260934_1Verordening op de vertrouwenscommissie 2013, die de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, op de raadscommissies, die functioneringsgesprekken met de burgemeester houden en op de raadscommissie, die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidt (elk hierna: de commissie).nlregelingBellingwedde2013-02-22Streekblad 20 februari 2013Verordening op de vertrouwenscommissie 2013Artikelen 61, 61a, 61c, 84, 86, 147 en 149 Gemeentewetgemeenteraadbestuur en rechtDe tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2013-02-14Artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 Artikel 9 van het Archiefbesluit 19952013-02-212020-01-01Nieuwe regelingOnbekendGeenVerordening op de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester
voorbereidt, op de raadscommissies, die functioneringsgesprekken met de burgemeester houden en op
de raadscommissie, die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidtNr. 1/9-2de raad van de gemeente Bellingwedde;gelezen het voorstel van de Werkgroep Vertrouwenscommissiegelet op de artikelen 61, 61a, 61c, 84, 86, 147 en 149 van de
Gemeentewet, de artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9
van het Archiefbesluit 1995;gelet op de circulaire Benoeming, functioneringsgesprekken en
herbenoeming burgemeester van de minister van Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties;besluit: vast te stellen de Verordening op de vertrouwenscommissie, die de
aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, op de
raadscommissies, die functioneringsgesprekken met de burgemeester houden
en op de raadscommissie, die de aanbeveling tot herbenoeming van de
burgemeester voorbereidt (elk hierna: de commissie).1TaakDe commissie heeft tot taak:
de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester
voor te bereiden of
een functioneringsgesprek te houden met de burgemeester.
2Samenstelling commissie
De commissie bestaat uit 1 lid per fractie, te benoemen door en
uit de gemeenteraad.
Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en
plaatsvervangend voorzitter van de commissie is, kiest de
commissie deze uit haar midden.
De commissie kent geen plaatsvervangende leden.
3Ambtelijke ondersteuning
De raadsgriffier is secretaris van de commissie.
De gemeentesecretaris kan bij vervulling van de in artikel 1
onder a genoemde taken als plaatsvervangend secretaris aan de
commissie worden toegevoegd.
De (plaatsvervangend) secretaris geeft ambtelijke ondersteuning
aan de commissie.
De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van, en heeft geen
stemrecht in, de commissie.
4Adviseur
De gemeenteraad kan een of meer wethouders aan de commissie
toevoegen als adviseur in verband met de vervulling van de in
artikel 1 onder a genoemde taken.
De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de
commissie.
Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de
commissie.
5Geheimhouding
De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken
van de commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken
vermeld.
De (fungerend) voorzitter van de commissie wijst bij de
benoemingsprocedure in elke vergadering op de
geheimhoudingsplicht, die rechtstreeks voortvloeit uit artikel
61c van de Gemeentewet.
De commissie legt bij de herbenoemingsprocedure en bij
functioneringsgesprekken in elke vergadering en elk gesprek, met
toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op
over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de
vergadering of het gesprek. De (fungerend) voorzitter van de
commissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan.
De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan
raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de commissie, en
aan anderen, behoudens het bepaalde in de artikelen 9, vierde
lid, 10, tweede lid, en 11 van deze verordening, geen inzage in,
of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde
ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.
De commissie treft, met inachtneming van de artikelen 7, 8,
tweede lid, en 14 van deze verordening, een voorziening met
betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft
gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van
correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de
gesprekken.
De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe
de Gemeentewet, respectievelijk zullen de geheimhouding waartoe
het derde lid van deze verordening verplicht, niet
opheffen.
De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie
van kracht.
Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op
de (plaatsvervangend) secretaris en, indien van toepassing, de
adviseur.
6Vergaderingen
De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of
tenminste (aantal leden noemen)leden dit noodzakelijk
achten.
De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De
voorzitter doet van elke vergadering 7 dagen en tenminste
vierentwintig 24 uur van tevoren aankondiging aan de leden van
de commissie, indien een adviseur aan de commissie is
toegevoegd, de adviseur en, indien het gesprek met hem
plaatsvindt, de burgemeester. De commissie vergadert niet als
niet tenminste de helft plus den van het aantal leden aanwezig
is.
De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling
bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid een
stem heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen
bevindingen wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de
volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk
of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden
geen bevindingen van de commissie, maar de verschillende
meningen in het verslag opgenomen. De commissie streeft naar
unanimiteit. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in
het verslag tot uitdrukking gebracht.
