| Overheidsorganisatie | Gemeente Sint-Oedenrode |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Verordening commissie bezwaarschriften gemeenten Sint-Oedenrode en Schijndel 2014 |
| Citeertitel | Verordening commissie bezwaarschriften gemeenten Sint-Oedenrode en Schijndel 2014 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Algemene wet bestuursrecht
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 18-06-2014 | 01-01-2017 | nieuwe regeling | 27-05-2014 | 27/2014 |
De raad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Sint-Oedenrode,
Ieder voor zoveel het hun bevoegdheden betreft;
Gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 22 april 2014 nr. 27/2014
Gelet op de bepalingen van de Algemene wet bestuursrecht en de Gemeentewet;
BESLUITEN:
Vast te stellen de volgende verordening inzake de behandeling van bezwaarschriften,
‘Verordening commissie bezwaarschriften gemeenten Sint-Oedenrode en Schijndel 2014’
In deze verordening wordt verstaan onder:
verwerend orgaan: bestuursorgaan dat het bestreden besluit heeft genomen;
commissie: commissie van advies voor de behandeling van bezwaarschriften gemeenten Sint-Oedenrode en Schijndel;
gemeente: de gemeente Sint-Oedenrode en/of de gemeente Schijndel;
wet: Algemene wet bestuursrecht.
1 Er is een commissie voor de behandeling van bezwaarschriften voor de gemeenten Schijndel en Sint-Oedenrode.
2 De commissie is belast met het adviseren van het verwerend orgaan van de gemeente in de voorbereiding van de beslissing op bezwaarschriften tegen de door dat orgaan genomen besluiten;
3 De commissie is niet bevoegd ten aanzien van bezwaarschriften die zijn ingediend tegen besluiten op grond van:
een wettelijk voorschrift inzake belastingen of de Wet waardering onroerende zaken;
de gemeentelijke belastingen;
1 De commissie bestaat uit een voorzitter en ten minste twee leden.
2 De voorzitter en de leden en de plaatsvervangende leden worden door het college benoemd, geschorst en ontslagen.
3 De voorzitter, leden of plaatsvervangende leden van de commissie kunnen geen deel uitmaken van of werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan van de gemeente.
4 De commissie regelt de vervanging van de voorzitter.
5 De voorzitter, leden en plaatsvervangende leden van de commissie hebben geen betrekkingen en verrichten geen werkzaamheden waarvan de uitoefening ongewenst is met het oog op een goede vervulling van hun functie en waarbij hun onpartijdigheid en onafhankelijkheid in het geding kunnen komen.
1 De commissie wordt in haar werkzaamheden ondersteund door één of meerdere door het college aangewezen secretarissen.
2 Het college wijst zonodig tevens één of meer plaatsvervangers van de secretarissen aan.
3 De secretaris is als zodanig uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de commissie.
4 De secretaris is niet betrokken bij de behandeling van bezwaren die hem rechtstreeks aangaan.
5 De secretaris kan onderzoeken of het bezwaar via premediation kan worden opgelost en daartoe de nodige handelingen verrichten.
1 De voorzitter en leden van de commissie treden af op de dag van het aftreden van de gemeenteraad en wanneer er sprake is van onverenigbare betrekkingen als bedoeld in artikel 3, lid 3 en lid 5 van deze verordening.
2 De voorzitter en leden van de commissie kunnen worden herbenoemd.
3 De voorzitter en de leden van de commissie kunnen op elk moment ontslag nemen.
4 De aftredende voorzitter en de aftredende leden van de commissie blijven hun functie vervullen totdat in de opvolging is voorzien.
Voor de commissie is artikel 2:5 Awb van overeenkomstige toepassing.
1 Voor het houden van een zitting is de aanwezigheid van minimaal twee leden, onder wie in elk geval de voorzitter, of zijn plaatsvervanger, vereist.
2 In bijzondere omstandigheden kan het horen door de commissie worden opgedragen aan de voorzitter of een ander lid van de commissie.
De voorzitter en de leden van de commissie nemen niet deel aan de behandeling van een bezwaarschrift indien daarbij hun onpartijdigheid in het geding kan zijn.
1 Op het ingediende bezwaarschrift wordt de datum van ontvangst aangetekend.
2 Het bezwaarschrift met de daarbij overgelegde stukken wordt tijdig in handen van de commissie gesteld.
3 Bij het bericht van ontvangst als bedoeld in artikel 6:14 Awb wordt vermeld dat een commissie over het bezwaar zal adviseren.
