24561_1OrganisatieverordeningnlregelingMenameradiel2015-05-26T14:59:28ZMenameradielOrganisatieverordening gemeente Menaldumadeel 2005algemeenGemeentewetGemeentewet, Art. 160, lid 1, sub c2006-01-03-Menameradielcollege van burgemeester en wethouders2006-02-012020-01-01nieuwe regeling27-12-2005Geen.Op grond van artikel 28 Wet algemene regels herindeling is deze verordening per 1 januari 2020 vervallen.Datum ondertekening inwerkingstredingbesluit 03-01-2006Burgemeester en wethouders van de gemeente MenaldumadeelGelezen het voorstel van de AD/GS d.d. 27 december 2005;Gehoord hebbende de ondernemingsraad van de gemeente Menaldumadeel;Gelet op de Gemeentewet, in het bijzonder artikel 160 lid 1 sub c;Besluitvast te stellen de volgende organisatieverordening1Begripsomschrijvingen1In deze verordening wordt verstaan onder:
a. Productgroep:De organisatorische eenheid die is ontstaan na
toewijzing van taken, als bedoeld in artikel 2;b. Productgroepmanager:de ambtenaar, benoemd door burgemeester en
wethouders, die belast is met en verantwoordelijk is
gesteld voor de algemene en dagelijkse leiding van
een productgroep;c. Managementteam:het overlegorgaan, genoemd in artikel 12.
2De taaktoewijzing2De inrichting van de ambtelijke organisatieDe ambtelijke organisatie van de gemeente bestaat uit:
de productgroep Welzijn;
de productgroep VROM;
de productgroep Middelen;
de productgroep Beheer
de productgroep Staf
3De inrichting van de productgroepen
Burgemeester en wethouders regelen, op voorstel van de AD/GS,
gehoord de betrokken productgroepmanager, de structuur van elke
productgroep.
4Taakafbakening tussen productgroepen
Burgemeester en wethouders stellen op voorstel van de AD/GS met
inachtneming van artikel 2 een nadere taakafbakening tussen de
productgroepen vast.
Op voorstel van de AD/GS, gehoord de betrokken
productgroeprnanagers, kunnen burgemeester en wethouders
onderdelen van het takenpakket van een productgroep aan een
andere productgroep toewijzen.
3De Algemeen Directeur / Gemeentesecretaris5Verhouding tot de gemeenteraad
De AD/GS draagt zorg voor een adequate ondersteuning van het
college in de gemeenteraad. Hij draagt zorg voor een adequate
uitwisseling van stukken vanuit de organisatie naar de
gemeenteraad.
6Verhouding tot burgemeester en wethouders
De AD/GS draagt met inachtneming van de richtlijnen van
burgemeester en wethouders en onverminderd de
verantwoordelijkheden van de burgemeester zorg voor een goede
voorbereiding van de vergaderingen van het college van
burgemeester en wethouders.
Gevraagd en ongevraagd adviseert hij burgemeester en wethouders
bij het nemen van besluiten.
Hij draagt zorg voor het bijhouden van de presentielijst van de
vergaderingen van het college van burgemeester en
wethouders,
Hij draagt zorg voor de vastlegging van besluiten van het
college van burgemeester en wethouders met inachtneming van het
Reglement van orde voor de vergadering van het college van
burgemeester en wethouders en eventueel door dit college
vastgestelde richtlijnen.
Hij waakt ervoor dat besluiten van burgemeester en wethouders
met voldoende voortvarendheid worden uitgevoerd.
De AD/GS draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de
leden van het college en wethouders.
Hij draagt er op verzoek of uit eigen beweging zorg voor dat de
leden van het college van burgemeester en wethouders over alle
informatie beschikken waarover zij de beschikking moeten hebben
om hun functie goed uit te kunnen oefenen. Hij neemt eventuele
richtlijnen van het college in acht.
De algemeen directeur is voor (de leden van) het college
richting organisatie het eerste aanspreekpunt.
7Verhouding tot de ambtelijke organisatie
Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van burgemeester en
wethouders is de AD/GS het hoofd van de ambtelijke organisatie.
Zijn speciale zorg betreft de coördinatie, de beleidsplanning en
het beleid op het gebied van de organisatie.
Ter bevordering van de coördinatie kan hij aanwijzingen
geven.
Hij kan aanwijzingen geven over vorm en inrichting van adviezen
aan het college.
