| Overheidsorganisatie | Waterschap Reest en Wieden |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie waterschap Reest en Wieden |
| Citeertitel | Verordening organisatie financieel beheer waterschap Reest en Wieden |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp | financiën – belastingen |
Datum inwerkingtreding bij benadering.
Deze verordening werkt terug tot en met 1 januari 2000.
Waterschapswet, art. 108, lid 1
Geen.
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-02-2000 | 01-01-2000 | 01-01-2009 | nieuwe regeling | 04-01-2000 Onbekend. | Onbekend |
Het voorlopig algemeen bestuur van het waterschap Reest en Wieden;
gelezen het voorstel van het voorlopig dagelijks bestuur d.d. 1 december 1999;
gelet op artikel 108, lid 1, van de Waterschapswet;
B E S L U I T :
vast te stellen de Verordening organisatie financieel beheer waterschap Reest en Wieden.
In deze verordening wordt verstaan onder:
administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens gericht op het verstrekken van informatie voor het besturen, beheren en doen functioneren van het waterschap en voor de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;
beheer van vermogenswaarden: alle beheershandelingen die voortvloeien uit het door het algemeen bestuur vastgestelde beleid en die gevolgen hebben voor de financiële middelen van het waterschap;
financieel beheer: de administratie en het beheer van vermogenswaarden;
financiële ambtenaar: de ambtenaar, bedoeld in artikel 3;
registeraccountant: de registeraccountant, aangewezen ingevolge artikel 3 van de Verordening controle financieel beheer waterschap Reest en Wieden.
1. Het dagelijks bestuur stelt nadere regels vast met betrekking tot de organisatie van het financieel beheer en biedt deze het algemeen bestuur ter kennisneming aan.
2. De regels, bedoeld in het eerste lid, omvatten in elk geval:
een beschrijving van de functies van het financieel beheer, waarbij wordt aangegeven welke functies uit het oogpunt van de interne controle gescheiden dienen te worden;
procedurebeschrijvingen betreffende de onderdelen van het financieel beheer;
een regeling van de teken en beschikkingsbevoegdheden;
een regeling van de beveiliging van programma en gegevensbestanden;
voorschriften inzake de periodieke verslaglegging.
3. De regels, bedoeld in het eerste lid, dienen zodanig te zijn opgesteld dat aan de eisen van controle, rechtmatigheid en doelmatigheid wordt voldaan.
4. De registeraccountant wordt gehoord over het ontwerp van de regels, bedoeld in het eerste lid.
Het dagelijks bestuur wijst een ambtenaar aan, die zelfstandig verantwoordelijk is voor de uitvoering van het financieel beheer van het waterschap.
1. Als onderdeel van de in artikel 3 genoemde taak richt de financiële ambtenaar de administratie in, met inachtneming van de voor het waterschap van toepassing zijnde comptabiliteitsvoorschriften, en voert deze zodanig dat de financiële rechten en verplichtingen, de ontvangsten en de betalingen, de vermogensrechten en verplichtingen alsmede de bezittingen en schulden van het waterschap juist en volledig blijken.
2. Vanuit de administratie stelt de financiële ambtenaar alle informatie beschikbaar die de leden van het dagelijks bestuur en andere medewerkers van het waterschap voor hun functioneren nodig hebben.
3. Onverminderd de verantwoordelijkheid van de secretaris en diens adviserende functie aan het dagelijks bestuur, is de financiële ambtenaar belast met de advisering over de financiële aspecten van het waterschap.
1. De secretaris draagt er zorg voor dat de financiële ambtenaar alle door het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur genomen besluiten, waaraan financiële gevolgen verbonden zijn, ontvangt.
2. De secretaris draagt er zorg voor dat de door het dagelijks bestuur goed te keuren bestedingsvoorstellen tijdig aan de financiële ambtenaar om advies worden voorgelegd.
3. De desbetreffende medewerkers van het waterschap verstrekken de financiële ambtenaar tijdig alle overige gegevens en stukken die deze voor een juiste uitvoering van het financieel beheer nodig heeft.
