Verordening controle financieel beheer waterschap Reest en Wieden
Wetstechnische informatie
| Overheidsorganisatie | Waterschap Reest en Wieden |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Verordening controle financieel beheer waterschap Reest en Wieden |
| Citeertitel | Controleverordening waterschap Reest en Wieden |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | algemeen |
| Eigen onderwerp |
Opmerkingen met betrekking tot de regeling
Deze regeling is vervangen door de Controleverordening Waterschap Drents Overijsselse Delta 2016.
Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd
Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)
Geen.
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2016 | 01-01-2016 | intrekking | 04-01-2016 | Onbekend. | |
| 01-01-2009 | 01-01-2016 | art. 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, toelichting | 28-10-2008 Onbekend. | WM/MFI/MHe/5002 | |
| 01-02-2000 | 01-01-2000 | 01-01-2009 | nieuwe regeling | 04-01-2000 Onbekend. | Onbekend. |
Tekst van de regeling
Intitulé
Verordening controle financieel beheer waterschap Reest en WiedenControle verordening financieel beheer Reest en wieden
Het algemeen bestuur van Waterschap Reest en Wieden besluit,
gelet op artikel 109 van de Waterschapswet en hoofdstuk 5 van het Waterschapsbesluit,
vast te stellen:
de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van Waterschap Reest en Wieden.
Artikel 1 (definities)
In deze verordening wordt verstaan onder:
a. ccountantscontrole:
de in artikel 109 van de Waterschapswet bedoelde controle uitgevoerd door de door het algemeen bestuur benoemde accountant van:
- •
het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten alsmede grootte en samenstelling van het vermogen;
- •
de rechtmatigheid van de totstandkoming van de baten en lasten, alsmede de balansmutaties;
- •
het in overeenstemming zijn van de door het dagelijks bestuur opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 98a van de Waterschapswet;
- •
het verenigbaar zijn van het jaarverslag met de jaarrekening;
- •
de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;
- •
waarbij de nadere regels in hoofdstuk 5 van het Waterschapsbesluit in acht worden genomen;
b. accountant:
de door het algemeen bestuur benoemde accountant die voldoet aan het in artikel 109, tweede lid van de Waterschapswet opgenomen criterium en die is belast met de zojuist onder a omschreven accountantscontrole;
c. administratie:
het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens alsmede het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van het waterschap en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;
d. financieel beheer:
het totaal van de activiteiten dat er voor zorgt dat de uitvoering van het in de begroting opgenomen, vastgestelde beleid volgens de gestelde plannen en doelen en binnen de gestelde kaders plaatsvindt en dat de financiële positie daarmee in overeenstemming is;
e. rechtmatigheid:
de mate waarin in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving, waaronder waterschapsverordeningen alsmede besluiten van algemeen en dagelijks bestuur, wordt gehandeld;
f. rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole (synoniem: financiële rechtmatigheid):
de mate waarin het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan en voor zover deze beheershandelingen leiden tot baten, lasten en balansmutaties die in de jaarrekening worden verantwoord in overeenstemming zijn met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Waterschapsbesluit;
g. deelverantwoording:
een in opdracht van het algemeen bestuur opgestelde verantwoording van een deel van de organisatie van het waterschap;
h. auditcommissie:
De auditcommissie is een adviescommissie van het algemeen bestuur en is het eerste aanspreekpunt voor de accountant. De belangrijkste taken zijn het voorbereiden van de aanbesteding van de accountant, het voeren van periodiek afstemmingsoverleg met de accountant en de bespreking van het verslag van bevindingen met de accountant. Een auditcommissie rapporteert over deze zaken aan het algemeen bestuur.
Artikel 2 (verbijzonderde interne controle)
1. Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de daarin opgenomen baten, lasten en balansmutaties een jaarlijkse interne toetsing plaatsvindt.
2. Bij afwijkingen die tijdens de in het eerste lid bedoelde toetsing worden gevonden neemt het dagelijks bestuur tijdig maatregelen tot herstel.
3. Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen, schulden en het vermogen van het waterschap systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-) vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, en de (crediteuren-)schulden, jaarlijks worden gecontroleerd, en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de 4 jaar.
4. Bij afwijkingen in de registratie zoals bedoeld in het derde lid neemt het dagelijks bestuur tijdig maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.
