| Overheidsorganisatie | Gemeente Bellingwedde |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Regeling ongewenste omgangsvormen |
| Citeertitel | Regeling ongewenste omgangsvormen |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | personeel en organisatie |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-02-2005 | Nieuwe regeling | 01-02-2005 Geen | Onbekend |
Burgemeester en wethouder van de gemeente Bellingwedde;
gelezen het voorstel van het managementteam d.d. 01.09.2004;
gelet op de instemming van de Ondernemingsraad d.d. 16.12.2004
BESLUITEN
vast te stellen:
Reglement ongewenste omgangsvormen
In dit reglement wordt verstaan onder:
bestuursorgaan: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Bellingwedde;
klacht: een klacht over ongewenste omgangsvormen;
ongewenste omgangsvormen: die uitlatingen en handelingen inzake geloof, levensovertuiging, geaardheid, sekse en huidskleur, die ongewenst of ongewild zijn dan wel redelijkerwijs als zodanig door de klager die daarmee wordt geconfronteerd of als ongewild wordt ervaren;
seksuele intimidatie: speciaal die omgangsvorm waarbij directe of indirecte seksuele en/of sekse gerichte uitlatingen of handelingen tot uiting komen in verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag dat door de klager als ongewenst of ongewild wordt ervaren;
agressie, geweld en pesten: gedragingen en beslissingen dan wel het nalaten van gedragingen en het niet nemen van beslissingen bedoeld of onbedoeld die zijn gericht op, dan wel waarbij sprake is van, geestelijke of lichamelijke mishandelingen van een persoon of groep personen;
discriminatie: elke vorm, bedoeld of onbedoeld, van onrechtvaardig onderscheid als bedoeld in artikel 2 van de algemene wet gelijke behandeling, elke uitsluiting, beperking of voorkeur die ten doel heeft of tot gevolg kan hebben dat de erkenning, het genot of de uitoefening op voet van gelijkheid van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden op politiek, economisch, sociaal of cultureel terrein of andere terreinen van het openbare leven worden teniet gedaan of aangetast;
intimidatie: het bevreesd maken, vreesaanjaging, ontmoediging, schrikaanjaging, iemand door bedreiging(en) verlammen, afschrikken of weerhouden;
klager: persoon of groep personen behorende tot één van de onderstaande categorieën en menende te zijn geconfronteerd met ongewenste omgangsvormen en een klacht hierover heeft ingediend bij de klachtencommissie of het bestuursorgaan:
personen werkzaam in gemeentelijke dienst;
medewerkers in kader van de Wet sociale werkvoorziening;
uitzendkrachten, WIW-ers, stagiaires en dergelijke;
personen die een opdracht vervullen binnen de gemeente;
bestuurders;
derden die regelmatig uit hoofde van hun functie of anderszins binnen een gemeentelijke instelling komen.
aangeklaagde: een ieder die valt onder een van de onder h. genoemde categorieën en tegen wie een klacht is ingediend over ongewenste omgangsvormen.
vertrouwenspersoon: de persoon aangewezen door het bestuursorgaan, die als aanspreekpunt fungeert bij klachten over ongewenste omgangsvormen en de klager adviseert, ondersteunt en zorg draagt voor hulpverlening.
klachtencommissie: de door het bestuursorgaan ingestelde commissie belast met onderzoek van klachten over ongewenste omgangsvormen die rapporteert en adviseert aan het bestuursorgaan.
ambtelijke secretaris: de door het bestuursorgaan aangewezen ambtenaar belast met het secretariaat van de klachtencommissie.
Iedereen die met ongewenste omgangsvormen wordt geconfronteerd kan zich wenden tot de vertrouwenspersoon dan wel kan een klacht indienen bij de klachtencommissie of het bestuursorgaan.
Het bestuursorgaan wijst twee vertrouwenspersonen aan voor een periode van vier jaar. Zij zijn uitsluitend verantwoording schuldig aan het bestuursorgaan. De vertrouwenspersonen kunnen direct na het einde van de periode van vier jaar opnieuw aangewezen worden.
De vertrouwenspersoon heeft in ieder geval de volgende taken.
- het fungeren als aanspreekpunt voor personen die geconfronteerd worden met ongewenste omgangsvormen;
- het opvangen en verlenen van nazorg aan die personen;
- het adviseren van klager over eventueel te ondernemen stappen;
- het op verzoek van de klager ondernemen van stappen gericht op het zoeken naar een oplossing (bemiddeling);
- het op verzoek begeleiden van personen die overwegen een klacht in te dienen bij de klachtencommissie;
- het onderhouden van contact met de klager om te zien of na afhandeling van de klacht de ongewenste omgangsvorm(en) is (zijn) opgehouden;
- het registreren van aard en omvang van de gemelde klachten en het gevraagd en ongevraagd uitbrengen van advies aan het bestuursorgaan over beleid over het voorkomen van ongewenste omgangsvormen;
- het uitbrengen van een jaarverslag waarin tenminste opgenomen het aantal behandelde klachten en de aard daarvan.
De vertrouwenspersoon verricht zijn werkzaamheden slechts na instemming vooraf door de klager.
De vertrouwenspersoon kan bemiddeling voorstellen. De in bijlage C opgenomen bemiddelingshandleiding wordt hierbij gevolgd.
De vertrouwenspersoon is met inachtneming van de nodige vertrouwelijkheid bevoegd de aangeklaagde en/of andere betrokkenen binnen de gemeente te horen en informatie in te winnen, na toestemming van de klager en voor zover dit voor de uitvoering van de taken noodzakelijk is.
