| Overheidsorganisatie | Gemeente Hoogezand-Sappemeer |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning gemeente Hoogezand-Sappemeer 2013 |
| Citeertitel | Verordening op de ambtelijek bijstand en de fractieondersteuning gemeente Hoogezand-Sappemeer 2013 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Artikel 33 Gemeentewet
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2013 | 01-01-2015 | Nieuwe regeling | 25-03-2013 11 april 2013, Regiokrant | Rv 014 |
Gelezen het voorstel namens de raad en gehoord de auditcommissie d.d 11 februari 2013 en het college van burgemeester en wethouders d.d 26 februari 2013;
Overwegende dat het wenselijk is de regels met betrekking tot ambtelijke bijstand en de ondersteuning van de in de raad in verschillende opzichten te herzien;
Gelet op artikel 33 van de Gemeentewet,
Besluit:
Onder gelijktijdige intrekking van de verordening Ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2004 en sedertdien gewijzigd;
Vast te stellen de volgende:
Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning gemeente Hoogezand-Sappemeer 2013
1. Een raadslid wendt zicht tot de griffier met een verzoek om:
a. feitelijke informatie van geringe omvang;
b. inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn;
c. bijstand, bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.
2. De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b kan ook door een ambtenaar worden gegeven en desgewenst rechtstreeks bij een ambtenaar door het raadslid worden gevraagd indien de naam van behandelend ambtenaar bij het raadslid bekend is en wordt zo spoedig mogelijk verstrekt.
3. Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de gemeentesecretaris daarvan in kennis. De gemeentesecretaris beslist na overleg met de griffier.
4. De bijstand, bedoeld in onderdeel c van lid 1, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de gemeentesecretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.
5. Indien de ambtelijke bijstand naar het oordeel van het college niet inpasbaar is in de werklast van de organisatie kan het aan de raad om middelen voor een personele voorziening vragen.
1. Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of een raadslid ambtelijke bijstand tenzij:
a. het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;
dit het belang van de gemeente kan schaden.
2. De gemeentesecretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.
3. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de gemeentesecretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.
Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de gemeentesecretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist na overleg met de gemeentesecretaris en de griffier zo spoedig mogelijk over het verzoek.
1. Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij via de griffier hiervan mededeling aan de gemeentesecretaris.
2. Indien overleg tussen de secretaris en de griffier niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist, na overleg met de gemeentesecretaris en de griffier, zo spoedig mogelijk over de zaak.
1. De inhoud van een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies wordt vertrouwelijk behandeld, met in achtneming van het bepaalde in hogere regelingen.
2. Indien het college of leden van het college informatie wensen over de inhoud van een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.
1. De fracties, zoals bedoeld in artikel 5 van het reglement van orde, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.
2. Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van € 1000,- voor elke fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van € 100,- per raadszetel.
1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.
2. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:
a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;
b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;
c. giften;
d. uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden en de verordening geldelijke voorzieningen raads- en commissieleden toekomen;
e. opleidingen voor raads- en commissieleden;
f. uitgaven voor de politiek inhoudelijke profilering van de partij.
1. De bijdrage voor fractieondersteuning wordt per kalenderjaar voor 1 juli als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.
2. In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.
3. Het voorschot wordt verrekend met teveel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor de raad de bedragen heeft vastgesteld bedoeld in artikel 8, tweede lid.
1. Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage
a. bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.
b. bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.
2. Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 8, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie, voor het resterende deel van het betreffende jaar, verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.
3. Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid.
1. De fractie reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in volgende jaren.
2. De reserve is per kalenderjaar niet groter dan € 3.000,-- . Het eventuele meerdere vloeit terug naar de gemeente.
3. Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de afrekening als bedoeld in artikel 11 over dat jaar. Bevoorschotting vindt desgevraagd plaats.
4. De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.
5. Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op dat meerdere.
6. Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.
7. Indien een fractie na de verkiezingen niet terugkeert in de raad, dient de uitgekeerde fractievergoeding, verminderd na rato met het bedrag van de maanden voor de verkiezingen, binnen 1 maand na de verkiezingen terug te worden gestort naar de gemeente.
1. Elke fractie legt, binnen twee maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een door de fractie (door twee bestuursleden) gewaarmerkt verslag.
2. Het verslag dient te worden ingericht conform een bij deze verordening vastgesteld model en te worden voorzien van originele documenten ter onderbouwing van de aangegane verplichtingen.
3. Verplichtingen kunnen alleen worden aangegaan indien zij passen binnen de omschrijving van artikel 7 van deze verordening.
4. Indien niet aan de vereisten op grond van het eerste lid wordt voldaan en/ of de in het tweede en derde lid genoemde onderbouwing ontbreekt, kan het betreffende bedrag of de bedragen niet ten laste worden gebracht van de fractievergoeding. Deze onderbouwing bestaat uit bon/nota én een bankafschrift waaruit blijkt dat de kosten zijn voldaan van de betreffende rekening en een motivering waaruit blijkt dat de kosten vallen onder artikel 7 van de verordening.
5. Controle van het verslag vindt plaats door de accountant, belast met de controle van de jaarrekening.
6. Op basis van deze verordening met in achtneming van het advies van de accountant worden de bedragen vastgesteld van:
a. de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;
b. de wijziging van de reserve;
c. de resterende reserve;
d. de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.
7. Overzicht van de bedragen zoals genoemd in het zesde lid komen ter inzage van de raad.
Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2013.