De bevoegdheden ingevolge de hierna genoemde artikelen van de Awb worden voor de toepassing van deze verordening uitgeoefend door de voorzitter van de commissie:
artikel 2:1, tweede lid (vragen machtiging);
artikel 6:6, wat betreft het stellen van een termijn;
artikel 6:17, voor zover het de verzending van stukken betreft tijdens de behandeling door de commissie;
artikel 7:4, tweede lid (ter inzage leggen 1 week voor hoorzitting);
artikel 7:6, vierde lid (oordelen over geheimhouding van horen meerdere betrokkenen);
1 De voorzitter is bevoegd rechtstreeks alle gewenste inlichtingen in te winnen of te laten inwinnen.
2 De voorzitter kan uit eigen beweging of op verlangen van de commissie bij deskundigen advies of inlichtingen inwinnen en hen zo nodig uitnodigen daartoe op de hoorzitting te verschijnen. Indien daaraan kosten zijn verbonden, is vooraf machtiging van het college vereist.
1 De voorzitter van de commissie bepaalt, in overleg met de secretaris, plaats en tijdstip van de zitting waarin de belanghebbenden en het verwerend orgaan in de gelegenheid worden gesteld zich door de commissie te laten horen.
2 De voorzitter beslist over de toepassing van artikel 7:3 van de Awb.
3 Indien de voorzitter op grond van het tweede lid besluit af te zien van het horen, doet hij daarvan mededeling aan de belanghebbenden en het verwerend orgaan.
4 Het horen van partijen vindt in elkaars aanwezigheid plaats, tenzij de voorzitter beslist dat daartegen overwegende bezwaren bestaan.
1 De voorzitter nodigt de belanghebbenden en het verwerend orgaan tenminste 2 weken voor de zitting schriftelijk uit.
2 Binnen drie dagen na de uitnodiging kunnen de belanghebbenden of het verwerend orgaan onder opgaaf van redenen de voorzitter verzoeken het tijdstip van de zitting te wijzigen.
3 De beslissing van de voorzitter op een verzoek als genoemd in het vorige lid wordt uiterlijk één week voor het tijdstip van de zitting aan de belanghebbenden en het verwerend orgaan meegedeeld.
4 De voorzitter is bevoegd in bijzondere omstandigheden af te wijken of afwijking toe te staan van de termijnen die genoemd zijn in het eerste tot en met het derde lid.
De stukken die betrekking hebben op de behandeling van het bezwaarschrift worden door de secretaris minimaal 1 week voor de hoorzitting voor belanghebbenden ter inzage gelegd.
1 De zitting van de commissie is openbaar.
2 De deuren kunnen worden gesloten indien de voorzitter van de commissie of een van de aanwezige leden het nodig oordeelt of indien een belanghebbende daartoe een verzoek doet.
3 Indien de commissie vervolgens beslist dat gewichtige redenen aanwezig zijn die zich tegen openbaarheid van de zitting verzetten, vindt de zitting plaats met gesloten deuren.
1 Het verslag als bedoeld in artikel 7:7 van de Awb vermeldt de namen van de aanwezigen en hun hoedanigheid.
2 Het verslag houdt een zakelijke vermelding in van wat over en weer is gezegd en wat verder ter zitting is voorgevallen.
3 Indien de zitting geheel of gedeeltelijk met gesloten deuren plaatsvond, of indien belanghebbenden, respectievelijk hun gemachtigden niet in elkaars tegenwoordigheid zijn gehoord, maakt het verslag hiervan melding.
4 Het verslag verwijst naar de op de zitting overgelegde bescheiden, die aan het verslag kunnen worden gehecht.
5 Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en de secretaris van de commissie.
1 Indien na afloop van de zitting maar voordat het advies wordt opgesteld, nader onderzoek wenselijk blijkt te zijn, kan de voorzitter uit eigen beweging of op verlangen van de andere commissieleden dit onderzoek houden.
2 De uit het nader onderzoek verkregen informatie wordt in afschrift aan de leden van de commissie, het verwerend orgaan en de belanghebbenden toegezonden.
3 De leden van de commissie, het verwerend orgaan en de belanghebbenden kunnen binnen een week na verzending van de nadere informatie aan de voorzitter van de commissie een verzoek richten tot het beleggen van een nieuwe hoorzitting. De voorzitter beslist op een dergelijk verzoek.
4 Op een nieuwe hoorzitting zijn de bepalingen in deze verordening die betrekking hebben op de hoorzitting, van overeenkomstige toepassing.
1 De commissie beraadslaagt en beslist achter gesloten deuren over het door haar uit te brengen advies.
2
De commissie beslist bij meerderheid van stemmen over het uit te brengen advies.
