| Overheidsorganisatie | Gemeente Graft-De Rijp |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Inkoop- en aanbestedingsbeleid Graft-De Rijp 2013 |
| Citeertitel | Inkoop- en aanbestedingsbeleid Graft-De Rijp 2013 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen.
Geen.
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 04-09-2013 | 01-01-2017 | nieuwe regeling | 21-05-2013 | 201301168 |
Gemeente Graft-De Rijp
Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2013
Vastgesteld d.d. 21 mei 2013 door het college van Burgemeester en Wethouders
Bekendgemaakt d.d. 3 september 2013 in De Uitkomst
1 Inleiding
2 Begrippen
3 Gemeentelijke doelstellingen
3.1 Doelstellingen
3.2 Bijdrage aan gemeentelijke doelstellingen
4 Uitgangspunten
4.1 Juridische uitgangspunten
4.1.1 Algemeen juridisch kader
4.1.2 Uniforme documenten
4.1.3 Algemene beginselen bij Inkoopprocedures
4.1.4 Grensoverschrijdend belang
4.1.5 Mandaat en volmacht
4.1.6 Afwijkingsbevoegdheid
4.2 Ethische en ideële uitgangspunten
4.2.1 Integriteit
4.2.2 Maatschappelijk verantwoord inkopen
4.2.3 Innovatie
4.3 Economische uitgangspunten
4.3.1 Product- en marktanalyse
4.3.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
4.3.3 Lokale- en regionale economie en lokale- en regionale ondernemers
4.3.4 Samenwerkingsverbanden
4.3.5 Administratieve lastenverlichting
4.3.6 De Inkoopprocedure
4.3.7 Raming en financiële budget
4.3.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen
5 Organisatorische uitgangspunten
5.1 Inkoopproces
5.2 Inkoopdossier
5.3 Inkoopstrategie
5.4 Inkoopprocedure
5.4.1 Meervoudig onderhandse aanbesteding
5.4.2 Economische Meest Voordelige Inschrijving
5.4.3 Standstill periode
5.5 Contractbeheer, contract- en leveranciersmanagement
5.6 Verantwoordelijkheid
5.7 Interne en externe controle
6 Klachtenregeling
7 Inwerkingtreding & citeertitel
Op een goede wijze inkopen en aanbesteden is van groot belang voor gemeenten. Het is daarom van belang dat gemeenten aandacht besteden aan de (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk in het licht van de doelmatigheid, rechtmatigheid en integriteit. Een professioneel inkoop- en aanbestedingsbeleid helpt de gemeente om een doelmatig inkoper te zijn.
Het draagt niet alleen bij aan mogelijke besparingen, maar geeft tevens zichtbare verbeteringen van de kwaliteit van opdrachten. Daarbij kan ook gedacht worden aan efficiënte en innovatieve oplossingen. Bovendien geeft het de mogelijkheid om een verbinding te maken met de
verantwoordelijkheid die de gemeente heeft voor de lokale- en regionale werkgelegenheid.
Professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk is niet alleen een kwestie van (Europese) wetten en regels, maar ook van aanvullend beleid. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (hierna: VNG) heeft hierover een convenant gesloten met de minister van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie (EL&I) en de staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en het raamwerk VNG Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid ontwikkeld. Dit modelbeleid is ontwikkeld in samenwerking met gemeenten en na consultatie van het bedrijfsleven. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid wat nu voor u ligt is gebaseerd op het raamwerk van de verschillende beleidsmaatregelen, zoals opgenomen in het hierboven genoemde VNG Model. Op basis van lokale beleidskeuzes zijn eigen accenten gelegd en daarnaast is gekeken naar de situatie binnen de gemeente Alkmaar in verband met de aankomende fusie. Daarnaast is de nieuwe
wetgeving geïmplementeerd, waarbij er meer aandacht is voor de belangen van het Midden- en Kleinbedrijf.
In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen . De gemeente leeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2).
Aangezien Inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de gemeente continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Dit beleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de gemeente. Daarnaast gaat de gemeente bij het inkopen van Werken, Leveringen of Diensten uit van:
1. Juridische uitgangspunten: hoe gaat de gemeente om met de relevante regelgeving? (zie verder hoofdstuk 3)
2. Ethische en ideële uitgangspunten: hoe gaat de gemeente om met de maatschappij en het milieu in haar Inkoopproces? (zie verder hoofdstuk 4)
3. Economische uitgangspunten: hoe gaat de gemeente om met de markt en Ondernemers? (zie verder hoofdstuk 5)
4. Organisatorische uitgangspunten: hoe koopt de gemeente in? (zie verder hoofdstuk 6)
Naast de in de aanbestedingsregelgeving gehanteerde begrippen, zijn in dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn de navolgende begrippen als volgt gedefinieerd:
Aanbesteding(en) Een Inkoopprocedure die ertoe leidt dat een opdracht van de gemeente voor Leveringen, Diensten of Werken verstrekt wordt aan één of meerdere Ondernemers.
