Verordening betreffende het instellen en instandhouden van een gezamenlijke lokale rekenkamercommissie voor de gemeenten Bellingwedde en Vlagtwedde

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. Gemeentera(a)d(en): dit betreft de gemeenteraad van de gemeente Bellingwedde en/of de gemeenteraad van de gemeente Vlagtwedde;

b. Rekenkamercommissie: de organisatie die op grond van art. 81oa van de Gemeentewet is ingesteld bij besluit van de gemeenteraad en die ten doel heeft om door middel van beleidsevaluaties en doelmatigheidsonderzoeken een bijdrage te leveren aan de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het beoogde beleid, evenals de doelmatige voorbereiding en uitvoering ervan in de gemeenten Bellingwedde en Vlagtwedde;

c. Doeltreffendheid of effectiviteit: de mate waarin een organisatie erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of de beoogde maatschappelijke effecten te bereiken.

d. Rechtmatigheid: zijnde niet de controle op de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, tweede lid Gemeentewet.

e. Doelmatigheid of efficiency: het streven om met een zo beperkt mogelijke inzet van de beschikbare middelen het gewenste resultaat te bereiken.

f. Gemeentelijk bestuursorgaan: de gemeenteraad van Bellingwedde en/of de gemeenteraad van Vlagtwedde, de colleges van burgemeester en wethouders van Bellingwedde en Vlagtwedde, de burgemeesters van Bellingwedde en Vlagtwedde, evenals gemeentelijke commissies waaraan bevoegdheden van de gemeenteraad of van burgemeester en wethouders zijn gedelegeerd;

g. Lid: een lid van de rekenkamercommissie; deze is niet tevens lid van de gemeenteraad van Bellingwedde of van de gemeenteraad van Vlagtwedde, of een door (een van) deze raden beëdigd persoon die een raadslid mag vervangen tijdens een commissievergadering;

h. Onderdeel: een gemeentelijke afdeling, kostenplaats of fonds;

i. Gesubsidieerde instelling: organisatie met rechtspersoonlijkheid naar burgerlijk recht, die een geldelijke bijdrage van meer dan € 12.500,-- van de gemeente Bellingwedde en/of Vlagtwedde ontvangt. Onder gemeente worden ook de in de artikelen 82 en 83 van de Gemeentewet genoemde commissies begrepen.

j. Ambtenaar: een ieder die in dienst van een de deelnemende gemeenten werkzaam is.

Artikel 2 Taak van de gemeentelijke rekenkamercommissie

a. De gemeentelijke rekenkamercommissie doet onderzoek naar de (maatschappelijke) effecten van het gemeentelijk beleid alsmede naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gemeentelijke beheer en van de gemeentelijke organisatie, alsmede van (gesubsidieerde) instellingen waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd.

b. De gemeentelijke rekenkamercommissie stelt elk jaar voor 1 april, conform artikel 185, lid 3 Gemeentewet een verslag op van haar werkzaamheden over het voorgaande jaar.

Artikel 3 Benoeming en samenstelling gemeentelijke rekenkamercommissie

a. De rekenkamercommissie bestaat uit:

een voorzitter en twee leden, die zowel door de gemeenteraad van Bellingwedde als de gemeenteraad van Vlagtwedde worden benoemd;

b. Desgewenst vormen de onder a. bedoelde personen samen de rekenkamercommissie van de gemeente Bellingwedde;

c. Desgewenst vormen de onder a. bedoelde personen samen de rekenkamercommissie van de gemeente Vlagtwedde.

d. De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de

vergaderingen van de rekenkamercommissie, het leiden van de vergaderingen, het

bewaken van de uitvoering van de onderzoeksagenda en de werkwijze en het

bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming. De voorzitter voert hiertoe

regelmatig overleg met de onderzoekers en met het secretariaat.

f. De voorzitter en leden worden benoemd voor een periode van drie jaren, met de mogelijkheid om maximaal twee keer te worden herbenoemd

g. (Oud)-bestuurders van Bellingwedde of Vlagtwedde , (voormalige) ambtenaren in dienst van deelnemende gemeenten, opdrachtnemers voor deelnemende gemeenten of bij gemeentelijke opdrachten betrokken zijnde medewerkers daarvan, alsmede medewerkers en bestuursleden bij organisaties met een financiële relatie met de gemeenten Bellingwedde en/of Vlagtwedde, kunnen niet worden benoemd als lid of voorzitter, tenzij de relatie met de gemeente, resp. organisatie bij het aanvaarden van de functie binnen de rekenkamercommissie meer dan 6 jaar geleden is geëindigd.

h. Op het voorgaande onder g. kan bij besluit van de gemeenteraden een uitzondering worden gemaakt wanneer de raden van oordeel zijn dat de onafhankelijkheid van het te benoemen lid voldoende gewaarborgd is.

i. De commissie benoemt een lid tot plaatsvervangend voorzitter van de commissie.