Indien bij een stemming de stemmen staken, beslist de stem van de voorzitter.
Van een minderheidsstandpunt wordt bij het advies melding gemaakt indien die minderheid dat verlangt.
3 Het advies is gemotiveerd en omvat een voorstel voor de te nemen beslissing op het bezwaarschrift.
4 Indien de commissie van mening is dat zij over te weinig informatie beschikt om tot een deugdelijk advies te komen, houdt zij haar advies aan en draagt zij één van de leden of de secretaris op nader onderzoek te (laten) doen.
5 Het advies wordt door de voorzitter en de secretaris van de commissie ondertekend.
1 Het advies wordt, onder medezending van het verslag als bedoeld in artikel 16 en eventueel door de commissie ontvangen nadere informatie en nader verslag, tijdig uitgebracht aan het bestuursorgaan dat op het bezwaarschrift dient te beslissen.
2 Indien de termijn van 12 weken, als bedoeld in artikel 7:10, eerste lid, van de Awb, ontoereikend is voor achtereenvolgens het uitbrengen van een advies en het nemen van een beslissing, verdaagt het verwerend orgaan tijdig de beslissing.
3 Van een besluit tot verdaging ontvangen de commissie en de belanghebbenden een afschrift.
In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.
Deze verordening treedt inwerking op de dag na die waarop zij is bekendgemaakt. Op dat moment worden de bestaande verordeningen (Sint-Oedenrode: Verordening commissie bezwaarschriften gemeente Sint-Oedenrode 2009 en Schijndel: Verordening behandeling bezwaarschriften en klachten gemeente Schijndel 2011) ingetrokken.
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening commissie bezwaarschriften gemeenten Sint-Oedenrode en Schijndel 2014.
Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van Sint-Oedenrode in zijn openbare vergadering van 27 mei 2014,
De raad voornoemd,
De griffier, De voorzitter
M.H.J. van Els P.M. Maas
Het college van burgemeester en wethouders voornoemd,
De secretaris, De voorzitter,
P.J.E. van de Loo P.M. Maas
De burgemeester voornoemd,
In de aanhef van de regelgeving is bepaald dat de bestuursorganen van de gemeente, de raad, het college en de burgemeester, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft, besluiten de verordening vast te stellen.
Duidelijk is dat de raad de verordenende bevoegdheid heeft. Het college en de burgemeester hebben deze bevoegdheid niet, maar nemen hiermee het besluit tot instellen en benoemen van de commissie voor de behandeling van bezwaarschriften. Op deze manier is het mogelijk dat de bestuursorganen samen een en dezelfde commissie instellen om te adviseren op bezwaren tegen besluiten, respectievelijk gedragingen van de raad, het college en de burgemeester. De ondertekening gebeurt eveneens door de drie bestuursorganen.
De commissie wordt via deze inleidende bepaling als zodanig geïntroduceerd. In artikel 1:5 van de Awb is omschreven wat onder het maken van bezwaar dient te worden verstaan. De Algemene wet inzake rijksbelastingen en de Wet Waardering Onroerende zaken bevatten afwijkende of aanvullende bepalingen over beslistermijnen, het horen en geheimhouding. Vandaar dat er voor is gekozen om belastingzaken en WOZ zaken uit te zonderen.
Artikel 3 Samenstelling van de commissie
Het eerste lid sluit aan bij het bepaalde in artikel 7:13 Awb. Door de bepaling in het tweede lid delegeert de raad de benoeming van commissieleden aan het college. De commissie wijst uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter aan.
Artikel 4 Secretaris
Hoewel in de Awb nergens over een secretaris wordt gesproken, is het gebruikelijk dat een commissie beschikt over een secretaris ter ondersteuning van de werkzaamheden. De secretaris kan een daartoe aangewezen ambtenaar zijn dan wel een extern aangetrokken secretaris. Ingeval de secretaris persoonlijk betrokken is bij een bezwaarschrift , dient één van zijn plaatsvervangers het bezwaar te behandelen.
Op deze wijze wordt tegemoetgekomen aan het bepaalde in lid 4. Voorts wordt op deze wijze tevens de onafhankelijkheid en de onpartijdigheid van commissie gewaarborgd.
