| Overheidsorganisatie | Gemeente Bellingwedde |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Verordening op de vertrouwenscommissie 2013, die de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, op de raadscommissies, die functioneringsgesprekken met de burgemeester houden en op de raadscommissie, die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidt (elk hierna: de commissie). |
| Citeertitel | Verordening op de vertrouwenscommissie 2013 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 21-02-2013 | Nieuwe regeling | 14-02-2013 Streekblad 20 februari 2013 | Onbekend |
Verordening op de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, op de raadscommissies, die functioneringsgesprekken met de burgemeester houden en op de raadscommissie, die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidt
Nr. 1/9-2
de raad van de gemeente Bellingwedde;
gelezen het voorstel van de Werkgroep Vertrouwenscommissie
gelet op de artikelen 61, 61a, 61c, 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet, de artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995;
gelet op de circulaire Benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeester van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;
besluit:
vast te stellen de Verordening op de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, op de raadscommissies, die functioneringsgesprekken met de burgemeester houden en op de raadscommissie, die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidt (elk hierna: de commissie).
De commissie heeft tot taak:
de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden of
een functioneringsgesprek te houden met de burgemeester.
De commissie bestaat uit 1 lid per fractie, te benoemen door en uit de gemeenteraad.
Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de commissie is, kiest de commissie deze uit haar midden.
De commissie kent geen plaatsvervangende leden.
De raadsgriffier is secretaris van de commissie.
De gemeentesecretaris kan bij vervulling van de in artikel 1 onder a genoemde taken als plaatsvervangend secretaris aan de commissie worden toegevoegd.
De (plaatsvervangend) secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie.
De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.
De gemeenteraad kan een of meer wethouders aan de commissie toevoegen als adviseur in verband met de vervulling van de in artikel 1 onder a genoemde taken.
De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.
Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.
De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld.
De (fungerend) voorzitter van de commissie wijst bij de benoemingsprocedure in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht, die rechtstreeks voortvloeit uit artikel 61c van de Gemeentewet.
De commissie legt bij de herbenoemingsprocedure en bij functioneringsgesprekken in elke vergadering en elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het gesprek. De (fungerend) voorzitter van de commissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan.
De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in de artikelen 9, vierde lid, 10, tweede lid, en 11 van deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.
De commissie treft, met inachtneming van de artikelen 7, 8, tweede lid, en 14 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.
De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de Gemeentewet, respectievelijk zullen de geheimhouding waartoe het derde lid van deze verordening verplicht, niet opheffen.
De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.
Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de (plaatsvervangend) secretaris en, indien van toepassing, de adviseur.
De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste (aantal leden noemen)leden dit noodzakelijk achten.
De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering 7 dagen en tenminste vierentwintig 24 uur van tevoren aankondiging aan de leden van de commissie, indien een adviseur aan de commissie is toegevoegd, de adviseur en, indien het gesprek met hem plaatsvindt, de burgemeester. De commissie vergadert niet als niet tenminste de helft plus den van het aantal leden aanwezig is.
De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid een stem heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De commissie streeft naar unanimiteit. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag tot uitdrukking gebracht.
De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.
Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van 'persoonlijk en vertrouwelijk' op de envelop en boven de ingesloten stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan het prive-adres van de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering.
Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van 'persoonlijk en vertrouwelijk' op de envelop en boven de ingesloten stukken door de voorzitter en de secretaris ondertekend en vanaf het prive-adres van de secretaris verzonden.
De Gemeentewet bepaalt in artikel 61 lid 4 dat de commissie zich slechts door tussenkomst van de commissaris van de Koningin de door haar nodig geachte informatie over de kandidaten verschaft. Elk overleg met derden, schriftelijk of mondeling, is uitgesloten.
