| Overheidsorganisatie | Waterschap Velt en Vecht |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie |
| Citeertitel | Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie Waterschap Velt en Vecht |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp | financiën – belastingen |
Datum ondertekening inwerkingtredingsbesluit: 25-10-2011
Bron bekendmaking inwerkingtredingsbesluit: De Zuidoosthoeker, 15-11-2011 Krant van Hoogeveen, 15-11-2011 De Toren, 16-11-2011
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 25-02-2014 | 01-01-2014 | 25-02-2014 | intrekking | 02-01-2014 Waterschapsblad, 2014, 1015 | WVS - 11 |
| 01-01-2012 | 25-02-2014 | art. 4, art. 5 en art. 6 | 25-10-2011 De Zuidoosthoeker, 15-11-2011 Krant van Hoogeveen, 15-11-2011 De Toren, 16-11-2011 | 4137/Bmo/pd/2011 | |
| 01-01-2009 | 01-01-2012 | nieuwe regeling | 25-11-2008 De Zuidoosthoeker, 02-12-2008 Krant van Hoogeveen, 02-12-2008 De Toren, 03-12-2008 | 5263u/BF/jk/2008 |
In deze verordening wordt verstaan onder:
a. doelmatigheid: de mate waarin bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen worden gerealiseerd;
b. doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde doelen en effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald;
c. netto-kosten: lasten die aan een bepaald programma, product c.q. kosten-drager worden toegerekend en waarvan zijn afgetrokken de baten (met uitzondering van de belasting- en andere algemene opbrengsten) die aan hetzelfde programma, product c.q. kostendrager worden toegerekend;
d. Waterschapswet: de Waterschapswet zoals deze luidt na het in werking treden van de Wet modernisering waterschapsbestel van 21 mei 2007 (Staatsblad 2007, 208);
e. Waterschapsbesluit: ‘Besluit van 29 november 2007, houdende regels met betrekking tot de waterschappen‘ (Staatsblad 2007, 497).
Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat de onderdelen van de beleids- en verantwoordingscyclus voldoen aan de relevante bepalingen van hoofdstuk 4 van het Waterschapsbesluit, aan relevante overige wetgeving en aan datgene wat in deze verordening wordt bepaald.
Het algemeen bestuur stelt een programma-indeling vast.
1. Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de netto-kosten die per programma zijn opgenomen alsmede de dekkings-middelen die zijn opgenomen in de begroting naar kostendragers.
2. Met het vaststellen van de programmabegroting is het dagelijks bestuur bevoegd tot het autoriseren van investeringskredieten.
3. Voor investeringen die in de loop van het begrotingsjaar in uitvoering worden genomen en waarvoor geen autorisatie is verleend bij de begrotings-behandeling legt het dagelijks bestuur voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan het algemeen bestuur voor.
1. Het dagelijks bestuur zorgt voor het per programma verzamelen en vast-leggen van gegevens over de maatregelen die getroffen zijn en prestaties die geleverd worden, de doelstellingen en effecten die bereikt worden en de netto-kosten die gemaakt worden, opdat de doelmatigheid en doeltreffend-heid van het beleid, zoals vastgesteld door het algemeen bestuur, kunnen worden getoetst.
2. Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat de netto-kosten per programma en investeringskredieten niet worden overschreden.
1. Het dagelijks bestuur is bevoegd overschrijding van geautoriseerde netto-kosten te dekken uit het bedrag voor onvoorzien uit de programmabegroting.
2. Het dagelijks bestuur is bevoegd om:
binnen een programma te schuiven met begrote netto-kosten indien de begrote totale netto-kosten van het programma niet worden overschreden en deze mutaties passen binnen het vastgestelde beleid;
tussen programma's te schuiven met begrote netto-kosten, indien de begrote totale netto-kosten van de programmabegroting niet worden overschreden en deze mutaties passen binnen het vastgestelde beleid.
3. Het dagelijks bestuur is bevoegd om:
te schuiven met investeringskredieten binnen een programma indien de begrote totale investeringskredieten van het programma niet worden overschreden en deze mutaties passen binnen het vastgestelde beleid;
te schuiven met investeringskredieten tussen programma's indien de begrote totale investeringskredieten van de programmabegroting niet worden overschreden en deze mutaties passen binnen het vastgestelde beleid.
1. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur zo spoedig mogelijk indien de realisatie van het beleid in betekende mate afwijkt van hetgeen in de begroting is opgenomen.
2. Indien noodzakelijk doet het dagelijks bestuur voorstellen aan het algemeen bestuur voor wijziging van de geautoriseerde budgetten en investerings-kredieten alsmede bijstellingen van het beleid.
Het dagelijks bestuur neemt besluiten en informeert het algemeen bestuur die gericht zijn op een volledig en actueel beleid van het waterschap ten aanzien van de volgende onderwerpen:
a. waardering en afschrijving van activa;
b. weerstandsvermogen, risicomanagement, reserves en voorzieningen;
c. kostentoerekening en onderbouwing tarieven;
d. financiering.
Het beleid ten aanzien van waardering en afschrijving van activa omvat in ieder geval:
a. de minimumhoogte van de verkrijgingsprijs of vervaardigingsprijs vanaf welk bedrag investeringen worden geactiveerd;
b. de wijze waarop het waterschap omgaat met de verplichtingen uit het Water-schapsbesluit dat de bijdragen van eigen personeel, de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend en de moge-lijkheid dat een redelijk deel van de kosten van ondersteunende diensten van het waterschap in de vervaardigingsprijs van vaste activa worden opgenomen;
c. de afbakening tussen investering en onderhoud;
d. de afschrijvingsmethode.
1. Het beleid omtrent het weerstandsvermogen, risicomanagement, reserves en voorzieningen omvat in ieder geval:
een beschrijving en periodiciteit van de uit te voeren risicoanalyse ter onderbouwing van het weerstandsvermogen;
de vorming en besteding van reserves;
de vorming en besteding van voorzieningen;
2. Als element van het in het eerste lid onder b bedoelde onderdeel reserves wordt voor de reserves die onderdeel uitmaken van de algemene reserves en de bestemmingsreserves die niet zijn bedoeld voor tariefsegalisatie per reserve ingegaan op de aard, reden en gewenste omvang.
3. Als element van het in het eerste lid onder c bedoelde onderdeel voor-zieningen wordt per voorziening ingegaan op de aard, reden en gewenste omvang.
Het beleid omtrent kostentoerekening omvat in ieder geval een beschrijving van de wijze waarop de kosten worden toegerekend.
Het beleid omtrent de financiering van het waterschap omvat een beschrijving van het uitvoeren en beheersen van de activiteiten met betrekking tot, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. Hierbij wordt rekening gehouden met de wettelijke eisen, zoals opgenomen in de wet Financiering decentrale overheden (Wet Fido).
1. Het beleid omtrent de organisatie en administratieve organisatie bevat:
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoor-delijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheers-organen is gewaarborgd;
de wijze waarop wordt gewaarborgd dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt;
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplich-tingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;
ter uitvoering van het gestelde in artikel 12, die samen met regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbe-horende informatievoorziening in een financieringsstatuut worden opgenomen;
de wijze waarop wordt voorkomen dat misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen van het waterschap wordt gemaakt.
2. Het dagelijks bestuur actualiseert het in het eerste lid bedoelde beleid zodra hiertoe aanleiding is.
1. Deze verordening treedt in werking met ingang van het begrotingsjaar 2009, met dien verstande dat de begroting, de jaarverslaggeving, de uitvoerings-informatie en de informatie voor derden en de daarbij behorende toelich-tingen, zoals bedoeld in de Waterschapswet, het Waterschapsbesluit en deze verordening, die betrekking hebben op het begrotingsjaar 2009 en latere begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen van deze verordening.
2. De meerjarenramingen die worden opgesteld in begrotingsjaren met ingang van 2009 voldoen aan de bepalingen van deze verordening.
3. De Verordening op de organisatie van het financieel beheer van het water-schap Velt en Vecht, die is vastgesteld bij besluit van 20 november 2001, vervalt, met dien verstande dat zij van kracht blijft ten aanzien van de begrotingsjaren tot en met 2008.
Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam ‘Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie Waterschap Velt en Vecht’.
Artikel 108 van de nieuwe Waterschapswet stelt dat het algemeen bestuur een verordening moet vaststellen die betrekking heeft op ‘het financieel beleid, het financieel beheer en de financiële organisatie' van het waterschap. Het artikel luidt als volgt:
1. Het algemeen bestuur stelt bij verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vast. Deze verordening waarborgt dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan.