Lid 5 bepaalt dat de secretaris kan onderzoeken of het bezwaar via premediation kan worden opgelost. Hierbij wordt tegemoetgekomen aan het streven om middels een publieksgerichte c.q. klantvriendelijke benadering te komen tot een oplossing van het geschil. Getracht wordt om op een open, eerlijke en geïnteresseerde wijze de bezwaren (en hetgeen erom heen) te beluisteren en te bespreken. Hierbij dient de gemeente bovenal open te staan voor suggesties van de burger en daar ook iets mee doen. Deze werkwijze leidt tot verbetering van de klanttevredenheid.
Artikel 5 Zittingsduur
De bepaling van het vierde lid is van orde. Een ontslagnemend lid kan niet gedwongen worden ook feitelijk de functie te blijven vervullen.
Artikel 6 Geheimhoudingsplicht
Zie artikel 2:5 Awb.
Artikel 7 Quorum
De commissie vergadert in principe met drie leden, waaronder de voorzitter of diens plaatsvervanger. Het quorum bestaat uit twee leden. Het is denkbaar dat het horen in bijzondere situaties slechts door één lid gebeurt. Dan zal het bijvoorbeeld gaan om het telefonisch horen van iemand die bijvoorbeeld als gevolg van ziekte niet aanwezig kan zijn en die zich niet kan laten vertegenwoordigen.
Artikel 8 Niet-deelneming aan de behandeling
Zie ook artikel 2:4 Awb.
HOOFDSTUK 2 BEHANDELING VAN BEZWAARSCHRIFTEN
Artikel 9 Ingediend bezwaarschrift
In de Awb wordt uitgebreid aandacht geschonken aan de wijze waarop een bezwaarschrift ingediend moet worden en de daarmee samenhangende ontvankelijkheidvragen. Hieronder wordt beknopt aangegeven welke onderwerpen in de Awb aan de orde komen:
Vereisten te stellen aan het bezwaarschrift (artikel 6:5).
De indieningtermijn (artikel 6:7 tot en met 6:12):
De indieningtermijn bedraagt zes weken (artikel 6:7).
De indieningtermijn vangt aan met ingang van de dag na die waarop het besluit op de voorgeschreven wijze bekend is gemaakt (artikel 6:8).
De ontvangsttheorie (artikel 6:9, eerste lid) of een combinatie van de verzend- en ontvangsttheorie is van toepassing (artikel 6:9, tweede lid).
Regeling voor de ontvankelijkheid van te vroeg of te laat ingediende bezwaarschriften (artikel 6:10 en 6:11).
Bezwaar dat gericht is tegen het niet-tijdig nemen van een besluit, is niet aan een termijn gebonden (artikel 6:12).
De procedure na ontvangst van een bezwaarschrift (artikel 6:14 tot en met 6:15):
Schriftelijk bevestigen van de ontvangst door het orgaan waarbij het bezwaarschrift is ingediend.
Doorzendplicht (artikel 6:15).
Over de ontvangstbevestiging wordt nog opgemerkt dat naast verzending per post ook uitreiking van een ontvangstbewijs in aanmerking komt. Het ontvangstbewijs kan samenvallen met de mededeling aan de indiener dat hij in de gelegenheid wordt gesteld te worden gehoord, mits de mededeling spoedig na de ontvangst van het bezwaarschrift kan worden gedaan. Het verdient aanbeveling om bij grensgevallen naast aantekening van de datum van ontvangst op het bezwaarschrift, de envelop waarin het is verzonden te bewaren. Dit is gezien het belang van de datum van de poststempel en ter voorkoming van onnodige geschillen over de ontvankelijkheid (zie artikel 6:9 Awb). Een per fax verzonden bezwaarschrift dient vóór 24.00 uur van de laatste dag van de termijn te zijn ingediend. Op grond van jurisprudentie moet het faxen zijn aangevangen vóór 24.00 uur. Het risico van storingen in zowel de zendende als de ontvangende faxapparatuur is voor de verzender (ABRS 16 mei 2000, AB 00/325). Het aantekenen van de datum van ontvangst wordt in artikel 6:15 Awb uitdrukkelijk voorgeschreven indien het bezwaarschrift wordt ingediend bij een onbevoegd bestuursorgaan of een onbevoegde administratieve rechter. Dit heeft betekenis voor de vraag of het geschrift tijdig bij de bevoegde instantie is ingediend. Ingevolge het derde lid van artikel 6:15 Awb dient namelijk de bevoegde instantie het doorgezonden geschrift als tijdig ingediend te beschouwen indien de indiening bij de onbevoegde instantie tijdig is geschied, tenzij belanghebbende kennelijk misbruik heeft gemaakt van zijn procesrecht (derde lid, zoals gewijzigd bij de Eerste evaluatiewet Awb, in werking getreden op 1 april 2002).