De financiële ambtenaar draagt er zorg voor dat:
tijdig voorstellen tot wijziging van de regels, bedoeld in artikel 2, eerste lid, aan het dagelijks bestuur worden gedaan;
aan het dagelijks bestuur tijdig voorstellen worden gedaan voor het verzekeren van de financiële risico's die verband houden met de taakuitoefening van het waterschap;
de uit rechten en verplichtingen van het waterschap voortspruitende invorderingen (exclusief belastingen) en betalingen tijdig in behandeling worden genomen;
tijdig voorstellen aan het dagelijks bestuur worden gedaan met betrekking tot de financiering van de activiteiten van het waterschap;
het beheer van de geldmiddelen van het waterschap doelmatig wordt gevoerd.
1. De bepaling van de posten van de begroting, waarop de inkomsten en uitgaven worden geboekt, geschiedt in overeenstemming met de desbetreffende bestuursbesluiten.
2. Indien de door de daartoe bevoegde medewerkers van het waterschap gegeven aanwijzingen op de desbetreffende stukken niet in overeenstemming zijn met de post of posten waarop verantwoording naar het oordeel van de financiële ambtenaar dient te geschieden, doet deze daarvan door tussenkomst van de secretaris-directeur, mededeling aan het dagelijks bestuur.
1. De betalingen geschieden op grond van gefiatteerde betalingsbescheiden.
2. De hieruit voortvloeiende betalingsopdrachten worden voorzien van de handtekeningen van tenminste twee daartoe aangewezen personen.
1. De ontwerp jaarrekening van het waterschap en het daarbij behorende verslag ter verantwoording van het financieel beheer worden opgemaakt en ondertekend door de financiële ambtenaar.
2. De ontwerp jaarrekening en het verslag ter verantwoording van het financieel beheer worden tezamen met het verslag van de registeraccountant, bedoeld in artikel 109, tweede lid, van de Waterschapswet, aan het dagelijks bestuur aangeboden.
3. Indien de financiële ambtenaar, op grond van zijn verantwoordelijkheid voor het financieel beheer, meent de ontwerp jaarrekening en het verslag ter verantwoording van het financieel beheer niet te kunnen ondertekenen, vindt de in het tweede lid van dit artikel bedoelde aanbieding plaats onder overlegging van een verslag van de bevindingen van de financiële ambtenaar.
Indien het dagelijks bestuur de ontwerp jaarrekening, het verslag ter verantwoording van het financieel beheer en het verslag, bedoeld in artikel 9, tweede lid, aanvaardt, strekt dit mede tot décharge van de financiële ambtenaar, behoudens later in rechte gebleken valsheid in bewijsstukken of andere onregelmatigheden.
De voor het beheersgebied van het waterschap of gedeelten daarvan op de dag vóór de datum waarop deze verordening in werking treedt geldende verordeningen op de organisatie van het financieel beheer blijven van kracht ten aanzien van de jaren waarvoor zij hebben gegolden.
Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag volgend op die van haar bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2000.
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening organisatie financieel beheer waterschap Reest en Wieden.
Aldus vastgesteld door het voorlopig algemeen bestuur van het waterschap
Reest en Wieden in de openbare vergadering van 4 januari 2000.
M.M. Kool, dijkgraaf mr. A.K. Schuttinga, secretaris-directeur
Artikel 108 van de Waterschapswet
Artikel 108 van de Waterschapswet bevat de verplichting tot het vaststellen van regels met betrekking tot de organisatie van de administratie en van het beheer van vermogenswaarden. De twee begrippen 'administratie' en 'beheer van vermogenswaarden' worden samengevat met de term 'financieel beheer'.
Voor het begrip 'administratie' is uitgegaan van de volgende, algemeen gangbare definitie: het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens gericht op het verstrekken van informatie voor het besturen, beheren en doen functioneren van een huishouding en voor de verantwoording die daarover moet worden afgelegd. Uit deze omschrijving kan worden opgemaakt dat het doel van de administratie tweeledig is, namelijk:
- het verschaffen van informatie om een zo goed mogelijk beheer mogelijk te maken;
- het afleggen van verantwoording omtrent het gevoerde beheer.
