| Overheidsorganisatie | Gemeente Menameradiel |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Organisatieverordening |
| Citeertitel | Organisatieverordening gemeente Menaldumadeel 2005 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | algemeen |
| Eigen onderwerp |
Datum ondertekening inwerkingstredingbesluit 03-01-2006
Geen.
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-02-2006 | nieuwe regeling | 03-01-2006 - | 27-12-2005 |
Burgemeester en wethouders van de gemeente Menaldumadeel
Gelezen het voorstel van de AD/GS d.d. 27 december 2005;
Gehoord hebbende de ondernemingsraad van de gemeente Menaldumadeel;
Gelet op de Gemeentewet, in het bijzonder artikel 160 lid 1 sub c;
Besluit
vast te stellen de volgende organisatieverordening
In deze verordening wordt verstaan onder:
| a. Productgroep: | De organisatorische eenheid die is ontstaan na toewijzing van taken, als bedoeld in artikel 2; |
| b. Productgroepmanager: | de ambtenaar, benoemd door burgemeester en wethouders, die belast is met en verantwoordelijk is gesteld voor de algemene en dagelijkse leiding van een productgroep; |
| c. Managementteam: | het overlegorgaan, genoemd in artikel 12. |
De ambtelijke organisatie van de gemeente bestaat uit:
de productgroep Welzijn;
de productgroep VROM;
de productgroep Middelen;
de productgroep Beheer
de productgroep Staf
Burgemeester en wethouders regelen, op voorstel van de AD/GS, gehoord de betrokken productgroepmanager, de structuur van elke productgroep.
Burgemeester en wethouders stellen op voorstel van de AD/GS met inachtneming van artikel 2 een nadere taakafbakening tussen de productgroepen vast.
Op voorstel van de AD/GS, gehoord de betrokken productgroeprnanagers, kunnen burgemeester en wethouders onderdelen van het takenpakket van een productgroep aan een andere productgroep toewijzen.
De AD/GS draagt zorg voor een adequate ondersteuning van het college in de gemeenteraad. Hij draagt zorg voor een adequate uitwisseling van stukken vanuit de organisatie naar de gemeenteraad.
De AD/GS draagt met inachtneming van de richtlijnen van burgemeester en wethouders en onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders.
Gevraagd en ongevraagd adviseert hij burgemeester en wethouders bij het nemen van besluiten.
Hij draagt zorg voor het bijhouden van de presentielijst van de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders,
Hij draagt zorg voor de vastlegging van besluiten van het college van burgemeester en wethouders met inachtneming van het Reglement van orde voor de vergadering van het college van burgemeester en wethouders en eventueel door dit college vastgestelde richtlijnen.
Hij waakt ervoor dat besluiten van burgemeester en wethouders met voldoende voortvarendheid worden uitgevoerd.
De AD/GS draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van het college en wethouders.
Hij draagt er op verzoek of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het college van burgemeester en wethouders over alle informatie beschikken waarover zij de beschikking moeten hebben om hun functie goed uit te kunnen oefenen. Hij neemt eventuele richtlijnen van het college in acht.
De algemeen directeur is voor (de leden van) het college richting organisatie het eerste aanspreekpunt.
Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van burgemeester en wethouders is de AD/GS het hoofd van de ambtelijke organisatie. Zijn speciale zorg betreft de coördinatie, de beleidsplanning en het beleid op het gebied van de organisatie.
Ter bevordering van de coördinatie kan hij aanwijzingen geven.
Hij kan aanwijzingen geven over vorm en inrichting van adviezen aan het college.
Hij draagt zorg voor een goede interne informatievoorziening; hij treft in overleg met de productgroepmanagers daartoe de nodige maatregelen.
Hij heeft het recht bij alle managers inlichtingen in te winnen die naar zijn mening voor bevordering van de coördinatie van belang zijn.