Hiervan is bijvoorbeeld sprake als belanghebbende bij herhaling willens en wetens een bezwaarschrift bij het verkeerde bestuursorgaan indient. Wanneer het derde lid geen toepassing vindt, is de ontvangst bij het bevoegde orgaan beslissend. Er zal dan meestal sprake zijn van verwijtbaar handelen van de indiener die daarvoor zelf het risico loopt. In beginsel moet doorzending binnen twee weken plaatsvinden. Gebeurt dit niet, dan komt dit niet voor risico van belanghebbende. Met dit artikel wordt de daadwerkelijke behandeling van een ingediend bezwaarschrift door de commissie gestart. In verband met de voor de afhandeling geldende termijn verdient het aanbeveling aan het hier gestelde (zo spoedig mogelijk) ook daadwerkelijk te voldoen. De in artikel 7:13, tweede lid, bepaalde melding dat een commissie over het bezwaar zal adviseren, is van belang omdat hierdoor de beslistermijn van zes weken wordt verlengd tot 12 weken met een verdagingsmogelijkheid van vier weken (artikel 7:10).
Artikel 10 Uitoefening bevoegdheden
Ingevolge artikel 7:13 Awb beslist de commissie over onder andere de toepassing van artikel 7:4, zesde lid, en 7:5, tweede lid. Dit uitdrukkelijke voorschrift maakt het niet mogelijk dat deze bevoegdheid door de voorzitter (of een ander lid) van de commissie wordt uitgeoefend. De hiervoor aangehaalde bepalingen zijn in dit artikel dan ook niet genoemd. De in dit artikel aangehaalde artikelen of artikelleden van de Awb luiden als volgt.
- Artikel 2:1, tweede lid Een bestuursorgaan kan van een gemachtigde een schriftelijke machtiging verlangen. Toelichting: Deze bepaling is facultatief geformuleerd: de voorzitter is dan ook vrij al dan niet van deze bevoegdheid gebruik te maken.
- Artikel 6:6 Indien niet is voldaan aan artikel 6:5 of aan enig ander bij de wet gesteld vereiste voor het in behandeling nemen van het bezwaar, kan dit niet-ontvankelijk worden verklaard, mits de indiener de gelegenheid heeft gehad het verzuim te herstellen binnen een hem daartoe gestelde termijn. Toelichting: De termijn waarbinnen het verzuim dient te worden hersteld, wordt vastgesteld door de voorzitter. Er is van afgezien in de verordening een vaste termijn daarvoor op te nemen omdat het niet goed mogelijk is in algemene zin voor alle gevallen aan te geven hoe lang deze termijn zou moeten zijn. Uitgangspunt is wel dat er sprake moet zijn van een redelijke termijn. Enerzijds moet de indiener een reële mogelijkheid worden geboden het geconstateerde verzuim te herstellen; anderzijds moet het niet zo zijn dat door een langere termijn de procedure wordt vertraagd. Een zorgvuldige formulering van de brief waarin gewezen wordt op het verzuim en waarin de termijn wordt gesteld waarbinnen het verzuim moet worden hersteld, is noodzakelijk. Er zal duidelijk aangegeven moeten worden welke consequentie verbonden is aan het niet voldoen aan deze verplichting. Dit volgt ook uit de facultatieve wijze waarop artikel 6:6 is geformuleerd voor het gevolg van het in verzuim zijn: het bezwaarschrift 'kan' niet-ontvankelijk worden verklaard. De uiteindelijke beslissing ligt dus bij het bestuursorgaan. Overigens zal niet zonder meer geconcludeerd mogen worden dat er in zo’n situatie sprake is van een kennelijk niet-ontvankelijk bezwaarschrift waardoor - ingevolge artikel 7:3 Awb- van het horen kan worden afgezien. Ten slotte wordt hier gewezen op artikel 7:10 van de Awb waarin voorschriften zijn opgenomen voor de termijn waarbinnen op een ingediend bezwaarschrift dient te worden beslist. De beslistermijn wordt namelijk opgeschort met ingang van de dag waarop de indiener is verzocht een verzuim als bedoeld in artikel 6:6 Awb te herstellen, tot de dag waarop het verzuim is hersteld of de daarvoor gestelde termijn ongebruikt is verstreken.
- Artikel 6:17 Indien iemand zich laat vertegenwoordigen, zendt het orgaan dat bevoegd is op het bezwaar te beslissen, de op de zaak betrekking hebbende stukken in elk geval aan de gemachtigde. Toelichting: Deze bepaling spreekt voor zich. Voor zover het de behandeling door de commissie betreft, ligt deze taak bij de voorzitter.
