| Overheidsorganisatie | Waterschap Velt en Vecht |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Archiefverordening |
| Citeertitel | Archiefverordening waterschap Velt en Vecht |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | bestuur – waterschappen |
Datum ondertekening inwerkingtredingsbesluit: 14-12-2000
Bron bekendmaking inwerkingtredingsbesluit: De Zuidoosthoeker, 26-12-2000 Krant van Hoogeveen, 26-12-2000 De Toren, 27-12-2000
Archiefwet 1995, art. 35, lid 1, art. 36, art. 37, lid 1
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 28-12-2000 | 01-01-2000 | 01-01-2014 | nieuwe regeling | 14-12-2000 De Zuidoosthoeker, 26-12-2000 Krant van Hoogeveen, 26-12-2000 De Toren, 27-12-2000 | 6150/FZ/jp/2000 |
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
de wet: de Archiefwet 1995;
waterschapsorganen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voorzover behorende tot het waterschap;
archiefbewaarplaats: de door het algemeen bestuur overeenkomstig artikel 36 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
de archivaris: de in artikel 37 van de wet genoemde beheerder van de archiefbewaarplaats;
informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
De in artikel 36 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt in het waterschapshuis te Coevorden.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van de archiefbewaarplaats, bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van een archivaris, die belast is met het beheer van archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de waterschaps-archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
1. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de vervaardiging en de bewaring van de archief bescheiden geschiedt op zodanige wijze dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat jaarlijks op de waterschapsbegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Het dagelijks bestuur stelt voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van de waterschapsorganen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.
Het dagelijks bestuur doet tenminste eenmaal per twee jaar aan het algemeen bestuur verslag van hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 35 van de wet. Het legt daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hem zijn uitgebracht in verband met het beheer en het toezicht, bedoeld in de artikelen 16 en 21.
Onder de bevelen van het dagelijks bestuur is de archivaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang is.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris ten behoeve van waterschapsorganen desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden, bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld, zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan eenieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de archivaris verricht, worden aan de verzoekers in rekening gebracht volgens een door het algemeen bestuur bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.
Het dagelijks bestuur kan nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de archiefbescheiden en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld.
De archivaris brengt eenmaal per twee jaar verslag uit aan het dagelijks bestuur over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.
De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de op grond van artikel 8 gegeven voorschriften.
De archivaris van het waterschap kan worden vervangen door andere ambtenaren, die in het bezit zijn van een afgeronde archiefopleiding, gericht op het beheer van overheidsarchieven
Het dagelijks bestuur verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
De archivaris of degene die hem in de uitoefening van het toezicht vervangt of bijstaat, heeft met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en tot de ruimten waarin deze zich bevinden.
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan het dagelijks bestuur. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Het dagelijks bestuur doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen tot:
opheffing, samenvoeging of splitsing van de ambtelijke dienst van het waterschap of overdracht van één of meer taken aan een ander waterschap of rechtspersoon;
bouw, verbouw, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden.
De archivaris doet eenmaal per twee jaar aan het dagelijks bestuur verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.
De Archiefverordening van het waterschap ’t Suydevelt wordt ingetrokken.
1. Deze verordening treedt in werking op de eerstvolgende dag na die van haar bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2000.
2. Deze verordening kan worden aangehaald als: Archiefverordening waterschap Velt en Vecht.
De archiefverordening bestaat uit een aantal hoofdstukken. Deze hoofdstukken zijn de volgende:
1. Algemene bepalingen.
2. De aanwijzing van de archiefbewaarplaats.
3. De zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden.
4. Het beheer van de archiefbewaarplaats.
5. Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
6. Slotbepalingen.
Hoofdstuk 1
Hierin worden de algemene bepalingen gegeven waarop de Archiefverordening berust. Genoemd worden de wet (Archiefwet 95), de waterschapsorganen, de archiefbewaarplaats, de archivaris en het informatiesysteem.
Hoofdstuk 2
Hierin wordt als archiefbewaarplaats aangewezen, de archiefbewaarplaats die zich bevindt in het waterschapshuis te Coevorden.
Hoofdstuk 3
In dit hoofdstuk worden de wettelijke verplichtingen van het dagelijks bestuur ten aanzien van de zorg voor archiefbescheiden besproken. Zo wordt gewezen op de verplichting om een archiefruimte in te richten en om voldoende geschoold personeel aan te stellen. Voorts wordt gesproken over het opnemen van voldoende middelen op de begroting voor een goede archiefzorg.
Hoofdstuk 4
In dit hoofdstuk worden de taken van de archivaris behandeld ten aanzien van de archiefbescheiden, die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Gesproken wordt onder meer over het opnemen van particuliere collecties in de archiefbewaarplaats, het vervaardigen van afschriften door de archivaris en het rapporteren door de archivaris aan het dagelijks bestuur.
Hoofdstuk 5
Wederom worden de taken van de archivaris in dit hoofdstuk behandeld, maar nu ten aanzien van archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De beherende en adviserende taken van de archivaris worden in dit hoofdstuk nader uitgewerkt. Ook worden enige verplichtingen van het dagelijks bestuur ten opzichte van de archivaris genoemd.
Hoofdstuk 6
In dit hoofdstuk wordt de naam van de archiefverordening vastgesteld en wordt bekendgemaakt vanaf welke datum deze archiefverordening van kracht wordt.