| Overheidsorganisatie | Gemeente Bergambacht |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Besluit op de organisatie van de gemeente Bergambacht 2009 |
| Citeertitel | Organisatiebesluit gemeente Bergambacht 2009 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | |
| Eigen onderwerp |
Geen
Gemeentewet, art. 160; Financiële verordening ex art. 212 van de gemeentewet, art. 5, 15 en 27
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2009 | 01-01-2017 | nieuwe verordening | 26-05-2009 Onbekend | Onbekend |
Het college van de gemeente Bergambacht
gelet op artikel 160 van de Gemeentewet en de artikelen 5, 15 en 27 van de Financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet;
besluit vast te stellen:
In deze verordening wordt verstaan onder:
afdeling: iedere organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die op grond van dit besluit een eigen verantwoordingsplicht aan de directie heeft.
middelenbeheer: het middelenbeheer omvat de voorbereiding en de uitvoering van het:
personeelsbeleid;
informatiebeleid;
organisatiebeleid;
financiële beleid;
automatiseringsbeleid;
huisvestingsbeleid van het gemeentelijk apparaat,
alsmede het afleggen van verantwoording over het gevoerde beheer en het investeringsbeleid in bedrijfsmiddelen.
budgethouder: ambtenaar van de gemeente aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten of investeringskredieten en aan wie het (onder-)mandaat is toegekend bestedingen te verrichten ten laste van de aan hem toegekende budgetten en investeringskredieten.
juridische rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan gemeentelijke-, nationale - en Europese wet- en regelgeving.
financiële rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en regelgeving op het gebied van de uitgangspunten voor het financieel beleid, de regels voor het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie.
Gemeentelijk managementteam: een coördinerend en adviserend overlegstructuur van directie en afdelingshoofden onder voorzitterschap van de directeur/secretaris.
Het ambtelijk apparaat van de gemeente is, afgezien van de griffie, ingedeeld in de volgende organisatieonderdelen met de navolgende hoofdtaken:
Directie (DIR)
Directiestaf (DS)
Afdeling Bedrijfsvoering (BV)
Afdeling Samenleving (SAM)
Afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling en Beheer (ROB)
1. Hoofdtaken van de Directie (DIR)
Algemene leiding organisatie
Ondersteuning bestuur
2. Hoofdtaken van de Directiestaf (DS)
Concern-controlling
Algemene kwaliteitszorg organisatie
3. Hoofdtaken van de stafafdeling Bedrijfsvoering (BV)
De algemene taak van de stafafdeling is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:
Financiële Planning & Control;
Financieel Beleid;
Comptabiliteit;
Budgetbeheer;
Verzekeringen;
Treasury;
Documentaire informatievoorziening;
Bedrijfshulpverlening;
Beheer gemeentehuis
Huishoudelijke diensten/receptie
Bestuurssecretariaat
Communicatie
Juridische zaken
Openbare orde & Veiligheid
Coördinatie belastingen (SVHW);
Coördinatie informatie- en communicatietechnologie (GR K5)
Coördinatie P&O (GR K5)
Coördinatie brandweer (GR K5)
Coördinatie Intergemeentelijk Samenwerkingorgaan Midden-Holland (ISMH)
alsmede het daarover verantwoording afleggen.
4. Hoofdtaken van de afdeling Samenleving (SAM)
De algemene taak van de afdeling is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:
Welzijn en zorg;
Burgerzaken;
Coördinatie Onderwijs (GR K5);
Coördinatie Sociale Zaken (GR K5).
alsmede het daarover verantwoording afleggen.
5. Hoofdtaken van de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling en Beheer (ROB)
De algemene taak van de afdeling is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:
Ruimtelijke Ordening;
Volkshuisvesting;
Monumentenzorg;
Milieu;
Verkeer;
Economische Zaken
Coördinatie ruimtelijke zaken (GR K5)
Aanleg en onderhoud van de openbare infrastructuur;
Begraafplaatsen;
Reiniging.
Coördinatie Technisch Bureau in de Krimpenerwaard (TBK)
alsmede het daarover verantwoording afleggen.
Het college van burgemeester en wethouders kan op voorstel van de directie de organisatorische indeling wijzigen.
De directie kan taken toewijzen aan afdelingen en deze nader preciseren en daartoe aanwijzingen geven.
Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college berust de eindverantwoordelijkheid voor het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie met uitzondering van de griffie bij de directie.
De directeur/secretaris kan uit eigen beweging aanwijzingen geven aan de afdelingshoofden SAM en ROB en na overleg met het college aanwijzingen geven aan de adjunct-directeur om de kwaliteit van het gemeentelijk beleid en de samenhang van het gemeentelijk beleid te verzekeren.
De adjunct-directeur kan uit eigen beweging aanwijzingen geven aan het afdelingshoofd BV.
Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor het middelen beheer van de gemeente bij de directie.
