| Overheidsorganisatie | Waterschap Groot Salland |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Protocol elektronisch bestuurlijk verkeer Waterschap Groot Salland |
| Citeertitel | Protocol elektronisch bestuurlijk verkeer Waterschap Groot Salland |
| Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | bestuur – waterschappen |
Deze regeling is vervangen door de Verordening elektronisch berichtenverkeer Waterschap Drents Overijsselse Delta 2016.
Algemene wet bestuursrecht, afdeling 2.3
Geen.
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2016 | 01-01-2016 | intrekking | 04-01-2016 | Onbekend. | |
| 20-11-2010 | 01-01-2016 | nieuwe regeling | 04-11-2010 De Stentor 19-11-2010 | 2010-7805 |
Nr. 2010-7805.jot
HET DAGELIJKS BESTUUR VAN HET WATERSCHAP GROOT SALLAND
Overwegende,
- dat het wenselijk is dat het waterschap digitaal diensten en producten aanbiedt;
- dat het kenbaar wil maken dat het Waterschap Groot Salland de mogelijkheid voor elektronisch bestuurlijk verkeer heeft geopend;
- dat het gewenst is nadere regels te stellen ten aanzien van het elektronisch bestuurlijk verkeer;
Gelet op het bepaalde in afdeling 2.3 van de Algemene wet bestuursrecht
BESLUIT
vast te stellen het volgende "protocol elektronisch bestuurlijk verkeer Waterschap Groot Salland"
In dit protocol wordt verstaan onder:
Algemene postbus: elektronische postbus die niet is gekoppeld aan een specifieke medewerker van het waterschap, maar aan de organisatie als geheel of een onderdeel daarvan.
Persoonlijke postbus:
elektronische postbus die is gekoppeld aan een specifieke medewerker van het waterschap.
Waterschaps e-mailadres:
elektronisch postadres dat eindigt met @wgs.nl.
Website:
de website van het Waterschap Groot Salland.
Elektronisch bericht:
informatie die langs elektronische weg wordt verzonden of ontvangen.
Elektronisch formulier:
een op de website van het waterschap aanwezig formulier waarmee een product of dienst kan worden aangevraagd. Het invullen van een elektronisch formulier zal resulteren in een elektronisch bericht dat naar het waterschap wordt verstuurd.
Functioneel bericht:
elektronisch bericht dat volgens de inhoud behoort bij het waterschap en dat een medewerker uit hoofde van de functie ontvangt of verzendt.
Bestuurlijk bericht:
functioneel bericht verzonden door of namens een bestuursorgaan van het waterschap.
Archiefwaardig bericht:
functionele berichten, daaronder in ieder geval begrepen bestuurlijke berichten, die op grond van de archiefwetgeving in aanmerking komen voor bewaring.
Waterschap:
het Waterschap Groot Salland.
Medewerker:
iedereen met een vaste of tijdelijke aanstelling bij het waterschap, alsmede stagiairs, uitzendkrachten, gedetacheerde of ingehuurde medewerkers.
Behandelaar:
medewerker die met de afhandeling van een elektronisch bericht is belast.
Dit protocol is van toepassing op functionele berichten, inclusief webformulieren van de website, verstuurd naar of ontvangen op een waterschaps e-mailadres.
1. Het protocol maakt extern kenbaar dat het mogelijk is om berichten elektronisch naar het waterschap te verzenden en verschaft duidelijkheid in de voorwaarden die het waterschap stelt aan elektronische berichten.
2. Het protocol verschaft intern duidelijkheid over hoe een medewerker dient om te gaan met elektronische berichten en de afhandeling daarvan.
Iedere medewerker is verantwoordelijk voor de behandeling van de in zijn persoonlijke postbus ontvangen functionele berichten overeenkomstig de bepalingen in dit protocol. Voor iedere algemene postbus wordt een beheerder aangewezen die de verantwoordelijkheid heeft om de ontvangen functionele berichten overeenkomstig de bepalingen in het protocol af te handelen.
1. Berichten kunnen elektronisch via e-mail óf een van de op de website aanwezige elektronische formulieren worden verzonden naar het waterschap.