Aanbestedingsregelgeving Het geheel van geldende wet- en regelgeving bij Inkoop en aanbesteden, zowel nationaal als Europeesrechtelijk.
Contractant De in de Overeenkomst genoemde wederpartij van de Gemeente.
Diensten Een overheidsopdracht voor Diensten zoals gedefinieerd in de aanbestedingsregelgeving.
EMVI Dit is de afkorting voor Economisch Meest Voordelige Inschrijving en houdt in dat er naast de prijs ook andere criteria meegewogen kunnen worden.
Gemeente De gemeente Graft-De Rijp, zetelend Sloep 7 te De Rijp.
Inkoop (Rechts)handelingen van de Gemeente gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben. Inkoop omvat procesmatig het nventariseren en specificeren van hetgeen ingekocht dient te worden, het selecteren en contracteren van de meest geschikte Ondernemer, het daadwerkelijk bestellen van Werken, Leveringen en/of Diensten en het bewaken van hetgeen ingekocht dient te worden inclusief de nazorg.
Inkoopproces / Inkoopprocedure De enkelvoudige onderhandse aanbesteding, de meervoudige onderhandse aanbesteding, de nationale aanbesteding of Europese aanbesteding gericht op, en resulterend in, een overheidsopdracht voor Leveringen, Diensten of Werken.
Inkoopvoorwaarden Standaard voorwaarden van de Gemeente voor inkoop.
Leveringen Een overheidsopdracht voor de aankoop, leasing, huur of huurkoop met of zonder koopoptie van producten, of de levering van producten inclusief werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren, zoals gedefinieerd in de aanbestedingsregelgeving.
Lokaal Gevestigd in de gemeente Graft-De Rijp.
MKB Staat voor Midden- en KleinBedrijf en houdt in ondernemingen tot circa 250 werknemers.
Ondernemer Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.
Regio NHN Gevestigd in de Regio Alkmaar, Kop van Noord-Holland of West-Friesland.
Social Return On Investment (SROI) Het opnemen van een voorwaarde in de aanbesteding die Ondernemers aanzet tot het aanbieden van (leerwerk)stages en/of het in dienst nemen van mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt en/of jongeren.
Stand still periode (Alcatel) Periode dat voornemen tot gunning bekend is gemaakt en betrokken inschrijvers eventueel beroep kunnen aantekenen.
Werken Een overheidsopdracht voor werken zoals gedefinieerd in de aanbestedingsregelgeving.
De gemeente wil met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen met inkoop verwezenlijken:
1. Een continue positieve bijdrage aan de (college)doelstellingen van de gemeente leveren.
2. Doelmatig en rechtmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op verantwoorde en controleerbare wijze worden aangewend en besteed.
3. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.
4. In principe inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs-kwaliteitverhouding.
5. Administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf, als voor ondernemers.
Inkoop is ondersteunend aan de doelstellingen van de gemeente. De concrete inkoopdoelstellingen zijn daarbij (steeds) rechtstreeks afgeleid van de collegedoelstellingen (zie 3.2).
- Doelmatig inkopen betekent dat effectief en efficiënt wordt ingekocht, in de zin dat de inspanningen en uitgaven daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel, de kosten in redelijke verhouding staan tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen centraal staan.
- Rechtmatig inkopen houdt in dat de aanbestedingsregels en de bepalingen van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid worden nageleefd.
- Integriteit, betrouwbaarheid, zakelijkheid en professionaliteit moeten niet alleen voorop staan bij het inventariseren en specificeren van hetgeen ingekocht dient te worden en bij het selecteren en contracteren van de meest geschikte ondernemer, maar ook in de uitvoeringsperiode van de overeenkomst. Dit zal het concrete, door de gemeente gewenste, eindresultaat ten goede komen en positief bijdragen aan het beeld dat de deelnemers aan het maatschappelijk verkeer van de gemeente hebben.
- Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen werken, leveringen en diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de opdrachtnemer (contractant) en in wederzijds respect tussen de gemeente en de contractant. De gemeente verstrekt alle inlichtingen en gegevens aan de ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.