7Contactpersoon bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure
De voorzitter van de commissie treedt op als
contactpersoon.
Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding
van 'persoonlijk en vertrouwelijk' op de envelop en boven de
ingesloten stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan het
prive-adres van de secretaris en aldaar bewaard tot het moment
van archivering.
Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder
vermelding van 'persoonlijk en vertrouwelijk' op de envelop en
boven de ingesloten stukken door de voorzitter en de secretaris
ondertekend en vanaf het prive-adres van de secretaris
verzonden.
8Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure
De Gemeentewet bepaalt in artikel 61 lid 4 dat de commissie zich
slechts door tussenkomst van de commissaris van de Koningin de
door haar nodig geachte informatie over de kandidaten verschaft.
Elk overleg met derden, schriftelijk of mondeling, is
uitgesloten.
De secretaris nodigt, op verzoek van de commissie, de kandidaten
uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft
voorzieningen met betrekking tot de wijze waarop de privacy van
de sollicitanten wordt beschermd, bijvoorbeeld door de plaats en
het tijdstip van de gesprekken zodanig te kiezen dat de
vertrouwelijkheid van de gesprekken is gewaarborgd.
9Bijzondere bepalingen over functioneringsgesprekken
Een commissie houdt minimaal eens in de twee jaar een
functioneringsgesprek met de burgemeester.
Indien de fractievoorzitters dan wel de burgemeester de wens
daartoe kenbaar maken, houdt een commissie tussentijds een
functioneringsgesprek met de burgemeester.
In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester
vindt tevens een 100-dagengesprek plaats.
De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie
zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de
burgemeester. De commissie en de burgemeester stellen in
onderling overleg de agenda voor het functioneringsgesprek vast.
De commissie en de burgemeester krijgen voorafgaand aan het
gesprek de gelegenheid, voor zover van toepassing, het verslag
van het vorige functioneringsgesprek in te zien.
Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de
burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn
onderwerp van gesprek. De commissie toetst het functioneren van
de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke
taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester
toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van, en
de afspraken uit, het vorige functioneringsgesprek.
Drie van de functioneringsgesprekken worden gevoerd in ieder
geval vier weken voorafgaand aan het klankbordgesprek dat de
commissaris van de Koningin met de burgemeester heeft.
In het laatste functioneringsgesprek voor de start van de
herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester
desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar
verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.
10Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure
De commissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan
zij zich een oordeel vormt over het functioneren van de
burgemeester. Deze informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar
aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de
Koningin.
Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en
commissaris van de Koningin to zenden, bespreekt de commissie
dit met de burgemeester. Van het gesprek wordt een verslag
opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt.
Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester in het
in het vorige lid bedoelde overleg afspraken worden gemaakt
tussen de commissie en de burgemeester, worden deze in het
verslag aan de gemeenteraad vermeld. De commissie zendt het
verslag ook aan de burgemeester.
11Verslag
De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de
voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming
verslag uit aan de gemeenteraad en de commissaris van de
Koningin door middel van een verslag van bevindingen. Dit
schriftelijke en vertrouwelijke verslag bevat tenminste:
een weergave van de wijze waarop de commissie haar
werkzaamhedenheeft verricht,
een gemotiveerde weergave van de bevindingen van decommissie;
bij benoemingen wordt in het verslag vanbevindingen ook de
volgorde van plaatsing van de kandidaten opde aanbeveling
gemotiveerd,
aangegeven wordt of er sprake is van unanimiteit binnen de
commissie.En heeft in ieder geval de volgende bijiagen:
bij benoemingen: de conceptaanbeveling van twee
personen,
bij herbenoemingen: het verslag van het gesprek met de
burgemeester over het conceptverslag van bevindingen en de
conceptaanbeveling.
Van het functioneringsgesprek wordt een versiag opgemaakt, dat
niet openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt voor raadsleden
onder geheimhouding ter inzage gelegd bij de raadsgriffier.
Een afschrift van het verslag van het functioneringsgesprek
wordt toegezonden aan de burgemeester en de commissaris van de
Koningin.
12Onvoorziene gevallenIn alle gevallen waarin deze verordening dan wel de circulaire niet
voorziet, beslist de commissie.13Ontbinding van de commissieDe commissie is ontbonden met ingang van de dag volgende op die
waarop:
bij benoeming: door de minister van BZK aan de gemeenteraad
bekend is gemaakt dat in de vacature van burgemeester is
voorzien;
bij een functioneringsgesprek: het verslag van het
functioneringsgesprek is vastgesteld;
bij herbenoeming: door de minister van BZK aan de gemeenteraad
bekend is gemaakt dat de voordracht van de minister van BZK door
een Koninklijk besluit is gevolgd.