2. De verordening bevat in ieder geval:
regels voor waardering en afschrijving van activa;
grondslagen voor de berekening van door het waterschapsbestuur in rekening te brengen prijzen en van tarieven voor rechten als bedoeld in artikel 115;
regels inzake de algemene doelstellingen en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie, alsmede inzake de administratieve organisatie van de financieringsfunctie, daaronder begrepen taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening.
Het doel van artikel 108 is dat het algemeen bestuur de uitgangspunten vastlegt voor de uitvoering van de ‘financiële functie'. Het beleidsmatige karakter van deze functie is in de afgelopen jaren door diverse ontwikkelingen steeds groter geworden. Waar vroeger de nadruk veelal lag op beheersmatige en vooral financiële aspecten, is nu de term beleids- en verantwoordingsfunctie meer op zijn plaats.
Verschillende begrippen die in deze verordening zijn opgenomen, worden ook gebruikt in de Waterschapswet, het Waterschapsbesluit en de Wet financiering decentrale overheden. Uiteraard zijn de definities die in die regelgeving zijn opgenomen ook van toepassing op de begrippen uit dit besluit.
Belangrijke begrippen uit deze verordening worden in dit artikel van een definitie voorzien.
Dit artikel geeft aan dat het dagelijks bestuur verantwoordelijk wordt voor de juiste toepassing van de regels uit het Waterschapsbesluit.
Anders dan in het verleden geeft de nieuwe regelgeving de waterschappen vrijheid als het gaat om de indeling volgens welke het in de meerjarenraming, begroting en jaarverslag opgenomen beleid aan het algemeen bestuur wordt gepresenteerd. Door deze vrijheid kan de inrichting van deze beleidsdocumenten worden toegesneden op de eigen situatie van het waterschap en wensen van het algemeen bestuur. Het waterschap kan zelf het aantal en de inhoud van de programma's bepalen. Omdat er een bestuurlijke keuze ten grondslag ligt aan de indeling van de programma's, stelt het algemeen bestuur de indeling vast. Meestal zal die vaststelling voor enkele jaren gelden, bijvoorbeeld voor een gehele bestuursperiode. Indien daartoe aanleiding is, kan het algemeen bestuur de indeling wijzigen.
Het algemeen bestuur zal dus een programma-indeling bepalen op basis waarvan het beleid wordt gepresenteerd. De in de regelgeving gehanteerde definitie van programma is: een samenhangend geheel van activiteiten op basis waarvan het algemeen bestuur het beleid van het waterschap vaststelt. Het algemeen bestuur zou als programma-indeling kunnen kiezen voor thema's, beleidsvelden, beleids-producten, reglementaire taken of een andere, zelf gekozen indeling. De regel-geving biedt de waterschappen ook de mogelijkheid om de huidige indeling te handhaven door de rubricering daarvan ‘programma's' te gaan noemen.
Een eis uit het Waterschapsbesluit is dat in het ‘programmaplan', dat onderdeel van de begroting is, alle baten en lasten van het waterschap moeten worden op-genomen. Datzelfde geldt voor de programmaverantwoording die een onderdeel van het jaarverslag is. Eén van de gevolgen van deze eisen is dat de belasting-opbrengsten en andere algemene dekkingsmiddelen, zoals dividend, ook in één of meer programma's moeten worden verantwoord. Dit betekent dat bijvoorbeeld een apart programma voor belastingopbrengsten e.a. kan worden ingericht of dat deze opbrengsten met andere ‘meer administratieve baten en lasten' worden opgenomen in een ‘administratief programma'.
Het algemeen bestuur autoriseert het dagelijks bestuur met het vaststellen van de begroting om het opgenomen beleid te gaan uitvoeren. Hiermee worden alle afzonderlijke verplichtingen die in de programma's en de begroting naar kosten-dragers besloten liggen in materiële zin, oftewel financieel, geaccordeerd.
Conform de lijn uit de verslaggevingsregels hebben de baten en lasten die zijn vermeld in de begroting naar kosten en opbrengstsoorten alleen informatieve waarde voor het algemeen bestuur en worden deze niet apart geautoriseerd.
Autorisatie van de netto-kosten van de programma's betekent een impliciete autorisatie van de onderliggende baten en lasten uit de begroting naar kosten- en opbrengstsoorten.
