| Overheidsorganisatie | Gemeente Veghel |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Inkoopbeleid Gemeente Veghel 2013 |
| Citeertitel | Inkoopbeleid Gemeente Veghel 2013 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen
Gemeentewet, art. 147
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 04-10-2013 | Nieuwe regeling | 03-10-2013 Stadskrant, 16-10-2013 | 38183 |
De raad van de gemeente Veghel,
gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 20 augustus 2013;
gelet op artikel 147 van de Gemeentewet
besluit:
In te stemmen met het aanpassen van het inkoopbeleid naar aanleiding van de Aanbestedingswet 2012;
In te stemmen met het in lijn brengen van de drempelbedragen met de Gids Proportionaliteit, de tot wet verheven Gids welke uitwerking geeft aan de toepassing van de Aanbestedingswet 2012.
Het inkoopbeleid geeft richting aan de opdrachtgeversrol van de gemeente waarbij rekening is gehouden met de inhoud van de aanbestedingswet en verdere Europese en nationale wetgeving.
Het inkoopbeleid gaat uit van: rechtmatig en doelmatigheid. Hierbij wordt de volgende hoofddoelstelling gehanteerd:
Het juridisch en inkoop technisch verantwoord verwerven van noodzakelijke en kwalitatief gewenste leveringen, diensten en werken tegen lage integrale kosten op langere termijn.
Hierbij worden de volgende doelen nagestreefd (deze uitgangspunten worden in het volgende hoofdstuk toegelicht):
Doelmatig en rechtmatig inkopen;
Maatschappelijk verantwoord inkopen (duurzaam, sociaal en met oog voor het MKB);
Integriteit van de gemeente, haar medewerkers en (te contracteren) leveranciers;
Een eenduidige en transparante werkwijze.
Naast de doelen heeft de gemeente oog voor de navolgende gewenste effecten:
Het stimuleren van de regionale economie;
Het bevorderen van de samenwerking met partnerorganisaties, zoals het gemeentelijke SW-bedrijf;
Het stimuleren van deelname van inwoners van de gemeente aan de arbeidsmarkt cq. arbeidsparticipatie;
Het stimuleren van marktwerking en het voorkomen van afhankelijkheid van leveranciers.
De werkwijze van de gemeente moet voldoen aan de geldende wet- en regelgeving (waaronder maar niet uitsluitend de Aanbestedingswet 2012, Europese wet- en regelgeving en de algemene beginselen van behoorlijk bestuur). De rechtmatigheid zal (steekproefsgewijs) worden getoetst door interne controle en de externe accountant.
Inkoop moet een meerwaarde bieden aan de gemeentelijke processen en doelstellingen en hierop afgestemd zijn. De doelmatigheid wordt gewaarborgd door samenwerking tussen de vakinhoudelijke deskundige en de inkoopdeskundige.
Maatschappelijk verantwoord inkopen betekent dat er naast de financiële aspecten ook rekening wordt gehouden met de maatschappelijke gevolgen: de sociale-, milieu gerelateerde en economische gevolgen. Gemeentelijk beleid is hierbij leidend.
De gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB).
Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf worden in het oog gehouden. Hier wordt invulling aan gegeven door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de administratieve lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria. Tevens wordt middels www.veghel.nl de mogelijkheid geboden aan ondernemers om zich te registreren als geïnteresseerde in het verrichten van werken, diensten of leveringen voor de gemeente. Op deze wijze kan een ondernemer zichzelf prominenter in beeld plaatsen.
Duurzaamheid
De gemeente Veghel heeft zich in 2006 verbonden aan het landelijk programma Duurzaam Inkopen. Duurzaam inkopen is het meenemen van sociale en milieuaspecten in het inkoopproces. Dit betekent dat de gemeente (net als andere landelijke, provinciale en lokale overheden) streeft naar 100% duurzaam inkopen in 2015, volgens criteria die zijn opgesteld door AgentschapNL. Verdere invulling van het aspect duurzaamheid wordt gegeven in de inkoop-en aanbestedingsprocedure.
Social return
Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsintegratie, arbeidsomstandigheden en social return. De gemeente heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom - waar mogelijk en doelmatig - de
participatie van arbeidsgehandicapten in het arbeidsproces. Daarnaast worden werken, leveringen en/of diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen. Daarnaast bestaan er mogelijkheden om opdrachten voor te behouden aan de uitvoerders van de wet sociale werkvoorziening op grond van de verordening uitsluitend recht.