Hij stelt in overleg met de productgroepmanagers procedures vast voor de behandeling van alle zaken die de ambtelijke organisatie ter behandeling en afdoening zijn opgedragen.
In overleg met de productgroepmanagers legt hij het systeem van voortgangsignalering vast.
Hij toetst of aan gemeentelijke bestuursorganen gezonden ambtelijke stukken beslissingsrijp zijn.
Over de voortgang van de werkzaamheden voert hij periodiek overleg met de productgroepmanagers.
Hij kan vergaderingen van productgroepen bijwonen.
Bij verschil van mening tussen de AD/GS en (een) productgroepmanager(s) is de visie van de AD/GS bepalend. De visie van (de) betrokken productgroepmanager(s) komt desgewenst door de productgroepmanager in het advies tot uiting.
De AD/GS bevordert een goede afstemming van de te behandelen zaken tussen het college van burgemeester en wethouders en de portefeuillehouders enerzijds en de productgroepmanager anderzijds, alsmede tussen de productgroepen. Hij onderhoudt daartoe de nodige en/of wenselijke contacten.
De productgroepmanager heeft de leiding over de onder hem ressorterende productgroep.
De productgroepmanager is verantwoordelijk voor een goede coördinatie binnen de productgroep, zowel voor de voorbereiding als voor de uitvoering, als voor de inhoudelijke advisering via de AD/GS aan het gemeentebestuur.
De productgroepmanager heeft binnen de productgroep de zorg voor een goede taakverdeling tussen de medewerkers. Basis voor deze taakverdeling is de functiebeschrijving van de productgroepmanager zoals deze door burgemeester en wethouders is vastgesteld.
De productgroepmanager draagt er zorg voor dat specifieke taken, door het bestuur opgedragen aan een ambtenaar van diens productgroep naar behoren worden en kunnen worden vervuld.
De productgroepmanager heeft de zorg voor een goed functionerend overleg binnen de productgroep. Hij motiveert en informeert zijn medewerkers en rapporteert over relevante ontwikkelingen.
De productgroepmanager heeft de zorg voor het personeel van de productgroep en is de eerstaangewezene voor de juiste en tijdige advisering over de personeelsbezetting, de bewaking van de voortgang en de kwaliteit van de aangeboden diensten. Verder is hij de eerstaangewezene om de medewerkers te stimuleren, te instrueren en zonodig te corrigeren alsmede om met de medewerkers van de productgroep gesprekken te voeren over klachten, problemen, en andere aangelegenheden.
Hij neemt deel aan alle gesprekken met sollicitanten naar functies binnen de productgroep.
De productgroepmanager kan als adviseur of anderszins deelnemen aan vergaderingen van (delen van) de gemeenteraads(commissie) voor het werkterrein van de productgroep. De aanwezigheid van de productgroepmanager geschiedt onder de verantwoordelijkheid van het college en op uitnodiging van de raad. De verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning is hierop niet van toepassing
De productgroepmanager houdt zich op de hoogte van de ontwikkelingen op het werkterrein van de productgroep en draagt er zorg voor en ziet er op toe dat zijn medewerkers eveneens de ontwikkelingen blijven volgen.
Inhoudelijke advisering is de taak van de daarvoor aangestelde ambtenaar.
De medewerker neemt bij de advisering de aanwijzingen in acht van de productgroepmanager en de betrokken portefeuillehouder.
Wanneer de productgroepmanager en de medewerker van mening verschillen over een bepaalde zaak, is de visie van de productgroepmanager bepalend. De visie van de medewerker komt desgewenst door de medewerker in het advies tot uiting.
De productgroepmanager draagt zorg voor een zodanige advisering dat deskundige inbreng integraal is verzekerd en dat elk advies (zo mogelijk met alternatieven) volledig wordt voorgelegd aan het college. Daartoe zet hij zijn paraat op het advies alvorens het ter kennis van het college wordt gebracht.
