| Overheidsorganisatie | Stadsgewest Haaglanden |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van het stadsgewest Haaglanden, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats |
| Citeertitel | Archiefverordening stadsgewest Haaglanden 1997 |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | automatisering en informatisering |
| Eigen onderwerp |
Deze verordening is vervangen door de Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden, het aanwijzen en het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Archiefwet 1995, art. 40
Besluit Informatiebeheer stadsgewest Haaglanden 1997
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2015 | 01-01-2015 | intrekking | 17-12-2014 Elektronisch Gemeenteblad, Delft, Den Haag, Leidschendam-Voorburg, Midden-Delfland, Pijnacker-Nootdorp, Rijswijk, Wassenaar, Westland en Zoetermeer, 31-12-2014 | 10_01 | |
| 01-10-1997 | 01-01-2015 | nieuwe regeling | 24-09-1997 Onbekend | geen |
Het algemeen bestuur van het stadsgewest Haaglanden,
gelet op het voorstel van het dagelijks bestuur d.d. 25 augustus 1997,
gelet op artikel 40, van de Archiefwet 1995 en op artikel 58 eerste t/m het zesde lid van de regeling stadsgewest Haaglanden 1995,
BESLUIT:
vast te stellen de navolgende:
Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van het stadsgewest Haaglanden, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Algemene bepalingen
a. de wet : de Archiefwet 1995.
b. het besluit : het Archiefbesluit 1995.
c. de regeling : de regeling stadsgewest Haaglanden 1995.
d. het stadsgewest : het regionaal openbaar lichaam stadsgewest Haaglanden
e. beheerseenheden : de door het dagelijks bestuur als zodanig aan
te wijzen organisatieonderdelen.
f. informatiesysteem : systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan
archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd,
bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
De aan de uitvoering van deze verordening verbonden kosten komen ten laste van het stadsgewest.
Als beheerseenheden worden aangemerkt de door het dagelijks bestuur in het Besluit Informatiebeer als zodanig aan te wijzen organisatie onderdelen.
Krachtens artikel 58, lid 3 van de regeling is als archiefbewaarplaats aangewezen de archiefbewaarplaats van de gemeente Den Haag.
Het dagelijks bestuur draagt ingevolge artikel 58, eerste lid van de regeling, zorg voor het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten.
De secretaris, die ingevolge artikel 58, vierde lid, van de regeling is aangewezen als beheerder, kan dit beheer overdragen aan een ambtenaar in dienst van of werkzaam voor het stadsgewest.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de stadsgewestelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
1. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
2. Het vorige lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden, bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijs kan worden aangenomen dat deze als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de stadsgewest-begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Het dagelijks bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van het stadsgewest Haaglanden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast.
De archivaris van de gemeente Den Haag is ingevolge artikel 58, lid 5, van in de regeling belast met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
De archivaris van de gemeente Den Haag ziet erop toe, dat het beheer van genoemde archiefbescheiden geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
De archivaris van de gemeente Den Haag is bevoegd zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren, die in het bezit zijn van een diploma archivistiek in de zin van de wet.
1. De beheerder verstrekt aan de archivaris van de gemeente Den Haag alle bescheiden en inlichtingen, die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
2. De archivaris van de gemeente Den Haag heeft met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.
De archivaris van de gemeente Den Haag doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het dagelijks bestuur. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
De beheerder doet aan de archivaris van de gemeente Den Haag tijdig mededeling van
tenminste het voornemen tot:
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
Deze verordening treedt inwerking op de dag volgende op die van haar afkondiging.
Met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze verordening vervalt de verordening inzake de bewaring en het beheer van de archiefbescheiden van het Gewest 's-Gravenhage vastgesteld bij besluit van 21 maart 1974 van het Gewest ’s-Gravenhage te Den Haag.
Deze verordening kan worden aangehaald als Archiefverordening stadsgewest Haaglanden 1997.
Aldus vastgesteld door het algemeen bestuur van het stadsgewest Haaglanden in zijn openbare vergadering d.d. 24 september 1997.
de voorzitter, WG. MR. DR. A.J.E. HAVERMANS
de secretaris, WG. IR. J.L. REIJNEN
De aanwijzing van een archiefbewaarplaats is geregeld in de regeling stadsgewest Haaglanden 1995 en is hier volledigheidshalve vermeld.
Artikel 5
Bij ministeriële regeling zal op grond van artikel 13, vierde lid, van de Archiefbesluit 1995 vast worden gesteld aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 13 vierde lid van het Archiefbesluit zal op een nader bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip in werking treden (artikel 24, tweede lid van het Archiefbesluit 1995).
Artikel 6
De aanwijzing van de beheerder is in de regeling stadsgewest Haaglanden bepaald.
Artikel 8
Bij ministeriële regeling worden op grond van artikel 11, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995 nadere regels vastgesteld omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11, tweede lid, van het Archiefbesluit zal op een nader bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip in werking treden (artikel 24 tweede lid van het Archiefbesluit 1995).
Zodra dat gebeurt, kan het eerste lid van artikel 8 van de Archiefverordening van het stadsgewest Haaglanden, vervallen. Hiervoor is uiteraard een wijziging van de Archiefverordening nodig. In dat geval blijft het tweede lid van artikel 8 van de Archiefverordening over. Hoewel artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 slechts verplichting voor de interne stukken toekent, is het uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel juist een ruimere interpretatie te volgen. Het stadsgewest heeft als verzender van door andere overheden, personen of instellingen opgemaakte stukken zelf ook profijt indien deze bescheiden worden bewaard.
Artikel 10
De bedoelde voorschriften zullen door het dagelijks bestuur worden vastgesteld in een Besluit Informatiebeheer stadsgewest Haaglanden.
Artikel 12
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term "archiefbescheiden". De wetgever heeft - binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden - bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.
Ondanks de ruimere betekenis van "archiefbescheiden" kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als "beheer". Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine-leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen en 45 van de Wet Persoonsregistraties. Artikel 17 van het Archiefbesluit 1995 regelt op overeenkomstige wijze het door de algemene rijksarchivaris uit te oefenen toezicht op de rijks- en andere overheidsorganen.
Artikel 14
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.