Onder de verantwoordelijkheid van de directie berust het dagelijks beheer van die afdeling bij het afdelingshoofd van die afdeling.
Voor de uitoefening van één of meer van zijn bevoegdheden verleent het college mandaten en volmachten aan de directeur/secretaris, de adjunct-directeur en de afdelingshoofden. Bij de verlening van mandaten wordt onderscheid gemaakt tussen afdoenings-, vertegenwoordigings- en ondertekeningsmandaten. Indien in een verleend mandaat het verlenen van ondermandaten niet is uitgesloten is de functionaris aan wie het desbetreffende mandaat is verleend, in overleg met de directeur/secretaris, bevoegd tot het verlenen van ondermandaten.
Het college van burgemeester en wethouders wijst het afdelingshoofd BV aan als eindverantwoordelijke met betrekking tot de comptabele functie.
Het college van burgemeester en wethouders wijst een ambtenaar aan die de functie van kassier vervult.
De functie van comptabele is onverenigbaar met de functie van kassier.
Het college wijst de adjunct-directeur aan als eerste loco-secretaris en het hoofd BV als tweede loco-secretaris.
Het college wijst de adjunct-directeur aan als gemeentecontroller. Bij afwezigheid van de adjunct-directeur (als plaatsvervangend gemeentecontroller) wordt deze functie uitgeoefend door de directeur/secretaris.
Bij afwezigheid van de afdelingshoofden regelt de directie vervanging.
De directeur/secretaris wordt benoemd, geschorst en ontslagen door het college.
De adjunct-directeur wordt op voordracht van de directeur/secretaris benoemd, geschorst en ontslagen door het college.
Aan de directeur/secretaris is, voorzover niet anders bepaald in dit besluit en andere besluiten, het mandaat verleend om medewerkers voor de gemeente te benoemen, te schorsen en te ontslaan.
Directie
De directie is eindverantwoordelijk voor:
De implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving en bewaking van de rechtmatigheid
De behandeling van burgerreacties, de behandeling van beroepschriften en beslissingen op verzoek- en bezwaarschriften, de behandeling van juridische procedures.
De aansturing van de ambtelijke organisatie voor wat betreft de primaire afdelingen met uitzondering van de griffie
De ondersteuning van de bestuursorganen
Adjunct-directeur
De adjunct-directeur is de vervanger van de directeur.
De adjunct-directeur is hiërarchisch ondergeschikt aan de directeur/secretaris
Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college draagt de adjunct-directeur als gemeentecontroller de zorg voor:
Het opzetten en in stand houden van de administratieve organisatie en het planning en control systeem van de gemeente en het vastleggen van de administratieve organisatie en het planning en control systeem in beschrijvingen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, alsmede in procedures, werkafspraken en tijdsplanningen. Het geheel wordt ter goedkeuring aan het college voorgelegd;
De voorbereiding en de uitvoering van de periodieke onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. Hij neemt hierbij de kaders uit de “Verordening periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur” (verordening ex art. 213a Gemeentewet) in acht;
De voorbereiding en de begeleiding van de aanbesteding van de accountantscontrole van de gemeenterekening. Hij treedt hierbij op in nauw overleg met de griffier en het hoofd van de stafafdeling Bedrijfsvoering. Hij draagt eveneens de zorg voor het faciliteren van de accountant bij de voorbereiding en uitvoering van de accountantscontrole en neemt hierbij het gestelde in artikel 5 van de “Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Bergambacht” (verordening ex art. 213 Gemeentewet) in acht en ziet er op toe, dat ook de andere ambtenaren van de gemeente deze regels in acht nemen;
De financiële rechtmatigheid. In dit kader draagt hij zorg voor het voorstellen aan het college over het (doen) uitvoeren van audits;
Het toetsen van beleidsvoornemens en voorstellen aan het college op bedrijfseconomische aspecten.
Het (doen) ondersteunen van de afdelingshoofden op de bovengenoemde terreinen.
Onder de eindverantwoordelijkheid van de directie is het afdelingshoofd met in achtneming van de gemeentebrede kaders verantwoordelijk voor:
de beleidsvoorbereiding en beleidsuitvoering;
de opstelling en de uitvoering van het afdelings-/uitvoeringsplan;
de implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving en de bewaking van de juridische rechtmatigheid bij de uitvoering van het afdelings-/uitvoeringsplan;
de uitvoering van de aan de afdeling toegewezen bestuursopdrachten ;
het opvolgen van de aanwijzingen van de directie;
Onder de verantwoordelijkheid van de directie draagt een afdelingshoofd met in achtneming van de gemeentebrede kaders de zorg voor: het middelen beheer van de afdeling, het in stand houden van de administratieve organisatie van de afdeling, het bijhouden van de aan zijn afdeling toegewezen administraties, het tijdig en volledig aanleveren van de juiste bestuurlijke informatie.