Hij draagt zorg voor een goede interne informatievoorziening;
hij treft in overleg met de productgroepmanagers daartoe de
nodige maatregelen.
Hij heeft het recht bij alle managers inlichtingen in te winnen
die naar zijn mening voor bevordering van de coördinatie van
belang zijn.
Hij stelt in overleg met de productgroepmanagers procedures vast
voor de behandeling van alle zaken die de ambtelijke organisatie
ter behandeling en afdoening zijn opgedragen.
In overleg met de productgroepmanagers legt hij het systeem van
voortgangsignalering vast.
Hij toetst of aan gemeentelijke bestuursorganen gezonden
ambtelijke stukken beslissingsrijp zijn.
Over de voortgang van de werkzaamheden voert hij periodiek
overleg met de productgroepmanagers.
Hij kan vergaderingen van productgroepen bijwonen.
Bij verschil van mening tussen de AD/GS en (een)
productgroepmanager(s) is de visie van de AD/GS bepalend. De
visie van (de) betrokken productgroepmanager(s) komt desgewenst
door de productgroepmanager in het advies tot uiting.
8Verticale en horizontale coördinatie
De AD/GS bevordert een goede afstemming van de te behandelen
zaken tussen het college van burgemeester en wethouders en de
portefeuillehouders enerzijds en de productgroepmanager
anderzijds, alsmede tussen de productgroepen. Hij onderhoudt
daartoe de nodige en/of wenselijke contacten.
4De productgroepmanager9Verhouding tot de productgroep
De productgroepmanager heeft de leiding over de onder hem
ressorterende productgroep.
De productgroepmanager is verantwoordelijk voor een goede
coördinatie binnen de productgroep, zowel voor de voorbereiding
als voor de uitvoering, als voor de inhoudelijke advisering via
de AD/GS aan het gemeentebestuur.
De productgroepmanager heeft binnen de productgroep de zorg voor
een goede taakverdeling tussen de medewerkers. Basis voor deze
taakverdeling is de functiebeschrijving van de
productgroepmanager zoals deze door burgemeester en wethouders
is vastgesteld.
De productgroepmanager draagt er zorg voor dat specifieke taken,
door het bestuur opgedragen aan een ambtenaar van diens
productgroep naar behoren worden en kunnen worden vervuld.
De productgroepmanager heeft de zorg voor een goed functionerend
overleg binnen de productgroep. Hij motiveert en informeert zijn
medewerkers en rapporteert over relevante ontwikkelingen.
De productgroepmanager heeft de zorg voor het personeel van de
productgroep en is de eerstaangewezene voor de juiste en tijdige
advisering over de personeelsbezetting, de bewaking van de
voortgang en de kwaliteit van de aangeboden diensten. Verder is
hij de eerstaangewezene om de medewerkers te stimuleren, te
instrueren en zonodig te corrigeren alsmede om met de
medewerkers van de productgroep gesprekken te voeren over
klachten, problemen, en andere aangelegenheden.
Hij neemt deel aan alle gesprekken met sollicitanten naar
functies binnen de productgroep.
De productgroepmanager kan als adviseur of anderszins deelnemen
aan vergaderingen van (delen van) de gemeenteraads(commissie)
voor het werkterrein van de productgroep. De aanwezigheid van de
productgroepmanager geschiedt onder de verantwoordelijkheid van
het college en op uitnodiging van de raad. De verordening
ambtelijke bijstand en fractieondersteuning is hierop niet van
toepassing
De productgroepmanager houdt zich op de hoogte van de
ontwikkelingen op het werkterrein van de productgroep en draagt
er zorg voor en ziet er op toe dat zijn medewerkers eveneens de
ontwikkelingen blijven volgen.
10Advisering
Inhoudelijke advisering is de taak van de daarvoor aangestelde
ambtenaar.
De medewerker neemt bij de advisering de aanwijzingen in acht
van de productgroepmanager en de betrokken
portefeuillehouder.
Wanneer de productgroepmanager en de medewerker van mening
verschillen over een bepaalde zaak, is de visie van de
productgroepmanager bepalend. De visie van de medewerker komt
desgewenst door de medewerker in het advies tot uiting.
De productgroepmanager draagt zorg voor een zodanige advisering
dat deskundige inbreng integraal is verzekerd en dat elk advies
(zo mogelijk met alternatieven) volledig wordt voorgelegd aan
het college. Daartoe zet hij zijn paraat op het advies alvorens
het ter kennis van het college wordt gebracht.