De gemeente vindt het van belang dat zowel bestuurders en medewerkers van de gemeente als leveranciers integer handelen. De bestuurders en de medewerkers van de gemeente houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. De integriteit wordt gewaarborgd door een adequate functiescheiding toe te passen, waarbij de rol van de budgetverantwoordelijke en de inkoopfunctie van elkaar gescheiden zijn.
De gemeente hecht ook belang aan de integriteit van de door haar gecontracteerde leveranciers. De gemeente doet enkel zaken met leveranciers die zich niet bezig houden met criminele of illegale praktijken. Daarom toetst de gemeente de integriteit van de leveranciers bij aanbestedingen aan de hand van uitsluitingsgronden. Indien daar aanleiding voor is kan hierbij tevens gebruik worden gemaakt van de wettelijke mogelijkheden (waaronder BIBOB).
De gemeente heeft oog voor de lokale en regionale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie of voorkeursbehandeling van ondernemers leidt.
Bij enkelvoudig onderhandse en meervoudig onderhandse offerteaanvragen, wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de lokale/regionale economie en lokale/regionale ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de gemeente moet niet onnodig regionale, nationale of Europese kansen laten liggen. Lokale inkoop kan bijdragen aan de doelmatigheid van inkoop.
De gemeente streeft ernaar, met behoud van de eigen zelfstandigheid, gezamenlijke inkoopprojecten te realiseren met andere (omringende) gemeenten of overheden. Bij elke aanbesteding wordt gekeken naar de optimale mix van financiële, maatschappelijke en bestuurlijke eisen en wensen. Per inkooptraject wordt dan ook de afweging gemaakt of en in welke vorm samenwerking gewenst is, waarbij onnodig clusteren wordt vermeden. Samenwerkingsverbanden waarmee trajecten doorlopen worden hebben bijvoorbeeld betrekking op inkoop, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.
Bij het ramen van de opdrachtwaarde wordt uitgegaan van de waarde van de opdracht voor het totale bedrag, exclusief omzetbelasting, voor de totale duur van de opdracht. Bij deze berekening wordt rekening gehouden met het geraamde totaalbedrag met inbegrip van de eventuele opties en eventuele verlengingen in de opdracht.
Voor een opdracht bestaande uit zowel werken, diensten en/of leveringen bepaalt dat deel dat in waarde het grootste is of er sprake is van een werk, dienst dan wel levering.
Op basis van de berekende opdrachtwaarde wordt een aanbestedingsprocedure uit onderstaand schema als uitgangspunt genomen. Deze bedragen met bijbehorende procedures zijn afgeleid van de Gids Proportionaliteit. De drempelbedragen voor Europees aanbesteden worden iedere 2 jaar bijgesteld en zijn te vinden via www.minez.nl
| Inkoopvorm | Leveringen/ Diensten | Werken | |
| A. | Enkelvoudig onderhandse inkoopprocedure | Tot € 30.000,- | Tot € 50.000,- |
| B. | Meervoudig onderhandse inkoopprocedure | € 30.000,- tot € 100.000,- | € 50.000,- tot € 1.500.000,- |
| C. | Openbaar aanbesteden | € 100.000,- tot Europees drempelbedrag | € 1.500.000,- tot Europees drempelbedrag |
| D. | Europees aanbesteden | Vanaf Europees dempelbedrag | Vanaf Europees drempelbedrag |
Als blijkt dat de procedure volgens de hierboven genoemde bedragen niet aansluit bij de specifieke inkoop en het karakter van de markt waarin de ondernemers opereren (zie hiervoor ook de Gids Proportionaliteit, hoofdstuk 3.4), kan de gemeente kiezen voor een andere procedure. In deze situatie onderbouwt de gemeente de inkoopprocedure met een inkoopstrategie. De inkoopstrategie leidt in deze situatie tot een bewuste keuze voor een procedure. Ook alle andere relevante beslissingen worden vastgelegd in een inkoopstrategie voor zowel trajecten conform als afwijkend van bovenstaande procedurekeuze.
Vaststellen van een inkoopstrategie in lijn met bovenstaande procedurekeuze is voorbehouden aan de betreffende productverantwoordelijke.
Bij afwijken van deze uitgangspunten is vaststellen van de inkoopstrategie bij diensten en leveringen voorbehouden aan de directie, bij werken dient het College vooraf in te stemmen.
Dit beleid treedt per (nav datum raadsvergadering) 4 oktober 2013 in werking.
De beleidsuitgangspunten worden in de inkoop- en aanbestedingsprocedure nader uitgewerkt.
Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 3 oktober 2013.
De raad voornoemd
De griffier,
dr. W. Oosten
De voorzitter,
mr. I.R. Adema.