| Overheidsorganisatie | Waterschap Peel en Maasvallei |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Regeling budgethouderschap van het waterschap Peel en Maasvallei |
| Citeertitel | Regeling budgethouderschap van het waterschap Peel en Maasvallei |
| Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | bestuur – waterschappen |
Van deze regelgeving zijn alleen versies vanaf de peildatum 1 juli 2006 beschikbaar. De oorspronkelijke regelgeving stamt uit 2004. Deze (papieren) versie kunt u inzien bij het waterschap.
Datum ondertekening inwerkingtredingsbesluit:
Bron bekendmaking inwerkingtredingsbesluit: wevsite Waterschap Peel en Maasvallei, 22 februari 2006
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 22-02-2006 | 01-01-2018 | art. 7 | 22-02-2006 wevsite Waterschap Peel en Maasvallei, 22 februari 2006 | - |
Het dagelijks bestuur van Waterschap Peel en Maasvallei,
overwegende, dat nieuwe bestuurlijke inzichten en een wijziging in de organisatiestructuur van het waterschap noodzaken tot het vaststellen van een regeling inzake het budgethouderschap;
dat de Ondernemingsraad bij brief van 7 augustus 2003 in de gelegenheid is gesteld om advies uit te brengen, een en ander conform het gestelde in artikel 25, eerste lid, sub e van de Wet op de ondernemingsraden;
dat de Ondernemingsraad de Regeling heeft behandeld in de Overlegvergadering van 2 september 2003 en aansluitend positief advies heeft uitgebracht;
gelet op het bepaalde in de Waterschapswet, de Algemene wet bestuursrecht, het Reglement voor het waterschap Peel en Maasvallei alsmede de Beleidsnota delegatie en mandaat.
BESLUIT:
I vast te stellen de volgende Regeling budgethouderschap:
In deze regeling wordt verstaan onder:
1. Mandaat:
Een financieel mandaat, omvattende de bevoegdheid en verantwoordelijkheid van de budgethouder om tot op het niveau van het gegeven budget overeenkomsten aan te gaan tot levering van goederen en diensten en/of aanneming van werk, respectievelijk uitgaven te doen.
2. Budget:
Een onderdeel, in de vorm van een product of (hulp)kostenplaats, van de waterschapsbegroting bestemd ter volbrenging van een taakstelling voortkomend uit de, binnen de onderscheiden beleidsterreinen vastgestelde doelstelling, zoals neergelegd in de beleidsbegroting en de daarvan afgeleide beheersbegroting en/of afdelingsplannen.
3. Taakstelling:
Gericht op de realisering van een product door middel van de geformuleerde activiteiten, de prestaties, het kostendekkingspercentage, de overige kengetallen en voorschriften, de bij budget beschikbaar gestelde middelen, een en ander rekening houdend met een doelmatige uitvoering van die realisering.
Het laten functioneren van een afdeling ((hulp-)kostenplaats) gericht op het realiseren van producten.
4. Hoofdbudgethouder:
De secretaris-directeur en het afdelingshoofd.
5. Budgethouder:
De coördinator, de projectleider, de junior projectleider en de regiobeheerder.
6. Deelbudgethouder:
De door de hoofdbudgethouder of budgethouder als zodanig aan te wijzen medewerker van het waterschap.
7. Secretaris-directeur:
De ambtenaar zoals bedoeld in artikel 53 van de Waterschapswet. De secretaris-directeur is het hoofd van de ambtelijke organisatie en legt in die hoedanigheid op ambtelijk niveau (eind)verantwoording af jegens het dagelijks bestuur. Hij draagt in het kader van deze regeling de ambtelijke eindverantwoording jegens het dagelijks bestuur.
8. Opdrachtgever:
Het dagelijks bestuur, bij mandaat de secretaris-directeur, respectievelijk het afdelingshoofd, zoals nader bepaald in paragraaf 2 van het Projectstatuut.