2. Elektronische aanvragen, bezwaarschriften, klachten en zienswijzen worden alleen in behandeling genomen als deze worden ingediend door middel van de daarvoor bestemde formulieren op de website.
3. Producten of diensten waarvoor geen webformulier beschikbaar is en overige functionele berichten kunnen worden gestuurd naar de algemene postbus van het waterschap.
4. Niet in behandeling worden genomen:
berichten zonder naam en adres van de afzender of waarvan het e-mailadres van de afzender niet herleidbaar is;
elektronische berichten waarvan de bijlagen niet geopend kunnen worden;
berichten die de maximale e-mail grootte die wordt geaccepteerd door het e-mail systeem van het waterschap overschrijden;
berichten die worden tegengehouden door de anti-virus c.q. spamfilters van het waterschap;
berichten (of bijlagen) die niet kunnen worden geopend met de door het waterschap gebruikte softwarepakketten.
berichten die niet via een elektronische postbus bij het waterschap binnenkomen.
Voor functionele berichten die binnenkomen via een webformulier van de website danwel via de algemene postbus van het waterschap, wordt binnen twee werkdagen een technische ontvangstbevestiging gestuurd. Hiermee wordt aangegeven dat het bericht, technisch gezien, in goede orde is ontvangen.
1. Afzenders van functionele berichten die zijn ingediend overeenkomstig de bepalingen uit artikel 5, eerste en tweede lid, ontvangen binnen vijf werkdagen na ontvangst een inhoudelijke ontvangstbevestiging waarin wordt aangegeven:
of een bericht in behandeling kan worden genomen;
de behandelende ambtenaar of afdeling;
de termijn voor een vervolgreactie.
Als datum van ontvangst geldt hierbij de datum waarop het bericht door het waterschap is ontvangen.
2. Indien de aanvrager daarom verzoekt, zal de vervolgreactie zoveel mogelijk elektronisch worden gegeven.
3. Iedere medewerker is zelf verantwoordelijk voor het tijdig afhandelen van functionele berichten waarvan deze behandelaar is.
4. Onder tijdige afhandeling wordt verstaan:
afhandeling binnen de wettelijke termijn
indien er geen wettelijke termijn geldt, afhandeling binnen acht weken.
5. Wanneer het niet mogelijk is een bericht tijdig af te handelen, stuurt de behandelaar, al dan niet namens het bestuursorgaan, een vertragingsbericht waarin gemotiveerd is aangegeven waarom afhandeling binnen de aangegeven termijn niet mogelijk is en wat de nieuwe afhandeltermijn is.
6. De bekendmaking en toezending van bestuurlijke berichten vindt schriftelijk plaats, tenzij de aanvrager heeft verzocht om elektronische afhandeling en er is voldaan aan de voorwaarden zoals vermeld in het achtste lid.
7. De afhandeling van functionele berichten anders dan bestuurlijke berichten, vindt schriftelijk of elektronisch plaats.
8. Elektronische afhandeling is alleen toegestaan indien:
de geadresseerde expliciet kenbaar heeft gemaakt dat hij via zijn e-mail adres voldoende bereikbaar is
het uitgaande bericht ondertekend is met een met voldoende waarborgen omgeven authentificatie.
1. Archiefwaardige berichten die binnenkomen via een webformulier vanaf de website worden door of namens de ontvanger in het daarvoor bestemde registratiesysteem geregistreerd.
2. Archiefwaardige berichten die binnenkomen in de algemene postbus worden door de medewerkers van het bureau Archief en Registratuur in het daarvoor bestemde registratiesysteem geregistreerd.
1. Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor het (laten) registreren en archiveren van archiefwaardige berichten die zijn ontvangen op c.q. verstuurd vanaf de persoonlijke postbus.
2. De criteria die gelden voor het archiveren van elektronische berichten zijn dezelfde als die gelden voor papieren stukken.
3. Archivering van elektronische berichten vindt plaats overeenkomstig de daarvoor geldende regels.
4. Het bureau Archief en registratuur is verantwoordelijk voor het toetsen van de in het eerste lid genoemde berichten aan de registratiecriteria en het registreren en archiveren van deze berichten.
Voor zover de regeling gebruik E-mail en internet strijdig is met dit protocol, prevaleert het protocol.