De betrokken portefeuillehouder geeft door middel van zijn
paraat aan dat hij het advies kent en aan het college ter
beoordeling voorlegt.
Indien een zaak tevens het taakgebied van één of meer
productgroepen raakt of er coördinatiebehoeften of mogelijkheden
bestaan, overlegt hij met die andere productgroep. Dit overleg
moet bij voorkeur resulteren in een eensluidend advies. Zo dit
absoluut niet mogelijk is, legt het hoofd van de primair
verantwoordelijke productgroep de zaak aan de AD/GS om daarover,
de betrokken ambtenaren gehoord hebbende, een besluit te
nemen.
De productgroepmanager beoordeelt of de door de productgroep
uitgebrachte adviezen passen in het door het gemeentebestuur
vastgelegde kader van doelstellingen en plannen.
Advisering aan de raad vindt plaats, anders dan in die gevallen
waarin de verordening inzake ambtelijke bijstand aan de raad
voorziet dan wel wanneer het college daarin uitdrukkelijk
toestemt, onder de verantwoordelijkheid van het college en de
betrokken portefeuillehouder.
11Vervanging
De AD/GS wordt voor zijn wettelijke taken, voortvloeiende uit
artikel 100 t/m 106 Gemeentewet vervangen door de op grond van
artikel 106 eerste lid Gemeentewet daartoe door het college
aangewezen personen. Voor wat betreft alle overige taken van de
AD/GS welke niet vallen onder de hiervoor genoemde wettelijke
bepalingen wordt de AD/GS vervangen door een daartoe door het
college aangewezen vervanger.
De productgroepmanager wordt bij afwezigheid vervangen door de
door burgemeester en wethouders aangewezen vervanger. Is deze
vervanging niet geregeld of is ook de vervanger afwezig, dan
neemt de AD/GS de productgroepmanager waar.
5Overlegvormen12Managementteam
Ter bewaking van de eenheid in uitoefening van de aan de
ambtelijke organisatie opgedragen taken voert de AD/GS
regelmatig overleg met de productgroepmanagers. Dit overleg
wordt “managementteam” genoemd.
Het managementteam heeft tot taak:
De onderlinge afstemming van de stijlen van leiding
geeft;
De coördinatie van activiteiten tussen productgroepen
onderling en in relatie tot het bestuur;
De zorg voor planning, prioriteitenstelling en voortgang
van werkzaamheden;
De informatie-uitwisseling van algemene
(gemeenschappelijke) zaken;
De zorg voor de beleidsintegratie binnen de
organisatie;
De bespreking en coördinatie van vergaderingen van het
gemeentebestuur;
Tijdig signaleren van relevante ontwikkelingen;
Overige zaken, die voor meer productgroepen van belang
zijn.
De vergaderingen van het managementteam vinden ten minste
maandelijks plaats.
De AD/GS stelt de agenda samen en zit de vergadering voor. Op
verzoek van de productgroepmanager(s) kunnen agendapunten worden
ingebracht.
Van het overleg wordt een verslag gemaakt. De
productgroepmanagers dragen zorg voor overdracht van het
besprokene naar de productgroepen.
13Productgroepoverleg
De productgroepmanager heeft de zorg voor een goed functionerend
overleg binnen (delen van) de productgroep.
De productgroepmanager draagt zorg voor terugkoppeling naar het
managementteam.
14Overleg productgroepmanager met portefeuillehouder(s)
De productgroepmanager voert regelmatig overleg met de
portefeuillehouder over:
Wat in het managemenifeam, productgroepoverleg en in het
bestuur besproken of besloten is;
Het voorbereiden van zaken die op korte termijn voor een
besluit in aanmerking komen;
De voortgang en planning van diverse zaken van de
productgroep/portefeuille;
Bespreking van zaken die in het kader van mandatering
problemen geven;
Het bespreken van nieuwe zaken voor de
productgroep/portefeuille.
15Overleg burgemeester en wethouders - productgroepmanagers
Ten minste eenmaal per kwartaal vindt er overleg plaats tussen
burgemeester en wethouders en productgroepmanagers over met name
beleidsontwikkelingen en het in gang zetten van nieuw beleid. De
respectievelijke productgroepmanagers dragen zorg voor de
totstandkoming overleg.
