| Overheidsorganisatie | Deelgemeente Amsterdam - Centrum |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Verordening ambtelijke bijstand stadsdeelraadsleden |
| Citeertitel | Verordening ambtelijke bijstand stadsdeelraadsleden |
| Vastgesteld door | deelraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | Bestuurlijke organisatie |
Geen
Datum ondertekening inwerkingtredingsbesluit:
Bron bekendmaking inwerkingtredingsbesluit: Stadsdeelblad 2003, afdeling 3a, 41
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 02-10-2003 | 25-11-2015 | nieuwe regeling | 02-10-2003 Stadsdeelblad 2003, afdeling 3a, 41 | Stadsdeelblad 2003, afdeling 1, 185 |
In deze regeling wordt verstaan onder:
bijstand: het ambtelijk verstrekken van informatie en advies of het verlenen van ondersteuning;
informatie: feitelijke informatie van geringe omvang, inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.
advies: het geven van een deskundig oordeel;
ondersteuning: het verlenen van technische bijstand bij het formuleren van moties, amendementen en initiatiefvoorstellen, het voorbereiden van interpellaties, voorstellen van orde, schriftelijke vragen, inlichtingen en andere in het reglement van orde voorziene initiatieven van de stadsdeelraad of zijn leden;
griffier: de griffier, als bedoeld in art. 26a van de Verordening op de stadsdelen;
secretaris: de stadsdeelsecretaris, als bedoeld in art. 26 van de Verordening op de stadsdelen;
sectorhoofd: het hoofd van een sector van de stadsdeelorganisatie;
raadslid: lid van de stadsdeelraad, alsmede de door de stadsdeelraad benoemde raadscommissieleden voor wat betreft hun taak voor de raadscommissie.
1. Een raadslid wendt zich met een verzoek om informatie rechtstreeks tot een ambtenaar of tot de griffier.
2. Een raadslid wendt zich met een verzoek om advies of ondersteuning tot de griffier.
3. Indien het gevraagde advies of de gevraagde ondersteuning niet door de griffier kan worden verleend, kan de griffier het sectorhoofd dat daartoe het meest aangewezen moet worden geacht, verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde ondersteuning zo spoedig mogelijk verleent/verlenen.
1. Ambtelijke bijstand wordt verleend tenzij:
het raadslid niet aannemelijk kan maken dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;
de gevraagde bijstand redelijkerwijs door een fractieassistent kan worden verleend;
het raadslid van de betrokken ambtenaar verlangt dat hij geheimhouding betracht;
de gevraagde bijstand een dusdanig groot beslag legt op de ambtelijke capaciteit dat de uitvoering van de aan de ambtelijke dienst of een onderdeel daarvan opgedragen werkzaamheden in het gedrang komt.
2. De bijstand kan voorts geweigerd worden indien verlening het belang van het stadsdeel schaadt.
3. Indien de ambtenaar of het sectorhoofd van mening is dat zich een uitzondering voordoet als bedoeld in het eerste of tweede lid, wendt hij zich tot de secretaris.
4. Indien de secretaris het standpunt van de ambtenaar of het sectorhoofd onderschrijft, deelt hij dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend en aan het DB.
De voor het verlenen van ambtelijke bijstand aangewezen ambtenaar of door een raadslid rechtstreeks benaderde ambtenaar, stelt zijn sectorhoofd op de hoogte van de verstrekte informatie, het uitgebrachte advies of de verleende ondersteuning.
Het sectorhoofd stelt het lid van het Dagelijks Bestuur tot wiens portefeuille de aangelegenheid behoort waaromtrent bijstand wordt gevraagd, op de hoogte van een verzoek om bijstand.
1. Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, kan hij of de griffier hiervan mededeling doen aan de secretaris.
2. Indien de secretaris het standpunt van het raadslid niet onderschrijft, deelt hij dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.
Indien het raadslid zich niet kan verenigen met het oordeel van de secretaris als bedoeld in art. 3 of 6, legt de griffier het verschil van inzicht voor aan het Dagelijks Bestuur. Dit beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.
1. Deze verordening treedt in werking op de dag na die van publicatie in het Stadsdeelblad.
2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand stadsdeelraadsleden.
Algemeen
Deze verordening geeft uitvoering aan art. 33 van de Gemeentewet. De verordening is niet bedoeld om barrières op te werpen voor het verlenen van ambtelijke bijstand, maar juist om het verlenen van bijstand te regelen. Er is behoefte aan duidelijke regels, aangezien het hier de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie die in het dagelijks leven onder het bevoegd gezag van het Dagelijks Bestuur werkzaam is. De wijziging van art. 103 van de Gemeentewet laat dit scherp zien. Vóór de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur bepaalde dit artikel dat de gemeentesecretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders terzijde stond. In dualistische verhoudingen staat de gemeentesecretaris het college terzijde en wordt de gemeenteraad bijgestaan door de griffier. Bij het verlenen van ambtelijke bijstand kan het dus gebeuren dat een ambtenaar onder een dubbele, of dualistische, aansturing komt te werken. Mede daarom wordt dit in een verordening geregeld.