In gevallen waarin dit protocol niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing ervan, beslist de secretaris-directeur.
Dit protocol treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking ervan.
Dit protocol wordt aangehaald als 'Protocol elektronisch bestuurlijk verkeer Waterschap Groot Salland".
Toelichting bij het Protocol elektronisch bestuurlijk verkeer Waterschap Groot Salland
Algemeen
Sinds 1 juli 2004 is de Algemene wet bestuursrecht (Awb) uitgebreid met regels voor het elektronische verkeer tussen burgers en bestuursorganen. In afdeling 2.3 van de Awb zijn bepalingen opgenomen wanneer elektronisch verkeer mogelijk moet zijn. Belangrijk daarin is de kenbaarheidsvereiste uit artikel 2.15, een bestuursorgaan moet kenbaar maken dat de weg voor digitaal berichtenverkeer is geopend. Dit artikel biedt tevens de mogelijkheid om nadere regels te stellen.
Hoewel uit de jurisprudentie blijkt dat deze 'kenbaarheid' niet in een regeling hoeft te zijn vastgelegd, is hier wel voor gekozen. De regeling biedt zowel naar externen als naar de interne organisatie duidelijkheid over hoe het waterschap omgaat met elektronisch berichtenverkeer. Tevens geeft het protocol inzicht in de 'nadere regels' die zijn gesteld.
Dit protocol doet niet af aan de wettelijke bepalingen dat elektronisch berichtenverkeer nevengeschikt is aan papieren berichten. De keuze voor één van beide ligt in beginsel bij de aanvrager.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1
Het onderscheid in de verschillende elektronische berichten is nodig om regels te kunnen stellen over hoe met de diversiteit ervan moet worden omgegaan. Om goed invulling te geven aan elektronisch berichtenverkeer moet de organisatie ook interne regels opstellen die ertoe leiden dat functionele berichten zonodig worden geregistreerd en bewaard en dat deze ook teruggevonden kunnen worden, zonder dat het systeem wordt belast met niet-archiefwaardige berichten.
Daarnaast is er onderscheid gemaakt tussen 'berichten' en 'functionele berichten'. Functionele berichten zijn gedefinieerd als 'behorend tot het orgaan' en 'ontvangen uit hoofde van de functie'. Het protocol gaat er vanuit dat aan beide criteria wordt voldaan. Daarmee wordt het begrip 'bericht' beperkt. Onderhandse (collegiale) verzoeken om informatie van bijv. collega's bij andere overheidsorganen of acquisitiemail vallen door de toevoeging ' behorend bij het orgaan' niet onder werking van het protocol. Voor deze terminologie is aangesloten bij de Archiefwet.
Artikel 2
De reikwijdte van het protocol gaat verder dan de regels ten aanzien van elektronisch verkeer in de Awb. Deze gaan alleen over elektronische berichten verzonden naar of ontvangen door een bestuursorgaan (in het protocol gedefinieerd als bestuurlijk berichten). Het protocol geeft ook regels ten aanzien van functionele berichten, d.w.z. berichten die een medewerker uit hoofde van de functie ontvangt danwel verzendt. Er zijn geen regels opgenomen ten aanzien van privé-gebruik van e-mail. Hierin voorziet de "regeling gebruik e-mail en internet".
Het protocol stelt ook beperkingen aan het elektronisch verkeer. Deze heeft betrekking op e-mail en via de website gevraagde producten en diensten. Daarmee valt overig digitaal verkeer zoals bijvoorbeeld SMS of Twitter, buiten de reikwijdte ervan. Door hier kenbaar te maken welke elektronische middelen het waterschap heeft opengesteld, vallen toekomstige nieuwe media in beginsel buiten de reikwijdte van het protocol.
Artikel 3
Dit artikel geeft aan dat het protocol een extern doel heeft, maar ook interne regels stelt.
Het waterschap voldoet hiermee aan de kenbaarheidsvereiste uit artikel 2:15, 1e lid van de Awb, waarbij tevens nadere eisen worden gesteld voor het in behandeling kunnen nemen van elektronische aanvragen.
Doordat het protocol regels treft voor de registratie, behandeling en archivering van elektronische berichten, heeft het ook interne werking.