14Archivering
De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de
benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat op het
tijdstip bedoeld in artikel 13 alle archiefbescheiden onverwijld
in een verzegelde envelop en gerubriceerd als "geheim" worden
overgebracht naar de op grond van artikel 31 van de Archiefwet
door de gemeenteraad aangewezen archiefbewaarplaats.
De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de
benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat van de in
het eerste lid bedoelde overbrenging een verklaring van
overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit
1995 wordt opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt
van de met toepassing van artikel 15, lid 1 sub a en c, van de
Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid,
geldende voor een periode van 75 jaar.
De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de
benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat alle overige
bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde
bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.
De raadsgriffier draagt bij functioneringsgesprekken zorg voor
een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken,
waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag. Na het
aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken
door de raadsgriffier vernietigd.
15InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking met ingang van de dag na
bekendmaking, onder intrekking van het Reglement vertrouwenscommissie
Burgemeester zoals vastgesteld op 24 oktober 2002.Aldus besloten door de raad van de gemeente Bellingwedde in zijn
openbare vergadering van 14 februari 2013De raadsgriffier, De voorzitterIn het navolgende worden enkele bepalingen uit de verordening nader
verklaard en worden enkele vingerwijzingen vanuit het Ministerie.Artikel 2 Samenstelling Commissie De gemeenteraad bepaalt de samenstelling van de commissie en bepaalt of
elke fractie in de commissie is vertegenwoordigd. Veelal is de
samenstelling van de commissie die functioneringsgesprekken met de
burgemeester voert anders, beperkter, van aard dan die van de commissie
die de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester
voorbereidt. Men kan zich voorstellen, dat een confrontatie met de hele
raad dan wel al de fracties tijdens functioneringsgesprekken kan leiden
tot een ongewenst ‘tribunaaleffect'. Anderzijds kan men dit
tribunaaleffect verzachten door de commissie te laten werken met
aangewezen woordvoerders.De verordening geeft daarom de mogelijkheid om de samenstelling van de
commissie van taak tot taak, benoeming, functioneringsgesprek en
herbenoeming te laten variëren.De commissie wordt op grond van artikel 13 na afronding van haar taak
ontbonden. Er hoeft dus niet steeds een nieuwe verordening te worden
vastgesteld; alleen wordt bij elke nieuwe taak een nieuwe commissie
ingesteld. Indien de voorkeur uitgaat naar een vaste commissie, die de
functioneringsgesprekken met de burgemeester voert, kan de verordening
daarop worden aangepast.RaadslidmaatschapDe commissie bestaat uit raadsleden (61 lid 3 Gemeentewet, de raad stelt
uit zijn midden een vertrouwenscommissie in). Dit brengt mee dat het
lidmaatschap van de commissie eindigt bij beëindiging van het
raadslidmaatschap.Bij tijdelijke beëindiging van het raadslidmaatschap, bijvoorbeeld bij
tijdelijke vervanging wegens ziekte, kan het commissielidmaatschap
herleven zodra het raadslidmaatschap herleeft, tenzij de betrokkene in
de commissie inmiddels blijvend is vervangen door een ander
raadslid.Geen plaatsvervangende ledenDeze bepaling is opgenomen om te voorkomen dat de commissie een
'duiventil' wordt. Het is zowel voor de burgemeester alsook voor de
commissie zelf erg prettig als er sprake is van continuïteit. Zo wordt
ook voorkomen dat nieuwe leden steeds moeten worden bijgepraat over
(vaak gevoelige) informatie. Indien een van de leden van de commissie
blijvend uitvalt, kan er wel blijvende vervanging plaatsvinden.Artikel 4 Adviseur Het ligt voor de hand om wethouders als adviseur in te schakelen bij de
benoemings- en herbenoemingsprocedure. Immers de burgemeester is naast