- Artikel 7:4, vierde lid staat toe om leges te heffen voor het verstrekken van afschriften van de desbetreffende stukken aan de gemachtigde van een belanghebbende (HR 20 september 2000, JG2001/30).
- Artikel 7:4, tweede lid Het bestuursorgaan legt het bezwaarschrift en alle verder op de zaak betrekking hebbende stukken voorafgaand aan het horen gedurende ten minste één week voor belanghebbenden ter inzage. Toelichting: het inzagerecht is als een van de fundamentele waarborgen voor een goed verlopende bezwaarschriftprocedure te beschouwen. Het maakt het principe van hoor en wederhoor mogelijk. Het is gekoppeld aan de hoorzitting: wordt er niet gehoord, dan is er ook geen sprake van een verplichte ter inzagelegging. Stukken toezenden hoeft niet, maar een verzoek van een belanghebbende om stukken in te zien mag niet beperkt blijven tot de termijn van ter inzage legging (Rb. Amsterdam, 8 augustus 1995, Awb katern 1996, 19).
- Artikel 7:6, vierde lid Het bestuursorgaan kan, al dan niet op verzoek van een belanghebbende, toepassing van het derde lid achterwege laten, voor zover geheimhouding om gewichtige redenen is geboden.
Het derde lid van dit artikel luidt: Wanneer belanghebbenden afzonderlijk zijn gehoord, wordt ieder van hen op de hoogte gesteld van het verhandelde tijdens het horen buiten zijn aanwezigheid.
Artikel 11 Vooronderzoek
Het spreekt voor zich dat de voorzitter van de commissie er zorg voor dient te dragen dat al het noodzakelijke wordt gedaan om de behandeling van het bezwaarschrift genoegzaam voor te bereiden. Dat geldt zowel intern bij de gemeente - hij krijgt de bevoegdheid alle gewenste inlichtingen in te winnen - als extern. Zo moet het mogelijk zijn om met de bezwaarschriftindiener in contact te treden om nadere informatie in te winnen. De activiteiten van de commissie of haar voorzitter bij de voorbereiding van de te behandelen zaken kunnen kosten met zich meebrengen. Normaal gesproken is er in de begroting voorzien in de gewone kosten van een commissie. Dat kan anders liggen als het om bijzondere kosten gaat. Aangezien het college belast is met de uitvoering van de begroting, ligt het voor de hand dat bijzondere kosten niet gemaakt worden voordat dat college de gelegenheid heeft gehad dit te toetsen aan een begrotingspost. Om deze reden is in deze bepaling voor de kosten voor getuigen of deskundigen een machtiging vooraf geïntroduceerd. Uiteraard mag het niet zo zijn dat het college door zo'n toetsing het werk van de commissie frustreert en haar onafhankelijke positie daardoor aantast. In dit verband verdient ook artikel 3:7 Awb aandacht. Daarin is bepaald dat het bestuursorgaan waaraan advies wordt uitgebracht, al dan niet op verzoek, de gegevens ter beschikking stelt aan de adviseur die nodig zijn voor een goede vervulling van diens taak.
Artikel 12 Hoorzitting
Artikel 7:3 van de Awb geeft aan in welke gevallen van het horen van belanghebbenden kan worden afgezien.
Voor een ingediend bezwaarschrift is dat indien:
het bezwaarschrift kennelijk niet-ontvankelijk is;
het bezwaar kennelijk ongegrond is;
de belanghebbenden verklaard hebben geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord,
of
aan het bezwaar volledig tegemoet wordt gekomen en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen kunnen worden geschaad.
Ad d. Het ligt voor de hand dat indien het verwerend orgaan aan het bezwaar van appellant volledig tegemoet denkt te kunnen komen, het daarover met de voorzitter van de commissie contact opneemt. In dit verband wordt ook gewezen op artikel 6:18 en 6:19 Awb. In artikel 6:18 gaat het over het tijdens het aanhangig zijn van bezwaar intrekken of wijzigen van het bestreden besluit. In artikel 6:19 wordt bepaald dat indien een bestuursorgaan zo'n intrekkings- of wijzigingsbesluit heeft genomen, het bezwaar geacht wordt mede gericht te zijn tegen het nieuwe besluit tenzij dat besluit geheel tegemoetkomt aan het bezwaar. Het bepaalde in het derde lid spreekt voor zich. Daarnaast zal in het uiteindelijk uit te brengen advies hier nogmaals op teruggekomen moeten worden. Dat is noodzakelijk omdat ingevolge artikel 7:12 Awb bij de beslissing op een bezwaarschrift, indien van het horen is afgezien, aangegeven moet worden op welke grond dat is geschied.
