| Overheidsorganisatie | Waterschap Reest en Wieden |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Verordening controle financieel beheer waterschap Reest en Wieden |
| Citeertitel | Verordening controle financieel beheer waterschap Reest en Wieden |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | algemeen |
| Eigen onderwerp |
Deze verordening werkt terug tot en met 1 januari 2000.
Datum inwerkingtreding bij benadering.
Geen.
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-02-2000 | 01-01-2000 | 01-01-2009 | nieuwe regeling | 04-01-2000 Onbekend. | Onbekend. |
Het voorlopig algemeen bestuur van het waterschap Reest en Wieden;
gelezen het voorstel van het voorlopig dagelijks bestuur d.d. 1 december 1999;
gelet op artikel 109 van de Waterschapswet;
B E S L U I T :
vast te stellen de Verordening controle financieel beheer waterschap Reest en Wieden.
In deze verordening wordt verstaan onder:
administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens gericht op het verstrekken van informatie voor het besturen, beheren en doen functioneren van het waterschap en voor de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;
beheer van vermogenswaarden: alle beheershandelingen die voortvloeien uit het door het algemeen bestuur vastgestelde beleid en die gevolgen hebben voor de financiële middelen van het waterschap;
financieel beheer: de administratie en het beheer van vermogenswaarden;
financiële ambtenaar: de ambtenaar, bedoeld in artikel 3 van de Verordening organisatie financieel beheer waterschap Reest en Wieden;
registeraccountant: de registeraccountant, bedoeld in artikel 3.
1. De controle op het gebruik van bevoegdheden, een juiste financiële informatievoorziening, de beveiliging van vermogenswaarden en de doelmatigheid van administratieve processen wordt in eigen beheer uitgevoerd.
2. De controle, bedoeld in het eerste lid, wordt door iedere leidinggevende uitgevoerd voor zijn organisatie-onderdeel. In aanvulling daarop is de financiële ambtenaar belast met het toezicht op de werking van deze controle voor het gehele waterschap.
De controle op het financieel beheer en het onderzoek naar de jaarrekening van het waterschap is opgedragen aan een door het dagelijks bestuur aan te wijzen registeraccountant.
De controle op het financieel beheer geschiedt zo dikwijls de registeraccountant dat wenselijk acht.
1. De registeraccountant heeft de bevoegdheid van alle bestuurders en medewerkers van het waterschap de inlichtingen te vragen die voor de uitvoering van zijn taak nodig zijn.
2. De registeraccountant heeft voor zijn werkzaamheden toegang tot alle ruimten van het waterschap.
De registeraccountant vermeldt in het verslag van het onderzoek naar de jaarrekening tevens zijn bevindingen over de vraag of het financieel beheer voldoet aan de eisen van rechtmatigheid en doelmatigheid.
1. De registeraccountant zendt het verslag, bedoeld in artikel 6, aan het dagelijks bestuur.
2. Alvorens het verslag te behandelen, vraagt het dagelijks bestuur de financiële ambtenaar – onverminderd de verantwoordelijkheid van de secretaris om het verslag al dan niet na toevoeging van zijn commentaar voor gezien te tekenen.
3. Vervolgens zendt het dagelijks bestuur het verslag, met het eventueel door de financiële ambtenaar toegevoegde commentaar, aan het algemeen bestuur.
4. Indien de financiële ambtenaar commentaar aan het verslag heeft toegevoegd, deelt het dagelijks bestuur dit commentaar in afschrift mede aan de registeraccountant.
De voor het beheersgebied van het waterschap of gedeelten daarvan op de dag vóór de datum waarop deze verordening in werking treedt geldende verordeningen op de controle van het financieel beheer blijven van kracht ten aanzien van de jaren waarvoor zij hebben gegolden.
Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag volgend op die van haar bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2000.
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening controle financieel beheer waterschap
Reest en Wieden.
Aldus vastgesteld door het voorlopig algemeen bestuur van het waterschap
Reest en Wieden in de openbare vergadering van 4 januari 2000.