Voor de griffier is een bemiddelende rol weggelegd. Hij is de schakel tussen de raad en de ambtelijke organisatie en is in de meeste gevallen ook het eerste aanspreekpunt voor verzoeken om bijstand. De verordening onderscheidt drie soorten bijstand: informatie verstrekken, advies geven en ondersteuning. Voor informatie verstrekken kan het raadslid zich naar keuze rechtstreeks tot de ambtenaar wenden, of tot de griffier. Als een raadslid advies wil of ondersteuning moet hij zijn verzoek indienen bij de griffier. De griffier zal een bij hem ingediend verzoek of zelf behandelen of hij zal hoofd van de sector van de stadsdeelorganisatie die het betreft, vragen iemand aan te wijzen dat te doen. De regeling kent een aantal weigeringsgronden en een geschillenprocedure.
Verder voorziet de regeling in een systeem waardoor het sectorhoofd en -via hem- de politiek verantwoordelijke op de hoogte blijven. Dit is van belang voor een integere manier van met elkaar omgaan en kan zorgen voor een goede afstemming van elkaars taken en rollen.
Artikelgewijze toelichting
Art. 1
Ook duo-raadsleden die benoemd zijn door de raad om in een raadscommissie te fungeren, kunnen een beroep doen op ambtelijke bijstand voorzover het hun raadscommissiewerkzaam-heden betreft.
Art. 2
Voor een eenvoudig verzoek om technische en andere openbare informatie kan het raadslid rechtstreeks contact opnemen met een ambtenaar. Hij kan ook de griffier benaderen. Het overigens hiervoor inzetten van het zwaardere instrument van de schriftelijke raadsvragen aan het Dagelijks Bestuur is bij dit soort eenvoudige vragen niet opportuun en zou gauw een in verhouding zware belasting leggen op het ambtelijk apparaat.
Indien het gaat om het verdergaande verlenen van advies of ondersteuning, neemt het raadslid contact op met de griffier. De griffier kan, als hij zelf niet in staat is het gevraagde advies of de gevraagde ondersteuning te leveren, rechtstreeks of via het sectorhoofd om ambtelijke bijstand verzoeken. In het stadsdeel heeft de raad ervoor gekozen een griffier aan te stellen, die geen afdeling onder zich heeft met medewerkers die de raad ondersteunen. Het ligt voor de hand dat de griffier bij een verzoek om advies of ondersteuning (waarbij een beroep wordt gedaan op specifieke kennis) eerder een beroep op de organisatie zal doen, dan bij een verzoek om bijstand bij het schrijven van een motie. De griffier heeft geen zeggenschap over de ambtelijke organisatie. Hij kan dus geen ambtenaar aanwijzen. Deze bevoegdheid berust uiteindelijk bij de secretaris, zij het dat volgens het systeem van deze verordening eerst de ambtenaar of het sectorhoofd hierover een besluit neemt.
De vraag of aan het verzoek kan worden voldaan, is in eerste instantie ter beoordeling van de betrokken ambtenaar. In art. 3 is een aantal voorwaarden voor de beoordeling opgenomen. Bij twijfel kan de leidinggevende worden geraadpleegd. De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. Als richtlijn kan worden gehanteerd dat het voldoen aan het verzoek voor een terzake deskundig ambtenaar niet meer dan een uur in beslag neemt. De griffier ziet erop toe dat er voortgang blijft in het proces.
Art. 3
Een ambtenaar hoeft niet aan alle verzoeken om bijstand te voldoen. Over het aanwezig zijn van fractieassistentie als weigeringsgrond, merken we op dat het verzamelen en selecteren van informatie die min of meer voor iedereen toegankelijk is, zoals informatie op de bibliotheek, de website of het Stadsdeelblad, in beginsel een taak is voor de fractieassistent. Aan het verzoek om bijstand hoeft voorts niet te worden voldaan indien dat een dusdanig groot beslag legt op de ambtelijke capaciteit, dat de uitvoering van aan de dienst, of een onderdeel daarvan, opgedragen werkzaamheden in het gedrang komt. Is dat het geval en is het verzoek om bijstand legitiem, dan moet worden bekeken of op een later tijdstip aan het verzoek kan worden voldaan.