Artikel 13 Uitnodiging zitting
Ingevolge het eerste lid van deze bepaling wordt ook het verwerend orgaan uitgenodigd voor de zitting. Het is van groot belang dat dit orgaan zich ook ter zitting laat vertegenwoordigen. Daarmee kan worden voorkomen dat er, vanwege de inbreng van bezwaarmaker, een eenzijdig beeld ontstaat. Voorts is het voor de commissie van groot belang om van bestuurlijke zijde te vernemen hoe een beslissing tot stand is gekomen. Gekozen is voor een termijn van tenminste 2 weken, mede in verband met de termijn van 12 weken waarbinnen, behoudens verdaging, op het bezwaar moet zijn beslist (zie artikel 7:10 Awb) en het bepaalde in artikel 7:4 Awb (zie hierna). Verder is een regeling opgenomen over het desgevraagd wijzigen van het tijdstip van de zitting. Uitstel hoeft niet altijd te worden verleend. Een gemotiveerd verzoek om uitstel kan ingewilligd worden, maar dient dan wel te worden beperkt tot een eenmalig uitstel, omdat anders de afwikkeling van het bezwaarschrift een te grote vertraging kan ondervinden. De toelichting op dit artikel van deze verordening is ook de plaats om te wijzen op het bepaalde in artikel 7:4 en 7:8 van de Awb. Het verdient aanbeveling om van de inhoud van deze artikelen bij de uitnodiging van de hoorzitting mededeling te doen.
Artikel 7:4
Tot 10 dagen voor het horen kunnen belanghebbenden nadere stukken indienen.
Het bestuursorgaan legt het bezwaarschrift en alle verder op de zaak betrekking hebbende stukken, voorafgaand aan het horen, gedurende tenminste één week voor belanghebbenden ter inzage.
Bij de oproeping voor het horen worden belanghebbenden gewezen op het eerste lid en wordt vermeld waar en wanneer de stukken ter inzage zullen liggen.
Belanghebbenden kunnen van deze stukken tegen vergoeding van ten hoogste de kosten afschriften verkrijgen.
Voor zover de belanghebbenden daarmee instemmen, kan toepassing van het tweede lid achterwege worden gelaten.
Het bestuursorgaan kan, al dan niet op verzoek van een belanghebbende, toepassing van het tweede lid voorts achterwege laten, voor zover geheimhouding om gewichtige redenen is geboden. Van de toepassing van deze bepaling wordt mededeling gedaan.
Gewichtige redenen zijn in elk geval niet aanwezig, voor zover ingevolge de Wet openbaarheid van bestuur de verplichting bestaat een verzoek om informatie, vervat in deze stukken, in te willigen.
Indien een gewichtige reden is gelegen in de vrees voor schade aan de lichamelijke of geestelijke gezondheid van een belanghebbende, kan inzage van de desbetreffende stukken worden voorbehouden aan een gemachtigde die hetzij advocaat, hetzij arts is.
Volgens de parlementaire geschiedenis zal voor het aannemen van geheimhoudingsredenen een sterkere grond aanwezig moeten zijn dan de in de WOB opgenomen weigeringsgronden (zie ook: Rb. Den Haag, 19 februari 1996, Awb katern 1996, 43). In de bezwaarschriftprocedure is aangaande inzage in en geheimhouding van stukken niet de WOB, maar artikel 7:4 Awb van toepassing (Rb. Alkmaar, 20 oktober 1997, Belastingblad 1998, 7).
Artikel 7:8
Op verzoek van de belanghebbende kunnen door hem meegebrachte getuigen en deskundigen worden gehoord.
Krachtens de toelichting zijn de kosten van getuigen en deskundigen voor rekening van de belanghebbende die hen heeft meegebracht. Het aanwezig zijn van partijen bij het horen van getuigen in de bezwaarschriftprocedure is een beginsel van goede procesorde (JG 2000/122).
Artikel 14 Ter inzage legging
Zie hierboven artikel 7:4, lid 2.