M.M. Kool, dijkgraaf mr. A.K. Schuttinga, secretaris-directeur
Artikel 109 van de Waterschapswet
Artikel 109 van de Waterschapswet geeft het raamwerk voor de door het algemeen bestuur vast te stellen verordening met betrekking tot de controle op de administratie en het beheer van de vermogenswaarden. Dit artikel hangt nauw samen met artikel 108 van de wet, dat onder meer bepaalt dat de organisatie van het financieel beheer zodanig moet worden opgezet, dat aan de eisen van controle wordt voldaan.
Het begrip controle kan in het algemeen worden omschreven met: het deskundig en kritisch toetsen van handelingen aan gestelde normen, waarbij wordt beoordeeld in hoeverre de getoetste handelingen aan deze normen voldoen.
Het eerste lid van artikel 109 bevat de eis waaraan de controle op het financieel beheer moet voldoen, namelijk dat toetsing van de rechtmatigheid en de doelmatigheid van het financieel beheer dient plaats te vinden. Omdat de begrippen van wezenlijk belang zijn voor de wijze waarop de controle op het financieel beheer dient te geschieden, zijn zij hieronder nader omschreven. De omschrijvingen zijn ontleend aan de Memorie van Toelichting van de Gemeentewet (TK 1985-1986, 19403, nr. 3).
Het doel van de toetsing van de rechtmatigheid is het vaststellen of het financieel beheer al dan niet juist is. Het begrip 'juist' kent twee aspecten die tezamen het begrip rechtmatigheid dekken, namelijk de formele en de materiële juistheid. De toetsing van de formele juistheid betreft de vraag of de geadministreerde handelingen zijn verricht binnen het kader van de bevoegdheid van de handelende personen en overeenkomstig de daarvoor gegeven voorschriften. Toetsing van de materiële juistheid heeft betrekking op de vraag of de administratie en de administratieve verantwoording overeenstemmen met de werkelijkheid, alsmede op de eis dat het beheer van vermogenswaarden ordelijk en controleerbaar moet zijn vormgegeven.
De doelmatigheidseis houdt in dat het dagelijks bestuur binnen het kader van het door het algemeen bestuur vastgestelde beleid een zo doelmatig mogelijk beheer heeft gevoerd. Het begrip 'doelmatig' wordt hierbij gedefinieerd als: de mate waarin de te leveren prestaties bij gegeven doelstellingen met inzet van zo weinig mogelijk middelen zijn bereikt.
Om een zo doelmatig mogelijk beheer te kunnen voeren, zal het dagelijks bestuur een aantal organisatorische maatregelen nemen. Een voorbeeld hiervan is regelmatige meting en toetsing van de effecten van het gevoerde beheer, waartoe onder meer registratie van de door het waterschap geleverde prestaties dient plaats te vinden. De doelmatigheidsaspecten krijgen in de accountantscontrole gestalte door toe te zien op de maatregelen die het dagelijks bestuur heeft getroffen ter verzorging van een doelmatig beheer.
Tenslotte is controle op het geldelijk beheer en de boekhouding noodzakelijk ter voorkoming van frauduleuze handelingen. De controle op het financieel beheer wordt onderscheiden in interne en externe controle.
Onder interne controle wordt verstaan: de controle die in opdracht en ten dienste van het dagelijks bestuur door eigen functionarissen van het waterschap geschiedt om de verantwoording voor het financieel beheer en de administratieve verwerking daarvan overeenkomstig de doelstellingen en regels te kunnen dragen.
Het doel van de interne controle is het verkrijgen van zekerheid over de rechtmatigheid en doelmatigheid van het financieel beheer.
In tegenstelling tot de externe controle leent de interne controle zich minder voor vastlegging in een verordening. Een goede interne controle dient vooral tot stand te worden gebracht door een juiste regeling van de organisatie van het financieel beheer, die via de Verordening organisatie financieel beheer Waterschap Reest en Wieden wordt aangebracht.