- Bij ‘de meest optimale (integrale) prijs-kwaliteitverhouding’ kan de gemeente ook interne en andere (externe) gemeentelijke kosten betrekken in de afweging. Er wordt niet alleen gekeken naar de aankoopprijs, maar naar de Total Costs of Ownership, oftewel de totale kosten over de
gebruiksduur. Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol.
De belangrijkste inkoopgerelateerde doelstellingen van de gemeente zijn:
- Meer mogelijkheden bieden aan lokale en regionale ondernemers
Bij enkelvoudige en meervoudige onderhandse aanbestedingen hiervoor voorwaarden scheppen en bij nationale en Europese aanbestedingen de mogelijkheden benutten.
- Versnelling van gemeentelijke procedures en vermindering van regeldruk
De inkoopprocedures en de inkoopdocumenten zo eenvoudig mogelijk houden, waar mogelijk elektronisch aanbesteden, proportionele eisen stellen en uniforme documentengebruiken.
- Mensen aan het werk helpen
In de aanbestedingen Social Return on Investment opnemen en uitvoering faciliteren en monitoren.
Om de gemeentelijke doelstellingen te verwezenlijken, zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid.
Deze uitgangspunten worden in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.
De gemeente leeft de aanbestedingsregelgeving na. De voor de gemeente meest relevante aanbestedingsregelgeving op het moment van het opstellen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid betreft:
- Europese richtlijn 2004/18/EG van het Europees Parlement en de Raad van 31 maart 2004 betreffende de coördinaties van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten.
- Rechtsbeschermingrichtlijnen 89/665/EEG en 92/13/EEG, beiden gewijzigd door Richtlijn 2007/66/EG). Deze Europese Richtlijnen zijn naar Nederlands recht geïmplementeerd middels de Wet implementatie rechtsbeschermingsrichtlijnen aanbesteden (Wira).
- Wet implementatie rechtsbeschermingsrichtlijnen aanbesteden (Wira) van 28 januari 2010.
- Aanbestedingswet : Dit nieuwe wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2004/18/EG en 2004/17/EG (‘Aanbestedingsrichtlijnen’) en Richtlijn 2007/66/EG (‘Rechtbeschermingsrichtijn’). Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.
- Aanbestedingsreglement Werken 2012 (ARW2012), van toepassing onder de Europese drempel. Voorheen was dit de UAR of de ARW 2005.
Op het moment van het opstellen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt er nieuwe regelgeving (Aanbestedingswet, Gids Proportionaliteit en ARW2012) voorbereid, welke regelgeving naar verwachting per 1 april 2013 in werking treedt.
Nb. Indien nieuwe regelgeving formeel in werking treedt, geldt deze automatisch ook voor de gemeente. Voor zover noodzakelijk zal dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid dan worden aangepast.
Om de uniformiteit van de aanbestedingsdocumenten te waarborgen zal gebruik worden gemaakt van de reeds ten behoeve van de gemeente ontwikkelde en nog nieuw te ontwikkelen modellen die in de verschillende fasen van een aanbesteding gebruikt moeten worden. Voor zover mogelijk zal voor alle Europese en nationale aanbestedingen een elektronisch inkoopproces worden toegepast.
Voor de uitvoeringvoorwaarden zal in principe gebruik worden gemaakt van de eigen Algemene Inkoopvoorwaarden(1) van de gemeente. Uniformiteit in de uitvoering van aanbestedingsprocedures en uitvoeringsvoorwaarden en het gebruik van Eigen Verklaringen(2), dragen bij aan efficiënt inkopen en aan een administratieve lastenverlaging, voor zowel de gemeente als de ondernemers.
1 Inkoopvoorwaarden Gemeente Graft-De Rijp, mei 2011
2 Verklaring dat contractant voldoet aan gestelde eisen
Bij iedere inkoopprocedure wordt te allen tijde de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht en algemene beginselen van behoorlijk bestuur (a.b.b.b). in acht genomen.
Voorafgaand aan de inkoop van Leveringen, Diensten of Werken die anderszins buiten de toepassing van de Europese aanbestedingsplicht vallen, vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Opdrachten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn opdrachten waarbij buiten Nederland gevestigde ondernemers interesse hebben of kunnen hebben.
Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktoriëntatie.
Of een opdracht een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht, de omvang en structuur van de markt en de plaats (geografische ligging) waar de opdracht moet worden uitgevoerd. De gemeente beoordeelt zelf of de concrete opdracht relevant is voor de interne markt.