De vertrouwenspersoon heeft hiervoor toegang tot alle gemeentelijke instellingen waarvoor dit reglement geldt.
De vertrouwenspersoon kan externe deskundigen raadplegen.
De vertrouwenspersoon kan geen ontslag verleend worden als gevolg van het optreden als vertrouwenspersoon.
De vertrouwenspersoon is verplicht tot geheimhouding van alle zaken die deze in hoedanigheid van vertrouwenspersoon verneemt. De plicht tot geheimhouding van de vertrouwenspersoon geldt niet ten aanzien van klachtencommissie en bestuursorgaan, artsen en aangeklaagde, tenzij de klager anders wenst. De geheimhoudingsplicht vervalt niet na beëindiging van de werkzaamheden als vertrouwenspersoon. Ook de personen die door de vertrouwenspersoon worden benaderd zijn verplicht tot geheimhouding.
Het bestuursorgaan stelt een klachtencommissie ongewenste omgangsvormen in. Zij benoemt de leden en plaatsvervangende leden.
De klachtencommissie bestaat uit een voorzitter en twee leden.
De klachtencommissie bestaat uit personen met verschillende deskundigheid. De vertrouwenspersoon en personen die onder deze regeling vallen zijn van zitting in deze commissie uitgesloten.
De klachtencommissie wordt bijgestaan door een ambtelijke secretaris.
De leden en plaatsvervangende leden van de klachtencommissie worden benoemd door het bestuursorgaan voor een periode van vier jaar. Zij treden na hun zittingsperiode af en zijn terstond herbenoembaar.
De klachtencommissie heeft tot taak:
- over de ontvankelijkheid van de klacht te oordelen;
- een onderzoek in te stellen naar de klacht en advies aan het bestuursorgaan uit te brengen over te nemen maatregelen;
- het bestuursorgaan gevraagd en ongevraagd te adviseren over het treffen van maatregelen gedurende het onderzoek naar de klachten en naar aanleiding van de klacht;
- het rapporteren aan het bestuursorgaan over de uitkomst van het onderzoek;
- het uitbrengen van een jaarverslag voor 1 april van iedere kalenderjaar waarin tenminste is opgenomen het aantal klachten, de aard daarvan en de terzake uitgebrachte schriftelijke rapportage.
Klachten dienen bij voorkeur schriftelijk te worden ingediend door de klager, al dan niet met behulp van de vertrouwenspersoon of een raadsman bij het correspondentieadres van de klachtencommissie. Wanneer een klacht bij het bestuursorgaan ingediend wordt, stuurt die de klacht door aan het correspondentieadres van de klachtencommissie.
De secretaris van de klachtencommissie stelt het bestuursorgaan in kennis van een binnengekomen klacht.
Een anoniem ingediende klacht kan ter beoordeling van de klachtencommissie, door de klachtencommissie in behandeling worden genomen.
Een klacht bevat:
- de omschrijving van de gedraging waartegen de klacht zich richt.
- de naam/namen van de aangeklaagde(n).
- een beschrijving van de door klager ondernomen stappen.
De klager ontvangt binnen 7 dagen schriftelijk bericht van ontvangst van de klachtencommissie.
Elke klacht, die op de juiste wijze is ingediend, wordt onderzocht en behandeld door de klachtencommissie. Vanwege bescherming van de privacy van zowel klager als aangeklaagde staat discretie voorop bij de behandeling van de klacht.
Een niet op de juiste wijze ingediende klacht kan ter beoordeling van de klachtencommissie onderzocht en behandeld worden.
De klachtencommissie hoort de klager een aangeklaagde zo spoedig mogelijk na het indienen van de klacht, maar zo mogelijk binnen drie weken. Klager en aangeklaagde worden in beginsel afzonderlijk gehoord. De zittingen van de klachtencommissie zijn besloten.
Indien dit voor het opstellen van haar advies noodzakelijk is, kan de commissie in overleg met klager ook anderen dan klager en aangeklaagde horen, alsmede de situatie ter plaatse in ogenschouw nemen. De commissie heeft hiervoor toegang tot alle gemeentelijke instellingen waarvoor deze regeling geldt en kan met alle daarvoor in aanmerking komende personen gesprekken voeren.
Het bestuursorgaan kan voornoemde personen dringend verzoeken medewerking te verlenen aan de gesprekken.
Van het horen van klager en aangeklaagde stelt de klachtencommissie een verslag op. Klager en aangeklaagde ontvangen een exemplaar van het verslag. Zij worden in de gelegenheid gesteld binnen vijf werkdagen na verzending hun visie ter kennis te brengen van de klachtencommissie.
De klachtencommissie brengt binnen zes weken na ontvangst van de ontvankelijk verklaarde klacht een schriftelijke rapportage uit aan het bestuursorgaan. In deze schriftelijke rapportage wordt gemotiveerd vastgesteld:
- of en zo ja in welke mate de klacht gegrond is;
- op welke wijze en met welke frequentie de ongewenste gedragingen hebben plaatsgevonden.
De klachtencommissie kan het bestuursorgaan een advies geven omtrent een eventueel te treffen maatregel of sanctie.
Alvorens de klachtencommissie overgaat tot het uitbrengen van schriftelijk advies stelt zij klager en aangeklaagde in de gelegenheid hun zienswijze omtrent het uit te brengen rapport en advies mondeling dan wel schriftelijk aan de klachtencommissie kenbaar te maken. Een afschrift van de rapportage en het advies omtrent de eventueel te treffen maatregel of sanctie wordt gezonden aan klager, aangeklaagde en vertrouwenspersoon.
