| Overheidsorganisatie | Waterschap Veluwe |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Budgetteringsregeling Waterschap Veluwe |
| Citeertitel | Budgetteringsregeling |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp | financiën – belastingen |
Datum inwerkingtreding is bij benadering
Datum ondertekening inwerkingtredingsbesluit:
Bron bekendmaking inwerkingtredingsbesluit: -
Onbekend.
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 27-11-2002 | 27-11-2002 | 26-11-2008 | nieuwe regeling | 27-11-2002 - | 2002004138 |
De regeling budgettering maakt onderdeel uit van de regeling financieel beheer die is ingegaan op 1 januari 1997. Per 1 april 2000 is een aantal wijzigingen doorgevoerd. Als gevolg van aanpassingen in de landelijke productenstructuur, een aanvulling wat betreft uitgaven ten laste van kredieten alsmede het omgaan met voorzieningen, is de regeling aangepast. Daarnaast zijn de grensbedragen per budgethouder naar boven bijgesteld.
In die gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het college van dijkgraaf en heemraden.
In deze paragaaf zal worden toegelicht wat onder een verplichting wordt verstaan. Daarnaast worden de regels doorgenomen voor het aangaan van een verplichting (wie mag een verplichting aangaan onder welke voorwaarden).
Onder een verplichting verstaan we een met een leverancier overeengekomen levering van goederen of diensten tegen een van tevoren bekend bedrag. De levering kan plaatsvinden op basis van een bestelbon of contract.
De budgethouder is verantwoordelijk voor zijn eigen budget. Om goed inzicht te krijgen in de actuele stand van het budget is het noodzakelijk om verplichtingen vast te leggen in het financiële systeem. Dit is ook van belang bij het snel opstellen van actuele rapportages.
Als er op een bepaald product geen budget meer beschikbaar is, bestaat de mogelijkheid het inboeken van verplichtingen ten latse vandie post te blokkeren. Hier is echter niet voor gekozen. In de praktijk zou men goederen kunnen bestellen zonder deze op te nemen als verplichting. Een budgethouder heeft de mogelijkheid om te schuiven met budgetten. Regel is dat bij het aangaan van een verplichting zonder dat er geld beschikbaar is, tegelijkertijd een voorstel tot schuiven wordt ingediend. Als bijlage 3 is een formulier opgenomen om het schuiven van budgetten mogelijk te maken. Uitgangspunt bij het schuiven is dat het budget per beheerproduct niet mag worden overschreden. Budgetoverschrijdingen van werkplanproducten kunnen worden opgevangen met overschotten op werkplanproducten binnen datzelfde beheerproduct.
Voor het aangaan van verplichtingen is een aantal regels opgesteld. Onderstaand is weergegeven welke verplichtingen door de budgetgerechtigden per kostendrager, beleidsveld, beleidsproduct, beheerproduct en werkplanproduct mogen worden aangegaan.
Voor de volgende onderdelen is toestemming nodig van het algemeen bestuur:
kredieten;
beschikking over reserves;
belangrijke beleidswijzigingen;
budgetrecht per kostendrager; dit houdt in dat er toestemming nodig is van het algemeen bestuur in geval van schuiven van budgetten tussen kostendragers. Hierbij dient aangegeven te worden in hoeverre de geraamde prestatie door de verschuiving wordt beïnvloed;
bestuurlijk gevoelige posten; niet zozeer de hoogte van het bedrag als wel het onderwerp is het belangrijkste criterium;
beschikken over de voorzieningen in categorie 4 (zie paragraaf 2.2.8);
aanwending begrotingspost onvoorzien ter dekking van de financiële gevolgen van tussentijdse beleidswijzigingen en gevoteerde kredieten.
Voor de volgende onderdelen is toestemming nodig van het college van dijkgraaf en heemraden:
het aangaan van verplichtingen waarmee voor het waterschap een bedrag is gemoeid van meer dan € 500.000,--;
budgetrecht per beleidsveld; dit houdt in dat er toestemming nodig is van het college van dijkgraaf & heemraden in geval van schuiven van budgetten tussen beleidsvelden binnen één kostendrager. Hierbij dient aangegeven te worden in hoeverre de geraamde prestatie door de verschuiving wordt beïnvloed;
bestuurlijk gevoelige posten; niet zozeer de hoogte van het bedrag als wel het onderwerp is het belangrijkste criterium;
beleidswijzigingen; uitgaven van enige importantie als gevolg van beleidswijzigingen;
beschikken over de voorzieningen in categorie 2 (zie paragraaf 2.2.8);
uitgaven ten laste van de begrotingspost onvoorzien ter dekking van niet voorziene uitgaven in de exploitatiesfeer (hierbij wordt feitelijk gebruik gemaakt van de machtiging maar vindt achteraf verantwoording plaats door het college van dijkgraaf en heemraden);
uitgaven ten laste van van het voorbereidingskrediet investeringen.