De secretaris nodigt, op verzoek van de commissie, de kandidaten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft voorzieningen met betrekking tot de wijze waarop de privacy van de sollicitanten wordt beschermd, bijvoorbeeld door de plaats en het tijdstip van de gesprekken zodanig te kiezen dat de vertrouwelijkheid van de gesprekken is gewaarborgd.
Een commissie houdt minimaal eens in de twee jaar een functioneringsgesprek met de burgemeester.
Indien de fractievoorzitters dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt een commissie tussentijds een functioneringsgesprek met de burgemeester.
In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens een 100-dagengesprek plaats.
De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het functioneringsgesprek vast. De commissie en de burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid, voor zover van toepassing, het verslag van het vorige functioneringsgesprek in te zien.
Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van, en de afspraken uit, het vorige functioneringsgesprek.
Drie van de functioneringsgesprekken worden gevoerd in ieder geval vier weken voorafgaand aan het klankbordgesprek dat de commissaris van de Koningin met de burgemeester heeft.
In het laatste functioneringsgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.
De commissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij zich een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester. Deze informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koningin.
Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en commissaris van de Koningin to zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt.
Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester in het in het vorige lid bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze in het verslag aan de gemeenteraad vermeld. De commissie zendt het verslag ook aan de burgemeester.
De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming verslag uit aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koningin door middel van een verslag van bevindingen. Dit schriftelijke en vertrouwelijke verslag bevat tenminste:
een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamhedenheeft verricht,
een gemotiveerde weergave van de bevindingen van decommissie; bij benoemingen wordt in het verslag vanbevindingen ook de volgorde van plaatsing van de kandidaten opde aanbeveling gemotiveerd,
aangegeven wordt of er sprake is van unanimiteit binnen de commissie.
En heeft in ieder geval de volgende bijiagen:
bij benoemingen: de conceptaanbeveling van twee personen,
bij herbenoemingen: het verslag van het gesprek met de burgemeester over het conceptverslag van bevindingen en de conceptaanbeveling.
Van het functioneringsgesprek wordt een versiag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt voor raadsleden onder geheimhouding ter inzage gelegd bij de raadsgriffier.
Een afschrift van het verslag van het functioneringsgesprek wordt toegezonden aan de burgemeester en de commissaris van de Koningin.
In alle gevallen waarin deze verordening dan wel de circulaire niet voorziet, beslist de commissie.
De commissie is ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop:
bij benoeming: door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature van burgemeester is voorzien;
bij een functioneringsgesprek: het verslag van het functioneringsgesprek is vastgesteld;
bij herbenoeming: door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de voordracht van de minister van BZK door een Koninklijk besluit is gevolgd.
De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat op het tijdstip bedoeld in artikel 13 alle archiefbescheiden onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als "geheim" worden overgebracht naar de op grond van artikel 31 van de Archiefwet door de gemeenteraad aangewezen archiefbewaarplaats.
De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat van de in het eerste lid bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, lid 1 sub a en c, van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.
De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.
De raadsgriffier draagt bij functioneringsgesprekken zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag. Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de raadsgriffier vernietigd.
Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking, onder intrekking van het Reglement vertrouwenscommissie Burgemeester zoals vastgesteld op 24 oktober 2002.
Aldus besloten door de raad van de gemeente Bellingwedde in zijn openbare vergadering van 14 februari 2013
De raadsgriffier, De voorzitter
In het navolgende worden enkele bepalingen uit de verordening nader verklaard en worden enkele vingerwijzingen vanuit het Ministerie.
Artikel 2 Samenstelling Commissie
De gemeenteraad bepaalt de samenstelling van de commissie en bepaalt of elke fractie in de commissie is vertegenwoordigd. Veelal is de samenstelling van de commissie die functioneringsgesprekken met de burgemeester voert anders, beperkter, van aard dan die van de commissie die de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voorbereidt. Men kan zich voorstellen, dat een confrontatie met de hele raad dan wel al de fracties tijdens functioneringsgesprekken kan leiden tot een ongewenst ‘tribunaaleffect'. Anderzijds kan men dit tribunaaleffect verzachten door de commissie te laten werken met aangewezen woordvoerders.