Binnen drie weken na ontvangst van het rapport van de klachtencommissie neemt het bestuursorgaan een gemotiveerd besluit ter zake. De beslissing wordt direct aan klager en aangeklaagde meegedeeld. Een afschrift van de beslissing wordt direct aan de klachtencommissie gezonden.
Indien het bestuursorgaan in afwijking van het advies van de klachtencommissie beslist, geeft het bij de beslissing gemotiveerd aan waarom van het advies is afgeweken.
De leden en de plaatsvervangende leden van de klachtencommissie en de ambtelijke secretaris zijn verplicht tot geheimhouding van alle zaken die zij in hun hoedanigheid als lid/plaatsvervangend lis dan wel ambtelijke secretaris vernemen. De plicht tot geheimhouding van de klachtencommissie geldt niet ten aanzien van het bestuursorgaan en evenmin ten aanzien van klager en aangeklaagde c.q. hun raadslieden, voor zover het gegevens betreft waarvan voor de afhandeling van het onderzoek en het procedurele vervolg daarop de andere partij kennis moet dragen en de kennisgeving op grond van terzake geldende (wettelijke) regels is toegestaan. De plicht tot geheimhouding vervalt niet na beëindiging van de functie van lid van de klachtencommissie of na beëindiging van het ambtelijk secretariaat.
Het dossier van iedere ingediende klacht wordt vertrouwelijk bewaard in een archief bij de gemeente. Een dossier wordt verwijderd en vernietigd vijf jaar na datum van inzending van de rapportage van de klachtencommissie aan het bestuur.
In bijzondere omstandigheden kan het bestuursorgaan, in afwijking van de procedure zoals die is genoemd in dit reglement, terstond disciplinaire maatregelen nemen, een en ander met inachtneming van de geldende rechtspositionele voorschriften.
In het geval dat gelet op het doel en de strekking van de regeling toepassing van dit reglement kan leiden tot onbillijkheden van overwegende aard in niet precies te voorziene gevallen of groepen van gevallen kan het bestuursorgaan beslissen.
Klachten die op het moment van inwerkingtreden van dit reglement door de klachtencommissie in behandeling zijn genomen, worden afgehandeld overeenkomstig de regeling zoals die geldt op de dag voordat dit reglement in werking treedt.
Van dit reglement maken drie bijlagen (A, B en C) deel uit. Dit reglement treedt in werking op 1 februari 2005. Deze regeling kan worden aangehaald als “Reglement ongewenste omgangsvormen”.
Wedde, 1 februari 2005
Het college van burgemeester en wethouders,
secretaris, burgemeester,
(mr. J. Beekman) (drs. E. Drenth)
PROFIELSCHETS VERTROUWENSPERSOON
Een vertrouwenspersoon moet affiniteit hebben met de problematiek van ongewenste omgangsvormen en moet alle klachten serieus nemen.
Eisen ten aanzien van de plaats in de organisatie:
- de vertrouwenspersoon functioneert onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan
- de vertrouwenspersoon moet goed benaderbaar zijn voor iedereen in de organisatie
- de vertrouwenspersoon moet goed bereikbaar zijn voor klager(s)
- de hoofdfunctie mag niet in conflict zijn met de functie als vertrouwenspersoon, noch wat betreft de inhoud van het werk, noch de aard van de werkzaamheden.
Persoonlijke kwaliteiten:
- de vertrouwenspersoon moet aan de volgende eisen voldoen om de werkzaamheden goed uit te kunnen voeren:
- in staat zijn de eerste (emotionele) opvang te verzorgen
- kennis hebben van slachtofferhulp
- vaardigheden hebben om een hulpverleningsgesprek te kunnen voeren
zichzelf kunnen presenteren bij de doelgroepen
- contacten onderhouden met verscheidene functionarissen in de organisatie
in staat zijn om klager(s) te adviseren en te ondersteunen bij het oplossen van de klacht
- bekend zijn met de formele en informele mogelijkheden binnen de organisatie om een klacht op te lossen
- enige kennis hebben van juridische (strafrechtelijke) mogelijkheden voor klager(s)
Tijd:
Voor wat betreft de hulpverleningstaken kan geen tijdsbesteding worden aangegeven. De benodigde tijd is vooral afhankelijk van het aantal klachten, bemiddeling etc. dat binnenkomt. Wel zal er tijd aan presentatie en preventie moeten worden besteed
Algemeen:
-Het zijn van vertrouwenspersoon is een neventaak
- De vertrouwenspersoon wordt op eigen (schriftelijk) verzoek ontheven van de neventaak
- Bij ontslag is de vertrouwenspersoon automatisch ontheven van deze neventaak
- Inzet als vertrouwenspersoon is diensttijd, maar buiten de “normale werktijd” geldt dat de gemaakte uren worden aangemerkt als overuren
TAAKOMSCHRIJVING VERTROUWENSPERSOON
1. Hulpverlening
Opvang slachtoffers
De vertrouwenspersoon draagt zorg voor de eerste opvang van slachtoffers van ongewenste omgangsvormen. De vertrouwenspersoon adviseert de klager(s) over mogelijke oplossingen en ondersteunt hen bij het realiseren daarvan. De vertrouwenspersoon onderneemt geen actie zonder toestemming van de klager(s).
Als na de eerste opvang intensieve begeleiding nodig is of de vertrouwenspersoon zelf is te veel bij het slachtoffer of de aangeklaagde betrokken, wordt er doorverwezen naar een deskundige hulpverlener. Ook nazorg wordt tot het takenpakket van de vertrouwenspersoon gerekend.