De interne controlewerkzaamheden zijn gericht op:
- het juiste gebruik van de verleende bevoegdheden;
- een juiste, volledige en tijdige informatievoorziening;
- de beoordeling of de ter beschikking staande middelen voldoende zijn beveiligd;
- de doelmatigheid van procedures, instructies en richtlijnen.
Interne controle wordt als onderdeel van de managementtaak gezien. Het waterschap Reest en Wieden hecht waarde aan een goede interne controle. Daarom is een aparte functionaris aangesteld, die er op toeziet dat voornoemde controle wordt uitgeoefend en additioneel ook zelf interne controles uitvoert.
Een goede interne controle is een voorwaarde voor de uitoefening van de externe controle.
Onder externe controle wordt verstaan: het zelfstandig, onafhankelijk van de te controleren personen en organen, deskundig onderzoek naar de formele, de materiële en bedrijfseconomische juistheid van het financieel beheer.
De externe controle heeft twee functies, namelijk een signalerende en een certificerende functie.
De signalerende functie van de externe controle betreft het opsporen en aangeven van onjuistheden, onvolkomenheden en ontwikkelingen in het financieel beheer. Het doel van deze functie is uiteindelijk het aanbrengen van bijsturing en - waar nodig - verbetering van het financieel beheer.
De certificerende functie omvat de oordeelsvorming omtrent de getrouwheid van de verantwoording (financiële administratie en jaarrekening) en mondt uit in de accountantsverklaring, die aangeeft dat de in de verantwoording vervatte informatie juist, volledig en geschikt tot oordeelsvorming is. De accountantsverklaring is niet alleen binnen de organisatie van belang maar ook naar buiten toe, met name tegenover allen die belang hebben bij het beheer van desbetreffende organisatie. De certificerende functie van de externe controle is dan ook vooral van maatschappelijke aard.
Inhoud en doel van de externe controle brengen mee dat dit zelfstandig en onafhankelijk van te controleren huishouding en haar organen en derhalve door externe controleurs gebeurt. Uiteraard dienen de externe controleurs aan bepaalde deskundigheidseisen te voldoen. Artikel 109 van de Waterschapswet bepaalt dat de externe controle bij waterschappen slechts door registeraccountants mag worden uitgevoerd. Deze bepaling waarborgt de deskundigheid van de externe controleur.
De externe controle richt zich op het vaststellen van:
- de formele juistheid, dat wil zeggen de vraag of de verrichte beheerhandelingen zijn gedaan door bevoegden en overeenkomstig de gestelde regels;
- de materiële juistheid, dat wil zeggen de vraag of de verantwoording in kas, (financiële) administratie en jaarrekening overeenstemt met de werkelijkheid en de vraag of het beheer van vermogenswaarden ordelijk en controleerbaar is georganiseerd;
- de bedrijfseconomische juistheid, dat wil zeggen de vraag of het financieel beheer in overeenstemming is met de eis van doelmatigheid.
Deze verordening geeft antwoord op de volgende vragen met betrekking tot de externe controle:
- wat is onderworpen aan de externe controle?
- aan wie wordt de externe controle opgedragen?
- welke rechten en verplichtingen hebben controleur en de gecontroleerde ten opzichte van elkaar?
- hoe en aan wie moet over de controle worden gerapporteerd?
- wat gebeurt er met de rapportages van de externe controles?
Naast de externe controle door de externe accountant staat de controle die gedeputeerde staten krachtens artikel 108, vierde lid, van de Waterschapswet kunnen uitoefenen. Deze bevoegdheid geeft gedeputeerde staten de mogelijkheid om in daartoe aanleiding gevende gevallen zelf een onderzoek naar het financieel beheer van een waterschap in te stellen, bijvoorbeeld bij het klaarblijkelijk falen van de externe controle of in het geval van vermoedens van fraude.
Het spreekt voor zich dat gedeputeerde staten slechts in uitzonderingsgevallen van deze bevoegdheid gebruik zullen maken.