Regeling inzake budgethouders van de gemeente Vlist 2013

Artikel 1 – aanwijzing budgethouder

Burgemeester en wethouders wijzen aan: een ambtenaar - te noemen budgethouder - die binnen de hem via een budget gegeven machtiging verantwoordelijk is voor het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten - hierna aangeduid als "verplichtingen" - aan en/of door de gemeente Vlist.

Artikel 2 – definitie verplichtingen

De verplichtingen worden onderscheiden in verplichtingen inzake uitgaven - hierna te noemen bestellingen - en verplichtingen inzake inkomsten - hierna te noemen rechten.

Artikel 3 – definitie budget

Onder budget wordt verstaan een taakstelling op basis van de gemeentebegroting, tot uitdrukking komend in het bedrag dat verbonden is aan een of meer (sub)functie(s) en/of kostenplaatsen van de begroting van de gemeente Vlist, die door burgemeester en wethouders wordt toegekend aan een budgethouder. Tot het budget worden tevens gerekend de in de begroting in de omschrijving en toelichting opgenomen prestatie-eenheden, kostendekkingspercentages, overige kencijfers en voorschriften.

Artikel 4 - omvang van het budget

Het toegekende budget betreft (het gedeelte van) de (sub)functie(s) c.q. kostenplaats(en) zoals voor deze budgethouder jaarlijks in de begroting van de gemeente Vlist omschreven.

Artikel 5 – toereikend budget

Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft geconstateerd dat ter zake een toereikend budget beschikbaar is. Indien geen toereikend budget aanwezig is, wordt bij burgemeester en wethouders, middels (mede-)advisering door het team Financiën, aanvullende budgetruimte aangevraagd.

Artikel 6 –offertes

Bestellingen/opdrachten boven € 5.000,00 (exclusief BTW) worden eerst geplaatst nadat minimaal drie offertes bij verschillende aanbieders zijn gevraagd. Voor regelmatig terugkerende bestellingen tot € 5.000,00 (exclusief BTW) dient tenminste één keer per jaar prijsopgave bij drie of meer aanbieders te worden opgevraagd.

Artikel 7 – aangaan verplichtingen

• 1. Verplichtingen boven € 10.000,00 (exclusief BTW) maar beneden € 50.000,00 (exclusief BTW) worden eerst aangegaan nadat toestemming is verkregen van de directeur. Indien een directeur tevens budgethouder is voor de opdracht, dan wordt de verplichting eerst aangedaan nadat de toestemming is verkregen van de andere directeur.

• 2. Voor budgetten van de griffier worden verplichtingen boven € 10.000,00 (exclusief BTW) maar beneden € 50.000,00 (exclusief BTW) eerst aangegaan nadat toestemming is verkregen van de algemeen directeur.

• 3. Verplichtingen boven € 50.000,00 (exclusief BTW) worden eerst aangegaan nadat toestemming is verkregen van ons college.

• 4. Indien sprake is van een verlenging waarbij de grenswaarden, zoals genoemd in het eerste, tweede of derde lid, wordt overschreden, dan moet respectievelijk toestemming gevraagd worden aan de algemeen directeur dan wel het college. Voor de bepaling van de overschrijding van de grenswaarde, moet de oorspronkelijke verplichting worden meegeteld. Hetzelfde geldt voor opvolgende verlengingen boven de grenswaarde.

• 5. De in het derde lid genoemde bepaling geldt niet voor de verplichtingen die voortvloeien uit het EGEM K5 realisatieplan 2012 - 2013 Elektronische dienstverlening …. het vervolg (versie 1.0). De toestemming voor deze verplichtingen wordt gegeven door het Regionale Secretarissen Overleg (RSO), mits de uitgaven blijven binnen het hiervoor benoemde plafond van € 213.978,00 voor de gemeente Vlist. De secretarissen van de gemeente Bergambacht en Schoonhoven zijn, na toestemming van het RSO, bevoegd om namens de gemeente Vlist de (deel)verplichtingen aan te gaan (ondertekeningsmandaat).

Artikel 8 - dossiervorming

De budgethouder legt vast bij welke leveranciers hij offerte heeft gevraagd. De budgethouder ziet er op toe, dat de ontvangen offertes systematisch worden gearchiveerd. De motivering van de uiteindelijke keuze van de leverancier wordt door de budgethouder aangetekend.

Artikel 9 – vastleggen verplichtingen

De budgethouder is ervoor verantwoordelijk dat de op zijn budget betrekking hebbende verplichtingen (boven € 2.000,00) zodanig worden vastgelegd dat de actuele stand van de reeds aangegane verplichtingen ten opzichte van het totale toegekende budget alsmede de voortgang van het project zichtbaar zijn. Uitzondering hierop zijn de terugkerende verplichtingen die vanwege hun repeterende karakter al inzichtelijke zijn (abonnementen, jaarlijks bijdragen).

Artikel 10 – nadere regels vastleggen verplichtingen

Burgemeester en wethouders kunnen voorschriften geven inzake de wijze waarop de budgethouder zijn verplichtingen dient vast te leggen.

Artikel 11 - informatieverstrekking

De budgethouder informeert, middels (mede-)advisering van het team Financiën, het college van burgemeester en wethouders tijdig omtrent de door hem gesignaleerde c.q. verwachte afwijkingen van het toegekende budget. Dit betreft zowel over- als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen uitgaven en/of inkomsten, afwijkingen in prestatie-eenheden en kostendekkingspercentages en overige kencijfers.

Artikel 12 – verantwoordelijkheid budgethouder

De budgethouder is verantwoordelijk voor het periodiek opstellen van een overzicht van de werkelijke uitkomsten van het budget, de daaraan verbonden geregistreerde prestaties en de kencijfers. Het overzicht wordt voorzien van analyses en toelichtingen, zoals (dreigende) overschrijdingen en opvallende onderschrijdingen.

Het overzicht (met toelichtende informatie) wordt, door de budgethouder, door tussenkomst van het team Financiën, voorgelegd aan het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 13 – verantwoordelijkheid team Financiën

Aan het team Financiën is de registratie van het budget en de signalering van de afwijkingen van hetgeen onder meer op grond van deze regeling ten aanzien van het budget is vastgesteld opgedragen. Deze signalering vindt plaats met de in artikel 11 bedoelde frequentie.

Artikel 14 – mandaat en submandaat

Onverminderd zijn eigen verantwoordelijkheid kan de budgethouder de bevoegdheden met betrekking tot de uitvoering van de aan zijn budget verbonden werkzaamheden overdragen aan jegens hem ondergeschikte functionarissen.

Artikel 15 - inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking een dag na bekendmaking en vervangt het besluit van 17 augustus 2010.

Artikel 16 – citeertitel

Deze regeling kan worden aangehaald als “Regeling inzake budgethouders van de gemeente Vlist 2013”.