Registratie
De vertrouwenspersoon registreert de meldingen, die binnenkomen. Deze gaan in een niet voor derden openbaar archief. De meldingen worden meegenomen in het jaarverslag.
2.Presentatie naar doelgroepen
De vertrouwenspersoon heeft tot taak zich te presenteren aan de organisatie
3.Advisering
De vertrouwenspersoon kan de organisatie gevraagd en ongevraagd adviseren over het beleid ten aanzien van ongewenste omgangsvormen en kennis van eventuele knelpunten
4. Evaluatie
De vertrouwenspersoon dient eens per jaar een verslag te maken met meldingen die zijn binnengekomen en van de daarop ondernomen activiteiten en resultaten.
BEMIDDELING
Een bemiddeling heeft alleen zin als de betrokken partijen het erover eens zijn dat er een ongewenste situatie bestaat, die door bemiddeling tot een oplossing gebracht kan worden. Wanneer een aangeklaagde van mening is dat een klacht onterecht is, of als een klager en aangeklaagde een groot verschil van mening hebben over de ernst van de klacht, dient in dat geval de formele klachtenregeling gevolgd te worden.
Wanneer een klager heeft aangegeven dat hij wil dat in de zaak bemiddeld wordt maken klager en vertrouwenspersoon afspraken over wie er bij de bemiddeling betrokken worden. Mogelijk te betrekken personen zijn: klager, aangeklaagde, vertrouwenspersoon, leidinggevende of een ander bemiddelingspersoon.
De klager hoeft niet bij het gesprek aanwezig te zijn als de klager dat wil.
Contact tussen en klager en aangeklaagde gebeurt alleen met uitdrukkelijke toestemming van de klager. Dus als een aangeklaagde excuus wil maken en daarvoor contact opneemt met de klager, gebeurt dit alleen op een plaats en tijdstip waarin de klager toestemt.
De aangeklaagde heeft, anders dan bij de formele procedure, geen recht aanwezig te zijn. Wanneer de aangeklaagde in de bemiddeling betrokken wordt, heeft het alleen zin verdere afspraken te maken als aangeklaagde het belang van bemiddeling inziet.
Het verdient aanbeveling de vertrouwenspersoon altijd bij het gesprek aanwezig te laten zijn. Zijn taak is het om belangen van klager verwezenlijkt te zien en ondersteuning te bieden aan klager. De vertrouwenspersoon mag niet bemiddelen; hij is immers partijdig.
In sommige situaties is het handig als de leidinggevende bij de bemiddeling betrokken wordt. Hij is immers degene die het functioneren van de afdeling coördineert. Regelmatige controle van het gedrag van de aangeklaagde is op deze manier makkelijk(er). De leidinggevende kan in functioneringsgesprekken en bij de beoordelingen toetsen of het gedrag verbeterd is. Verder kan het prettig zijn voor de klager als de leidinggevende weet wat er aan de hand is.
Ziekte, bepaalde verzoeken etc. kunnen dan beter door de leidinggevende begrepen worden. Het is wel van belang dat de leidinggevende goed op de hoogte is van de problematiek bij ongewenste omgangsvormen. Ook moet het voor de leidinggevende duidelijk zijn dat het belang van de klager voorop staat.
Met name wanneer concrete afspraken gemaakt moeten worden of wanneer er de kans bestaat dat een gesprek emotioneel verloop, is het plezierig als een neutraal persoon het gesprek leidt. Een bemiddelaar kan een gesprek leiden, maar ook, bijvoorbeeld na een gesprek met de klager, aangeklaagde en leidinggevende, afspraken maken als de klager niet met de aangeklaagde geconfronteerd wil worden.
Een bemiddelaar kan op het afgesproken tijdstip evalueren of de situatie naar wens is opgelost of dat verdere stappen ondernomen moeten worden.
In een bemiddeling kunnen verscheidene afspraken gemaakt worden, afhankelijk van hetgeen klager met de bemiddeling wil bereiken.
Elke bemiddeling is er in ieder geval op gericht dat
de aangeklaagde weet welk gedrag als ongewenst wordt beschouwd en dat hij erkent dat het gedrag onplezierig is of kan zijn voor klager
het gedrag tegen klager stopt.
Voorbeelden van afspraken die gemaakt kunnen worden zijn:
- het ongewenst gedrag moet acuut stoppen
- bij structureel ongewenst gedrag: gesprekken met het bedrijfsmaatschappelijk werk om tot gedragsverandering te komen
- aangeklaagde spreekt niet over het gebeurde op de afdeling
- klager spreekt niet over het gebeurde op de afdeling
Bij de bemiddeling wordt een evaluatietermijn afgesproken. Op het afgesproken tijdstip wordt door de vertrouwenspersoon of de bemiddelaar bij alle betrokkenen geïnventariseerd of de situatie naar wens is verbeterd. De vertrouwenspersoon koppelt regelmatig terug naar de klager om te vragen hoe het gaat met de klager of hij verdere hulp nodig heeft.
Afspraken die tijdens een gesprek worden gemaakt, worden altijd schriftelijk vastgelegd, wie er dan ook bij het gesprek aanwezig zijn. Klager en aangeklaagde krijgen te allen tijde een afschrift. Van de gemaakte afspraken wordt een afschrift bewaard bij de bemiddelingspersoon of de vertrouwenspersoon.
Wanneer blijkt dat de aangeklaagde zich niet aan de afspraken houdt (dit kan bij de evaluatie blijken, of al eerder), is het aan te bevelen alsnog een formele aanklacht in te dienen. Uiteraard weer alleen als de klager dat wil. Lang blijven bemiddelen heeft echter weinig zin. Bij de formele klacht wordt gemeld dat de poging tot bemiddeling geen effect heeft gehad.