De betrokken portefeuillehouder geeft door middel van zijn paraat aan dat hij het advies kent en aan het college ter beoordeling voorlegt.
Indien een zaak tevens het taakgebied van één of meer productgroepen raakt of er coördinatiebehoeften of mogelijkheden bestaan, overlegt hij met die andere productgroep. Dit overleg moet bij voorkeur resulteren in een eensluidend advies. Zo dit absoluut niet mogelijk is, legt het hoofd van de primair verantwoordelijke productgroep de zaak aan de AD/GS om daarover, de betrokken ambtenaren gehoord hebbende, een besluit te nemen.
De productgroepmanager beoordeelt of de door de productgroep uitgebrachte adviezen passen in het door het gemeentebestuur vastgelegde kader van doelstellingen en plannen.
Advisering aan de raad vindt plaats, anders dan in die gevallen waarin de verordening inzake ambtelijke bijstand aan de raad voorziet dan wel wanneer het college daarin uitdrukkelijk toestemt, onder de verantwoordelijkheid van het college en de betrokken portefeuillehouder.
De AD/GS wordt voor zijn wettelijke taken, voortvloeiende uit artikel 100 t/m 106 Gemeentewet vervangen door de op grond van artikel 106 eerste lid Gemeentewet daartoe door het college aangewezen personen. Voor wat betreft alle overige taken van de AD/GS welke niet vallen onder de hiervoor genoemde wettelijke bepalingen wordt de AD/GS vervangen door een daartoe door het college aangewezen vervanger.
De productgroepmanager wordt bij afwezigheid vervangen door de door burgemeester en wethouders aangewezen vervanger. Is deze vervanging niet geregeld of is ook de vervanger afwezig, dan neemt de AD/GS de productgroepmanager waar.
Ter bewaking van de eenheid in uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken voert de AD/GS regelmatig overleg met de productgroepmanagers. Dit overleg wordt “managementteam” genoemd.
Het managementteam heeft tot taak:
De onderlinge afstemming van de stijlen van leiding geeft;
De coördinatie van activiteiten tussen productgroepen onderling en in relatie tot het bestuur;
De zorg voor planning, prioriteitenstelling en voortgang van werkzaamheden;
De informatie-uitwisseling van algemene (gemeenschappelijke) zaken;
De zorg voor de beleidsintegratie binnen de organisatie;
De bespreking en coördinatie van vergaderingen van het gemeentebestuur;
Tijdig signaleren van relevante ontwikkelingen;
Overige zaken, die voor meer productgroepen van belang zijn.
De vergaderingen van het managementteam vinden ten minste maandelijks plaats.
De AD/GS stelt de agenda samen en zit de vergadering voor. Op verzoek van de productgroepmanager(s) kunnen agendapunten worden ingebracht.
Van het overleg wordt een verslag gemaakt. De productgroepmanagers dragen zorg voor overdracht van het besprokene naar de productgroepen.
De productgroepmanager heeft de zorg voor een goed functionerend overleg binnen (delen van) de productgroep.
De productgroepmanager draagt zorg voor terugkoppeling naar het managementteam.
De productgroepmanager voert regelmatig overleg met de portefeuillehouder over:
Wat in het managemenifeam, productgroepoverleg en in het bestuur besproken of besloten is;
Het voorbereiden van zaken die op korte termijn voor een besluit in aanmerking komen;
De voortgang en planning van diverse zaken van de productgroep/portefeuille;
Bespreking van zaken die in het kader van mandatering problemen geven;
Het bespreken van nieuwe zaken voor de productgroep/portefeuille.
Ten minste eenmaal per kwartaal vindt er overleg plaats tussen burgemeester en wethouders en productgroepmanagers over met name beleidsontwikkelingen en het in gang zetten van nieuw beleid. De respectievelijke productgroepmanagers dragen zorg voor de totstandkoming overleg.