5. De resultaten van de controle en eventuele maatregelen tot herstel zoals bedoeld in het voorgaande deel van dit artikel worden ter kennisneming aan het algemeen bestuur aangeboden.
Artikel 3 (aanbesteding accountantscontrole)
1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het algemeen bestuur te benoemen accountant.
2. De auditcommissie bereidt de aanbesteding van de accountantscontrole voor.
3. Het algemeen bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen wordt opgenomen:
- a.
de toe te passen goedkeuringstoleranties (en mogelijke afwijkende rapporteringtoleranties) bij de controle van de jaarrekening;
- b.
de uit te voeren tussentijdse controles, zijnde de interim-controles;
- c.
de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering, zijnde de managementletter;
- d.
de reikwijdte van de rechtmatigheidcontrole.
4. De benoeming van de accountant geschiedt, ten hoogste, voor een periode van 4 jaar.
Artikel 4 (protocol accountantscontrole)
1. Het algemeen bestuur stelt een controleprotocol vast voor de duur van de overeenkomst met de accountant.
2. Dit protocol vormt de basis voor het verrichten van de accountantscontrole.
3. In dit protocol wordt in ieder geval ingegaan op:
- a.
de goedkeuringstoleranties die worden gehanteerd;
- b.
de rapporteringtoleranties die worden gehanteerd;
- c.
de looptijd van het controleprotocol;
- d.
de eventuele posten van de jaarrekening, posten van deelverantwoordingen en programma's, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;
- e.
de regelgeving die in het kader van het rechtmatigheidtraject in beschouwing moet worden genomen (het normenkader);
- f.
de rechtmatigheidcriteria die in beschouwing worden genomen;
- g.
de aspecten die binnen het voorwaardencriterium in beschouwing worden genomen.
4. De auditcommissie evalueert tenminste eenmaal per jaarmet de accountant de inhoud van het controleprotocol.
Artikel 5 (informatieverstrekking door het dagelijks bestuur)
1. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.
2. Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota's, besluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.
3. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld.
4. Het dagelijks bestuur overlegt de gecontroleerde jaarrekening overeenkomstig het daarover bepaalde in de ‘Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie Waterschap Reest en Wieden' aan het algemeen bestuur.
Artikel 6 (inrichting accountantscontrole)
1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.
2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.
Artikel 7 (toegang tot informatie)
1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van het waterschap.
2. De accountant is bevoegd om van alle bestuurders en ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.
Artikel 8 (overige controles en opdrachten)
1. Het dagelijks bestuur kan de door het algemeen bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.
2. Indien een deel van de eisen, die gelden voor de controle van de verantwoording aan derden, moet worden uitgevoerd door een accountant, is het dagelijks bestuur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant.
Artikel 9 (rapportering)
1. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan de bespreking met de auditcommisie door de accountant aan het dagelijks bestuur voorgelegd, waarbij het dagelijks bestuur de mogelijkheid heeft om op deze stukken te reageren.
2. De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling door het algemeen bestuur van de jaarverslaggeving de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen met de auditcommissie.
3. De accountant zendt zijn verklaring bij de jaarrekening en zijn verslag van bevindingen aan het algemeen bestuur.
4. In aanvulling op het in de Waterschapswet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit aan de directie over zijn bevindingen inzake de bedrijfsvoering.
5. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het dagelijks bestuur en vraagt hij het dagelijks bestuurdaarop te reageren. Indien de accountant na het overleg met het dagelijks bestuur daarover de mening blijft toegedaan dat de geconstateerde afwijkingen leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij dit aan het algemeen bestuur en vermeldt hij daarbij de reactie van het dagelijks bestuur.
Artikel 10 (inwerkingtreding)
1. Deze verordening treedt in werking met ingang van het begrotingsjaar 2009, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) vanaf het begrotingsjaar 2009.
2. De ‘Verordening controle financieel beheer waterschap Reest en Wieden', die is vastgesteld bij besluit van 04-01-2000 wordt ingetrokken met ingang van het begrotingsjaar 2009, met dien verstande dat zij van kracht blijft ten aanzien van de begrotingsjaren tot en met 2008.