Bij onenigheid tussen de betrokkenen tijdens een bemiddeling kan, als een bemiddeling niet tot resultaten leidt, de klachtenprocedure in werking worden gezet.
Dit klachtenreglement is een gevolg van de ARBO-wetgeving, waarbij in artikel 4, lid 2 (Arbeidsomstandighedenwet 1998) gesproken wordt over een beleid dat de werkgever moet voeren met betrekking tot het beschermen van werknemers tegen seksuele intimidatie en tegen agressie en geweld, een en ander binnen het algemene arbeidsomstandighedenbeleid.
Doelstelling van dit reglement is het voorkomen en tegengaan van ongewenste omgangsvormen. Dit betekent het voorkomen van frustraties en spanningen bij werknemers door ervoor te zorgen dat men zich “thuis” voelt, vooral veilig voelt binnen de organisatie. Als vrouwen of mannen slachtoffer zijn van ongewenst gedrag, vooral als deze bij herhaling plaatsvinden, heeft dit vaak een negatieve invloed op welbevinden en functioneren. Een slechte werksfeer kan een nadelige invloed hebben op de te leveren kwaliteit en de productiviteit van de werknemers in de organisatie. Het kan leiden tot een hoog ziekteverzuim en zelfs tot het nemen van ontslag, wanneer een bepaalde situatie onhoudbaar wordt. Het is dus van belang voor zowel de individuele werknemer, maar ook voor de organisatie als geheel, dat er beleid en maatregelen zijn om dit te voorkomen en te bestrijden.
In dit klachtenreglement is gekozen voor een brede toepassing en begripsbepaling, nl. ongewenste omgangsvormen. Naast de omschrijvingen seksuele intimidatie, agressie en geweld worden de volgende begrippen omschreven: ongewenste omgangsvormen, agressie, geweld en pesten, discriminatie en intimidatie.
In verband hiermee is het van belang dat onze organisatie, waarvoor dit reglement zal gaan gelden, de volgende aspecten uitwerkt:
Voorlichting
Een voorwaarde voor het oplossen van het probleem is een cultuur te scheppen waarin ongewenste omgangsvormen bespreekbaar worden in die zin, dat een dergelijk gedrag ontoelaatbaar is. Een belangrijke stap is dan ook dat de leiding van de organisatie uitspreekt, dat dit soort gedrag niet getolereerd wordt.
Met goede voorlichting moet het onderwerp ook uit een taboesfeer gehaald worden. Voorlichting en deskundigheidsbevordering moeten zich richten op:
- bekendmaken van de visie op ongewenste omgangsvormen
- bewust maken van het bestaan van ongewenste omgangsvormen en hoe vrouwen en mannen dit ervaren
- aanmoedigen van slachtoffers om zich te weren
- de weg wijzen bij het zoeken van hulp of het indienen van een klacht
- leren herkennen van signalen en verzorgen van de eerste opvang
Ook dient de werkgever ervoor te zorgen dat de inrichting van de werkplek veilig is. Bijvoorbeeld geen eenzame geïsoleerde of donkere plekken.
Het aanwijzen van vertrouwenspersonen
De voornaamste taak van vertrouwenspersonen is het laagdrempelig signaleren van ongewenste omgangsvormen en vervolgens daarop assertief en adequaat reageren. Verder moeten vertrouwenspersonen een aanspreekpunt zijn voor potentiële klagers en zullen klagers – indien mogelijk – de keus moeten kunnen maken uit verschillende vertrouwenspersonen, om zodoende een goede ingang te hebben. Vertrouwenspersonen moeten in de gelegenheid worden gesteld cursussen te volgen. Daarnaast moeten faciliteiten als tijd en ruimte verleend worden.
Uitwerking van vorenstaande zal per organisatie kunnen verschillen, maar met deze gegevens zal minimaal rekening moeten worden gehouden. In verband hiermee is een profielschets en een taakomschrijving als bijlage gevoegd.
Het vaststellen van een klachtenprocedure
De klachtenprocedure is zoveel mogelijk vastgesteld met inachtneming van de bepalingen uit de Algemene wet bestuursrecht. In de systematiek moet de klachtencommissie gezien worden als een commissie, die analoog werkt aan de adviescommissie als bedoeld in de Awb, met dien verstande dat een klacht rechtstreeks wordt ingezonden bij de klachtencommissie.
Het instellen van een klachtencommissie
Zie regeling.
De grens tussen gewenst en ongewenst, tussen “gewoon gezellig” en “te ver gaan” , wordt bepaald door de persoon die met het gedrag wordt geconfronteerd. Niet hoe het is bedoeld, maar hoe het wordt ervaren is maatgevend.
Artikelsgewijze toelichting: Klachtenreglement ongewenste omgangsvormen
In dit artikel wordt het bestuursorgaan, de verschillende soorten ongewenste omgangsvormen en belanghebbende omschreven.
Seksuele intimidatie:
Centraal staat hierbij de beleving van degene die zich lastig gevallen voelt. De klager bepaalt wat ongewenst is en dat kan per persoon verschillen. Als dit gedrag binnen de werksituatie plaatsvindt of in samenhang daarmee, is het de taak van het bestuursorgaan hier een einde aan te maken.
