Beleidskader voor evenementenvergunningen in stadsdeel West

1. Inleiding en leeswijzer

Jaarlijks vinden in stadsdeel West tal van evenementen plaats, variërend van een buurtfeest tot een kermis of een dance-event.

Stadsdeel West is blij met een divers aanbod aan evenementen. Dit maakt het stadsdeel aantrekkelijk en zorgt voor een goed woon- en leefklimaat. Om het voor iedereen leuk te houden is het belangrijk om de evenementen in goede banen te leiden. Uit klachten blijkt dat niet alle bewoners gelukkig zijn met de druk op de omgeving die evenementen met zich meebrengen. Op hun beurt laten organisatoren van evenementen blijken dat zij behoefte hebben aan duidelijkheid, zij willen weten welke voorwaarden er zijn vanuit het stadsdeel, Kortom: bewoners en evenementenorganisatoren willen weten waar zij aan toe zijn. Vandaar de behoefte om een kader te creëren voor evenementenvergunningen.

In dit stuk leest u allereerst welke regels er op evenementen van toepassing (h. 2) zijn en vervolgens een omschrijving van het kader dat stadsdeel West met dit stuk wil regelen (h. 3). In hoofdstuk 4 leest u op welke wijze stadsdeel West dit kader gaat hanteren. De handhaving van de vergunningplicht en van de vergunningvoorwaarden is beschreven in hoofdstuk 5. We besluiten met aandacht voor de beleidsevaluatie (h. 6).

We hebben geprobeerd dit een leesbaar stuk te maken. Enkele zaken hebben we daarom opgenomen in de bijlagen. U vindt hier een overzicht van locaties en de categorisering van de verschillende categorieën evenementen die daar kunnen plaatsvinden. Ook hebben we in de bijlage een handleiding opgenomen voor de aanvraag van een evenementenvergunning, het voorbereidingsproces en de toetsingscriteria.

2. Context regelgeving

In de gemeente Amsterdam is veel geregeld omtrent evenementen. Evenementen zijn een openbare orde aangelegenheid en behoren daarom tot het verantwoordelijkheid van de burgemeester 1. Met de Verordening op de Stadsdelen heeft de gemeente Amsterdam veel taken en verantwoordelijkheden willen decentraliseren, waarbij ook de vergunningverlening voor evenementen is gemandateerd aan de stadsdeelvoorzitters, binnen het beleid dat de burgemeester daarvoor heeft vastgesteld.

Gemeentelijke regelgeving

De basis voor de vergunningplicht voor evenementen ligt in de Apv 2. Hierin is geregeld dat een aanvraag 8 weken tevoren moet worden ingediend, en zijn de weigeringgronden benoemd. Kleine evenementen zijn niet vergunningplichtig maar moeten 2 weken tevoren worden gemeld 3.

Een evenement kan geweigerd worden als:

• •

  het evenement gevaar oplevert voor de openbare orde, de gezondheid, de veiligheid, de brandveiligheid of voor het ontstaan van wanordelijkheden;

• •

  een onevenredig groot aantal bezoekers te verwachten is;

• •

  het evenement zich niet verdraagt met het karakter of de bestemming van de plaats op waar het wordt gehouden;

• •

  het evenement een onevenredig groot beslag legt op de beschikbare ruimte of tijd dan wel de inzet van hulpdiensten;

• •

  het evenement een belemmering vormt voor het verkeer of het scheepvaartverkeer;

• •

  van het evenement een onevenredige belasting voor het woon- of leefklimaat in de omgeving te verwachten is;

• •

  het evenement verontreiniging tot gevolg heeft, afbreuk doet aan het uiterlijk aanzien van de omgeving dan wel schade toebrengt aan groenvoorzieningen of voorzieningen van openbaar nut;

• •

  de organisator onvoldoende waarborgen biedt voor een goed verloop van het evenement, gelet op de hiervoor genoemde belangen of

• •

  de organisator onvoldoende waarborgen biedt om schade aan het milieu als gevolg van het evenement te voorkomen of te beperken.

Dit zijn de aspecten waarop de vergunning wordt getoetst, en die aanleiding kunnen geven om aanpassingen in het evenement voor te schrijven danwel de vergunning niet te verlenen. Bij de beoordeling van evenementen spelen adviezen van hulpdiensten zoals de politie en de GGD een belangrijke rol, en daarnaast ook de afdelingen van het stadsdeel zoals Beheer Openbare Ruimte en Handhaving. In deze nota wordt verder uitgewerkt hoe het stadsdeel deze criteria toepast. Voor het Cultuurpark Westergasfabriek is dit al gedaan in de nota Evenementenvergunningenbeleid Cultuurpark Westergasfabriek. Een uitgebreide uitwerking van de gang van zaken rondom de vergunningverlening is beschreven in het Draaiboek Evenementen van de gemeente Amsterdam.

Dance-events en andere verhoogd risico-evenementen

De verhoogd risico-evenementen en evenementen met meer dan 2.000 bezoekers vormen een apart onderdeel. Op dit onderdeel is door de burgemeester gedetailleerd uitgewerkt hoe deze evenementen voorbereid moeten worden. Dit is nader uitgewerkt in de Handreiking Veiligheid Evenementen.