Artikel 11 (citeertitel)
Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Controleverordening waterschap Reest en Wieden'.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur op 28 oktober 2008.
de voorzitter, M.M. Kool
de secretaris, K. Schuttinga
_______________ ______________
Toelichting
1 Algemeen
Op grond van artikel 109 van de Waterschapswet moet ieder algemeen bestuur een ‘controleverordening' vaststellen die voldoet aan de eisen die dat artikel stelt. Het artikel luidt:
1. Het algemeen bestuur stelt bij verordening regels vast voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Deze verordening waarborgt dat de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst.
2. Het algemeen bestuur wijst een of meer accountants aan als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, belast met de controle van de in artikel 103 bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.
3. De accountantsverklaring geeft op grond van de uitgevoerde controle aan of:
a. de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen;
b. de baten en lasten, alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen;
c. de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 98a, en
d. het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is.
4. Het verslag van bevindingen bevat in ieder geval bevindingen over:
a. de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken, en
b. onrechtmatigheden in de jaarrekening.
5. De accountant zendt de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan het algemeen bestuur en een afschrift daarvan aan het dagelijks bestuur.
6. Bij algemene maatregel van bestuur kunnen nadere regels worden gesteld met betrekking tot de reikwijdte van en de verslaglegging omtrent de accountantscontrole, bedoeld in het tweede lid.
Het begrip controle is het centrale begrip van artikel 109 en van deze verordening. Het gaat hierbij niet alleen om de externe controle door de accountant, maar ook om de interne controle binnen de eigen organisatie. Deze interne controle kan weer worden onderscheiden in de controle die een onlosmakelijk onderdeel is van de administratieve organisatie en de verbijzonderde interne controle. Deze laatste vorm van controle bestaat uit specifieke onderzoeken, vaak uitgevoerd door specifieke interne controlemedewerkers of auditoren, waarin wordt nagegaan of de administratieve organisatie en de daarvan uitmakende, reguliere interne controlemaatregelen goed werken en goed worden nageleefd.
In hoofdlijnen komt de verantwoordelijkheidsverdeling van de bij de controle betrokken partijen neer op het volgende:
- •
het algemeen bestuur stelt de kaders en draagt zorg voor de controle daarop. Het algemeen bestuur formuleert de opdracht aan de accountant. Als opdrachtgever ontvangt het algemeen bestuur de rapportage van de accountant aan het algemeen bestuur.
- •
Het algemeen bestuur stelt een adviescommissie in, een zogeheten auditcomissie, die het eerste aanspreekpunt namens het algemeen bestuur voor de accountant is. De auditcommissie rapporteert aan het algemeen bestuur.
- •
het dagelijks bestuur is, op grond van zijn bevoegdheid om het beleid van het algemeen bestuur uit te voeren, primair verantwoordelijk voor de naleving van relevante wet- en regelgeving;
- •
de accountant is verantwoordelijk voor de uitvoering van de controle in overeenstemming met de vaktechnische randvoorwaarden. De accountant zal toetsen of wet- en regelgeving door het waterschap in acht zijn genomen en hierover aan het algemeen bestuur rapporteren.
2 Controle
Het begrip controle is het centrale begrip van deze verordening. Een algemene omschrijving hiervan is: 'het deskundig en kritisch toetsen van verschijnselen aan gestelde normen, waarbij beoordeeld wordt in hoeverre de getoetste verschijnselen aan deze normen voldoen'. Het is van belang op voorhand te stellen dat controle niet primair plaatsvindt uit wantrouwen ten opzichte van de gecontroleerde, maar juist om hem èn degene voor wie de controle wordt uitgevoerd een waarborg te verschaffen dat het gecontroleerde voldoet aan de gestelde normen.
Er kan onderscheid worden gemaakt in interne en externe controle.
Interne controle
Onder interne controle wordt verstaan: de controle die in opdracht en ten dienste van het dagelijks bestuur door eigen functionarissen van het waterschap gebeurt om de verantwoording voor de beleidsuitvoering en de administratieve verwerking daarvan overeenkomstig de doelstellingen en regels te kunnen dragen. Het doel van de interne controle is het verkrijgen van zekerheid over de rechtmatigheid, doeltreffendheid en doelmatigheid van handelingen en werkzaamheden. Met de interne controle zal het dagelijks bestuur de kans op ondoeltreffend-, ondoelmatig- en onrechtmatigheden moeten beperken. Een goede interne controle wordt vooral tot stand gebracht door een goede organisatie en daarbinnen een juiste regeling van de administratieve organisatie van het financieel beheer.