Er is sprake van een misdrijf tegen de zeden bij:
ontucht: handelingen als voorspel op feitelijke seks (bijv. strelen) (art. 246 Wetboek van Strafrecht).
aanranding: door geweld, bedreiging met geweld of een andere feitelijkheid iemand dwingen tot het plegen, dulden van ontuchtige handelingen anders dan verkrachting (art. 22, 246 Wetboek van Strafrecht)
verkrachting: door geweld, bedreiging met geweld of een andere feitelijkheid iemand dwingen tot penetratie van anus, mond of vagina (ar. 242 Wetboek van Strafrecht)
Agressie, geweld en pesten:
Van psychische druk is sprake bij treiteren, schelden, bedreigen, telefonisch lastig vallen tot aan huis achtervolgen e.d.
Van fysieke agressie en geweld kan gedacht worden aan schoppen, slaan, gooien met voorwerpen, spugen e.d.
Discriminatie:
In artikel 2 van de Algemene wet gelijke behandeling is sprake van onrechtvaardig onderscheid op basis van ras (of huidskleur), geloof, levensovertuiging, sekse, seksuele voorkeur, culturele achtergrond, sociaal en economisch milieu en fysieke verschijning.
Klager:
Het 4e lid heeft betrekking op personen, die bijv. in het kader van een project werkzaamheden verrichten, terwijl het 6e lid betrekking heeft op personeel dat in dienst is bij een andere werkgever, maar werkzaamheden verricht binnen de organisatie.
De klacht kan iedere persoon betreffen, waarmee de werknemer in het werk te maken heeft en dus niet uitsluitend medewerk(st)ers van de gemeente, maar ook bestuurders, burgers en leveranciers.
Geeft aan tot wie men zich kan wenden, indien er sprake is van ongewenste omgangsvormen. (zie ook artikel 11 voor wat betreft doorzending)
Gekozen is voor twee interne vertrouwenspersonen. (een man en een vrouw)
Eventueel kan nog in bijzondere gevallen een externe vertrouwenspersoon worden aangewezen c.q. een organisatie worden ingeschakeld van waaruit een vertrouwenspersoon kan worden ingeschakeld. Gezien de problematiek van ongewenste omgangsvormen is het wenselijk dat minimaal één vrouw als vertrouwenspersoon optreedt. In bijlage A, behorende bij dit reglement, wordt een profielschets van de vertrouwenspersoon gegeven.
Geeft een omschrijving van de taken van de vertrouwenspersoon. In bijlage B, behorende bij dit reglement, wordt nader ingegaan op de taakomschrijving van de vertrouwenspersonen. Ten aanzien van punt h geldt, dat het jaarverslag slechts een geanonimiseerde registratie mag bevatten van aantal en aard van klachten.
Een bemiddeling heeft alleen zin als de betrokken partijen het er over eens zijn dat er een ongewenste situatie bestaat, die door bemiddeling tot een oplossing gebracht kan worden. Bijlage C, behorende bij dit reglement, geeft hiervoor een handleiding.
In dit artikel wordt aangegeven, dat de vertrouwenspersoon anderen kan horen en informatie kan inwinnen, waarvoor hij/zij toegang heeft tot instellingen waarvoor de regeling geldt. Indien nodig kan externe deskundigheid worden ingeschakeld. Verder is er een passage opgenomen inzake het uitoefenen van de functie van vertrouwenspersoon en ontslag, vergelijkbaar met leden van de ondernemingsraad. De vertrouwenspersoon kan zo nodig externe deskundigheid raadplegen. De kosten hiervan komen voor rekening van de organisatie waarbinnen de klacht speelt. Het bestuursorgaan wordt hierover vooraf geïnformeerd door de vertrouwenspersoon.
Hierbij gaat het om de geheimhouding door de vertrouwenspersoon en door de personen, die door de vertrouwenspersoon zijn benaderd. Het artikel behoeft geen verdere toelichting.
Gekozen is voor een commissie bestaande uit een voorzitter en een lid, aangevuld met een lokale vertegenwoordiger. Het is de taak van elke deelnemer aan deze regeling om een lokale vertegenwoordiger aan te wijzen. De voorzitter en het lid zorgen voor de continuïteit, terwijl het toegevoegde lokale lid meer kennis zal hebben van de plaatselijke situatie. Evenals bij de vertrouwenspersoon geldt hier dat het wenselijk is dat de meerderheid van de commissie uit vrouwen bestaat. Verder is gekozen voor één ambtelijke secretaris. Belangrijkste overweging hierbij is het feit, dat er bij wisselingen in de samenstelling van de commissie tot een zekere mate van continuïteit en deskundigheid verkregen wordt.
Voor wat betreft de zittingsduur is gekozen voor een periode van 4 jaar.
Ten aanzien van punt e geldt dat het jaarverslag slechts een geanonimiseerde registratie mag bevatten van aantal en aard van de klachten.
Gekozen is voor een plaatselijk/regionaal functionerende klachtencommissie. Het secretariaat wordt gevoerd door een medewerker van de afdeling P&O.(indien gekozen wordt voor een regionale klachtencommissie zal afwisselend door medewerkers P & O van meerdere gemeenten worden gevoerd)
Ter wille van de privacy van alle betrokkenen wordt voorgesteld de klachtencommissie een eigen postadres te geven: Postbus ….. te ………
De secretaris van de commissie zal twee maal per week nagaan of er schriftelijk klachten gestuurd zijn naar het postadres. In de informatieverstrekking naar het personeel zal de wijze van indiening van de klacht bijzondere aandacht moeten hebben.
De secretaris van de klachtencommissie informeert het bestuursorgaan indien de klachtencommissie een schriftelijke klacht heeft ontvangen. De wijze waarop, schriftelijk of mondeling, wordt aan de secretaris overgelaten.
De passage over de mogelijkheid tot het indienen van een anonieme klacht kan van belang zijn, indien er meer klachten uit de organisatie komen. Dit kan voor de klachtencommissie aanleiding zijn om nadere stappen te ondernemen.