Artikel 15 Openbaarheid zitting
Ingevolge artikel 7:5, tweede lid Awb besluit het bestuursorgaan, voor zover niet bij wettelijk voorschrift anders is bepaald, of het horen in het openbaar plaatsvindt. In artikel 7:13, vierde lid Awb wordt deze bevoegdheid aan de commissie toegekend. In de verordening is vastgelegd dat de hoorzitting in principe in het openbaar plaatsvindt. Uitzondering op deze regel blijft mogelijk, bijvoorbeeld indien bijzonder persoonlijke zaken van familiaire, medische of financiële aard of andere zaken met een vertrouwelijk karakter aan de orde komen. De zitting dient te worden onderscheiden van de beraadslaging van de commissie, die achter gesloten deuren plaatsheeft.
Artikel 16 Schriftelijke verslaglegging
Artikel 7:7 Awb vereist dat van het horen een verslag wordt gemaakt. De wijze waarop en de inhoudelijk vereisten aan het verslag worden niet door de Awb geregeld. Het bepaalde in dit artikel hoeft niet zo ver te strekken dat van al het aanwezige publiek naam en hoedanigheid wordt opgenomen. Wel zal uit het verslag duidelijk moeten blijken wie namens welke partij aanwezig was en wat door hen naar voren is gebracht. Gezien de betekenis van de hoorzitting in het kader van de besluitvorming in de bezwaarschriftfase, ligt het voor de hand (hoewel niet voorgeschreven in de Awb) dat het verslag van de zitting uiterlijk gelijktijdig met de beslissing op het bezwaar aan belanghebbende wordt toegezonden.
Artikel 17 Nader onderzoek
Een nader onderzoek kan feiten of omstandigheden aan het licht brengen die op het moment van de zitting nog niet bekend waren. Dit kan aanleiding zijn om belanghebbenden en het verwerend orgaan opnieuw te horen. De onderhavige bepaling voorziet in de mogelijkheid de commissie te verzoeken daartoe een nieuwe zitting te houden. De voorzitter zal een dergelijk verzoek honoreren als hij van mening is dat het gaat om feiten of omstandigheden die voor de op bezwaar te nemen beslissing van aanmerkelijk belang kunnen zijn. Is de nieuwe informatie niet van aanmerkelijk belang dan kan er voor gekozen worden om de belanghebbenden in de gelegenheid te stellen schriftelijk te reageren. Na de hoorzitting gehouden telefoongesprekken kunnen gezien worden als nader onderzoek (Nationale ombudsman 9 juli 2001, AB 2001/263). Een zorgvuldige procedure houdt ook in dat het bestuursorgaan zich niet rechtstreeks tot de adviescommissie kan wenden zonder dat de andere belanghebbenden in de gelegenheid worden gesteld om hun standpunt dienaangaande kenbaar te maken (Rb. Rotterdam, 10 november 1999, JB, 1999/311).
Artikel 18 Raadkamer en advies
De hoorzitting is in principe openbaar; de hier bedoelde beraadslaging vindt achter gesloten deuren plaats. Het tweede lid is opgenomen voor die gevallen waarin het vergaderquorum wel aanwezig is, maar de commissie door afwezigheid van een of meer leden dan wel hun plaatsvervangers (of als gevolg van de toepassing van artikel 7) tijdens de besluitvorming uit een even aantal personen bestaat. Het horen kan plaatsvinden door een niet-voltallige commissie; de advisering dient plaats te vinden door een commissie die voldoet aan de eisen van artikel 7:13 eerste lid onder a. Hoe het advies tot stand komt, is niet voorgeschreven. Schriftelijke consultatie is mogelijk (CRvB 21 oktober 1999, AB 2000/42 en Rb. Haarlem 5 januari 2001, ongepubliceerd, zaaknummer Awb 00/8620 en 00/8621). Advisering door de voorzitter en één lid van de hoorcommissie is in strijd met artikel 7:13 eerste lid onder a Awb (Raad van State, Afdeling bestuursrechtspraak 19-10-98, JB 1998/257). Uit het derde lid van dit artikel volgt niet dat de gehele advisering kan worden opgedragen aan de voorzitter en één lid. Een adviescommissie mag alleen adviseren: ze kan geen (gedelegeerde) beslisbevoegdheid krijgen, (Raad van State, Afdeling bestuursrechtspraak 06-01-1997).
Artikel 19 Uitbrengen advies en verdaging
Volgens artikel 7:13, zesde lid Awb maakt in de bezwaarschriftprocedure het verslag van de hoorzitting deel uit van het advies van de commissie en wordt het schriftelijk uitgebracht. De beslistermijn bedraagt ingevolge artikel 7:10 van de Awb 12 weken, behoudens in het geval van opschorting of met gebruikmaking van de mogelijkheid van verdaging. De onderhavige bepaling geeft aan dat de mogelijkheid bestaat tot het verdagen van een beslissing.