voorzitter van de raad ook voorzitter van het college.Bij functioneringsgesprekken ligt het niet voor de hand een of meer
wethouders als adviseur aan de commissie toe te voegen. Daar waar het
gaat om functioneringsgesprekken gaat het om het wederzijds gesprek
tussen voorzitter van de raad en de raad zelf. In het duale stelsel gaat
het niet aan om de wethouder hier bij te betrekken behoudens als
informatiebron (zie ook het gestelde bij artikel 9 van de onderhavige
verordening).Artikel 5 Wettelijke geheimhoudingStrikt genomen is het overbodig om een geheimhoudingsplicht in een
verordening op te nemen en daarop bij de start van elke vergadering
uitdrukkelijk te laten wijzen, als die rechtstreeks voortvloeit uit de
(in ditgeval: Gemeente) wet. Dat dit toch gebeurt, is omdat de praktijk
uitwijst dat de geheimhoudingsplicht niet vaak genoeg kan worden
benadrukt.Artikel 6 Termijn van aankondigingIn het model van het ministerie is de volgende bepaling opgenomen:"De voorzitter doet van elke vergadering tenminste vierentwintig uur
tevoren aankondiging aan de leden van de commissie, indien een adviseur
aan de commissie is toegevoegd, de adviseur en, indien het gesprek met
hem plaatsvindt, de burgemeester".In het belang van een zorgvuldige voorbereiding lijkt het in de rede
hiervan af te wijken. Gekozen is voor de volgende formulering:"De voorzitter doet van elke vergadering 7 dagen en tenminste
vierentwintig (24) uur van tevoren aankondiging aan de leden van de
commissie, indien een adviseur aan de commissie is toegevoegd, de
adviseur en, indien het gesprek met hem plaatsvindt, de
burgemeester".Indien spoed geboden is moet een kortere termijn van aankondiging
mogelijk zijn.Artikel 7 Contactpersoon Het eerste lid van deze bepaling doet vanzelfsprekend niets af aan de
geheimhoudingsplicht. De geheimhouding dient zeer strikt in acht te
worden genomen. Sommige raadsgriffiers kiezen ervoor niets per post en
per e-mail te versturen, maar alles te laten lopen via terinzagelegging
en, in het algemeen, zo min mogelijk op papier te zetten.Artikel 9 Functioneringsgesprekken Het belang van het houden van functioneringsgesprekken met de
burgemeester wordt heden ten dage breed onderschreven. Het
functioneringsgesprek is met name ook daarom van belang omdat de
uitkomsten hiervan meegewogen worden in het herbenoemingproces.Van belang ook omdat het burgemeestersambt steeds meer tot een politiek
ambt verwordt en vaker dan vroeger onder vuur komt te liggen.Het is van belang een cultuur te organiseren waarin het de gewoonte is
dat periodiek een bespiegeling plaats vindt over het functioneren van de
raad en zijn voorzitter in de vorm van functioneringsgesprekken. Mocht
de samenwerking tussen voorzitter en zijn raad toch niet optimaal
blijken te zijn dan kan op tijd (op basis van de gehouden
functioneringsgesprekken) over de toekomst worden gesproken maar ook de
commissaris der koningin worden ingeseind.Het beste is het belang van het functioneringsgesprek in het navolgende
citaat geformuleerd:`Doel van het functioneringsgesprek is het verbeteren van de
samenwerking tussen burgemeester en raad. Die samenwerking vergt ook
onderhoud. Dat komt de kwaliteit van het bestuur in de gemeente ten
goede. De burgemeester kan het functioneringsgesprek beschouwen als een
middel ter ondersteuning van zijn positie, dat hem kan helpen om
optimaal te functioneren door hem van feedback te voorzien. De raad kan
het functioneringsgesprek gebruiken om zijn wensen voor de toekomst
kenbaar te maken en om eerder gemaakte afspraken te evalueren. Ook het
functioneren van de raad wordt besproken, want in een
functioneringsgesprek komen beide partijen aan bod. Immers ook de
burgemeester heeft recht op een functioneringsgesprek vanuit het oogpunt
van zorgvuldig personeelsbeleid1.Frequentie
In artikel 9 lid 1 van de Verordening wordt iets gezegd over de
frequentie van te houden functioneringsgesprekken. Uitgegaan wordt van
minimaal een keer in de twee jaren. Dit is het minimum. Zeker als er
over en weer twijfels zijn over het functioneren is een hogere
frequentie wenselijk. Anderzijds is het de vraag of de genoemde
frequentie in het geval het juist goed gaat niet te hoog is.
