| Overheidsorganisatie | Waterschap Roer en Overmaas |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Archiefverordening Waterschap Roer en Overmaas 2014 |
| Citeertitel | Archiefverordening Waterschap Roer en Overmaas 2014 |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | bestuur – waterschappen |
Deze regeling is ingetrokken door de Archiefverordening waterschap Limburg 2017.
De Archiefverordening Waterschap Roer en Overmaas 2006 wordt bij deze verordening ingetrokken.
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 25-07-2014 | 01-01-2017 | nieuwe regeling | 01-07-2014 Waterschapsblad, 22-7-2014, nr. 4686 | 141684 |
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften en uitvoeringsbesluiten wordt verstaan onder:
| a.de wet: | de Archiefwet 1995; |
|---|---|
| b.waterschapsorganen: | de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1, van de wet, voor zover behorende tot het waterschap; |
| c.archiefbescheiden: | documenten en reproducties, ongeacht hun vorm, op grond van artikel 1, onder c van de wet die tijdens de taakuitvoering door (overheids)organen ontstaan dan wel in dat kader worden ontvangen en naar hun aard bestemd zijn onder het betreffende overheidsorgaan te berusten; |
| d.archiefbewaarplaats: | de door het algemeen bestuur overeenkomstig artikel 36 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats; |
| e.archiefruimte: | een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging naar een archiefbewaarplaats; |
| f.beheerder: | degene die op grond van artikel 4 van deze verordening is belast met het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats; |
| g.beheereenheid: | een door het dagelijks bestuur als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, belast met de documentaire informatievoorziening; |
| h.informatiesysteem: | systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd; |
| i.secretaris-directeur: | de overeenkomstig artikel 37, eerste lid van de wet bedoelde secretaris-directeur van het waterschap, belast met het beheer van de archiefbewaarplaats. |
1. Het algemeen bestuur draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats.
2. De in artikel 36 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt in het Waterschapskantoor van Waterschap Peel en Maasvallei aan de Drie Decembersingel 46 te Venlo in de ruimte -1.02.
3. In deze archiefbewaarplaats kunnen zich, naast overgebrachte archiefbescheiden, ook geplaatste archiefbescheiden met een afwijkend openbaarheidsregime bevinden.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder van de archiefruimte(n).
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle waterschapsarchiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de waterschapsbegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Het dagelijks bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de waterschapsorganen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en voor het beheer van de archiefbewaarplaats voorschriften vast.
1. Het dagelijks bestuur doet ten minste éénmaal per jaar aan het algemeen bestuur verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 35 van de wet.
2. Het dagelijks bestuur stuurt een afschrift van het in het eerste lid bedoelde verslag naar Gedeputeerde Staten van de Provincie Limburg.
Deze verordening treedt in werking drie dagen na bekendmaking daarvan.
Met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze Verordening wordt de Archiefverordening Waterschap Roer en Overmaas 2006 ingetrokken.
Deze Verordening kan worden aangehaald als de Archiefverordening Waterschap Roer en Overmaas 2014.
Aldus vastgesteld door het algemeen bestuur op 1 juli 2014.
De secretaris/directeur, De voorzitter,
ing. J.M.G. In den Kleef dr. J.J. Schrijen
Algemene toelichting
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling. Deze verordening kent zijn grondslag in de artikelen 35, lid 1, 36 en 37, lid 2 van de Archiefwet 1995 en dient door het algemeen bestuur te worden vastgesteld.
Hoofdstuk I beschrijft de definities.
Hoofdstuk II regelt de aanwijzing van de archiefbewaarplaats die conform artikel 36 van de Archiefwet 1995 plaatsvindt door het algemeen bestuur.
Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip 'zorg', dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 respectievelijk de Archiefregeling.
Deze verordening is, evenals wet, besluit en regeling, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moet worden toegekend. Waar in de wet wordt gesproken over ‘het bestuur’ wordt bedoeld het algemeen bestuur.
Artikel 2
Artikel 36 van de Archiefwet bepaalt dat het algemeen bestuur een archiefbewaarplaats aanwijst. Dit is een ruimte waaraan op grond van de Archiefregeling specifieke bouwkundige eisen en inrichtingseisen worden gesteld ten aanzien van bijvoorbeeld de constructie, de brandveiligheid, de luchtkwaliteit en de temperatuur.
Omdat Waterschap Roer en Overmaas niet zelf de beschikking heeft over een archiefbewaarplaats die aan alle wettelijke vereisten voldoet, is de archiefbewaarplaats welke zich bevindt in het waterschapskantoor van Waterschap Peel en Maasvallei, Drie Decembersingel 46 te Venlo aangewezen als archiefbewaarplaats.
De archiefruimten bevinden zich in het waterschapskantoor van Waterschap Roer en Overmaas, Parklaan 10 te Sittard.
Artikel 3
Op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 stelt de Archiefregeling vast aan welke bouwkundige eisen en inrichtingseisen archiefruimten dienen te voldoen.
Artikel 4
De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer Waterschap Roer en Overmaas 2014.
Artikel 6
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.
Artikel 7
Met het bepaalde in artikel 7 van de Archiefverordening geeft het algemeen bestuur de opdracht aan het dagelijks bestuur om jaarlijks voldoende middelen te ramen binnen de begroting. Daarmee is op voorhand geborgd, vanuit dit artikel, dat het algemeen bestuur jaarlijks een besluit neemt over de toe te bedelen gelden voor de archiefzorg. Dit gebeurt dan impliciet met het vaststellen van de begroting.
Artikel 8
Voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden en voor archiefbescheiden van waterschapsorganen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht zijn voorschriften opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Het feitelijke beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden wordt, namens Waterschap Roer en Overmaas, uitgevoerd door Waterschap Peel en Maasvallei. De wettelijke zorgplicht voor het beheer van archiefbescheiden blijft voorbehouden aan Waterschap Roer en Overmaas.
Artikel 9
Jaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijke toezicht op grond van de Wet Revitalisering generiek toezicht. Het algemeen bestuur verneemt op deze wijze jaarlijks wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.
Het verslag aan het algemeen bestuur omvat tevens het verslag zoals dit op grond van artikel 4, vierde lid van het Besluit informatiebeheer door de secretaris-directeur aan het dagelijks bestuur wordt uitgebracht over het gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.