De basis voor deze vorm van interne controle, als onlosmakelijk onderdeel van de administratieve organisatie dus, ligt niet in deze verordening vast, maar in de verordening die het waterschap op grond van artikel 108 van de Waterschapswet moet vaststellen. Maatregelen die op grond van deze verordening genomen worden teneinde een gedegen interne controle tot stand te brengen zijn onder andere:
- •
functiescheiding tussen het beheer, de administratie en de bewaring van gelden;
- •
verantwoord ontworpen procedures;
- •
duidelijke en vastgelegde afspraken over het mogen aangaan van verplichtingen ten laste van toegekende budgetten en investeringskredieten;
- •
maatregelen ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van financiële mogelijkheden die het waterschap biedt.
Naast de interne controle die een onlosmakelijk onderdeel is van de administratieve organisatie, bestaat er de zogenaamde verbijzonderde interne controle. Deze vorm van controle bestaat uit specifieke onderzoeken, uitgevoerd door een interne controlemedewerker, waarmee wordt nagegaan of de administratieve organisatie en de daarvan uitmakende, reguliere interne controlemaatregelen goed werken en goed worden nageleefd.
Een goede ´totale interne controle´ is een voorwaarde voor de uitoefening van de externe controle.
Externe controle
Deze verordening is met name gericht op de externe controle. Het begrip 'externe controle' wordt omschreven als: het zelfstandig, onafhankelijk van de te controleren personen en organen, door een deskundige onderzoeken van de formele en materiële juistheid van het financieel beheer. De externe controle heeft twee functies, namelijk een signalerende en een certificerende functie.
De signalerende functie van de externe controle betreft het opsporen en aangeven van onjuistheden, onvolkomenheden en ontwikkelingen in het financieel beheer. Het doel van deze functie is uiteindelijk het aanbrengen van bijsturing en (waar nodig) verbetering van het financieel beheer.
De certificerende functie (certificeren = officieel, op ambtseed verklaren) omvat de oordeelsvorming omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid van de verantwoording. Deze mondt uit in de accountantsverklaring, die aangeeft of de in de verantwoording (jaarrekening) vervatte informatie juist, volledig en geschikt tot oordeelsvorming is en of de beheershandelingen die ten grondslag liggen aan de financiële feiten uit de verslaggeving in overeenstemming met de daarvoor geldende regelgeving tot stand zijn gekomen. De accountantsverklaring is niet alleen binnen de organisatie van belang maar ook naar buiten toe, met name tegenover allen die belang hebben bij het beheer van de betreffende organisatie. De certificerende functie van de externe controle is dan ook voor een deel van maatschappelijke aard.
De inhoud en het doel van de externe controle brengen met zich mee dat dit zelfstandig en onafhankelijk van te controleren huishouding en haar organen, en derhalve door externe controleurs, gebeurt. Uiteraard dienen de externe controleurs aan bepaalde eisen van deskundigheid te voldoen. In artikel 109 van de Waterschapswet wordt bepaald dat de externe controle bij waterschappen slechts door accountants mogen worden uitgevoerd die voldoen aan datgene wat artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek vereist. Deze bepaling waarborgt de deskundigheid van de externe controleur(s).
Deze verordening geeft antwoord op de volgende vragen met betrekking tot de externe controle:
- •
wat is onderworpen aan de externe controle?
- •
aan wie wordt de externe controle opgedragen?
- •
welke rechten en verplichtingen hebben controleur en de gecontroleerde ten opzichte van elkaar?
- •
hoe en aan wie moet over de controle worden gerapporteerd?
- •
wat gebeurt er met de rapportages van de externe controles?
Relevant is nog dat gedeputeerde staten krachtens artikel 109c van de Waterschapswet de bevoegdheid hebben om, naast de externe controle door de accountant van het waterschap, in daartoe aanleiding gevende gevallen zelf een onderzoek naar het beheer en de inrichting van de financiële organisatie in te stellen. Gedeputeerde Staten zouden bijvoorbeeld van deze bevoegdheid gebruik kunnen maken bij het klaarblijkelijk falen van de externe controle of in het geval van vermoedens van fraude. Het spreekt voor zich dat gedeputeerde staten slechts in uitzonderingsgevallen van deze bevoegdheid gebruik zullen maken.