De verordening geeft daarom de mogelijkheid om de samenstelling van de commissie van taak tot taak, benoeming, functioneringsgesprek en herbenoeming te laten variëren.
De commissie wordt op grond van artikel 13 na afronding van haar taak ontbonden. Er hoeft dus niet steeds een nieuwe verordening te worden vastgesteld; alleen wordt bij elke nieuwe taak een nieuwe commissie ingesteld. Indien de voorkeur uitgaat naar een vaste commissie, die de functioneringsgesprekken met de burgemeester voert, kan de verordening daarop worden aangepast.
Raadslidmaatschap
De commissie bestaat uit raadsleden (61 lid 3 Gemeentewet, de raad stelt uit zijn midden een vertrouwenscommissie in). Dit brengt mee dat het lidmaatschap van de commissie eindigt bij beëindiging van het raadslidmaatschap.
Bij tijdelijke beëindiging van het raadslidmaatschap, bijvoorbeeld bij tijdelijke vervanging wegens ziekte, kan het commissielidmaatschap herleven zodra het raadslidmaatschap herleeft, tenzij de betrokkene in de commissie inmiddels blijvend is vervangen door een ander raadslid.
Geen plaatsvervangende leden
Deze bepaling is opgenomen om te voorkomen dat de commissie een 'duiventil' wordt. Het is zowel voor de burgemeester alsook voor de commissie zelf erg prettig als er sprake is van continuïteit. Zo wordt ook voorkomen dat nieuwe leden steeds moeten worden bijgepraat over (vaak gevoelige) informatie. Indien een van de leden van de commissie blijvend uitvalt, kan er wel blijvende vervanging plaatsvinden.
Artikel 4 Adviseur
Het ligt voor de hand om wethouders als adviseur in te schakelen bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure. Immers de burgemeester is naast voorzitter van de raad ook voorzitter van het college.
Bij functioneringsgesprekken ligt het niet voor de hand een of meer wethouders als adviseur aan de commissie toe te voegen. Daar waar het gaat om functioneringsgesprekken gaat het om het wederzijds gesprek tussen voorzitter van de raad en de raad zelf. In het duale stelsel gaat het niet aan om de wethouder hier bij te betrekken behoudens als informatiebron (zie ook het gestelde bij artikel 9 van de onderhavige verordening).
Artikel 5 Wettelijke geheimhouding
Strikt genomen is het overbodig om een geheimhoudingsplicht in een verordening op te nemen en daarop bij de start van elke vergadering uitdrukkelijk te laten wijzen, als die rechtstreeks voortvloeit uit de (in dit
geval: Gemeente) wet. Dat dit toch gebeurt, is omdat de praktijk uitwijst dat de geheimhoudingsplicht niet vaak genoeg kan worden benadrukt.
Artikel 6 Termijn van aankondiging
In het model van het ministerie is de volgende bepaling opgenomen:
"De voorzitter doet van elke vergadering tenminste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de leden van de commissie, indien een adviseur aan de commissie is toegevoegd, de adviseur en, indien het gesprek met hem plaatsvindt, de burgemeester".
In het belang van een zorgvuldige voorbereiding lijkt het in de rede hiervan af te wijken. Gekozen is voor de volgende formulering:
"De voorzitter doet van elke vergadering 7 dagen en tenminste vierentwintig (24) uur van tevoren aankondiging aan de leden van de commissie, indien een adviseur aan de commissie is toegevoegd, de adviseur en, indien het gesprek met hem plaatsvindt, de burgemeester".
Indien spoed geboden is moet een kortere termijn van aankondiging mogelijk zijn.