Een afdelingshoofd draagt de zorg voor het toetsen van voorstellen voor het college op:
de tijdigheid, de juistheid en de volledigheid van de gegeven informatie;
de juridische rechtmatigheid, de financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid;
de integrale wijze waarop het advies is opgesteld,
alsmede de aanwijzing van ambtenaren van de afdeling, die de verantwoordelijkheid zullen dragen voor de uitvoering van de voorgestelde besluiten.
De directeur/secretaris, de adjunct-directeur en de afdelingshoofden vormen het gemeentelijk managementteam.
het gemeentelijk managementteam is een coördinerend en adviserend overlegstructuur met als doel het goed functioneren van de ambtelijke organisatie.
De directeur/secretaris is voorzitter van het gemeentelijk managementteam.
Bij afwezigheid van de directeur/secretaris treedt de adjunct-directeur op als voorzitter van het gemeentelijk managementteam.
De voorzitter van het gemeentelijk managementteam stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van het gemeentelijk managementteam vast. Ieder lid van het gemeentelijk managementteam kan zaken voor plaatsing op de agenda bij de voorzitter indienen en de voorzitter verzoeken in bijzondere omstandigheden een extra vergadering bijeen te roepen. De voorzitter zorgt er voor, dat de agenda en bijbehorende stukken worden gereed gemaakt en zo mogelijk ten minste zeven dagen voor de vergadering in het bezit zijn van de leden van het gemeentelijk managementteam.
Indien de agenda daartoe aanleiding geeft, nodigt de voorzitter andere dan de in het eerste lid bedoelde leden uit om aan een desbetreffende vergadering van het gemeentelijk managementteam deel te nemen.
De directie neemt, gehoord de meningsvorming binnen het gemeentelijk managementteam, de benodigde besluiten en draagt de eindverantwoordelijkheid voor de besluitvorming.
Voor de beleidsvoorbereiding geeft het college bestuuropdrachten aan de directie.
Een bestuursopdracht geeft het kader aan voor de inbreng bij het ontwikkelen van beleid.
De directie draagt de zorg voor uitvoering van bestuursopdrachten door de ambtelijke organisatie.
Op basis van de door de raad vastgestelde begroting en het investeringsplan stelt het college de functieraming en de investeringskredieten vast. Het college wijst de producten met bijbehorende budgetten uit de functieraming en de investeringskredieten toe aan de afdelingen.
Op basis van de begroting, de beleidsplannen, de vastgestelde investeringskredieten en de productraming van de gemeente, maken de afdelingshoofden onder verantwoordelijkheid van de directie een afdelings-/uitvoeringsplan, waarvan de begroting van de afdeling en het investeringsplan van de afdeling deel uitmaken.
In een afdelings-/uitvoeringsplan worden de beoogde doelen, taken, activiteiten, te leveren prestaties en in te zetten middelen van een afdeling voor het eerstvolgende jaar beschreven.
Afdelings-/uitvoeringsplannen worden voor aanvang van het betreffende begrotingsjaar vastgesteld door de directie. Met de vaststelling van de afdelings-/uitvoeringsplannen worden de budgetten en investeringskredieten toegewezen aan de afdelingshoofden, die ten aanzien van de desbetreffende budgetten en investeringskredieten invulling geven aan het budgethouderschap.
De bevoegdheden en plichten zijn vastgelegd in de afzonderlijke budgethoudersregeling.
De medewerker juridische zaken van de stafafdeling Bedrijfsvoering treedt op als juridisch controller en draagt onder de verantwoordelijkheid van de adjunct-directeur en onverminderd de verantwoordelijkheid van de afdelingshoofden de zorg voor:
het toetsen van voorstellen aan het college en overeenkomsten van de gemeente met derden op juridische rechtmatigheid;
het gevraagd en ongevraagd geven van juridisch advies aan de directie en de afdelingen;
het opstellen van richtlijnen voor de afdelingen voor het toetsen van voorstellen aan het college en het toetsen van de door de gemeente te verrichten rechtshandelingen op juridische rechtmatigheid;
het toezicht op een juiste toepassing door de gemeentelijke ambtenaren van de afdelingen van gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en regelgeving;
de behandeling van beroepschriften en de behandeling van en beslissingen op verzoek- en bezwaarschriften;
De juridisch controller deelt een afdelingshoofd zijn bevindingen mee over de naleving van gemeentelijke, nationale- en Europese wet- en regelgeving door de afdeling van het desbetreffende afdelingshoofd.
Indien daar aanleiding toe bestaat, doet de juridische controller aan de directie verslag van zijn bevindingen.
Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2009.
Het organisatiebesluit gemeente Bergambacht dat op 2 oktober 2007 door het college van burgemeester en wethouders is vastgesteld, wordt ingetrokken met ingang van de datum, waarop dit besluit in werking treedt.
Dit besluit kan worden aangehaald als Organisatiebesluit 2009 gemeente Bergambacht.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van Bergambacht op 26 mei 2009.
de secretaris, de burgemeester,