Geeft aan aan welke minimale eisen een klacht in ieder geval moet voldoen.
Spreekt voor zich
Spreekt voor zich
Het apart horen van klager en aangeklaagde is opgenomen om onnodige confrontaties te voorkomen. Het horen van anderen dan klager en aangeklaagde biedt de commissie de mogelijkheid om deskundigen in te schakelen. Verder is aangegeven, dat het bestuursorgaan anderen dringend kan verzoeken medewerking te verlenen aan gesprekken: het dwingend voorschrijven is niet mogelijk.
Spreekt voor zich
Het bestuursorgaan moet op basis van de aangedragen feiten een beslissing kunnen nemen.
Als een klacht gegrond blijkt, moeten er maatregelen worden genomen. Dit kan variëren van het krijgen van een schriftelijke berisping, plaatsing in een andere betrekking tot ontslag. Sancties moeten reëel en zorgvuldig afgewogen worden toegepast. Het bestuursorgaan zal de afweging moeten maken. Maatregelen worden ontleend aan de CAR/UWO.
Er zijn situaties denkbaar waarbij het bestuursorgaan en de betrokkene besluiten direct aangifte te doen bij Justitie en een strafklacht indienen. Het kan ook voorkomen dat derden (cliënten, leveranciers) ongewenst gedrag vertonen. Een oplossing kan dan zijn dat de dienstverlening wordt overgenomen door een collega of dat die persoon de toegang tot het gebouw wordt ontzegd.
Wanneer de situatie zich voordoet dat de klacht (gedeeltelijk) ongegrond wordt verklaard, zal in dit geval aan de positie van de klager aandacht moeten worden besteed door het bestuursorgaan. Maatregelen kunnen zijn een berisping en hulpverlening. Het bestuursorgaan zal een onterecht aangeklaagde persoon in rechtspositionele zin moeten bijstaan. (rehabilitatie)
Spreekt voor zich
Niet is gekozen voor hoe de gemeente om dient te gaan met het bewaren van de dossiers. Iedere gemeente moet binnen de geldende privacyregeling de dossiers zodanig opslaan dat de vertrouwelijkheid en privacy van de betrokkene gewaarborgd blijft. Te denken valt aan een apart archief alleen toegankelijk voor de vertrouwenspersonen.
PROFIELSCHETS VERTROUWENSPERSOON
Een vertrouwenspersoon moet affiniteit hebben met de problematiek van ongewenste omgangsvormen en moet alle klachten serieus nemen.
Eisen ten aanzien van de plaats in de organisatie:
de vertrouwenspersoon functioneert onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan;
de vertrouwenspersoon moet goed benaderbaar zijn voor iedereen in de organisatie;
de vertrouwenspersoon moet goed bereikbaar zijn voor klager(s);
de hoofdfunctie mag niet in conflict zijn met de functie als vertrouwenspersoon, noch wat betreft de inhoud van het werk, noch de aard van de werkzaamheden.
Persoonlijke kwaliteiten:
De vertrouwenspersoon moet aan de volgende eisen voldoen om de werkzaamheden goed uit te kunnen voeren:
in staat zijn de eerste (emotionele) opvang te verzorgen;
kennis hebben van slachtofferhulp;
vaardigheden hebben om een hulpverleningsgesprek te kunnen voeren;
zichzelf kunnen presenteren bij doelgroepen;
contacten onderhouden met verscheidene functionarissen in de organisatie;
in staat zijn om klager(s) te adviseren en te ondersteunen bij het oplossen van de klacht;
bekend zijn met de formele en informele mogelijkheden binnen de organisatie om een klacht op te lossen;
enige kennis hebben van juridische (strafrechtelijke) mogelijkheden voor klager(s).
Tijd:
Voor wat betreft de hulpverleningstaken kan geen tijdsbesteding worden aangegeven. De benodigde tijd is vooral afhankelijk van het aantal klachten, bemiddeling etc., dat binnenkomt. Wel zal er tijd aan presentatie en preventie moeten worden besteed.
Algemeen:
Het zijn van vertrouwenspersoon is een neventaak.
De vertrouwenspersoon wordt op eigen (schriftelijk verzoek) ontheven van de neventaak.
Bij ontslag is de vertrouwenspersoon automatisch ontheven van de neventaak.
Inzet als vertrouwenspersoon is diensttijd, maar buiten de “normale werktijd” geldt dat de gemaakte uren worden aangemerkt als overuren.
TAAKOMSCHRIJVING VERTROUWENSPERSOON
Hulpverlening
Opvang slachtoffers
De vertrouwenspersoon draagt zorg voor de eerste opvang van slachtoffers van ongewenste omgangsvormen. De vertrouwenspersoon adviseert de klager(s) over mogelijke oplossingen en ondersteunt hen bij het realiseren daarvan. De vertrouwenspersoon onderneemt geen actie zonder toestemming van de klager(s).
Als na de eerste opvang intensieve begeleiding nodig is of de vertrouwenspersoon zelf is te veel bij het slachtoffer of de aangeklaagde betrokken, wordt er doorverwezen naar een deskundige hulpverlener. Ook nazorg wordt tot het takenpakket van de vertrouwenspersoon gerekend.
Registratie
De vertrouwenspersoon registreert de meldingen die binnenkomen. Deze gaan in een niet voor derden openbaar archief. De meldingen worden meegenomen in het jaarverslag.
Presentatie naar doelgroepen
De vertrouwenspersoon heeft tot taak zich te presenteren aan de organisatie.
