Overheidsorganisatie | Gemeente Schermer |
---|---|
Officiële naam regeling | Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens |
Citeertitel | Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | personeel en organisatie |
Eigen onderwerp |
Geen
Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, art. 14
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
19-12-2012 | 01-10-2012 | 31-03-2015 | Nieuwe regeling | 27-11-2012 De Uitkomst, 11-12-2012 | Onbekend |
Burgemeester en wethouders van de gemeente Schermer;
Gelet op artikel 14 van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
Besluiten vast te stellen: Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens
In deze regeling wordt verstaan onder:
Wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
kwaliteitssteekproef: een controle op de inhoud van gegevenselementen aan de hand van de daaraan ten grondslag liggende brondocumenten en procedures, over een representatief aantal persoonslijsten;
foutberichtenverslag: het automatisch door het systeem aangemaakte overzicht van fouten die ontdekt zijn in de over het netwerk binnenkomende berichten;
autorisatie: het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gebruikersmogelijkheden aan een persoon of sectie of het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gegevensverstrekking aan afnemers en derden.
1 Het College van burgemeester en wethouders is beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en wijst de Teamcoördinator Maatschappelijke Zaken aan als Informatiebeheerder GBA en Privacybeheerder GBA.
2 De aan de Teamcoördinator Maatschappelijke Zaken toegewezen beheertaken kunnen geheel of gedeeltelijk doorgemandateerd worden aan één of meer aan hem ondergeschikte ambtenaren.
1. Burgemeester en wethouders wijzen functionarissen aan (zie bijlage A.), die worden belast met:
het applicatiebeheer;
het systeembeheer;
het beveiligingsbeheer;
het namens het gemeentebestuur afnemen van de in artikel 36, lid 2 onder sub e, van de Wet GBA genoemde verklaring;
het (persoons)gegevensbeheer;
de gegevensverwerking;
baliewerkzaamheden.
De informatiebeheerder voorziet in:
het GBA-handboek waarin de beheersactiviteiten worden opgenomen;
een jaarlijkse mededeling van het handboek waarin mede gerapporteerd wordt aan burgemeester en wethouders over het onder a. bedoelde handboek, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de bijhoudings- en beheerprocedures;
een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 10 bedoelde kwaliteitssteekproef;
uitvoering van de driejaarlijkse ‘periodieke audit GBA’;
administratieve beheerprocedures, voor zover hierin niet door of bij de Wet is voorzien;
periodiek overleg tussen hem en de informatie-, de gegevens-, de applicatie-, de systeem- de privacy- en de beveiligingsbeheerder;
melding aan de Teamcoördinator Maatschappelijke Zaken van inbreuken op de informatiebeveiliging;
wijziging of aanvulling van de bij deze regeling behorende bijlage A.
De informatiebeheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders als verantwoordelijke voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens over de navolgende aspecten die voortvloeien uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens te weten:
kwaliteit van de gegevens; en
persoonsinformatievoorziening.
De informatiebeheerder beslist i.s.m. de systeembeheerder en de applicatiebeheerder over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingssysteem.
De informatiebeheerder ziet er op toe dat:
de bij of krachtens de Wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens worden nageleefd;
de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd;
de managementsamenvatting van de driejaarlijkse ‘periodieke GBA-audit’ ter kennis komt van burgemeester en wethouders;
dat alle in artikel 3 genoemde functionarissen op de hoogte zijn gesteld van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA toepassingsysteem en van de gevolgen van deze installatie;
onderzoek plaatsvindt naar inbreuken op de informatiebeveiliging en neemt zo nodig maatregelen om herhaling te voorkomen.
De (persoons)gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor:
de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
het beheer van documentatie op het gebied van de Wet GBA en overige regelgeving op het gebied van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
het bevorderen van de kwaliteit van de op te nemen en opgenomen gegevens.
De (persoons)gegevensbeheerder is bevoegd vanuit de in artikel 8 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevens in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.
De (persoons)gegevensbeheerder voorziet in een jaarlijkse kwaliteitssteekproef op het bestand van persoonslijsten van ingeschrevenen.
De systeembeheerder is verantwoordelijk voor de continuïteit van en het technisch onderhoud van het computersysteem waarop de GBA-toepassingsprogrammatuur is geïnstalleerd.
De systeembeheerder voorziet in:
de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem;
de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem;
de beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen.
uitwijkvoorzieningen welke jaarlijks worden uitgevoerd cq.getest i.s.m. IBM.
een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de GBA apparatuur is opgesteld. Bij voorkeur in een ander gebouw.
het transport, de veilige opslag van verwijderbare gegevensdragers en deugdelijke periodieke vernietiging daarvan.
de logging in het toepassingssysteem voor de applicatiebeheerder, de systeembeheerder en de leverancier van het toepassingssysteem.
een restore voorziening en beschrijving welke minimaal één keer per jaar wordt getest in de praktijk.