Lopende de uitvoering van het in de begroting opgenomen beleid zullen het dagelijks en algemeen bestuur per programma willen nagaan of met deze uitvoe-ring de beoogde doelstellingen en effecten alsmede maatregelen en prestaties gerealiseerd worden en wat de middeleninzet daarbij is. Wanneer deze beleids-aspecten worden geregistreerd, kan dit worden nagegaan en kan ook de doeltref-fendheid en doelmatigheid van de beleidsuitvoering in beeld worden gebracht.
Er mag uiteraard geen overschrijding c.q. onderschrijding plaatsvinden van bedragen die het algemeen bestuur via het vaststellen van de begroting beschik-baar heeft gesteld. Het tweede lid geeft het dagelijks bestuur de opdracht hier-voor te zorgen. Het dagelijks bestuur zal zorgen dat de netto-kosten per pro-gramma binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan het algemeen bestuur, zodat dit orgaan tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding van budgetoverschrijdingen aan het algemeen bestuur is een groot risico voor het budgetrecht van dat bestuur.
Tijdens de beleidsuitvoering is de hoofdregel dat budgetonder- en -overschrij-dingen (beleidsmatig en/of financieel) autorisatie door het algemeen bestuur behoeven en dat begrotingswijzigingen vooraf door het dagelijks aan het algemeen bestuur worden voorgelegd ter autorisatie. Hiermee wordt toestem-ming gevraagd voor het te realiseren beleid en voor de besteding van het benodigde bedrag. Slechts indien de omstandigheden een autorisatie vooraf niet mogelijk maken, zal achteraf een voorstel voor een begrotingswijziging moeten worden voorgelegd. Indien het algemeen bestuur daarmee instemt, wordt de besteding alsnog geautoriseerd.
Onder het regime van de comptabiliteitsvoorschriften was het gebruikelijk dat de nodige begrotingsoverschrijdingen met het vaststellen van de jaarrekening werden geautoriseerd. Gezien de vaak redelijk gedetailleerde begrotingen met relatief veel budgetten was dit logisch. Met de nieuwe regelgeving wordt geauto-riseerd op programmaniveau.
Omdat de verwachting is dat aan programma's grotere bedragen verbonden zijn, is de in het verleden ontstane praktijk dat de overschrijdingen niet expliciet voor 31 december in een begrotingswijzing aan het algemeen bestuur werden voorge-legd, niet meer wenselijk. Alle overschrijdingen dienen voor 31 december aan het algemeen bestuur te zijn voorgelegd. Mocht dit niet zijn gelukt, dan kunnen deze bedragen bij de jaarrekening alsnog worden geautoriseerd. Het algemeen bestuur dient hier dan wel expliciet op gewezen te worden. De (begrotings)over-schrijdingen zullen helder in de jaarrekening tot uitdrukking moeten komen en als het algemeen bestuur de betreffende jaarrekening vaststelt, autoriseert hij de desbetreffende bedragen alsnog.
Over- en onderschrijdingen van budgetten zijn echter nooit geheel uit te sluiten en het is verstandig door middel van afspraken tussen algemeen en dagelijks be-stuur enige flexibiliteit in te bouwen zodat de uitvoering niet bij iedere afwijking behoeft te worden stopgezet totdat het algemeen bestuur een besluit kan nemen. De bedoelde spelregels tussen algemeen en dagelijks bestuur zijn in dit artikel opgenomen. Door dit soort spelregels vooraf vast te leggen, kan discussie achteraf, over bijvoorbeeld de weging van bevindingen uit de accountants-controle, worden voorkomen.
Het vierde lid gaat over de bevoegdheid van het dagelijks bestuur om te schuiven met kredieten van investeringen binnen een programma.
Het eerste lid gaat over de verplichting voor het dagelijks bestuur om belangrijke afwijkingen van de beleidsuitvoering ten opzichte van het vastgestelde beleid direct, dat wil zeggen zodra ze zich voordoen en buiten de afgesproken periodieke tussentijdse rapportages, aan het algemeen bestuur te melden.
Indien het investeringskrediet dreigt te worden overschreden, zal een voorstel voor het beschikbaar stellen van een aanvullend krediet aan het algemeen bestuur moeten worden gedaan.
Artikel 108 van de Waterschapswet bepaalt dat het algemeen bestuur in deze verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid moet vastleggen. In deze verordening is die verplichting uitgewerkt.
