c.q. management/bestuursrapportage aan het college.
De controller toetst de rapportages die aan het bestuur verstrekt worden. Deze zogenaamde bestuursrapportages zijn door de diverse productgroepen samengesteld onder leiding van de productgroep BMO.
Budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar in die zin dat het niet is toegestaan dat 2 of meer (deel-)budgethouders dezelfde verantwoordelijkheid hebben voor één (sub)product met bijbehorend budget.
De functie van (deel-)budgethouder is onverenigbaar met de functies van betalingsfiatteur en kassier, alsmede met de registrerende functie.
De Master-budgethouder als bedoeld in artikel 1 onder e en elke (deel-)budgethouder mag aan hem/haar ge(sub)mandateerde bevoegdheden niet uitoefenen ten aanzien van zichzelf. Mocht het voorkomen dat de Master-budgethouder als bedoeld in artikel 01 onder e of een (deel-)budgethouder voor zichzelf uit “eigen” budget iets wil betalen (bijvoorbeeld: de (deel-)budgethouder opleidingen gaat een opleiding volgen) dan dient altijd een boven hem/haar geplaatste functionaris mee te tekenen.
Per organisatieonderdeel en/of per (deel-)budgethouder kunnen -voorzover niet strijdig met deze regeling en/of andere algemene regels- aan de zelfstandige uitoefening van het budgethouderschap condities en beperkingen worden aangebracht.
Bij afwezigheid van de (deel-)budgethouder worden de verantwoordelijkheden en de aan hem/haar ge(sub-)mandateerde (teken-)bevoegdheden uitgeoefend door de naast hogere budgethouder.
De financiële administratie is verantwoordelijk voor een adequate registratie van de budgetten, alsmede voor het daarmede samenhangende proces van informatievoorziening en de jaarverslaglegging. Zulks met inachtneming van -uit een oogpunt van deugdelijke administratieve organisatie- te stellen eisen aan interne controle en functiescheiding, alsmede van de geldende voorschriften.
Lid 9a: (Zie ook lid 5d en 5e)
Uit oogpunt van interne controle wordt een onderscheid gemaakt tussen de beslissende instantie: de budgethouder en de registrerende instantie: de (financiële/ bedrijfs)administratie.
De budgethouders voor de (sub)producten leveren analyses, verantwoordingen (nacalculatie) aan de verantwoordelijke budgethouder voor de jaarverslaglegging.
Lid 9b: Budgethouders die delen van de verantwoording voor rekening nemen dienen bij de eindverantwoordelijke budgethouder verantwoording af te leggen.
Fiattering van betalingen is pas mogelijk nadat door de verantwoordelijke (deel-)budgethouder de factuur voor akkoord is geparafeerd.
Dit alles dient te geschieden met inachtneming van de regels zoals die in het kader van de Administratieve Organisatie zijn ingesteld en vastgelegd in de procedure van bestellingen tot en met betalingen.
Deze regeling treedt in werking op 11 oktober 2007, en treedt in de plaats van de regeling van 14 december 2004.
Aldus vastgesteld door het college van Boskoop, d.d. 2 oktober 2007.
de secretaris, de burgemeester,
J. Perfors. J. Rijsdijk