De systeembeheerder is bevoegd:
in overleg met de informatiebeheerder maatregelen te treffen als de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is;
aanwijzingen te geven over:
beheer van toepassingssystemen;
beheer van bestanden;
Beheersmaatregelen ter bevordering van een juist gebruik en de beveiliging van de informatievoorziening.
De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor:
de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem;
het tijdig opschonen van de gegevensbestanden van via het netwerk ontvangen berichten waarvan de cycli zijn afgehandeld;
de technische afhandeling van de periodieke gegevens verstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken c.a. en de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van de Verordening GBA op basis van een besluit van burgemeester en wethouders;
het beheer van de tabellen van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
het beheer van de gebruikersdocumentatie.
De applicatiebeheerder is bevoegd gegevensverwerkers en binnengemeentelijke afnemers die rechtstreeks toegang hebben tot de basisadministratie persoonsgegevens aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem.
De applicatiebeheerder voorziet in:
een planning van periodieke gegevensverstrekking die op basis van autorisatiebesluiten worden gedaan;
de communicatie bij storingen in hard- en software;
een bijdrage aan het oplossen van storingen binnen het toepassingssysteem.
maatregelen om de gevolgen van verkeerd uitgevoerde systematische verstrekkingen ongedaan te maken;
de bijhouding van een logboek waarin problemen, klachten en bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden;
de medewerking van de werkzaamheden in geval van uitwijk;
de rechtstreekse toegang tot de basisadministratie persoonsgegevens van hiertoe bevoegde binnengemeentelijke afnemers;
de toekenning en schriftelijke vastlegging van de autorisatieniveau's die aan gegevensverwerkers zijn toegewezen;
de bijhouding van een verzameling van de autorisaties die zijn toegekend voor gegevensverwerking en rechtstreekse toegang;
de logging van:
medewerkers die gegevens raadplegen;
medewerkers die gegevens muteren.
melding van inbreuken op de informatiebeveiliging aan de informatiebeheerder;
het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;
de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem;
de voorlichting aan de gegevensverwerkers met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem;
de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens worden ontleend;
de afhandeling van verzoeken om managementgegevens.
De applicatiebeheerder adviseert de informatiebeheerder over:
gehele of gedeeltelijke inwerkingtreding van uitwijkprocessen;
installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem.
De applicatiebeheerder neemt deel aan het intern als extern overleg welk van toepassing de dagelijkse werkzaamheden.
De privacybeheerder is verantwoordelijk voor:
de inhoudelijke afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken ca. en de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op grond van de verordening Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, het autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken ca. of op basis van een besluit van het College van burgemeester en wethouders;
het dagelijks toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften die voortvloeien uit de wet, de Verordening basisadministratie persoonsgegevens en de Wet bescherming persoonsgegevens voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.
De privacybeheerder is bevoegd:
op grond van het in artikel 19, onder b, genoemde toezicht alle gebruikers van het toepassingssysteem aanwijzingen te geven;
advies uit te brengen aan burgemeester en wethouders of aan de door de gemeente aangestelde ‘functionaris gegevensbescherming’ over alle procedures en producten die betrekking hebben op de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, waarbij de waarborging voor bescherming van de persoonlijke levenssfeer in het geding is.
De privacybeheerder voorziet in:
de afhandeling van de verzoeken overeenkomstig artikel 102, 1e lid van de wet;
de afhandeling van de verzoeken overeenkomstig artikel 102, 2e lid van de wet;
de jaarlijkse bekendmaking als bedoeld in artikel 102, 5e lid van de wet;
de behandeling van alle verzoekschriften die op basis van artikel 79, 103 en 104 van de wet worden ontvangen;
de behandeling van verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot rechtstreekse toegang tot de basisadministratie persoonsgegevens.
De privacybeheerder is betrokken bij het bij of krachtens de wet gestelde en alle bezwaarschriftenprocedures, die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de wet met daarbij behorende regelingen en de Wet bescherming persoonsgegevens, voor zover bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de belanghebbende aan de orde is.