Evenementen met meer dan 2.000 bezoekers of evenementen met een verhoogd risico zoals voetbalgerelateerde- of dance-evenementen moeten jaarlijks voor 1 december worden gemeld. Vervolgens dienen deze minimaal 16 weken tevoren te worden aangevraagd, vergezeld van onder andere een Veiligheidsplan. In de voorbereiding moet een dienstenoverleg plaatsvinden waar de hulpdiensten en de aanvrager aanwezig zijn en alle relevante aspecten doorgesproken worden. Nadat naar aanleiding van dit dienstenoverleg eventuele aanpassingen zijn doorgevoerd in het Veiligheidsplan wordt de aanvraag nog voorgelegd aan de directie Openbare Orde en Veiligheid die rechtstreeks onder de Burgemeester valt.

Proces Vergunningverlening

Voor de behandeling van evenementenvergunning heeft de burgemeester het Generiek Evenementenproces vastgesteld, waarin nauwkeurig uitgeschreven is hoe het proces eruit moet zien. Het komt erop neer dat evenementen 8 weken tevoren dienen te worden aangevraagd en uiterlijk 2 weken tevoren worden beschikt (verleend danwel geweigerd). De verhoogd risico-evenementen dienen 16 weken tevoren te worden aangevraagd en 8 weken tevoren beschikt. Niet-vergunningplichtige evenementen moeten 2 weken tevoren worden gemeld.

3. Wat regelt het kader evenementenvergunningen stadsdeel West?

In stadsdeel West zijn heel wat kleinere parkjes en pleinen, en enkele grotere. Deze zijn allemaal in meer of mindere mate geschikt voor evenementen. Van deze locaties is een lijst aangelegd. Hieraan gekoppeld is een systeem met classificaties van verschillende evenementen. Zowel de lijst met locaties als de classificatie van evenementen is te vinden in de bijlage. Per locatie is aangegeven welke typen evenement hier kunnen plaatsvinden en hoe vaak, en per locatie zijn soms nog specifieke randvoorwaarden aangegeven.

Bij de Front-Office Vergunningen komen alle vergunningaanvragen binnen. Hier kan men meteen aangeven of voor een bepaalde locatie nog ruimte is om een evenement te organiseren. Mocht de wenslocatie in het betreffende tijdvak geen ruimte meer bieden kan de Front-Office meedenken over een alternatief.

De lijst met locaties en vergunningclassificaties is leidend. Als er een evenementenaanvraag binnenkomt die hier niet mee strookt loopt deze aanvraag grote kans afgewezen te worden.

Oprekken grens meldingplichtige evenementen

De grens voor vergunningplichtige evenementen wordt opgerekt voor de parken en pleinen die in de bijlage zijn opgesomd. Er komen relatief veel kleine evenementen voor die weinig inpact hebben op de openbare ruimte. Het gaat daarbij om bijvoorbeeld een buurtbarbeque of een officiële opening. Deze voldoen vaak net niet aan de criteria voor een meldingsplichtig evenement, met name doordat het aantal bezoekers net wat hoger is dan 100 of soms doordat er meer dan 2 objecten worden geplaatst. Hiervoor zijn uitgebreidere criteria bepaald (categorie B), binnen deze criteria zullen evenementen op deze locaties in goede orde en zonder grote belasting voor de omgeving kunnen verlopen.

4. Handhaving 

Opbouw van evenementen dient in samenspraak te gebeuren met medewerkers van de afdeling Beheer Openbare Ruimte (of de Rayons). Toezicht op de evenement daar waar het de openbare ruimte betreft wordt door het stadsdeel gedaan (Handhaving). In de jaarlijkse prioritering voor handhaving door het stadsdeel hebben de evenementen de aandacht. De handhaving van de openbare orde is ten allen tijde de taak van de politie.

Als organisatoren zich niet houden aan vergunningvoorwaarden of aanwijzingen van medewerkers van het stadsdeel of de politie, volgt een waarschuwingsbrief waarin de consequenties worden benoemd van nieuwe overtredingen. Deze consequenties zijn gehele of gedeeltelijke weigering van nieuwe vergunningaanvragen voor een bepaalde periode, afhankelijk van de ernst van de overtreding.

5. Evaluatie

Het beleidskader voor evenementen bestaat in de kern uit de classificatie van evenementen en de lijst met locaties waar classificaties, frequenties en specifieke voorwaarden aan verbonden zijn. Dit beleid zal het beste werken als deze lijst als een ‘levend document' functioneert. Gedurende het jaar zullen bij de Front-Office Vergunningen ongetwijfeld op- en aanmerkingen over het beleid binnenkomen. Dit beleid zal op de website van het stadsdeel te lezen zijn, om betrokkenen te informeren over alles wat met evenementen te maken heeft. Hierbij zal ook worden geattendeerd op de mogelijkheid om opmerkingen te maken over het beleid. Deze opmerkingen zullen worden verzameld en jaarlijks worden geëvalueerd. Jaarlijks zal het beleid vervolgens opnieuw worden vastgesteld. Op deze manier is gewaarborgd dat het beleid zo goed mogelijk blijft voldoen aan de eisen en wensen van alle betrokkenen.

______________________________________________________

1 Gemeentewet, art. 97

2 Relevante artikelen zijn in hun volledigheid opgenomen in de bijlage

3 De criteria hiervoor zijn terug te vinden in de relevante Apv-artikelen in de bijlage