9. Mandaatgever (mandans):
· van de hoofdbudgethouder, tevens afdelingshoofd : de secretaris-directeur;
· van de hoofdbudgethouder, tevens secretaris-directeur : het dagelijks bestuur;
· van de budgethouder, tevens secretaris-directeur : het dagelijks bestuur;
· van de budgethouder : de hoofdbudgethouder;
· van de deelbudgethouder, tevens afdelingshoofd : de hoofdbudgethouder;
· van de deelbudgethouder : de budgethouder.
1. Het algemeen bestuur stelt jaarlijks de beleidsbegroting vast.
2. De beheersbegroting en/of de afdelingsplannen vormen de basis voor de beleidsbegroting.
3. In de beheersbegroting en/of de afdelingsplannen worden opgenomen de resultaten en de activiteiten en prestaties alsmede de omvang daarvan die de afdeling voornemens is te realiseren teneinde te voldoen aan de beleidsdoelstellingen en de daarmee samenhangende taakstelling alsmede de daartoe benodigde middelen.
Het dagelijks bestuur wijst de secretaris-directeur aan als hoofdbudgethouder voor de totale beheersbegroting. De secretaris-directeur is voor het dagelijks bestuur aanspreekbaar op en verantwoording verschuldigd voor het hem toevertrouwde totaalbudget in de beheersbegroting.
1. De secretaris-directeur wijst, in de vorm van een afzonderlijk mandaatbesluit, per begrotingsonderdeel zoals bedoeld in artikel 1 lid 2, voor ieder budget een hoofdbudgethouder aan.
2. De hoofdbudgethouder is door de secretaris-directeur aanspreekbaar en is deze verantwoording verschuldigd voor alle aan hem toevertrouwde budgetten per product en/of (hulp-)kostenplaats.
3. De hoofdbudgethouder draagt zorg voor het verstrekken van periodieke informatie ten behoeve van bestuursrapportages aan het dagelijks bestuur alsmede ten behoeve van het jaarverslag en jaarrekening. De hoofdbudgethouder voorziet daartoe de secretaris-directeur van de benodigde informatie.
4. De hoofdbudgethouder wijst voor producten budgethouders aan.
1. De budgethouder heeft, op basis van een ondermandaatbesluit van de hoofdbudgethouder, de bevoegdheid en verantwoordelijkheid om tot op het niveau van het gegeven budget overeenkomsten aan te gaan tot levering van goederen en diensten en/of aanneming van werk, respectievelijk uitgaven te doen.
2. Een voorstel betreffende een investering of investeringsplan wordt onder verantwoording van de budgethouder, door tussenkomst van de secretaris-directeur, voorgelegd aan het dagelijks bestuur dan wel door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur.
3. Alle bestedingen/uitgaven die voortvloeien uit projecten, zoals bedoeld in het projectstatuut van het waterschap, die gevolgen hebben voor meerdere begrotingsjaren, worden aangemerkt als investering. De (aanstaande) budgethouder dient in die gevallen voorstellen voor investeringsprojecten in bij de opdrachtgever. Door tussenkomst van de secretaris-directeur wordt het voorstel ingediend bij het dagelijks bestuur ter vaststelling door het algemeen bestuur. Door of vanwege het dagelijks bestuur wordt het moment inzake de feitelijke aanvang van het project bepaald.
1. Een budgethouder kan diens bevoegdheid geheel of gedeeltelijk opdragen in de vorm van een ondermandaat aan één of meerdere medewerkers op een hiërarchisch gelijk of naastlager niveau. De medewerker wordt daarmee deelbudgethouder. Alvorens de budgethouder daartoe een besluit neemt is instemming van diens
hoofdbudgethouder vereist.
2. Ingeval van ondermandaat dient schriftelijk te worden vastgelegd ten aanzien van welke budgetonderdelen met corresponderende taakstellingen aan wie een ondermandaat is verleend, met vermelding van eventuele beperkingen en/of condities en vergezeld van een proeve van handtekening en paraaf van de ondermandataris.