Op grond van dit artikel 8 krijgt het dagelijks bestuur de opdracht te zorgen voor beleidsvoorstellen ten aanzien van de genoemde onderwerpen en waarbij het dagelijks bestuur rekening moet houden met datgene wat ter zake in het Waterschapsbesluit en deze verordening (met name de artikelen 9 tot en met 11) wordt bepaald.
De beleidsvoorstellen leiden uiteindelijk tot het door het dagelijks bestuur vastgestelde financieel beleid van het waterschap. Wanneer dit beleid bijstelling behoeft, zullen uiteraard nieuwe voorstellen aan het algemeen bestuur worden voorgelegd.
De verordening moet volgens artikel 108 Waterschapswet in elk geval bevatten: ‘regels voor waardering en afschrijving van activa'. Hierbij wordt verwezen naar het beleid.
Conform de nieuwe verslaggevingsvoorschriften worden de activa van water-schappen op de balans als volgt onderscheiden: de vaste activa worden inge-deeld in immateriële vaste activa, materiële vaste activa en financiële vaste activa, terwijl de vlottende activa een indeling kennen naar voorraden, uitzet-tingen korter dan één jaar, liquide middelen, kortlopende vorderingen en overlopende activa. In de toelichting op de balans moeten vrijwel alle balans-posten nader worden onderverdeeld naar subposten.
In dit artikel wordt verwezen naar het geldende beleid ten aanzien van waardering en afschrijving activa.
Bij zijn taakuitoefening en in de bedrijfsvoering loopt een waterschap risico's van uiteenlopende aard. Tegen een deel van deze risico's kan een waterschap zich verzekeren, of er moeten voorzieningen worden gevormd, of ze kunnen anders-zins worden opgevangen. Voor een deel van de risico's is dit echter niet het geval. Daarnaast kiezen waterschappen er soms voor om voor bepaalde verzeker-bare risico's eigen risicodrager te worden door zich bewust niet voor deze risico's te verzekeren. De niet verzekerde risico's kunnen, als ze zich voordoen, (grote) financiële consequenties hebben. Het is dus zaak voor een waterschap, dat ze zich bewust is van de risico's die ze loopt, en ze beheerst. Het uitsluiten van risico's is echter niet mogelijk. Niet verzekerde risico's die zich voordoen, moet het waterschap opvangen met het eigen vermogen (reserves), door belastingverhoging of door ombuigingen binnen de begroting.
Via het begrip ‘weerstandsvermogen' brengt de nieuwe regelgeving de hiervoor genoemde aspecten risico's, reserves en voorzieningen bij elkaar.
Het artikel is op deze manier opgenomen, om te voorkomen dat bij eventueel nieuw toekomstig beleid waarbij een kostentoerekeningssystematiek gehanteerd moet worden, de verordening aangepast moet worden.
De financieringsfunctie van het waterschap staat bloot aan snelle interne en externe ontwikkelingen en daarom kunnen er aanzienlijke risico's verbonden zijn aan de uitvoering van deze functie. Om deze risico's te beheersen en verant-woord en adequaat op ontwikkelingen te kunnen inspelen, moet er een duidelijk beleidskader zijn waarbinnen de financieringsactiviteiten plaatsvinden. Het alge-meen bestuur geeft via de verordening de kaders van het financieringsbeleid en het dagelijks bestuur opdracht om deze hoofdlijnen verder uit te werken als het gaat om de verdere organisatie en het functioneren van de financieringsfunctie. Deze uitwerking vindt plaats in het ‘financieringsstatuut.
De term ‘administratieve organisatie' staat voor het stelsel van organisatorische maatregelen dat is gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging. In dit artikel legt het algemeen bestuur de uitgangspunten vast voor de inrichting van de administratieve organisatie, waaraan het dagelijks bestuur door het stellen van regels voor de ambtelijke organisatie invulling moet geven. Het algemeen bestuur geeft geen nadere uitvoeringsregels om aan de uitgangspunten te voldoen. Deze uitvoeringsregels zijn aan het dagelijks bestuur.
Deze verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van het oude artikel 108 Waterschapswet opgestelde verordening.
De wetgever heeft bepaald dat de nieuwe verordening in het begrotingsjaar 2009 van toepassing moet zijn. De oude verordening blijft nog van kracht op de begroting en jaarrekening van 2008.
In dit artikel wordt de naam gegeven waarmee men in stukken naar deze verordening kan verwijzen.