Flexibiliteit is het toverwoord. Hoewel het ook aardig kan zijn om met
elkaar te spreken als het inderdaad goed gaat, zoiets mag ook naar
elkaar worden uitgesproken.Overigens, en dit is een pragmatisch motief. De ervaring leert, dat hoe
hoger de frequentie en des te formeler de procedurele voorschriften des
temeer ligt de verantwoordelijkheid bij de raadsgriffier. Om dit te
mitigeren wordt er daarom over een tweejaarlijkse cyclus gesproken.1Handleiding Functioneringsgesprek Burgemeester, pagina 5, Ministerie van Binnenlandse Zaken, juni 2008In het tussenliggende jaar kan, als alles goed loopt, een meer informeel
overleg worden georganiseerd (in de vorm van bijvoorbeeld
voortgangsbesprekingen) in welke men aan zeifreflectie doet.Mocht het nu zo zijn, dat het niet goed gaat, dan is het wellicht
verstandig om jaarlijks een functioneringsgesprek te houden. Daarover
kunnen door de commissie en de burgemeester afspraken worden
gemaakt.Voorbereiding en informatiebronnen
Een functioneringsgesprek wordt gestart op initiatief van de
raadsgriffier.De raadsgriffier vormt een spilfunctie in het proces. Aan het
functioneringsgesprek zijn geen vormvereisten verbonden. Het kan
plaatsvinden met een delegatie uit de gemeenteraad, mits daarin coalitie
en oppositie zijn vertegenwoordigd.Een goede voorbereiding is de alfa en omega van een goed
functioneringsgesprek.Bij bovenstaande past het uitgangspunt, dat een burgemeester niet in het
luchtledige zijn werk doet. De burgemeester acteert in het complexe
bestuurlijke krachtenveld van het lokale bestuur. In dit krachtenveld
spelen vele actoren een rol zoals daar zijn de wethouders, de raad,
samenwerkingpartners, de partners in de openbare orde en veiligheid, de
hogere bestuurlijke echelons maar natuurlijk ook de verenigingen in de
dorpen, de dorpsraden en ga zo maar door.In de voorbereiding op het functioneringsgesprek verdient het derhalve
aanbeveling om gesprekken te houden met enkele van de actoren hierboven
genoemd. Overigens dient de commissie wel aan de burgemeester kenbaar te
maken met wie de gesprekken gevoerd zullen worden dan wel bij wie
informatie zal worden ingewonnen (artikel 9 lid 4 van de
Verordening).Voor wat betreft de actoren waarmee gesproken zou kunnen worden kan men
denken aan, een of meer leden van het college, een samenwerkingspartner
op het gebied van Openbare Orde en Veiligheid, de gemeentesecretaris en
de raadsgriffier. Van al deze gesprekken moeten verslagen worden gemaakt
welke weer de basis c.q. input vormen voor het uiteindelijk te houden
functioneringsgesprek.In artikel 11 lid 2 van de Verordening is de terugkoppeling als volgt
geregeld:`Van het functioneringsgesprek wordt een verslag opgemaakt, dat niet
openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt voor raadsleden onder
geheimhouding ter inzage gelegd bij de raadsgriffier'.Aandacht verdient nog het volgende. Het functioneringsgesprek is een
tweezijdig gesprek. In dit gesprek wordt gesproken over het wederzijds
functioneren en de verwachtingen voor de toekomst. Natuurlijk komen
kritiekpunten aan de orde. Maar het moet vooral ook gaan over wat goed
gaat en wat beter kan. Het is derhalve vanbelang, dat kritiek wordt
georganiseerd ook buiten het functioneringsgesprek om. Daarnaast is het
ook van belang deze kritiek te leveren. Het niet of op een niet
opportuun moment leveren van kritiek kan leiden tot een verstoring in de
onderlinge samenwerking en ultimo tot een problematische
herbenoemingsprocedure.Een advies van het Ministerie is om bij serieuze kritiek dit zo spoedig
mogelijk bij de Commissaris van de Koningin bespreekbaar te maken.Artikel 10 Bijzondere bepalingen over de
herbenoemincisprocedure In deze bepaling worden enkele zaken geformuleerd die direct te maken
hebben met de zogenaamde herbenoemingsprocedure. Het Ministerie
adviseert wel om indien de verwachting bestaat, dat een door de
burgemeester gewenste herbenoeming op obstakels gaat stuiten bijtijds de
kabinetschef van de CdK te raadplegen. Het is deze namelijk, die de
nodige kennis heeft van de juridische mogelijkheden en onmogelijkheden
in zo een situatie. Mocht het nodig zijn dan neemt hij contact op met
het Ministerie van BZK. Op deze wijze kan bestuurlijke schade worden
beperkt.Artikel 11 VerslaagIn onderstaande wordt een voorbeeld gegeven van een mogelijke opbouw van
het versiag van de bevindingen. Het verslag moet de uitgedragen visie
van de commissie kunnen dragen. Dat laatste is met name daarom van
belang omdat de raad op basis van het verslag van bevindingen een
besluit neemt.In onderstaande worden vingerwijzingen van het Ministerie
gegeven voor de opbouw van de verschillende (benoeming,
functioneringsgesprekken en herbenoeming) verslagen.Het verslag bij de benoeming
Proces: In een inleiding wordt vermeld hoe de
vacature is ontstaan. Er wordt informatie gegeven over de
samenstelling van de vertrouwenscommissie en (belangrijke eisen
uit) de profielschets en hoe die te lezen is in het licht van
het in de profielschetsvergadering verhandelde. Na informatie
over de openstelling van de vacature en procedurele informatie
over de ontvangst van de selectie van kandidaten van de
Commissaris van de Koningin kan het onderdeel Proces worden
afgesloten met procedurele informatie over de opzet van de
selectiegesprekken en eventuele assessments. Dit hoofdstuk bevat
dus uitsluitend procedurele informatie.