Advisering
De vertrouwenspersoon kan de organisatie gevraagd en ongevraagd adviseren over het beleid ten aanzien van ongewenste omgangsvormen en kennis van eventuele knelpunten.
Evaluatie
De vertrouwenspersoon dient eens per jaar een verslag te maken met meldingen die zijn binnengekomen en van de daarop ondernomen activiteiten en resultaten.
BEMIDDELING
Een bemiddeling heeft alleen zin als de betrokken partijen het erover eens zijn dat er een ongewenste situatie bestaat, die door bemiddeling tot een oplossing gebracht kan worden. Wanneer een aangeklaagde van mening is, dat een klacht onterecht is of als een klager en aangeklaagde een groot verschil van mening hebben over de ernst van de klacht, dient in dat geval de formele klachtenregeling gevolgd te worden.
Wanneer een klager heeft aangegeven, dat hij wil dat in de zaak bemiddeld wordt, maken klager en vertrouwenspersoon afspraken over wie er bij de bemiddeling betrokken worden. Mogelijk te betrekken personen zijn: klager, aangeklaagde, vertrouwenspersoon, leidinggevende of een ander bemiddelingspersoon.
De klager hoeft niet bij het gesprek aanwezig te zijn.
Contact tussen de klager en aangeklaagde gebeurt alleen met uitdrukkelijke toestemming van de klager. Dus als een aangeklaagde zijn excuses wil maken en daarvoor contact opneemt met de klager, gebeurt dit alleen op een plaats en tijdstip waarin de klager toestemt.
De aangeklaagde heeft, anders dan bij de formele procedure, geen recht aanwezig te zijn. Wanneer de aangeklaagde in de bemiddeling betrokken wordt, heeft het alleen zin verdere afspraken te maken als aangeklaagde het belang van bemiddeling inziet.
Het verdient aanbeveling de vertrouwenspersoon altijd bij het gesprek aanwezig te laten zijn. Zijn taak is het om belangen van klager verwezenlijkt te zien en ondersteuning te bieden aan klager. De vertrouwenspersoon mag niet bemiddelen; hij is immers partijdig.
In sommige situaties is het handig als de leidinggevende bij de bemiddeling betrokken wordt. Hij is immers degene die het functioneren van de afdeling coördineert. Regelmatige controle van het gedrag van de aangeklaagde is op deze manier gemakkelijk(er). De leidinggevende kan in functioneringsgesprekken en bij de beoordelingen toetsen of het gedrag verbeterd is. Verder kan het prettig zijn voor de klager als de leidinggevende weet wat er aan de hand is. Ziekte, bepaalde verzoeken etc. kunnen dan beter door de leidinggevende begrepen worden. Het is wel van belang, dat de leidinggevende goed op de hoogte is van de problematiek bij ongewenste omgangsvormen. Ook moet het voor de leidinggevende duidelijk zijn dat het belang van de klager voorop staat.
Met name wanneer concrete afspraken gemaakt moeten worden of wanneer er de kans bestaat dat een gesprek emotioneel verloopt, is het plezierig als een neutrale persoon het gesprek leidt. Een bemiddelaar kan een gesprek leiden, maar ook, bijvoorbeeld na een gesprek met de klager, aangeklaagde en leidinggevende, afspraken maken als de klager niet met de aangeklaagde geconfronteerd wil worden. Een bemiddelaar kan op het afgesproken tijdstip evalueren of de situatie naar wens is opgelost of dat verdere stappen ondernomen moeten worden. In een bemiddeling kunnen verscheidene afspraken gemaakt worden, afhankelijk van hetgeen klager met de bemiddeling wil bereiken.
Elke bemiddeling is er in ieder geval op gericht, dat:
de aangeklaagde weet welk gedrag als ongewenst wordt beschouwd en dat hij erkent dat het gedrag onplezierig is of kan zijn voor klager;
het gedrag tegen klager stopt.
Voorbeelden van afspraken die gemaakt kunnen worden zijn:
het ongewenste gedrag moet acuut stoppen
bij structureel ongewenst gedrag: gesprekken met het bedrijfsmaatschappelijk werk om tot gedragsverandering te komen
aangeklaagde spreekt niet over het gebeurde op de afdeling
klager spreekt niet over het gebeurde op de afdeling
Bij de bemiddeling wordt een evaluatietermijn afgesproken. Op het afgesproken tijdstip wordt door de vertrouwenspersoon of de bemiddelaar bij alle betrokkenen geïnventariseerd of de situatie naar wens is verbeterd. De vertrouwenspersoon koppelt regelmatig terug naar de klager om te vragen hoe het gaat met de klager en of hij verdere hulp nodig heeft.
Afspraken die tijdens een gesprek worden gemaakt, worden altijd schriftelijk vastgelegd, wie er dan ook bij het gesprek aanwezig zijn. Klager een aangeklaagde krijgen te allen tijde een afschrift. Van de gemaakte afspraken wordt een afschrift bewaard bij de bemiddelingspersoon of de vertrouwenspersoon.
Wanneer blijkt dat de aangeklaagde zich niet aan de afspraken houdt (dit kan bij de evaluatie blijken, of al eerder), is het aan te bevelen alsnog een formele aanklacht in te dienen. Uiteraard weer alleen als de klager dat wil. Lang blijven bemiddelen heeft echter weinig zin. Bij de formele klacht wordt gemeld dat de poging tot bemiddeling geen effect heeft gehad.
Bij onenigheid tussen betrokkenen tijdens een bemiddeling kan, als een bemiddeling niet tot resultaten leidt, de klachtenprocedure in werking worden gezet.