De (persoons) gegevensverwerker voorziet in:
het verwerken van de (persoons) gegevens overeenkomstig de wet, het Logisch Ontwerp en handleiding uitvoeringsprocedures, voorgeschreven wijze, voor zover de verwerker daartoe door de applicatiebeheerder is geautoriseerd;
het verzamelen en archiveren van de daarvoor gebruikte brondocumenten;
de behandeling van verzoeken als bedoeld in artikel 80, 81 en 82 van de wet;
het doorsturen van bezwaren als bedoeld in artikel 83 en 86 van de wet naar de Commissie beroep- en bezwaarschriften van de gemeente;
de behandeling van het netwerkverkeer, met uitzondering van de periodieke gegevensverstrekking;
de behandeling van het foutberichtenverslag;
de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 36 van de wet;
de dagelijkse controle van in het systeem aangebrachte actualiseringen;
de toezending van de complete persoonslijst aan de geregistreerde ingeval van een:
1e inschrijving in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, en
een vervolginschrijving uit het buitenland;
de toezending van de hoofdlijnen van de GBA conform artikel 78, 3e lid van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
de kennisgeving aan de geregistreerde voor wat betreft de verwerking van:
wijziging van het naamgebruik;
vervolginschrijving voor zover het betreft een binnengemeentelijke verhuizing en een vervolginschrijving die leidt tot opneming als ingeschrevene in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.
De (persoons) gegevensverwerker beslist op aangiften en/of verzoekschriften die op grond van de wet worden gedaan, voor zover hier niet op andere wijze in is voorzien.
De beveiligingscoördinator/functionaris is verantwoordelijk voor het beheer van de beveiligingsvoorschriften voor de GBA.
De beveiligingscoördinator/functionaris is bevoegd om medewerkers van de afdeling Burgerzaken aanwijzingen te geven ten aanzien van beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit de wet en de beveiligingsvoorschriften voor de GBA.
De beveiligingscoördinator/functionaris ziet er op toe dat beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet en de binnengemeentelijk vastgestelde beveiligingsvoorschriften en de in deze regeling opgenomen bepalingen inzake beveiliging worden nageleefd.
De beveiligingscoördinator/functionaris adviseert burgemeester en wethouders over:
de beveiligingsaspecten die uit de wet GBA en de binnengemeentelijke beveiligingsvoorschriften voortvloeien; en
de fysieke beveiliging in en om de ruimtes waar de hoofdcomputer en de overige componenten voor bijhouding van de GBA staan.
De beveiligingscoördinator/functionaris voorziet jaarlijks in een verslag over de activiteiten inzake het beveiligingsbeheer.
De beheerregeling Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens vastgesteld bij besluit van burgemeester en wethouders van 1 januari 2010 wordt ingetrokken met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze regeling.
Deze beheerregeling treedt in werking op 1 oktober 2012.
Deze beheerregeling wordt aangehaald als: Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.
De beheerregeling ligt ter inzage bij de verantwoordelijke voor de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van Schermer van 27 november 2012.
Op grond van artikel 3 van de beheerregeling voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens wijst het college van burgemeester en wethouders van Schermer de volgende (beheer)functionarissen aan:
Informatiebeheer:
Als informatiebeheerder is aangewezen de beheerder van de GBA, te weten:
Teamcoördinator Maatschappelijke Zaken.
Als diens plaatsvervanger wordt aangewezen: de allround medewerkers burgerzaken.
Beveiligingsbeheer:
Als beveiligingsbeheerder is aangewezen:
de beveiligingscoördinator i.c. de gemeentesecretaris.
Gegevensbeheer:
Als gegevensbeheerder is aangewezen:
Teamcoördinator Maatschappelijke Zaken.
Als diens plaatsvervanger wordt aangewezen: de allround medewerkers burgerzaken.
Applicatiebeheer:
Als applicatiebeheerder worden aangewezen:
De allround medewerkers burgerzaken.
Privacybeheer:
Als privacybeheerder is aangewezen:
Teamcoördinator Maatschappelijke Zaken.
Als diens plaatsvervanger wordt aangewezen: de allround medewerkers burgerzaken.
Systeembeheer:
Het systeembeheer wordt uitgevoerd door de gemeente Alkmaar. Burgemeester en wethouders van Alkmaar zijn bewerker van de GBA. Conform Dienstverleningsovereenkomst d.d. 2 augustus 2011, wijzen B&W van Alkmaar de systeembeheerder van de GBA aan.
Gegevensverwerking:
Als gegevensverwerkers worden aangewezen: de medewerkers Burgerzaken.
Tevens worden de allround medewerkers Burgerzaken aangewezen om namens het gemeentebestuur een verklaring, genoemd in artikel 36, lid 2 onder sub e, van de Wet GBA (zgn. Verklaring onder Ede) af te nemen (zie artikel 3, lid 1 onder d. van de Beheerregeling).
Schermer, 27 november 2012.
Burgemeester en wethouders van Schermer,
De secretaris, P. Schouten
, F. Vletter De burgemeester,