3. Van de in lid 2 genoemde schriftelijke vastlegging wordt door of vanwege de verlener van het ondermandaat een afschrift verstrekt aan de mandaatgever en aan het afdelingshoofd Middelen.
1. Aan het financieel mandaat worden grenzen gesteld. Bij het overschrijden van de financiële grens dient het naast hogere niveau medeverantwoordelijkheid te dragen voor de te nemen beslissing.
2. Functionaris/functie Mandaat in euro
Dagelijks bestuur boven euro 100.000,-
Secretaris-directeur tot euro 100.000,-
Afdelingshoofd tot euro 50.000,-
Projectleider A/B projecten en de grondverwervers tot euro 20.000,-
Teamcoördinator/ regiobeheerder/ projectleider C/D projecten tot _ 10.000,-
Deelbudgethouder tot euro 1.250,-
Bestelbevoegdheid medewerkers via bestelbonnen tot euro 250,-
1. De budgethouder heeft de zorg voor de hem toebedeelde budgetten zodanig dat die voor activiteiten ter realisatie van de producten en projecten worden ingezet, waartoe zij op basis van voorcalculaties in de begroting zijn gealloceerd.
2. De budgethouder heeft de zorg voor een bedrijfseconomische verantwoorde inzet van de ter beschikking gestelde middelen en legt verantwoording af aan de mandaatgever in de vorm van een getrouwe weergave betreffende een effectief, efficiënt en rechtmatig gevoerd beheer.
3. De budgethouder heeft de zorg en is verantwoordelijk voor de uitgaven respectievelijk inkomsten die voortvloeien uit de aangegane verplichtingen, respectievelijk rechten, zulks met inachtneming van te stellen eisen aan de interne controle, functiescheiding en overige zaken de administratieve organisatie betreffende.
4. De budgethouder heeft de zorg en is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van prestatiegegevens, normen en kengetallen en voor de kwaliteit van de te realiseren producten.
1. De budgethouder is verplicht een goede, eenduidige productbeschrijving en werkplan op te stellen en bij te houden. Het werkplan heeft tot doel het registreren van de uit te voeren (clusters van) activiteiten en de inzet van de medewerkers en middelen op elk niveau in de ambtelijke organisatie.
2. De budgethouder is verplicht een voorcalculatie te maken ten aanzien van het product met bijbehorend budget waarvoor hij verantwoordelijk is.
3. Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft geconstateerd dat terzake een toereikend budget beschikbaar is en het aangaan van die verplichtingen direct verband houdt met de taakstelling.
4. Bestedingen ten laste van een budget kunnen alleen gedaan worden door de aangewezen (deel)budgethouder.
1. De budgethouder verstrekt volledige informatie aan het afdelingshoofd Middelen ten behoeve van de registratie door of vanwege het afdelingshoofd Middelen. De budgethouder legt daartoe de op het product betrekking hebbende verplichtingen zodanig vast dat de actuele stand van de reeds aangegane verplichtingen ten opzichte van het totale toegekende budget alsmede de voortgang van het realiseren van de taakstelling, c.q. het project inzichtelijk is. Het dagelijks bestuur kan voorschriften geven inzake de zogenaamde verplichtingenadministratie.
2. De budgethouder verschaft aan de hoofdbudgethouder drie maal per kalenderjaar, binnen een periode van twee weken na afloop van de vier maandentermijn, een overzicht van de in de administratie vastgelegde gegevens van de bestede middelen, de stand van het budget, de aangegane financiële verplichtingen in relatie tot de behaalde resultaten afgezet tegen de taakstelling en het daaraan gekoppelde budget en overige kengetallen ten opzichte van de planning. Het overzicht dient tevens een tijdsinzicht te verschaffen en bij overschrijding van de gestelde normen voorzien te zijn van een nadere toelichting, analyse en een prognose van het toekomstig verloop van het budget alsmede een voorstel tot eventuele bijsturing. Het overzicht met bijlagen wordt verstrekt in de vorm van een standaard modelrapportage en is inhoudelijk dusdanig van opzet dat dit een getrouwe en volledige weergave is van de stand van het budget, de verplichtingen, voortgang, resultaten en financiële positie.