Over de weigeringsgrond van het tweede lid merken we op dat dit enige gelijkenis vertoont met hetgeen in art. 169 Gemeentewet is geregeld. Het recht op informatie van raadsleden ingevolge genoemd artikel gaat tamelijk ver, verder dan het recht van een burger op informatie ingevolge de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Maar ook het recht van een raadslid kent zijn grens, in het 'openbaar belang' van art. 169 Gemeentewet. In de verordening wordt daarbij als criterium 'schade aan het belang van het stadsdeel' uitgewerkt. De Wob geldt voor de relatie tussen bestuur (waaronder te verstaan de raad én het Dagelijks Bestuur) en burger en is niet rechtstreeks van toepassing op het verstrekken van informatie aan raadsleden. Met andere woorden, de Wet Wob geldt niet in het verkeer tussen bestuursorganen van eenzelfde bestuurslichaam onderling. Toch kan de situatie zich voordoen dat een van de redenen die de Wob noemt voor het Dagelijks Bestuur reden zijn om te weigeren bepaalde informatie te (laten) verstrekken, of om die in een later stadium te verstrekken óf om die onder het opleggen van geheimhouding te verstrekken. Juist om schade aan het belang van het stadsdeel te voorkomen. Dit kan zich bijvoorbeeld voordoen lopende onderhandelingen, maar vaak zal dit niet voorkomen. Richtlijn voor de ambtenaar is dan om, ingeval hij de gevraagde bijstand zou weigeren op grond van het eerste of tweede lid dan wel de gevraagde informatie zou weigeren aan een burger ingevolge de Wob, hij de toets aan de weigeringsgronden niet gauw zelf zal doen maar dat kan overlaten aan zijn sectorhoofd respectievelijk de secretaris. Dit staat verwoord in het derde lid. Het Dagelijks Bestuur is zich bewust van het belang van het verstrekken van informatie aan de raad maar moet ook het belang van het stadsdeel meewegen. De Gemeentewet, het Reglement van Orde van de raad en de Verordening op de raadscommisies kennen regelingen omtrent geheimhouding. Het Dagelijks Bestuur kan het instrument van geheimhouding inzetten zodat er toch ruimte is om 'Wob-gevoelige' of anderszins gevoelige informatie te verstrekken aan de raad of het raadslid. Dit instrument kan de raad overigens ook inzetten. Indien het gebod van geheimhouding wordt overtreden, pleegt de overtreder een stafbaar feit. In zoverre kan het Dagelijks Bestuur dus verder gaan in zijn informatieverstrekking aan de raad dan hij aan burgers zou doen. Daarmee wordt recht gedaan aan art. 169 Gemeentewet.
De beoordeling of één van de in art. 3 genoemde weigeringsgronden zich voordoet, vindt in eerste instantie plaats door de ambtenaar respectievelijk de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. De gemeentesecretaris geeft aan de griffier en het raadslid aan op grond waarvan de ambtelijke bijstand wordt geweigerd. Dit ondervangt wellicht de tijdrovende noodzaak voor het raadslid om met vragen hieromtrent rechtstreeks het Dagelijks Bestuur te benaderen. Het kan zijn dat de secretaris samen met de griffier ingevolge deze regeling voor een snellere oplossing zorgt. En indien er een verschil van inzicht blijft, geldt de regel van art. 7.
Art. 4
Deze regel is opgenomen in het belang van de ambtenaren. De ambtenaar kan in een conflict geraken wanneer hij van twee kanten sturing krijgt. Het sectorhoofd moet dus weten wat er speelt en eventueel zijn ambtenaar vrijwaren van moeilijke situaties. Alleen als het gaat om technische en andere openbare informatie, handelt een ambtenaar dit zelf af zonder tijd in beslag te hoeven nemen van zijn leidinggevende of zijn sectorhoofd.
Art. 5
In dit artikel is aangegeven dat het van belang is dat de betrokken portefeuillehouder op de hoogte is van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren.
Art. 6
Als er wel ambtelijke ondersteuning is verleend, doch het raadslid is daarmee niet tevreden, moet ook voor die situatie een regeling komen. Deze is dezelfde als voor de weigerings-gronden, genoemd in art. 3, derde en vierde lid. Dit ondervangt, net als het gestelde in art. 3, derde en vierde lid, wellicht de tijdrovende noodzaak voor het raadslid om met vragen hieromtrent rechtstreeks het Dagelijks Bestuur te benaderen. Het kan zijn dat de secretaris samen met de griffier ingevolge deze regeling voor een snellere oplossing zorgt. En indien er een verschil van inzicht blijft, geldt de regel van art. 7.
Art. 7
In geval van geschillen over het niet of niet voldoende verlenen van ambtelijke bijstand legt de griffier de zaak voor aan het Dagelijks Bestuur. Het ligt in de rede dat het Dagelijks Bestuur overleg voert met de secretaris en de griffier en, indien nodig, ook het betrokken raadslid. Deze bevoegdheid wordt doorgaans bij de burgemeester gelegd, gelet op diens bijzondere positie. De positie van de stadsdeelvoorzitter is hiermee niet volledig te vergelijken. Daarom is er voor gekozen om het Dagelijks Bestuur op te dragen een beslissing te nemen in geval van een geschil. De griffier treedt op als traît d'union. Indien ook de geschillenprocedure niet leidt tot een voor het raadslid bevredigende oplossing, kan dit lid altijd zijn gewone middelen inzetten door bijvoorbeeld het onderwerp te agenderen voor de raad en eventueel het indienen van een motie of door te verzoeken om een interpellatie.
Art. 8
Dit artikel behoeft geen toelichting.