Artikel 5
Om te voorkomen dat er situaties ontstaan waarbij allerlei elektronische berichten naar willekeurige mailadressen in de organisatie worden gestuurd, worden beperkingen gesteld aan het gebruik van de elektronische weg.
Voor formele aanvragen moet gebruik worden gemaakt van de formulieren op de website van het waterschap die, indien nodig, alleen met een digitale handtekening (DigiD) verzonden kunnen worden. De formulieren zijn voorzien van een specifiek e-mailadres zodat deze altijd op de juiste plaats in de organisatie worden 'bezorgd'. Indien de aanvraag niet bij het juiste bestuursorgaan is ingediend, geldt de doorzendplicht uit de Awb.
Overige functionele berichten kunnen naar het algemene adres van het waterschap worden gestuurd. Hier is gekozen voor een kan-bepaling in plaats van een voorgeschreven werkwijze. Door de regel te stellen, is de verwachting dat elektronische berichten via een beperkt aantal kanalen binnenkomen bij het waterschap. Wanneer een burger of bedrijf echter contact heeft met bijv. een vergunningverlener, kan hij er ook voor kiezen de aanvraag rechtstreeks te sturen. Wanneer individuele medewerkers functionele berichten ontvangen die niet voor hen bestemd zijn, moeten zij het bericht doorsturen naar de algemene postbus van het waterschap.
Dit artikel stelt ook voorwaarden om berichten in behandeling te kunnen nemen. Hiermee wordt gebruik gemaakt van de mogelijkheid van het tweede lid van artikel 2:15 Awb dat "weigeren mag, indien aanvaarding van elektronisch verschafte gegevens en bescheiden tot onevenredige belasting voor het bestuursorgaan zou leiden". Het betreft hier veelal technische voorwaarden voor de grootte en het format van bestanden. Gangbare pakketten zoals Microsoft-ondersteunde software en bestandsformats als PDF, JPG, TIFF en ODF vormen geen probleem. Voorkomen moet worden dat het waterschap moet zijn ingericht op alle mogelijke, ook sterk verouderde, software.
Artikel 6 en 7
Anders dan bij papieren correspondentie, gaat het bevestigen van de ontvangst van elektronisch verkeer in twee stappen. Eerst ontvangt de afzender een technische ontvangstbevestiging van het systeem. Daarmee wordt slechts duidelijk gemaakt dat het bericht is ontvangen. Indien een afzender geen technische OVB ontvangt, kan hij er vanuit gaan dat het bericht niet is aangekomen. Met de technische OVB is niet gezegd dat een bericht ook daadwerkelijk in behandeling kan worden genomen. Daarin moet de inhoudelijke ontvangstbevestiging voorzien.
Artikel 7 geeft daarnaast regels voor de afhandeling van berichten en de termijnen die daarvoor staan. Voor gevallen waarvoor geen wettelijke termijn is vastgelegd, is aangesloten bij de acht weken termijn uit artikel 3:14 van de Awb. Uitgangspunt voor afhandeling is: elektronisch wanneer dat kan, op papier wanneer dat moet.
Voorwaarde voor elektronische afhandeling is ondermeer dat het uitgaande bericht ook wordt ondertekend. Dat kan bijvoorbeeld doordat een scan van het fysieke document wordt gemaakt, die vervolgens per mail wordt verzonden. In een later stadium zal wellicht gewerkt worden met een ‘bedrijfs Digid' van het waterschap.
Artikel 9
De verantwoordelijkheid voor het (laten) registreren en archiveren van berichten die binnenkomen buiten de centrale ontvangstpunten zoals geregeld in artikel 8, ligt bij de medewerker zelf. Berichten zijn archiefwaardig wanneer er sprake is van:
- beleidswaarde, de inhoud is van invloed op het te voeren beleid;
- juridische waarde, te denken valt aan inhoudelijke afspraken, toezeggingen, verplichtingen, contracten of vergunningen;
- procesondersteunende waarde, de inhoud gaat over de voortgang etc. van procedures;
- cultuurhistorische waarde, bewaren op grond van de Archiefwet;
- informatieve waarde, kennis die later weer kan worden gebruikt.