Artikel 4 Eed

Externe leden zullen conform artikel 8 1g van de Gemeentewet de daarin opgenomen eed of belofte afleggen.

Artikel 5 Einde van het lidmaatschap

• 1. De gemeenteraad ontslaat de leden of stelt hen op non-activiteit overeenkomstig hetgeen daarover in lid 2 van dit artikel is bepaald.

• 2. Het lidmaatschap van een lid / voorzitter eindigt:

  a. Op eigen verzoek;

  b. Bij aanvaarding van een functie die onverenigbaar is met het lidmaatschap / voorzitterschap van de rekenkamercommissie;

  c. Wanneer het lid bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens misdrijf is veroordeeld, dan wel bij zulk een uitspraak een maatregel is opgelegd die vrijheidsbeneming tot gevolg heeft;

  d. Indien het bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak onder curatele is gesteld,

  e. Wanneer het lid / de voorzitter in staat van faillissement is verklaard, surseance van betaling heeft verkregen of wegens schulden is gegijzeld;

  f. Door tijdsverloop van vier jaar, behoudens herbenoeming.

Artikel 6 Vergoeding voor werkzaamheden van de voorzitter en de leden van rekenkamercommissie

• 1. De voorzitter en de leden ontvangen een vergoeding voor het bijwonen van de vergaderingen van de rekenkamercommissie, incl. bijbehorende (voorbereidende en uitvoerende) werkzaamheden. Deze vergoeding bedraagt € 150,- per vergadering. Voor de voorzitter bedraagt de vergoeding € 180,- per vergadering. Deze vergoedingen worden jaarlijks aangepast (met afronding op hele euro’s) op grond van de CBS-indexcijfer consumentenprijzen.

• 2. De vergoedingen genoemd in het eerste lid worden voor ten hoogste tien vergaderingen per kalenderjaar verstrekt.

• 3. De vergoedingen genoemd in het eerste lid, komen ten laste van het budget van de rekenkamercommissie.

Artikel 7 Openbaarheid/geheimhouding

• 1.De rekenkamercommissie kan op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent de inhoud van stukken die aan haar worden overgelegd, geheimhouding opleggen.

• 2. De geheimhouding wordt door allen die van deze stukken kennis dragen in acht genomen totdat de rekenkamercommissie haar opheft.

Artikel 8 Budget rekenkamercommissie

• 1. De gemeenteraden stellen jaarlijks de nodige middelen ter beschikking van de commissie voor een goede uitoefening van haar werkzaamheden.

• 2. Ten laste van het in het voorgaande lid bedoelde budget worden de kosten gebracht van:

  a. de vergoedingen aan de leden;

  b. de ambtelijk secretaris;

  c. interne onderzoeksmedewerkers;

  d. externe deskundigen die eventueel door de rekenkamercommissie zijn ingeschakeld;

  f. eventuele overige uitgaven die de commissie nodig acht voor de uitoefening van haar taak.

• 3. De rekenkamercommissie is voor de besteding van het budget uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de gemeenteraad.

• 4. De vaste kosten van de rekenkamercommissie worden naar rato van het aantal inwoners verdeeld over de deelnemende gemeenten.

Artikel 9 Bijwonen vergaderingen en besloten vergaderingen

• 1. Belangstellenden kunnen op verzoek de vergaderingen van de rekenkamercommissie bijwonen.

• 2. Indien de voorzitter van de rekenkamercommissie of één van de aanwezige leden dat nodig oordeelt, wordt de vergadering voor het publiek gesloten.

• 3. De rekenkamercommissie besluit vervolgens of in besloten vergadering zal worden beraadslaagd.

• 4. Over de punten, in besloten vergadering behandeld, kunnen besluiten worden genomen.

Artikel 10 Onderzoekskeuze en bevoegdheden

• 1. De rekenkamercommissie onderzoekt de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het beleid van het gemeentebestuur van Bellingwedde en Vlagtwedde.

• 2. Het werkprogramma van de rekenkamercommissie wordt ter kennis gebracht van de gemeenteraad en voorziet in een evenwichtige verdeling naar rato van de budgettaire bijdrage van de gemeente Bellingwedde en de gemeente Vlagtwedde voor te plegen onderzoeken ten behoeve van de deelnemende gemeenten.