Het begrip 'beheer van vermogenswaarden' is gedefinieerd als: alle beheershandelingen die voortvloeien uit het door het algemeen bestuur vastgestelde beleid en die gevolgen hebben voor de financiële middelen van het waterschap.
Het financieel beheer van een waterschap omvat onder meer alle beleids- en beheershandelingen die tot bestedingen leiden, het doen van betalingen, het beheer van de geldmiddelen (kasbeheer), het geven van kwijting voor ontvangst, het invorderen van de belastingen en overige inkomsten, het voeren van de administratie, de controle op de waterschapsfinanciën en de advisering over genoemde zaken. In de organisatie van het financieel beheer zullen al deze taken moeten worden betrokken.
Genoemd artikel 108 bevat ook de norm waaraan de in de verordening vast te leggen regels met betrekking tot de organisatie van het financieel beheer moeten voldoen, namelijk de eisen van doelmatigheid en controle. Met het begrip 'controle' wordt verband gelegd met artikel 109 van de Waterschapswet. Dat artikel bepaalt dat het algemeen bestuur van het waterschap ook een verordening dient vast te stellen met betrekking tot de controle op de administratie en het beheer van vermogenswaarden, welke verordening dient te waarborgen dat de rechtmatigheid en doelmatigheid van de administratie en het beheer worden getoetst.
Hieruit volgt dat de organisatie van het financieel beheer aan de eisen van controle, rechtmatigheid en doelmatigheid moet voldoen. De Memorie van Toelichting vermeldt dat het aan het waterschapsbestuur zelf kan worden overgelaten nadere invulling aan deze eisen te geven. Omdat de eisen van wezenlijk belang zijn voor de wijze waarop de organisatie van het financieel beheer binnen een waterschap wordt vormgegeven, zijn deze hieronder nader omschreven. De omschrijvingen zijn ontleend aan de Memorie van Toelichting van de Gemeentewet (TK 1985-1986, 19403, nr. 3). Deze wet bevat namelijk gelijkluidende bepalingen inzake het financieel beheer.
De eis van controle houdt in dat het financieel beheer binnen een waterschap zodanig moet worden georganiseerd, dat is voldaan aan de eisen die de interne controle stelt en dat een goede (externe) controle-uitoefening mogelijk is. Op de interne controle en de eisen die dit aan de organisatie stelt, wordt hierna ingegaan. Controle is inherent aan een goed beheer van de financiën. Regelmatig dient te worden nagegaan of de door het algemeen en het dagelijks bestuur verstrekte opdrachten zijn uitgevoerd en hoe ze zijn uitgevoerd.
Om deze controle mogelijk te maken, dienen de opdrachten systematisch en volledig te worden vastgelegd. De controle omvat ook toetsing van de rechtmatigheid en doelmatigheid van het financieel beheer.
De rechtmatigheidseis houdt in dat het financieel beheer juist dient te zijn. Het begrip 'juist' kent twee aspecten die tezamen het begrip rechtmatigheid dekken, namelijk de formele en de materiële juistheid.
De toetsing van de formele juistheid betreft de vraag of de geadministreerde handelingen zijn verricht binnen het kader van de bevoegdheid van de handelende personen en overeenkomstig de daarvoor gegeven voorschriften. De toetsing van de materiële juistheid heeft betrekking op de vraag of de administratie en de administratieve verantwoording overeenstemmen met de werkelijkheid. Daarnaast heeft de materiële juistheid betrekking op de eis dat het beheer van vermogenswaarden ordelijk en controleerbaar moet zijn vormgegeven.