16Overleg met de ondernemingsraadDe Algemeen directeur wordt beschouwd als zijnde de bestuurder als
bedoeld in artikel 1 van de wet op de ondernemingsraden. Hij
vertegenwoordigt de gemeente in de kontakten en het overleg met de
ondernemingsraad en oefent daarbij alle bevoegdheden uit die nodig zijn
om het overleg vruchtbaar te kunnen voeren. Hij neemt eventuele
richtlijnen van het college van burgemeester en wethouders in acht.6Bestuursopdrachten & Projectmatig Werken17Bestuursopdrachten
Indien het college een productgroep wenst te betrekken bij de
beleidsvoorbereiding, geeft het college een bestuursopdracht aan
die productgroep.
Een bestuursopdracht geeft het kader aan voor de inbreng van een
productgroep bij het ontwikkelen van beleid en wijst daarbij een
opdrachtnemer aan.
De opdrachtnemer neemt de opdracht aan en voert deze
overeenkomstig de aanwijzingen van het college uit en
rapporteert geregeld over de voortgang.
Indien een bestuursopdracht productgroepoverstijgend is, wijst
het college op voorstel van de AD/GS een productgroep aan die
primair verantwoordelijk is voor de voorbereiding en de
uitvoering, alsmede voor de tijdsplanning en de bewaking van de
voortgang.
18Projectmatig werken
Het college en de AD/GS kunnen voor de verwezenlijking van een
specifieke zaak welke niet met en binnen de staande
organisatie-indeling kan worden gerealiseerd een projectgroep
instellen.
Samen met de instelling van de projectgroep wordt ook een
projectleider aangewezen.
Een projectgroep is een tijdelijke en specifieke
organisatiestructuur binnen de bestaande organisatiestructuur.
De projectgroepleden worden door hun productgroepmanager
gemandateerd om naar eigen inzicht de gevraagde bijdrage te
leveren.
Bij de aanwijzing van een projectleider en de instelling van de
projectgroep wordt door het college ook een omschrijving gegeven
van aard en doel van de opdracht, de daarbij noodzakelijk in
acht te nemen bepalingen alsmede een omschrijving van het
verwachte resultaat dan wel het te realiseren product.
De door het college vastgestelde leidraad projectmatig werken
geldt als uitgangspunt. Ten aanzien van problemen betrekking
hebbende op het projectmatig werken beslist de AD/GS.
7Mandatering en delegatie19Mandatering en delegatie
Burgemeester en wethouders, alsmede de burgemeester kunnen voor
bepaalde categorieën zaken de AD/GS, een productgroepmanager of
een andere door hem aan te wijzen ambtenaar de bevoegdheid geven
namens hem of in hun plaats beslissingen te nemen of stukken te
ondertekenen.
De productgroepmanager adviseert over het actueel houden van het
mandaterings- en delegatieregister.
8Integraal begrotingsproces, Administratie en Beheer20Begrotingscyclus
Het integrale begrotingsproces is geregeld in de verordening op
grond van art. 212 Gemeentewet en omvat in ieder geval:
Het algemeen beleidsplan, zijnde de voorjaarsnota en een
vooruitblik op de komende 4 begrotingsjaren
De begroting en meerjarenraming;
Najaarsnota van de begroting;
De jaarrekening met jaarverslag;
Jaarlijks biedt de AD/GS aan het college een planning aan van de
in het eerste lid genoemde stukken.
21Administratie en beheer
Het college ziet toe op de organisatie van de administratie en
het beheer van vermogenswaarden
Dit toezicht betreft zowel de rechtmatigheid als de
doelmatigheid
In een afzonderlijke budgethoudersregeling regelt het college
het gemeentelijk budgetbeheer.
In een afzonderlijke budgethoudersregeling zijn de
verantwoordelijkheden, bevoegdheden en werkzaamheden van de
budgethouders door het college vastgesteld.
9Slotbepalingen22Citeerwijze
Deze verordening kan worden aangehaald als de
“Organisatieverordening gemeente Menaldumadeel 2005”.
23Onvoorziene gevallen
In die gevallen waarin deze verordening niet voorziet wordt
voorzien door burgemeester en wethouders na advies van de
AD/GS
24Intrekking oude verordening en inwerkingtreding nieuwe
verordening
De verordening Organisatieverordening Gemeente vastgesteld op 14
december 1995 wordt hierbij ingetrokken.
Deze verordening treedt in werking op 1 februari 2006
Menaldum, 3 januari 2006Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente
MenaldumadeelDe secretaris,De burgemeester,