Toelichting op de artikelen
Artikel 1
Belangrijke begrippen uit deze verordening worden in dit artikel van een definitie voorzien.
Artikel 2
Zoals in het algemene deel van deze toelichting is aangegeven, wordt de interne controle vooral vormgegeven als onderdeel van de administratieve organisatie. Voor een goede interne controle zijn echter aanvullende onderzoeken nodig. In dit artikel legt het algemeen bestuur daarom ‘bovenop' de reguliere interne controle enkele basiscondities vast voor de verbijzonderde interne controle. Daarmee verkrijgt het algemeen bestuur een extra zekerheid dat het dagelijks bestuur aan de eisen van getrouwheid en rechtmatigheid zal kunnen voldoen.
Voor een goed beeld van de financiële positie is een volledige registratie van de bezittingen van het waterschap onontbeerlijk. Om te garanderen dat de registratie actueel en juist is, wordt in het derde lid het dagelijks bestuur opgedragen periodiek de registratie te controleren en bij afwijkingen maatregelen tot herstel te treffen. Daarbij wordt aangegeven met welke frequentie deze onderzoeken moeten worden uitgevoerd. Wat betreft de in het derde lid genoemde controle van de registergoederen en bedrijfsmiddelen geldt dat in de praktijk gebruikelijk is dat een roulerend controleschema wordt gehanteerd dat er op is gebaseerd dat ieder goed c.q. bedrijfsmiddel eenmaal in de 4 jaar wordt gecontroleerd.
Het tweede en vierde lid regelen dat het dagelijks bestuur op grond van de uitkomsten van de onderzoeken bij tekortkomingen maatregelen tot herstel treft. Het vijfde lid bepaalt dat het algemeen bestuur over de uitkomsten van de onderzoeken en de eventuele maatregelen tot herstel op de hoogte wordt gebracht. De onderzoeken die in dit artikel worden bedoeld omvatten niet de interne onderzoeken van het dagelijks bestuur naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur, zoals benoemd in artikel 109a van de Waterschapswet.
Artikel 3
Artikel 3 van de verordening regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de jaarrekening van het waterschap. De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van het algemeen bestuur. Het is dan ook het algemeen bestuur dat de accountant aanwijst. Het algemeen bestuur is echter niet het bestuursorgaan dat de overeenkomst met de accountant ondertekent. Omdat de voorzitter degene is die het waterschap in en buiten rechte vertegenwoordigt, is hij degene die de overeenkomst voor de accountantscontrole met de accountant formeel moet maken.
Het tweede lid regelt dat de auditcommissie verantwoordelijk is voor de uitvoering van de aanbesteding van de accountantscontrole van de jaarrekening. De auditcommissie is belast met de voorbereiding van procedures tot selectie en benoeming van de accountant en is het directe aanspreekpunt voor de door het algemeen bestuur aangewezen accountant. Naast de voorbereiding van selectie en aanbesteding heeft de auditcommissie als taak toezicht te houden op de kwaliteit van de interne en externe rapportages, doet zij voorstellen tot het opstellen en actualiseren van het controleprotocol en onderhoudt zij de contacten met de accountant.
De eisen van het algemeen bestuur worden opgenomen in het programma van eisen dat in het derde lid aan de orde komt. De kaders voor deze eisen liggen vast in het onderdeel ‘accountantscontrole' van het Waterschapsbesluit, dat krachtens het zesde lid van artikel 109 Waterschapswet is vastgesteld.
In het vierde lid is geregeld dat de benoeming van de accountant ten hoogste geschiedt voor een periode van vier jaar. Dit impliceert niet dat daarna van accountant wordt gewisseld. De accountant maakt bij de nieuwe aanbesteding wederom kans op de opdracht.
Artikel 4
In artikel 3 is de algemene opdracht aan de accountant aan de orde geweest die bij het aangaan van het contract wordt overeengekomen. Omdat er specifieke omstandigheden zullen zijn, wordt er daarnaast in de regel, vlak voor het daadwerkelijk van start gaan van de accountantscontrole, een aparte opdracht gegeven. Dit gebeurt door middel van het ‘controleprotocol'. Dit is een document waarin het algemeen bestuur aangeeft wat de rol van de accountant is en wat de reikwijdte van de rechtmatigheidscontrole is.