Bevindingen: In het verslag wordt chronologisch de inhoud en het
verloop van alle beraadslagingen in, en gesprekken door, de
commissie verwerkt. De bevindingen met betrekking tot de
afzonderlijke kandidaten kunnen desgewenst geanonimiseerd worden
gepresenteerd. De kandidaten worden dan bijvoorbeeld aangeduid
door letters. De namen van de kandidaten die op de
conceptaanbeveling staan, worden vanzelfsprekend wel genoemd.
Zij worden uitgebreider besproken. Afgesloten wordt met een
advies over welke twee kandidaten in welke volgorde op de
aanbeveling zouden moeten staan.
Deze conclusie wordt onderbouwd en aangegeven wordt of de commissie
unaniem is in dit voorstel. Indien kandidaten zich gedurende de
procedure terugtrekken, wordt de reden daarvan vermeld in het
versiag.Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en
secretaris van de commissie.Het verslag bij herbenoemingHet Ministerie geeft in haar circulaire aan, dat sommige herbenoemings
procedures aan, dat sommige herbenoeming vlekkeloos verlopen en sommige
wat minder soepel. Het is daarom van het allergrootste belang er voor te
zorgen, dat het gehele proces, zowel inhoudelijk alsook procedureel
terug te lezen is in het verslag.De opbouw van het verslag zou er als volgt uit kunnen komen te
zien:
Proces: Na een inleiding volgt procedurele
informatie over de samenstelling van de raadscommissie, die de
aanbeveling heeft voorbereid en over de functioneringsgesprekken
(frequentie, gesprekspartners) die gedurende de ambtstermijn met
de burgemeester zijn gehouden.
Dan volgt chronologisch inhoudelijke informatie
over de werkzaamheden van de commissie en over de
inhoud van de met informanten en de burgemeester gevoerde
gesprekken. Ook de aard en inhoud van eventuele tussentijdse
contacten met de commissaris van de Koningin wordt vermeld.
Bevindingen: In het verslag wordt kort de
inhoud en het verloop van alle beraadslagingen in, en gesprekken
door, de commissie verwerkt. Bevindingen met betrekking tot het
functioneren van de burgemeester kunnen bijvoorbeeld worden
geordend naar criteria uit de profielschets en afspraken uit
functioneringsgesprekken. Afgesloten wordt met een
conclusie.
Het verslag wordt ondertekend door de
voorzitter en secretaris van de commissie.
Verslag bij functioneringsgesprekkenHet verslag bevat de feitelijke gegevens van tijd, plaats en rol van de
aanwezigen bij het gesprek. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk
beeld van het besprokene. Het kan bondig en beknopt, ook puntsgewijs.
Wel is van belang dat het verslag een goed beeld geeft van het gesprek
en de gemaakte afspraken, zodat de overige raadsleden bij inzage, de
commissie die het volgende functioneringsgesprek voert en de Commissaris
van de Koningin zich een goed beeld daarvan kunnen vormen. Daarom is het
van belang ook de sfeer te schetsen, waarin het gesprek plaatsvond.Artikel 14 Digitale bestanden in de benoemings- en
herbenoemingsprocedure De Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 maken geen onderscheid
naar de vorm van bescheiden en zijn dus zowel op papieren als op
digitale bescheiden van toepassing. Ingeval er sprake is van digitale
bestanden en bij de door de gemeenteaangewezen archiefbewaarplaats de
mogelijkheid bestaat tot digitale opslag dienen de daarvoor geldende
regels te worden gevolgd en moet op overeenkomstige wijze de
geheimhouding van de betrokken bescheiden worden gegarandeerd.