Voor opdrachten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal de gemeente een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal de gemeente op haar website plaatsen en/of in andere gebruikelijke platforms, zoals vak- en dagbladen of anderszins.
Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de gemeente (de mandaatlijst). De gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.
Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold.
Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan indien deugdelijk gemotiveerd en goedgekeurd door het college van B en W of degene die op basis van de mandaatlijst namens het college bevoegd is, en voor zover een en ander op basis van de
aanbestedingsregelgeving mogelijk is.
De gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop
De gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. Bij inkopen
en aanbesteden wordt functiescheiding en het zogenaamde ‘vier ogen principe’ gehanteerd.
- De gemeente contracteert enkel met integere ondernemers
De gemeente wil enkel zaken doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of om
bij uitvoering van de overeenkomst het personeel van opdrachtnemer een geheimhoudings- en integriteitverklaring te laten ondertekenen.
Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde en op milieubewuste wijze plaats. Daaronder wordt verstaan, dat rekening wordt gehouden met milie- en duurzaamheidsaspecten, arbeidsreïntegratie en arbeidsomstandigheden. Dit mede in verband met de voorbeeldfunctie die de gemeente in het maatschappelijk verkeer wenst te vervullen.
Milieu- en duurzaamheid
Milieu- en duurzaamheidsaspecten houden verband met zowel de procedurele aspecten van inkoop, als met de inhoudelijke ‘productaspecten’ met betrekking tot de verwerving en het ge- en verbruik van een Werk, een Levering of een Dienst. Dit komt onder andere tot uitdrukking door het volgende:
- In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst worden duurzaamheidscriteria opgenomen.
- De gemeente koopt (zoveel mogelijk) digitaal in (gebruik van e-mail etc.).
- De gemeente zal de aangeboden duurzame oplossingen monitoren. Op deze wijze kan zij een duurzame oplossing inbedden in de eigen organisatie van de gemeente en haar werkwijze.
De gemeente heeft geen beleid voor duurzaam inkopen. Wel is de gemeente zich bewust van het belang om op zoek te gaan naar kansen op duurzame, innovatieve oplossingen, zo mogelijk in samenspraak met het bedrijfsleven.
Arbeidsreïntegratie en arbeidomstandigheden
De gemeente spant zich in voor het bieden van werkgelegenheid aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Indien passend, oefent de gemeente middels inkopen en aanbesteden invloed uit op de bedrijfsvoering van de gecontracteerde ondernemer en zet deze aan tot het aanbieden van (leerwerk)stages en/of het in dienst nemen van mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt
en/of jongeren. Dit aanbestedingsinstrument wordt ook wel ‘Social Return on Investment’(hierna: SROI) genoemd.
SROI
De gemeente wil SROI breder, dat wil zeggen voor meer doelgroepen: WWB, WW, WIA/WAO, Wajong, BBL, BOL en WSW, toepassen dan tot nu toe het geval was. Naast het sociale rendement wordt er ook aandacht geschonken aan het economische rendement, door voldoende rekening te houden met de bedrijfsvoering van de ondernemers.
Daarnaast wil de gemeente de toepasbaarheid van SROI in aanbestedingen vergroten door gebruik temaken van een maatwerk ‘Lego blokken’-structuur, naar Amersfoorts voorbeeld. Er wordt samenwerking gezocht in de regio om de daadwerkelijke uitvoering van SROI te faciliteren en te monitoren. De ondernemer kan zelf de verschillende Social Return inspanningen combineren in een voor hem optimale mix. Op deze manier kan een ondernemer Social Return veel beter inpassen in zijn of haar bedrijfsvoering en op deze manier bijdragen aan maatschappelijk verantwoord ondernemen.
Het doel van de gemeente is het aantal uitkeringsgerechtigden terug te dringen en jongeren aan het werk te helpen en dit eenduidig (boven)regionaal (Regio Alkmaar, West-Friesland en Kop van Noord- Holland) op te zetten en uit te voeren. Zie hiervoor ook bijlage 1.
Bij werken met een omvang groter dan € 250.000,- (exclusief BTW) dient het college van B en W een gemotiveerd besluit te nemen over de wijze waarop SROI kan worden ingezet. Bij leveringen en diensten geldt dit vanaf € 50.000,- (exclusief BTW).
De gemeente Alkmaar werkt nu aan een pilot. Naar verwachting zal de evaluatie eind dit jaar plaatsvinden, omdat op dit moment de pilotaanbestedingen lopen of nu worden opgestart.