In het vierde lid is opgenomen dat de auditcommissie tenminste eenmaal per jaar met de accountant de inhoud van het controleprotocol evalueert.
Artikel 5
Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening en het jaarverslag, alsmede van eventuele door het algemeen bestuur geëiste deelverantwoordingen. Artikel 5 van de verordening regelt de verplichtingen van het dagelijks bestuur voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant.
Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden. Het tweede lid draagt aan het dagelijks bestuur op deze achterliggende bescheiden goed toegankelijk voor de accountant te maken.
Het derde lid van het artikel verplicht het dagelijks bestuur alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door het algemeen bestuur bekend is geworden, direct te melden aan het algemeen bestuur en de accountant.
In het vierde lid wordt verwezen naar de datum waarop het algemeen bestuur de gecontroleerde jaarrekening moet aanbieden, zoals deze is opgenomen in de door het algemeen bestuur vastgestelde ‘Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie Waterschap Reest en Wieden'.
Artikel 6
Artikel 6van de verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het dagelijks bestuur ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het dagelijks bestuur is hierin volgend.
Artikel 7
Om een goede controle uit te voeren moet de controlerend accountant onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 7 van de verordening kent hem deze bevoegdheid toe. Dit met in acht name van de afspraken met het algemeen bestuur zoals neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding en het controleprotocol.
Het tweede lid houdt ook in dat de accountant derden die namens het waterschap werken of werkzaam zijn geweest (zoals uitzendkrachten, aannemers en adviesbureaus) om inlichtingen en verklaringen kan vragen. In principe wordt deze informatie altijd via het waterschap opgevraagd en niet rechtstreeks bij de derde.
Artikel 8
Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen het waterschap die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries of andere subsidieverstrekkers voor de verantwoording over de besteding van deze gelden vaak een aparte accountantsverklaring. De aanwijzing van de accountant voor onder andere dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van het dagelijks bestuur. Ook kan het dagelijks bestuur besluiten om advieswerkzaamheden uit te besteden aan de door het algemeen bestuur benoemde accountant. Het betreft hier vanzelfsprekend advieswerkzaamheden die samenhangen met de natuurlijke adviesfunctie van de accountant die de onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar brengen.
Artikel 9
Het derde en vierde lid van artikel 109 Waterschapswet regelen de rapportering en de inhoud daarvan van de accountant aan het algemeen en dagelijks bestuur.Aanvullend daarop kan het algemeen bestuur in zijn programma van eisen bij de aanbesteding of in het controleprotocol aanvullende inhoudelijke eisen stellen, maar ook aanvullende rapporteringen van de accountant verlangen. Artikel 9 regelt aanvullende zaken aangaande de rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde controles.
In het eerste lid is een procedure van hoor en wederhoor opgenomen. De constateringen in het verslag van bevindingen worden, voorafgaand aan de bespreking met van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen met de auditcomissie, door de accountant besproken met het dagelijks bestuur. Het geeft dit orgaan de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het (concept-)verslag van bevindingen.
In het tweede lid van dit artikel is opgenomen dat de accountant zijn verslag van bevindingen mondeling aan de auditcommissie toelicht.
Het vierde lid van artikel 9 regelt dat de directie een rapportage krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel)controles. In deze rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, meegedeeld. De directie kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.
Het vijfde lid van artikel 9 regelt, dat het dagelijks bestuur in elk geval in kennis wordt gesteld indien de accountant afwijkingen constateert die bij het niet tijdig herstellen tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening zouden leiden. Dit opdat het dagelijks bestuur (in overleg met het algemeen bestuur en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen.
Artikel 10
Deze verordening treedt in de plaats van de vorige verordening die op grond van artikel 109 Waterschapswet (oud) was vastgesteld. De wetgever heeft bepaald dat het nieuwe artikel 109 op het begrotingsjaar 2009 van toepassing is. De oude verordening blijft dus nog van kracht op de jaarrekening van 2008, ondanks dat deze in 2009 wordt opgesteld, gecontroleerd en behandeld.