De doelmatigheidseis houdt in dat het dagelijks bestuur binnen het kader van het door het algemeen bestuur vastgestelde beleid een zo doelmatig mogelijk beheer moet voeren. Het begrip 'doelmatig' wordt daarbij gedefinieerd als: de mate waarin de te leveren prestaties bij gegeven doelstellingen met inzet van zo weinig mogelijk middelen zijn bereikt.
Om een doelmatig beheer te kunnen voeren, zal het dagelijks bestuur een aantal organisatorische maatregelen moeten nemen. Een voorbeeld daarvan is regelmatige meting en toetsing van de effecten van het gevoerde beheer, waartoe onder meer registratie van de door het waterschap geleverde prestaties dient plaats te vinden.
Het doel van het financieel beheer is het voeren van de financiële huishouding van het waterschap overeenkomstig het door het algemeen bestuur vastgestelde beleid. Het algemeen bestuur oefent het budgetrecht uit. Dit komt tot uitdrukking in het vaststellen van de begroting en de begrotingswijzigingen. Nadat het algemeen bestuur de begroting heeft vastgesteld, krijgt het dagelijks bestuur mandaat voor de uitvoering van het financieel beleid. Voor het op grond van dit beleid gevoerde financieel beheer is het dagelijks bestuur verantwoording schuldig aan het algemeen bestuur. Dit gebeurt door het overleggen van de jaarrekening, het daarbij behorende verslag ter verantwoording van het financieel beheer en het verslag dat ingevolge artikel 109, tweede lid, van de Waterschapswet door de externe accountant wordt uitgebracht.
Voor de uitoefening van het financieel beheer beschikt het dagelijks bestuur over een ambtelijk apparaat. Omdat een belangrijk deel van de financiële middelen van het waterschap door de technische afdelingen wordt aangewend, heeft de organisatie van het financieel beheer niet alleen betrekking op de administratieve afdelingen van het waterschap, maar op het gehele ambtelijk apparaat.
Artikel 2 bepaalt dat het dagelijks bestuur nadere regels omtrent de organisatie van het financieel beheer vaststelt. Deze regels dienen een omschrijving van de organisatie van het financieel beheer te omvatten, waaronder de werkprocedures die in het kader van het financieel beheer een rol spelen. Aan de hand van de beschrijving van de organisatie en van de werkprocedures kan worden beoordeeld of een juiste verdeling van bevoegdheden en verantwoordelijkheden tot stand is gebracht. Bij de beoordeling daarvan zullen inzichten een rol spelen omtrent:
- de beslissingsbevoegdheid van medewerkers op verschillend hiërarchisch niveau in samenhang met de bevoegdheden op grond van hun taken;
- de controleverplichtingen van de onderscheiden medewerkers op grond van door hen aan andere medewerkers gemandateerde bevoegdheden;
- de informatie die betrokkenen nodig hebben;
- de betekenis die moet worden toegekend aan de mate van betrouwbaarheid en nauwkeurigheid van informatie en de periodiciteit daarvan;
- de communicatiebehoeften die uit een en ander voortvloeien.
Zoals deze opsomming aangeeft, vraagt ook de wijze van informatievoorziening aandacht in het kader van de organisatie van het financieel beheer. De voorziening in informatie regardeert de algehele beleidsvoering en beleidsuitvoering.
De informatiebehoefte strekt dan ook verder dan de gegevens van de financiële administratie.
Het ligt in de rede dat bij de organisatie van het financieel beheer de totale administratieve organisatie van het waterschap aan de orde komt uit de optiek van het algehele functioneren van de waterschapsorganisatie.
Krachtens artikel 108, derde lid, van de Waterschapswet mag de secretaris, behoudens ontheffing van gedeputeerde staten, niet worden aangewezen voor de uitvoering van de taken in het kader van het financieel beheer. Deze bepaling is opgenomen omdat de secretaris als beleidsadviseur van het dagelijks bestuur invloed kan uitoefenen op het financieel beheer van het waterschap. Voor de uitvoering van het financieel beheer moeten derhalve andere ambtenaren dan de secretaris worden aangewezen. Deze verordening belast de financiële ambtenaar met deze taken.