Voor de volgende onderdelen is toestemming nodig van de directie:
het aangaan van verplichtingen waarmee voor het waterschap een bedrag is gemoeid van meer dan € 50.000,-- en minder dan € 500.000,--;
budgetrecht per beleidsproduct: dit houdt in dat er toestemming nodig is van directie in geval van schuiven van budgetten tussen beleidsproducten binnen 1 beleidsveld. Hierbij dient aangegeven te worden in hoeverre de geraamde prestatie door de verschuiving wordt beïnvloed;
het uitvoeren van andere dan bij het opstellen van de begroting vermelde activiteiten;
ambtelijk gevoelige posten;
het verschuiven van afdelingsbudgetten tussen sectoren;
het inschakelen van externe adviseurs ten aanzien beleidsgevoelige aspecten;
uitgaven ten laste van de begrotingspost studies en onderzoeken;
beschikken over de voorzieningen in de categorieën 1, 3 en 5 (zie paragraaf 2.2.8);
uitgaven met betrekking tot calamiteiten (incidenten waarbij direct optreden noodzakelijk is) > € 50.000,-- met melding aan de dijkgraaf en het college van dijkgraaf & heemraden.
Voor de volgende onderdelen is toestemming nodig van de verantwoordelijke van het beleidsproduct/sectorhoofd:
het aangaan van verplichtingen waarmee voor het waterschap een bedrag is gemoeid van meer dan € 10.000,-- en minder dan € 50.000,--;
budgetrecht per beheerproduct: dit houdt in dat er toestemming nodig is van de verantwoordelijke voor het beleidsproduct in geval van schuiven van budgetten tussen beheerproducten binnen 1 beleidsproduct. Hierbij dient aangegeven te worden in hoeverre de geraamde prestatie door de verschuiving wordt beïnvloed;
uitgaven met betrekking tot calamiteiten (incidenten waarbij direct optreden noodzakelijk is) < € 50.000,-- met melding aan de directie. De directie is verantwoordelijk voor melding aan de dijkgraaf en het college van dijkgraaf & heemraden.
Voor de volgende onderdelen is toestemming nodig van de verantwoordelijke van het beheerproduct/afdelingshoofd:
het aangaan van verplichtingen waarmee voor het waterschap een bedrag is gemoeid van meer dan € 0,-- en minder dan € 10.000,--;
budgetrecht per werkplanproduct: dit houdt in dat er toestemming nodig is van de verantwoordelijke voor het beheerproduct in geval van schuiven van budgetten tussen werkplanproducten binnen één beheerproduct.
Hierbij dient aangegeven te worden in hoeverre de geraamde prestatie door de verschuiving wordt beïnvloed.
In principe mogen kredieten niet worden overschreden.
In bijzondere omstandigheden kan een overschrijding van een krediet onvermijdelijk zijn. Voor een dreigende overschrijding dient vooraf goedkeuring te worden verleend door het bestuur. Aangezien het aantal vergaderingen van het algemeen bestuur beperkt is, worden in spoedeisende gevallen de volgende regels gehanteerd:
bij een overschrijding van ≤ € 25.000,-- van het kredietbedrag is goedkeuring nodig van de directie;
bij een overschrijding van > € 25.000,-- ≤ € 100.000,-- van het kredietbedrag is goedkeuring nodig van het college van dijkgraaf en heemraden;
bij een overschrijding van > € 100.000,-- van het kredietbedrag is goedkeuring nodig van het algemeen bestuur.
Voor investeringen worden specifieke kredieten door het algemeen bestuur gevoteerd. Voor technische werken worden in het algemeen bestuur voorbereidingskredieten aangevraagd. Met het tot stand brengen van een voorstel voor een voorbereidingskrediet zijn ook financiële middelen gemoeid. Hiervoor is een bedrag van € 100.000,-- als voorschot gemandateerd aan het college van d&h. De te maken kosten komen dan voorlopig ten laste van deze post. Bij vaststelling van het voorbereidingskrediet worden deze overgeheveld naar het betreffende krediet.
Waterschap Veluwe beschikt over 9 voorzieningen. De voorzieningen zijn in te delen in
vijf categorieën, te weten:
1. onderhoudsvoorzieningen;
2. bijdragen aan derden;
3. voorziening WOZ-kosten;
4. voorzieningen ter financiering van projecten (gefinancierd uit verleden);
5. voorziening werken voor derden.