Artikel 7 Contactpersoon
Het eerste lid van deze bepaling doet vanzelfsprekend niets af aan de geheimhoudingsplicht. De geheimhouding dient zeer strikt in acht te worden genomen. Sommige raadsgriffiers kiezen ervoor niets per post en per e-mail te versturen, maar alles te laten lopen via terinzagelegging en, in het algemeen, zo min mogelijk op papier te zetten.
Artikel 9 Functioneringsgesprekken
Het belang van het houden van functioneringsgesprekken met de burgemeester wordt heden ten dage breed onderschreven. Het functioneringsgesprek is met name ook daarom van belang omdat de uitkomsten hiervan meegewogen worden in het herbenoemingproces.
Van belang ook omdat het burgemeestersambt steeds meer tot een politiek ambt verwordt en vaker dan vroeger onder vuur komt te liggen.
Het is van belang een cultuur te organiseren waarin het de gewoonte is dat periodiek een bespiegeling plaats vindt over het functioneren van de raad en zijn voorzitter in de vorm van functioneringsgesprekken. Mocht de samenwerking tussen voorzitter en zijn raad toch niet optimaal blijken te zijn dan kan op tijd (op basis van de gehouden functioneringsgesprekken) over de toekomst worden gesproken maar ook de commissaris der koningin worden ingeseind.
Het beste is het belang van het functioneringsgesprek in het navolgende citaat geformuleerd:
`Doel van het functioneringsgesprek is het verbeteren van de samenwerking tussen burgemeester en raad. Die samenwerking vergt ook onderhoud. Dat komt de kwaliteit van het bestuur in de gemeente ten goede. De burgemeester kan het functioneringsgesprek beschouwen als een middel ter ondersteuning van zijn positie, dat hem kan helpen om optimaal te functioneren door hem van feedback te voorzien. De raad kan het functioneringsgesprek gebruiken om zijn wensen voor de toekomst kenbaar te maken en om eerder gemaakte afspraken te evalueren. Ook het functioneren van de raad wordt besproken, want in een functioneringsgesprek komen beide partijen aan bod. Immers ook de burgemeester heeft recht op een functioneringsgesprek vanuit het oogpunt van zorgvuldig personeelsbeleid1.
Frequentie
In artikel 9 lid 1 van de Verordening wordt iets gezegd over de frequentie van te houden functioneringsgesprekken. Uitgegaan wordt van minimaal een keer in de twee jaren. Dit is het minimum. Zeker als er over en weer twijfels zijn over het functioneren is een hogere frequentie wenselijk. Anderzijds is het de vraag of de genoemde frequentie in het geval het juist goed gaat niet te hoog is. Flexibiliteit is het toverwoord. Hoewel het ook aardig kan zijn om met elkaar te spreken als het inderdaad goed gaat, zoiets mag ook naar elkaar worden uitgesproken.
Overigens, en dit is een pragmatisch motief. De ervaring leert, dat hoe hoger de frequentie en des te formeler de procedurele voorschriften des temeer ligt de verantwoordelijkheid bij de raadsgriffier. Om dit te mitigeren wordt er daarom over een tweejaarlijkse cyclus gesproken.
1Handleiding Functioneringsgesprek Burgemeester, pagina 5, Ministerie van Binnenlandse Zaken, juni 2008
In het tussenliggende jaar kan, als alles goed loopt, een meer informeel overleg worden georganiseerd (in de vorm van bijvoorbeeld voortgangsbesprekingen) in welke men aan zeifreflectie doet.
Mocht het nu zo zijn, dat het niet goed gaat, dan is het wellicht verstandig om jaarlijks een functioneringsgesprek te houden. Daarover kunnen door de commissie en de burgemeester afspraken worden gemaakt.
Voorbereiding en informatiebronnen
Een functioneringsgesprek wordt gestart op initiatief van de raadsgriffier.
De raadsgriffier vormt een spilfunctie in het proces. Aan het functioneringsgesprek zijn geen vormvereisten verbonden. Het kan plaatsvinden met een delegatie uit de gemeenteraad, mits daarin coalitie en oppositie zijn vertegenwoordigd.