Artikel 3 wijst de zelfstandige verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het financieel beheer toe aan de financiële ambtenaar. In de artikelen 4, 6, 7 en 9 is deze taak nader omschreven. Kort samengevat betreft deze een adviserende en registrerende taak.
Tot het financieel beheer behoort ook de advisering omtrent de financiële aspecten van beleidsvoorstellen die aan het dagelijks bestuur worden voorgelegd. Gelet op zijn zelfstandige verantwoordelijkheid is de financiële ambtenaar met deze taak belast. Bij de voorbereiding van beleidsadviezen zal de financiële ambtenaar zich onder meer richten op aspecten van bedrijfseconomische aard en de liquiditeitspositie van het waterschap. De kwaliteit van de advisering van de financiële ambtenaar wordt bevorderd indien deze in een vroeg stadium bij de voorbereiding van beleidsadviezen wordt betrokken. Het oordeel van de financiële ambtenaar dient bij voorkeur in het voorstel te worden verwerkt, zodat er sprake is van een integraal advies.
Onder interne controle wordt verstaan de controle die het dagelijks bestuur moet uitoefenen om de verantwoording voor de gang van zaken in de organisatie te kunnen dragen. Het doel daarvan is inzicht te verkrijgen in de rechtmatigheid en doelmatigheid van het financieel beheer. De interne controle is gericht op het leggen van een controlerend element in bepaalde handelingen, zodat daarmee andere handelingen kunnen worden gecontroleerd. De uitoefening van deze controle verzekert een objectieve berichtgeving en juiste verslaglegging in de administratie. De basisgegevens in de administratie en de verwerking daarvan vormen het uitgangspunt voor het nemen van veel beslissingen en voor het uitoefenen van controle op de in het kader van het financieel beheer verrichte handelingen.
Gelet op het bovenstaande moet de interne controle in beginsel overal aanwezig zijn, niet zo zeer in de vorm van een speciaal daarvoor aangewezen functionaris die op elke handeling toeziet, maar juist in de handelingen zelf.
Artikel 2, tweede lid onder a, bepaalt dat de organisatie van het financieel beheer vanuit het oogpunt van de interne controle zodanig moet worden opgezet, dat daarin een functiescheiding is aangebracht. Functiescheiding houdt in dat er bij de verdeling van taken op gelet moet worden, dat bij voorkeur geen werkzaamheden en verantwoordelijkheden in één taak worden verenigd die elkaar niet verdragen.
In de Memorie van Toelichting van de Waterschapswet is vermeld dat de volgende functies bij het vormgeven van de organisatie van het financieel beheer bij voorkeur moeten worden gescheiden:
- de beherende functie: het beschikken over de geldmiddelen van het waterschap (doen van opdrachten die tot bestedingen leiden, aangaan van verplichtingen);
- de administratieve functie: het voeren van de administratie van het waterschap;
- de kassiersfunctie: het bewaren van de kasgelden en de girale gelden van het waterschap.
In dit kader wordt gewezen op de voorwaarden die verzekeraars tegen het risico van fraude stellen, met betrekking tot de formele regeling van het kasbeheer, de functiescheiding, het tekenen van betalingsopdrachten en dergelijke.
De bevoegdheid om te beschikken over de begrotingskredieten wordt - met het stellen van daarbij in acht te nemen beperkingen - overgedragen aan bepaalde waterschapsmedewerkers. Een belangrijk aspect van de interne controle hierbij is dat de bevoegdheden van deze medewerkers tot het geven van bestellingen of opdrachten schriftelijk worden vastgelegd (aard, voorwaarden en limiet van de bestellingen c.q. opdrachten).
De financiële ambtenaar dient er op toe te zien dat de bij hem ingediende stukken aan de daaraan te stellen eisen voldoen. In alle gevallen zal moeten blijken dat hij er zich van heeft overtuigd dat deze stukken gecontroleerd zijn en aan de eisen voldoen. Zo dient hij er bijvoorbeeld voor te zorgen dat getekende betalingsbewijzen niet in handen kunnen vallen van personen die voordeel kunnen hebben van wijzigingen daarin.
De verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur voor het beheer van het waterschap brengt mee dat dit college toezicht uitoefent op de uitvoering van het financieel beheer. Hieraan kan bijvoorbeeld vorm worden gegeven door de betrokken functionarissen te verplichten tot periodieke rapportering.
De kassier is uitsluitend bewaarder van de chartale en girale gelden van het waterschap. Het initiatief tot het afgeven of ontvangen van gelden mag nooit van hem zelf uitgaan. De kassier mag geen invloed kunnen uitoefenen op de mutaties van bedoelde gelden. Hij mag de geldmiddelen uitsluitend regelen ingevolge schriftelijke opdrachten.
Van belang is dat zo min mogelijk geldtransacties in contanten worden uitgevoerd. Het gebruikmaken van de diensten van banken en girodienst staat voorop, terwijl tevens een maximum moet worden gesteld aan het kassaldo dat is toegestaan. Door deze maatregelen kan de bewarende functie grotendeels door banken en girodienst worden uitgeoefend. De controle op de juistheid van de verwerking van de dagelijks via de kas en giraal binnengekomen gelden, alsmede de boeking daarvan, blijft uiteraard tot de taak van de financiële ambtenaar behoren.
De organisatie van de betalingen moet zijn gericht op het voorkomen van onrechtmatige betalingen en op het zo doelmatig mogelijk verrichten van het betalingsverkeer van het waterschap. Artikel 8 bepaalt dat de betalingsopdrachten aan bank of giro voorzien dienen te worden van de handtekening van tenminste twee daartoe aangewezen personen.
Voordat deze personen hun handtekening plaatsen, zullen zij de betalingsopdrachten aan de hand van de facturen moeten controleren op de juistheid van de tenaamstelling, het rekeningnummer en het bedrag. Dat deze interne controlehandelingen zijn verricht, moet blijken uit een verklaring met handtekening of paraaf op de kopie betalingsopdracht.
Een bijzonder aspect van de administratieve functie is budgetbewaking.
Ten behoeve hiervan dienen de betrokken functionarissen regelmatig op de hoogte te worden gehouden van de stand van de diverse budgetten. Het doel van deze informatie is op de verschillende niveaus in de organisatie die gegevens te verstrekken die op dat niveau belangrijk zijn, met een snelheid en frequentie die bij dat niveau passen en in een vorm die aanspreekt. Bij de bedrijfssignaleringsadministratie prevaleert de snelheid; dit in tegenstelling tot de comptabele administratie, waar de nadruk op accuratesse ligt. Met name door het toepassen van geautomatiseerde gegevensverwerking is het mogelijk te komen tot integratie van deze op verschillende behoeften gerichte informatieverzorgingsprocessen.
De verantwoordelijkheid voor het tijdig verstrekken van doelmatige overzichten van de administratieve gegevens voor de budgetbewaking ligt bij de financiële ambtenaar (artikel 4, tweede lid).
Bij de periodieke verstrekking van gegevens voor de bewaking van budgetten kunnen verschillende niveaus worden onderscheiden:
- naar een volledig beeld, dat wil zeggen alle specificaties;
- naar een gecomprimeerd beeld, dat wil zeggen naar onder en overschrijdingen die een bepaalde limiet te boven gaan;
- naar een totaalbeeld per organisatie onderdeel van bijvoorbeeld gebudgetteerde bedragen en de werkelijke saldi.
In het algemeen zijn gecomprimeerde overzichten met daarbij een inschatting van de grote lijnen het meest doelmatig. Hierdoor wordt het patroon van de uitgaven zichtbaar gemaakt, terwijl in bijzondere gevallen alsnog een gedetailleerde analyse kan worden gemaakt.
De mogelijkheden tot effectief gebruik van informatie als grondslag voor het nemen van beslissingen zijn onder meer afhankelijk van de mate van delegatie van beslissingsbevoegdheden.