De Algemeen directeur wordt beschouwd als zijnde de bestuurder als bedoeld in artikel 1 van de wet op de ondernemingsraden. Hij vertegenwoordigt de gemeente in de kontakten en het overleg met de ondernemingsraad en oefent daarbij alle bevoegdheden uit die nodig zijn om het overleg vruchtbaar te kunnen voeren. Hij neemt eventuele richtlijnen van het college van burgemeester en wethouders in acht.
Indien het college een productgroep wenst te betrekken bij de beleidsvoorbereiding, geeft het college een bestuursopdracht aan die productgroep.
Een bestuursopdracht geeft het kader aan voor de inbreng van een productgroep bij het ontwikkelen van beleid en wijst daarbij een opdrachtnemer aan.
De opdrachtnemer neemt de opdracht aan en voert deze overeenkomstig de aanwijzingen van het college uit en rapporteert geregeld over de voortgang.
Indien een bestuursopdracht productgroepoverstijgend is, wijst het college op voorstel van de AD/GS een productgroep aan die primair verantwoordelijk is voor de voorbereiding en de uitvoering, alsmede voor de tijdsplanning en de bewaking van de voortgang.
Het college en de AD/GS kunnen voor de verwezenlijking van een specifieke zaak welke niet met en binnen de staande organisatie-indeling kan worden gerealiseerd een projectgroep instellen.
Samen met de instelling van de projectgroep wordt ook een projectleider aangewezen.
Een projectgroep is een tijdelijke en specifieke organisatiestructuur binnen de bestaande organisatiestructuur. De projectgroepleden worden door hun productgroepmanager gemandateerd om naar eigen inzicht de gevraagde bijdrage te leveren.
Bij de aanwijzing van een projectleider en de instelling van de projectgroep wordt door het college ook een omschrijving gegeven van aard en doel van de opdracht, de daarbij noodzakelijk in acht te nemen bepalingen alsmede een omschrijving van het verwachte resultaat dan wel het te realiseren product.
De door het college vastgestelde leidraad projectmatig werken geldt als uitgangspunt. Ten aanzien van problemen betrekking hebbende op het projectmatig werken beslist de AD/GS.
Burgemeester en wethouders, alsmede de burgemeester kunnen voor bepaalde categorieën zaken de AD/GS, een productgroepmanager of een andere door hem aan te wijzen ambtenaar de bevoegdheid geven namens hem of in hun plaats beslissingen te nemen of stukken te ondertekenen.
De productgroepmanager adviseert over het actueel houden van het mandaterings- en delegatieregister.
Het integrale begrotingsproces is geregeld in de verordening op grond van art. 212 Gemeentewet en omvat in ieder geval:
Het algemeen beleidsplan, zijnde de voorjaarsnota en een vooruitblik op de komende 4 begrotingsjaren
De begroting en meerjarenraming;
Najaarsnota van de begroting;
De jaarrekening met jaarverslag;
Jaarlijks biedt de AD/GS aan het college een planning aan van de in het eerste lid genoemde stukken.
Het college ziet toe op de organisatie van de administratie en het beheer van vermogenswaarden
Dit toezicht betreft zowel de rechtmatigheid als de doelmatigheid
In een afzonderlijke budgethoudersregeling regelt het college het gemeentelijk budgetbeheer.
In een afzonderlijke budgethoudersregeling zijn de verantwoordelijkheden, bevoegdheden en werkzaamheden van de budgethouders door het college vastgesteld.
Deze verordening kan worden aangehaald als de “Organisatieverordening gemeente Menaldumadeel 2005”.
In die gevallen waarin deze verordening niet voorziet wordt voorzien door burgemeester en wethouders na advies van de AD/GS
De verordening Organisatieverordening Gemeente vastgesteld op 14 december 1995 wordt hierbij ingetrokken.
Deze verordening treedt in werking op 1 februari 2006
Menaldum, 3 januari 2006
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Menaldumadeel
De secretaris,
De burgemeester,