3. Het afdelingshoofd Middelen is verantwoordelijk voor een door of vanwege hem adequate registratie van de budgetten, alsmede voor het daarmede samenhangende proces van informatievoorziening en de jaarverslaglegging. Zulks met inachtneming van -uit een oogpunt van deugdelijke administratieve organisatie- te stellen eisen aan interne controle en functiescheiding, alsmede van de geldende voorschriften.
4. Het afdelingshoofd Middelen houdt een register bij van alle budgetbevoegdheden, respectievelijk financiële mandaten zoals bedoeld in deze regeling.
5. Het afdelingshoofd Middelen verstrekt de informatie over de door hem geregistreerde gegevens aan de budgethouder.
6. Onverminderd het bepaalde in de Verordening op de organisatie van het financieel beheer van het waterschap Peel en Maasvallei geeft de budgethouder aan het afdelingshoofd Middelen inzage in de administratie ten behoeve van het budgetbeheer en het daarbij behorende archief.
7. Het dagelijks bestuur kan nadere voorschriften geven inzake de registratie en administratie betreffende de financiële verplichtingen, zoals nader bepaald in de Regeling van de organisatie van het financieel beheer van het waterschap.
1. De budgethoder kan financiële verplichtingen slechts aangaan voor zover deze het financieel mandaat niet overstijgen. Indien de budgethouder oordeelt, dat een noodzaak bestaat om een financiële verplichting aan te gaan ondanks een gelimiteerd c.q. ontoereikend financieel mandaat dient hij een verzoek in bij diens naast hogere leidinggevende voor een aanvullend financieel mandaat c.q. een aanvullende budgetruimte. Indien dit noodzaakt tot een wijziging van de beleidsbegroting, dan noopt dit tot een voorstel daartoe van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur.
2. De afwijking die dient te leiden tot een bijstelling van de geplande uitkomsten (kostensoorten) en de afwijking die groter is dan tien procent en meer dan _ 2.500,-- van de geplande uitkomsten (kostensoorten), inclusief de reeds eerder doorgevoerde bijstellingen, dient in de administratie van de budgethouder te worden opgenomen ten behoeve van de registratie door of vanwege het afdelingshoofd Middelen, met een nadere analyse en toelichting alsmede onder toevoeging van een prognose van het toekomstig verloop van het budget, kostendekkingspercentage en overige kengetallen.
3. De budgethouder verstrekt de resultaten van diens administratie, zoals bedoeld in het tweede lid met betrekking tot afwijkingen van werkelijke uitkomsten ten opzichte van geplande uitkomsten zo spoedig mogelijk aan de mandaatgever, waarbij hij tevens de nodige voorstellen voegt. De informatie zal mede dienen tot completering van de bestuursrapportage, jaarverslaglegging en jaarrekening.
4. Een afwijking tussen geplande en werkelijke budgetuitgaven/inkomsten met betrekking tot de exploitatie die het gevolg is van het door de budgethouder gevoerde beheer, wordt ten bate, respectievelijk ten laste gebracht van het rekeningsaldo van het betreffende dienstjaar.
1. Het afdelingshoofd Middelen is verantwoordelijk voor de fiattering van betalingen en ontvangsten ten laste, respectievelijk ten gunste van de budgetten. Fiattering is eerst mogelijk nadat door de verantwoordelijke budgethouder een prestatieverklaring is afgegeven.
2. Het afdelingshoofd Middelen toetst de administratie en ontvangen informatie van de budgethouder en geeft zijn bevindingen in de bestuursrapportage, jaarverslaglegging en jaarrekening weer.