1. Categorie 1 betreft voorzieningen bedoeld voor het plegen van regulier onderhoud, te weten:
onderhoudsvoorziening zuiveringstechnische werken;
Apeldoorns kanaal regulier onderhoud;
groot onderhoud dijken.
Voor onttrekkingen ten laste van deze voorzieningen is goedkeuring nodig van de directie.
2. Categorie 2 omvat de voorzieningen waaruit een bijdrage aan een derde wordt betaald op basis van oor het algemeen bestuur vastgesteld beleid. Het betreft de volgende voorzieningen:
stimulering sanering ongewenste lozingen;
afkoppelen verhard oppervlak.
Voor onttrekkingen ten laste van deze voorzieningen is goedkeuring nodig van het college van dijkgraaf & heemraden.
3. Categorie 3 betreft de voorziening WOZ-kosten. Uit deze voorzieningen worden afrekeningen betaald van gemeenten die door de Waarderingskamer zijn goedgekeurd.
Voor onttrekkingen ten laste van deze voorziening is goedkeuring nodig van de directie.
4. Categorie 4 betreft voorzieningen die worden aangewend als kredieten. Onttrekkingen zijn bestemd voor werkzaamheden in de toekomst die uit het verleden worden gefinancierd. Het gaat hier om de volgende voorzieningen:
Apeldoorns kanaal achterstallig onderhoud;
waterbodemsanering.
Voor onttrekkingen ten laste van deze voorzieningen is goedkeuring nodig van het algemeen bestuur.
5. Categorie 5 betreft een voorziening ten behoeve van de verwerking van afvalstoffen. Een deel van de opbrengst voor de verwerking van afvalstoffen voor marktpartijen wordt gestort in deze voorziening. Investeringen en andere uitgaven die nodig zijn om het werken voor derden beter te kunnen uitvoeren worden gefinancierd uit deze voorziening.
Voor onttrekkingen ten laste van deze voorziening is goedkeuring nodig van de directie.
In schema ziet het er als volgt uit:
Categorie | Naam voorziening | Goedkeurding door |
|---|---|---|
1. onderhoudsvoorziening Apeldoorns kanaal | zuiveringstechnische werken regulier onderhoud | directie |
2. stimulering sanering afkoppelen verhard oppervlak | ongewenste lozingen | college van dijkgraaf & heemraden |
3. WOZ-kosten | directie | |
4. Apeldoorns kanaal waterbodemsanering | achterstallig onderhoud | algemeen bestuur |
5. Verwerking van afvalstoffen | directie |
Voor het al dan niet aanvragen van offertes gelden onderstaande richtlijnen:
Aantal aan te vragen offertes afhankelijk van de raming:
< € 15.000,-- : minimaal 1 offerte
> € 15.000,-- < € 30.000,-- : minimaal 2 offertes
> € 30.000,-- < € 100.000,-- : minimaal 3 offertes
> € 100.000,-- : aanbesteding
In principe is de aanbesteding openbaar. In geval van een beperkt aantal potentiële leveranciers wordt er aanbesteed op uitnodiging.
Gunning
Gunning vindt plaats aan de inschrijver met de beste prijs/kwaliteit verhouding.
Voor een compleet overzicht wordt verwezen naar de offerteprocedure van Waterschap Veluwe, die als bijlage 4 is opgenomen.
Bij Europese aanbestedingen wordt onderscheid gemaakt in nieuwbouwprojecten en diensten. Daarbij worden diverse grensbedragen gehanteerd. Voor een overzicht wordt verwezen naar de regeling voor Europese aanbestedingen. Een korte weergave is bijgevoegd als bijlage 5.
Productbudgetten
Het college van dijkgraaf en heemraden heeft een deel van haar budgetten gemandateerd aan de dijkgraaf, de directie en de sectorhoofden. Middels de zogenaamde sub-mandatering wordt een vrij groot deel van de uitvoerende bevoegdheden/verantwoordelijkheden van de directie en de sectorhoofden gelegd bij de afdelingshoofden. In bijlage 1 worden de budgethouders per productniveau genoemd (beheer- en beleidsproducten). De directie is gemachtigd deze lijst aan te passen.
Een factuur wordt als eerste geparafeerd door de verantwoordelijke van het werkplanproduct. De tweede paraaf wordt gezet door de verantwoordelijke van het beheerproduct. Blijkt dat deze laatste dezelfde is als de verantwoordelijke voor het werkplanproduct dan tekent de verantwoordelijke voor het beleidsproduct als tweede.