Een goede voorbereiding is de alfa en omega van een goed functioneringsgesprek.
Bij bovenstaande past het uitgangspunt, dat een burgemeester niet in het luchtledige zijn werk doet. De burgemeester acteert in het complexe bestuurlijke krachtenveld van het lokale bestuur. In dit krachtenveld spelen vele actoren een rol zoals daar zijn de wethouders, de raad, samenwerkingpartners, de partners in de openbare orde en veiligheid, de hogere bestuurlijke echelons maar natuurlijk ook de verenigingen in de dorpen, de dorpsraden en ga zo maar door.
In de voorbereiding op het functioneringsgesprek verdient het derhalve aanbeveling om gesprekken te houden met enkele van de actoren hierboven genoemd. Overigens dient de commissie wel aan de burgemeester kenbaar te maken met wie de gesprekken gevoerd zullen worden dan wel bij wie informatie zal worden ingewonnen (artikel 9 lid 4 van de Verordening).
Voor wat betreft de actoren waarmee gesproken zou kunnen worden kan men denken aan, een of meer leden van het college, een samenwerkingspartner op het gebied van Openbare Orde en Veiligheid, de gemeentesecretaris en de raadsgriffier. Van al deze gesprekken moeten verslagen worden gemaakt welke weer de basis c.q. input vormen voor het uiteindelijk te houden functioneringsgesprek.
In artikel 11 lid 2 van de Verordening is de terugkoppeling als volgt geregeld:
`Van het functioneringsgesprek wordt een verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt voor raadsleden onder geheimhouding ter inzage gelegd bij de raadsgriffier'.
Aandacht verdient nog het volgende. Het functioneringsgesprek is een tweezijdig gesprek. In dit gesprek wordt gesproken over het wederzijds functioneren en de verwachtingen voor de toekomst. Natuurlijk komen kritiekpunten aan de orde. Maar het moet vooral ook gaan over wat goed gaat en wat beter kan. Het is derhalve vanbelang, dat kritiek wordt georganiseerd ook buiten het functioneringsgesprek om. Daarnaast is het ook van belang deze kritiek te leveren. Het niet of op een niet opportuun moment leveren van kritiek kan leiden tot een verstoring in de onderlinge samenwerking en ultimo tot een problematische herbenoemingsprocedure.
Een advies van het Ministerie is om bij serieuze kritiek dit zo spoedig mogelijk bij de Commissaris van de Koningin bespreekbaar te maken.
Artikel 10 Bijzondere bepalingen over de herbenoemincisprocedure
In deze bepaling worden enkele zaken geformuleerd die direct te maken hebben met de zogenaamde herbenoemingsprocedure. Het Ministerie adviseert wel om indien de verwachting bestaat, dat een door de burgemeester gewenste herbenoeming op obstakels gaat stuiten bijtijds de kabinetschef van de CdK te raadplegen. Het is deze namelijk, die de nodige kennis heeft van de juridische mogelijkheden en onmogelijkheden in zo een situatie. Mocht het nodig zijn dan neemt hij contact op met het Ministerie van BZK. Op deze wijze kan bestuurlijke schade worden beperkt.
Artikel 11 Verslaag
In onderstaande wordt een voorbeeld gegeven van een mogelijke opbouw van het versiag van de bevindingen. Het verslag moet de uitgedragen visie van de commissie kunnen dragen. Dat laatste is met name daarom van belang omdat de raad op basis van het verslag van bevindingen een besluit neemt.In onderstaande worden vingerwijzingen van het Ministerie gegeven voor de opbouw van de verschillende (benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming) verslagen.