• 3. De rekenkamercommissie doet tenminste jaarlijks een voorstel welke onderwerpen voor het komende jaar in aanmerking komen voor een onderzoek. Dat voorstel wordt ter kennis gebracht van de raad.

• 4. De rekenkamercommissie beslist welke onderwerpen worden onderzocht, formuleert de probleemstelling en stelt de onderzoeksopzet vast. Deze onderzoeksopzet wordt ter kennis van de raad gebracht.

• 5. De rekenkamercommissie kan zogenaamde quick scans uitvoeren welke betrekking hebben op een beperkter terrein of gepaard gaan met kleinere acties dan de onderzoeken welke normaliter worden uitgevoerd.

• 6. De rekenkamercommissie kan de gemeenteraad mede gebaseerd op de uitkomsten quick scans, gevraagd en ongevraagd adviseren.

• 7. De rekenkamercommissie is bevoegd bij alle leden van een gemeentelijk bestuursorgaan en bij alle ambtenaren de mondelinge en schriftelijke inlichtingen in te winnen die zij nodig heeft voor de uitvoering van het onderzoek. De secretaris van de rekenkamercommissie kan de rekenkamercommissie daarbij vertegenwoordigen.

• 8. De leden van het gemeentelijke bestuursorgaan en de ambtenaren van de gemeente verstrekken desgevraagd alle inlichtingen die de rekenkamercommissie ter vervulling van haar taak nodig acht.

• 9. De rekenkamercommissie is bevoegd bij de besturen en of directies van de hierna genoemde organisaties de mondelinge en schriftelijke inlichtingen in te winnen die zij nodig heeft voor de uitvoering van het onderzoek, het betreft: a) openbare lichamen en gemeenschappelijke organen ingesteld krachtens de Wet Gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt; b) instellingen die een subsidie, lening of garantie van de gemeente ontvangen; c) naamloze vennootschappen en besloten vennootschappen waarvan de gemeente tenminste 50% van het aandelenkapitaal houdt; d) rechtspersonen die een bij of krachtens de wet geregelde taak uitoefenen en daartoe geheel of gedeeltelijk worden bekostigd uit de opbrengst van bij of krachtens de wet ingestelde heffingen;

• 10. De rekenkamercommissie kan zich laten bijstaan door deskundigen.

• 11. Om de onderzoeken van de rekenkamercommissie naar behoren te kunnen uitvoeren zijn de stukken, die onder oplegging van geheimhouding aan de rekenkamercommissie ter beschikking worden gesteld, ook beschikbaar voor de secretaris van de rekenkamercommissie en de door de rekenkamercommissie aangewezen onderzoekers of deskundigen.

Artikel 11 Vergaderfrequentie

• 1. De rekenkamercommissie vergadert op de door haar te bepalen dagen en uren.

Artikel 12 Reglement van orde en onderzoeksprotocol

• 1. De rekenkamercommissie stelt een reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden vast.

• 2. In dit reglement wordt onder meer opgenomen hoe de leden in vergadering bijeen worden geroepen, hoe de agenda tot stand komt en hoe tot besluitvorming wordt gekomen.

• 3. De rekenkamercommissie stelt een onderzoeksprotocol vast, waarin onder meer wordt vastgelegd hoe de commissie tot een onderzoeksopzet komt en welke procedure wordt gevolgd bij het uitvoeren van een onderzoek en het presenteren van het onderzoeksrapport.

• 4.Het in het eerste lid bedoelde reglement en het in het derde lid bedoelde protocol worden direct na vaststelling door de commissie ter kennis van de raden gebracht; over onderdelen die deze verordening direct of indirect raken overlegt de commissie voorafgaand aan de vaststelling met de raden (of de griffiers wanneer deze daartoe zijn aangewezen.

Artikel 13 Initiatief met betrekking tot het uitvoeren van onderzoek

• 1. Gemotiveerde verzoeken tot het verrichten van een onderzoek kunnen worden gedaan door:

  a. de gemeenteraad van Bellingwedde en Vlagtwedde, zowel gezamenlijk als afzonderlijk;

  b. commissies als bedoeld in artikel 82 van de Gemeentewet;

  c. de colleges van burgemeester en wethouders van Bellingwedde en Vlagtwedde, zowel gezamenlijk als afzonderlijk;

• 2. Inwoners van en organisaties in de deelnemende gemeenten kunnen de rekenkamercommissie gemotiveerd attenderen op onderzoeksonderwerpen

• 3. Indieners van een gemotiveerd verzoek tot het verrichten van een onderzoek krijgen schriftelijk bericht over wat er met het verzoek wordt gedaan. Indien de commissie niet aan het verzoek voldoet, zal zij daarvoor goede gronden aanvoeren.