Verdergaande sub-mandatering is mogelijk mits dit schriftelijk wordt goedgekeurd door de directie middels bijgevoegd formulier (bijlage 2).
De productstructuur ziet er als volgt uit:
kostendragers;
beleidsvelden;
beleidsproducten;
beheerproducten;
werkplanproducten.
De productverantwoordelijken worden in paragraaf 3.2 genoemd. Als verantwoordelijke voor bijv. een beheerproduct betekent het niet automatisch dat het eigen sectorhoofd verantwoordelijk is voor het beleidsproduct. Dit kan dus evengoed een sectorhoofd zijn van een andere sector.
Tot het budget wordt naast de financiële begroting ook de geraamde taakstelling (prestaties) gerekend zowel kwantitatief als kwalitatief. Dit houdt tevens in dat de budgethouder verantwoordelijk is voor het geraamde urenbudget per product.
Centrale budgetten
Naast de directe kostenramingen en de urenramingen zijn er nog een aantal posten die wel op de producten worden begroot maar waar de budgethouder geen budgetverantwoordelijkheid voor heeft. Deze verantwoordelijkheid is centraal in de organisatie geregeld. Het betreft de volgende centrale posten:
salarissen en sociale lasten hoofd afdeling Personeel & Organisatie;
kapitaallasten hoofd Financiële en Economische Zaken;
belastingen (OZB, loonbelasting e.d.) hoofd Financiële en Economische Zaken;
verzekeringen hoofd Financiële en Economische Zaken.
Doorbelastingen
Voor doorbelastingen zoals voor huisvesting en ondersteunende producten hebben de budgethouders van producten geen budgetverantwoordelijkheid. Deze budgetverantwoordelijkheid is als volgt geregeld:
huisvesting hoofd afdeling Facilitaire Zaken;
ondersteunende producten betreffende productverantwoordelijke.
Afdelingsbudgetten
Naast de bovengenoemde budgetten zijn er nog, in beperkte mate, afdelingsbudgetten. Voor zover de ramingen niet hierboven al zijn genoemd is het betreffende sector-/afdelingshoofd budgetverantwoordelijk (voor bijvoorbeeld reis- en verblijfkosten, uitzendkrachten e.d.).
Het sectorhoofd mag afdelingbudgetten verschuiven binnen zijn eigen sector.
Naast bovenstaande regels is nog een aantal algemene spelregels opgesteld. Hieronder volgen de belangrijkste:
verplichtingen kunnen alleen worden aangegaan uit het eigen budget;
de budgethouder heeft de plicht om de geregistreerde gegevens kritisch te beoordelen en eventuele onvolkomenheden te melden bij de afdeling Financiële en Economische Zaken;
de budgethouder legt zijn verplichtingen zodanig vast dat de actuele stand van de reeds aangegane verplichtingen ten opzichte van het totale toegekende budget en de voortgang van het project zichtbaar is. Dit voor het inzicht op de diverse productniveau en de op te stellen kwartaalrapportages ten behoeve van het management;
de budgethouder informeert de verantwoordelijke van het bovengelegen productniveau direct omtrent door hem gesignaleerde c.q. verwachte afwijkingen van het toegekende budget. Dit geldt zowel voor over- als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen uitgaven en/of inkomsten, afwijkingen in de kwantitatieve of kwalitatieve taakstelling en overige kengetallen;
de uitvoering van werkzaamheden van de budgethouder mag worden overgedragen aan ondergeschikten. De budgethouder blijft echter verantwoordelijk. Eventuele afspraken omtrent een verdergaande vorm van submandatering worden schriftelijk vastgelegd en ter kennisname gestuurd aan de directie. Tevens worden deze afspraken kenbaar gemaakt aan het hoofd van de afdeling Financiële en Economische Zaken;
de budgethouder is verantwoordelijk voor de te leveren prestaties tegen de daarvoor beschikbaar gestelde middelen (uitgaven, inkomsten, uren e.d.);
eventuele tegenvallers dienen te worden opgevangen met meevallers. Bij tekorten mag geschoven worden op grond van eerdergenoemde regels;
mocht na alle pogingen tot schuiven de budgetruimte niet toereikend zijn dan is het college van d&h bevoegd tot het toekennen van aanvullende budgetruimte ten laste van de post onvoorzien. Middels de Burap worden deze verschuivingen aan het algemeen bestuur kenbaar gemaakt;
mocht de totale begroting ontoereikend zijn dan dient er een voorstel voor het algemeen bestuur opgesteld te worden (begrotingswijziging ten laste van de algemene reserves).