Het verslag bij de benoeming
Proces: In een inleiding wordt vermeld hoe de vacature is ontstaan. Er wordt informatie gegeven over de samenstelling van de vertrouwenscommissie en (belangrijke eisen uit) de profielschets en hoe die te lezen is in het licht van het in de profielschetsvergadering verhandelde. Na informatie over de openstelling van de vacature en procedurele informatie over de ontvangst van de selectie van kandidaten van de Commissaris van de Koningin kan het onderdeel Proces worden afgesloten met procedurele informatie over de opzet van de selectiegesprekken en eventuele assessments. Dit hoofdstuk bevat dus uitsluitend procedurele informatie.
Bevindingen: In het verslag wordt chronologisch de inhoud en het verloop van alle beraadslagingen in, en gesprekken door, de commissie verwerkt. De bevindingen met betrekking tot de afzonderlijke kandidaten kunnen desgewenst geanonimiseerd worden gepresenteerd. De kandidaten worden dan bijvoorbeeld aangeduid door letters. De namen van de kandidaten die op de conceptaanbeveling staan, worden vanzelfsprekend wel genoemd. Zij worden uitgebreider besproken. Afgesloten wordt met een advies over welke twee kandidaten in welke volgorde op de aanbeveling zouden moeten staan.
Deze conclusie wordt onderbouwd en aangegeven wordt of de commissie unaniem is in dit voorstel. Indien kandidaten zich gedurende de procedure terugtrekken, wordt de reden daarvan vermeld in het versiag.
Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en secretaris van de commissie.
Het verslag bij herbenoeming
Het Ministerie geeft in haar circulaire aan, dat sommige herbenoemings procedures aan, dat sommige herbenoeming vlekkeloos verlopen en sommige wat minder soepel. Het is daarom van het allergrootste belang er voor te zorgen, dat het gehele proces, zowel inhoudelijk alsook procedureel terug te lezen is in het verslag.
De opbouw van het verslag zou er als volgt uit kunnen komen te zien:
Proces: Na een inleiding volgt procedurele informatie over de samenstelling van de raadscommissie, die de aanbeveling heeft voorbereid en over de functioneringsgesprekken (frequentie, gesprekspartners) die gedurende de ambtstermijn met de burgemeester zijn gehouden.
Dan volgt chronologisch inhoudelijke informatie over de werkzaamheden van de commissie en over de inhoud van de met informanten en de burgemeester gevoerde gesprekken. Ook de aard en inhoud van eventuele tussentijdse contacten met de commissaris van de Koningin wordt vermeld.
Bevindingen: In het verslag wordt kort de inhoud en het verloop van alle beraadslagingen in, en gesprekken door, de commissie verwerkt. Bevindingen met betrekking tot het functioneren van de burgemeester kunnen bijvoorbeeld worden geordend naar criteria uit de profielschets en afspraken uit functioneringsgesprekken. Afgesloten wordt met een conclusie.
Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en secretaris van de commissie.
Verslag bij functioneringsgesprekken
Het verslag bevat de feitelijke gegevens van tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene. Het kan bondig en beknopt, ook puntsgewijs. Wel is van belang dat het verslag een goed beeld geeft van het gesprek en de gemaakte afspraken, zodat de overige raadsleden bij inzage, de commissie die het volgende functioneringsgesprek voert en de Commissaris van de Koningin zich een goed beeld daarvan kunnen vormen. Daarom is het van belang ook de sfeer te schetsen, waarin het gesprek plaatsvond.
Artikel 14 Digitale bestanden in de benoemings- en herbenoemingsprocedure
De Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 maken geen onderscheid naar de vorm van bescheiden en zijn dus zowel op papieren als op digitale bescheiden van toepassing. Ingeval er sprake is van digitale bestanden en bij de door de gemeenteaangewezen archiefbewaarplaats de mogelijkheid bestaat tot digitale opslag dienen de daarvoor geldende regels te worden gevolgd en moet op overeenkomstige wijze de geheimhouding van de betrokken bescheiden worden gegarandeerd.