3. Het afdelingshoofd Middelen verstrekt diens bevindingen aan de betreffende budgethouder en de mandaatgever.
1. Budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar in die zin dat het niet is toegestaan dat twee of meer budgethouders dezelfde verantwoordelijkheid hebben voor één product met bijbehorend budget.
2. De functie van budgethouder is onverenigbaar met de functies van betalingsfiatteur en kassier, alsmede met de registrerende functie.
3. Een budgethouder kan aan hem bij ondermandaat verleende bevoegdheden niet uitoefenen ten aanzien van zichzelf of ten aanzien van boven hem geplaatste functionarissen.
1. Alle in deze regeling opgenomen bepalingen zijn van overeenkomstige toepassing op de hoofdbudgethouder, budgethouder en deelbudgethouder, tenzij anders is bepaald. 2. De (onder)mandaatgever kan een verleend (onder)mandaat geheel of gedeeltelijk intrekken. Een mandaat wordt schriftelijk ingetrokken. Een mandaat wordt in ieder geval ingetrokken indien sprake is van kennelijke incompetentie en/of misbruik van bevoegdheid. Een besluit tot intrekking wordt gemotiveerd genomen door de mandaatgever.
Een intrekkingsbesluit wordt kenbaar gemaakt aan de betreffende budgethouder, de naast hogere leidinggevende en aan het afdelingshoofd Middelen.
3. Per organisatieonderdeel en/of per budgethouder kunnen –voor zover niet strijdig met deze regeling en/of andere algemene regels- aan de zelfstandige uitoefening van het
budgethoudersschap condities en beperkingen worden aangebracht.
4. Bij afwezigheid van de budgethouder worden de verantwoordelijkheden en de aan hem bij ondermandaat verleende (teken-)bevoegdheden uitgeoefend door de naasthogere budgethouder.
1. Het bepaalde in deze regeling stelt niet de bepalingen in de Beheersverordening en Controleverordening van het waterschap terzijde. In geval van strijdigheid van regelgeving prevaleren de bepalingen van die Verordeningen.
2. Vanaf het moment dat de Regeling budgethouderschap is vastgesteld tot de datum dat deze in werking treedt wordt de administratie ingericht conform het bepaalde in deze regeling en wordt reeds gehandeld in de geest van deze regeling. Ingeval van strijdigheid van regelgeving met de Regeling van de organisatie van het financieel beheer van het waterschap en de daarop rustende nadere uitvoeringsbesluiten prevaleren de bepalingen in deze Regeling budgethouderschap.
3. Zo spoedig mogelijk na inwerkingtreding van deze Regeling Budgethouderschap, zal navolgende regelgeving en de daarop rustende uitvoeringsbesluiten in overeenstemming worden gebracht met deze Regeling budgethouderschap:
- de Verordening op de organisatie van het financieel beheer van het waterschap, zoals vastgesteld door het algemeen bestuur van het waterschap Peel en Maasvallei d.d. 29 juni 1994 (Beheersverordening);
- de Verordening op de controle van de administratie en op het beheer van vermogenswaarden, zoals vastgesteld door het algemeen bestuur van het waterschap Peel
en Maasvallei d.d. 29 juni 1994 (Controleverordening);
- de Regeling van de organisatie van het financieel beheer van het waterschap Peel en
Maasvallei, zoals vastgesteld door het dagelijks bestuur d.d. 1 juni 1994 en 15 juni 1994
(Uitvoeringsregeling).
4. Deze regeling treedt in werking met ingang van 22 april 2004.
5. Deze regeling kan worden aangehaald als “Regeling budgethouderschap van het waterschap Peel en Maasvallei”.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van het waterschap Peel en Maasvallei d.d. 21 april 2004 en gewijzigd bij besluit van 22 februari 2006.
de secretaris-directeur, de wnd. voorzitter,
ir. A. Kooistra ir. H.A. van Alderwegen
Toelichting Artikel 15 vergangs- en slotbepalingen; citeerartikel