• 4. De rekenkamercommissie doet geen onderzoek dat krachtens lid 2 is aangemeld indien:

  a. het een klacht betreft in de zin van hoofdstuk 9 van de Algemene wet

  bestuursrecht over een gedraging van een bestuursorgaan;

  b. het een bezwaar betreft in de zin van hoofdstuk 7 van de Algemene wet bestuursrecht tegen een besluit van een bestuursorgaan.

Artikel 14 Uitvoering van het onderzoek en rapportage

• 1. De rekenkamercommissie is belast met en verantwoordelijk voor de uitvoering van het onderzoek volgens de door haar vastgestelde onderzoeksopzet.

• 2. De rekenkamercommissie kan de verzoeker tot het verrichten van een onderzoek tussentijds informeren over de voortgang van een onderzoek.

• 3. De rekenkamercommissie stelt betrokkenen in de gelegenheid om binnen een door haar te stellen termijn die tenminste twee weken bedraagt, hun zienswijze op het conceptonderzoeksrapport aan de rekenkamercommissie kenbaar te maken (technisch wederhoor). Betrokkenen zijn in elk geval degenen wier taakuitvoering (mede) voorwerp van onderzoek is of is geweest. De rekenkamercommissie bepaalt wie verder als betrokkenen worden aangemerkt.

• 4. Na vaststelling door de rekenkamercommissie worden het onderzoeksrapport en de nota met conclusies en aanbevelingen, onder toezending van een afschrift aan het college van burgemeester en wethouders en betrokkenen, aan de betreffende gemeenteraad (-raden) aangeboden..

• 5. Het college van burgemeester en wethouders krijgt voordat de gemeenteraad (of een raadscommissie) het onderzoeksrapport en de conclusies en aanbevelingen behandelt gelegenheid binnen een periode van drie weken na toezending een reactie te geven.

• 6. De gemeenteraad stelt in openbaarheid de onderzoeksresultaten, de conclusies en aanbevelingen vast. Hieraan gaat vooraf een behandeling in de betreffende (of plenaire) raadscommissie. Over de punten, in besloten vergadering behandeld, kunnen besluiten worden genomen.

Artikel 15 Secretaris

• 1. De rekenkamercommissie benoemt, na hiertoe overleg te hebben gevoerd met de griffiers van de raden, de secretaris van de commissie.

• 2. De secretaris staat de rekenkamercommissie bij de uitvoering van haar taken terzijde.

• 3. De secretaris legt rechtstreeks verantwoording af aan de rekenkamercommissie over de wijze waarop de ondersteunende taken worden verricht.

• 4. De secretaris draagt zorg voor de agendaplanning, de verslaglegging en de vorming van dossiers.

• 5. In goed overleg kan de ambtelijk secretaris een ambtelijke aanstelling krijgen bij één van de deelnemende gemeenten en zullen vervolgens de in die gemeente geldende arbeidsvoorwaarden van toepassing worden verklaard op zijn rechtspositie.

• 6. In goed overleg kan een medewerker van een organisatie van één van beide gemeenten voor een deel van zijn/haar werktijd als secretaris van de commissie fungeren. De personele lasten worden in dat geval naar rato doorberekend aan de rekenkamercommissie.

Artikel 16 Voorziening en uitwerking samenwerkingsafspraken

• 1. In alle gevallen, waarin deze verordening niet voorziet, beslist de rekenkamercommissie de gemeenteraad gehoord.

• 2. Ter verdere uitwerking van afspraken ten aanzien van de gezamenlijke rekenkamer commissie wordt een samenwerkingsovereenkomst gesloten.

Artikel 17 Voortgangsgesprek

Jaarlijks vindt er een gesprek plaats tussen de rekenkamercommissie en een delegatie van beide raden over het functioneren van de commissie, de waarde van de uitgebrachte rapporten en de relatie met de gemeentelijke bestuursorganen.

Artikel 18 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op 19juni 2015.

Artikel 19 Intrekken voorgaande verordening

De “Verordening betreffende het instellen en instandhouden van een gezamenlijke lokale rekenkamercommissie voor de gemeente Bellingwedde en de gemeente Vlagtwedde”, vastgesteld door de raad van de gemeente Vlagtwedde op 26 januari 2010, wordt met vaststelling van deze verordening ingetrokken.