| Overheidsorganisatie | Waterschap Reest en Wieden |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Verordening betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden van de waterschapsorganen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden |
| Citeertitel | Archiefverordening waterschap Reest en Wieden |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | algemeen |
| Eigen onderwerp |
Met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze verordening vervallen de archiefverordeningen van de voormalige waterschappen.
Geen.
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 04-01-2000 | 01-01-2000 | 10-11-2010 | nieuwe regeling | 04-01-2000 Onbekend. | Onbekend. |
Het voorlopig algemeen bestuur van het waterschap Reest en Wieden;
gelezen het voorstel van het voorlopig dagelijks bestuur van het waterschap Reest en Wieden;
gelet op de artikelen 35, eerste lid, 36, 37, tweede lid, van de Archiefwet 1995;
B E S L U I T :
vast te stellen de 'Verordening betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden van de waterschapsorganen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats', luidende als volgt:
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
de wet: de Archiefwet 1995;
waterschapsorganen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot het waterschap;
de archiefbewaarplaats: de door het algemeen bestuur overeenkomstig artikel 36 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de waterschapsorganen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;
informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
De in artikel 36 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats bevindt zich in de kelder van vleugel C van het kantoor van het waterschap Reest en Wieden, Blankenstein 540, 9743 PA Meppel. De bewaarplaats is goedgekeurd door gedeputeerde staten van Drenthe.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder van de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
1. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Het dagelijks bestuur stelt voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van de waterschapsorganen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.
Het dagelijks bestuur doet tenminste éénmaal per twee jaar aan het algemeen bestuur verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 35 van de wet.
Onder de bevelen van het dagelijks bestuur is de secretaris-directeur belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Hij is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documenten op te nemen, afkomstig van particuliere organisaties of personen, indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de secretaris-directeur desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van waterschapsorganen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.
Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de secretaris-directeur bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen naar de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.
De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de secretaris-directeur verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door het algemeen bestuur bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.
De secretaris-directeur brengt eenmaal per twee jaar verslag uit aan het dagelijks bestuur over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.
Met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze verordening vervallen de archiefverordeningen van de voormalige waterschappen.
Deze verordening treedt in werking bij datum van vaststelling en werkt terug tot en met 1 januari 2000.
Deze verordening kan worden aangehaald als Archiefverordening waterschap Reest en Wieden.
Aldus vastgesteld door het voorlopig algemeen bestuur van het waterschap
Reest en Wieden in de openbare vergadering van 4 januari 2000.
M.M. Kool, dijkgraaf mr. A.K. Schuttinga, secretaris-directeur
De Archiefverordening waterschap Reest en Wieden sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671) en dient door het algemeen bestuur te worden vastgesteld op grond van de artikelen die genoemd zijn in de aanhef van de wet.
De Archiefverordening bestaat in hoofdzaak uit drie gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg die het dagelijks bestuur draagt voor archieven van de waterschapsorganen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Deze verordening is, evenals de wet en het besluit, niet alleen van toepassing op de papieren archiefbescheiden, maar ook op digitale informatiedragers.
Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip 'zorg', dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995.
Hoofdstuk 4 regelt het beheer van de archiefbewaarplaats, dat de wet aan de secretaris-directeur opdraagt. Hoewel deze verordening zich beperkt tot zaken waarvoor de wet een regeling verlangt, zijn ook de overige documentaire collecties, die in het waterschap aanwezig zijn, onder de werking van de verordening gebracht. Veelal bevatten deze collecties ook archiefbescheiden en geschiedt het beheer op dezelfde wijze.
Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht, wordt bij de secretaris-directeur gelegd. Na overbrenging naar de archiefbewaarplaats wordt hij immers gezien als beheerder van de archiefbescheiden. In alle gevallen - en met name ten aanzien van digitale archiefbescheiden - is het dan nuttig, dat hij in een eerder stadium door middel van dit toezicht kan waarborgen dat de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat in de archiefbewaarplaats kunnen worden opgenomen.