| Overheidsorganisatie | Gemeente Bellingwedde |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Reglement van orde Rekenkamercommissie gemeenten Bellingwedde en Vlagtwedde |
| Citeertitel | Reglement van orde Rekenkamercommissie gemeenten Bellingwedde en Vlagtwedde |
| Vastgesteld door | geattribueerde functionaris |
| Onderwerp | algemeen |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 02-02-2006 | Nieuwe regeling | 02-02-2006 Geen | Onbekend |
Vastgesteld door de Rekenkamercommissie Bellingwedde en Vlagtwedde in haar vergadering van 2 februari 2006.
De instelling van de gezamenlijke Rekenkamercommissie Bellingwedde en Vlagtwedde vloeit voort uit de “Samenwerkingsovereenkomst betreffende de gezamenlijke lokale Rekenkamercommissie van de gemeenten Vlagtwedde en Bellingwedde voor deperiode 1 januari 2006 - 1 januari 2010” die bij raadsbesluit van 22 december 2005 is vastgesteld door de gemeenteraad van Bellingwedde en bij raadsbesluit van 13 december 2005 is vastgesteld door de gemeenteraad van Vlagtwedde.
Dit reglement van orde vloeit voort uit artikel 9 van de “Verordening betreffende het instellen en instandhouden van een gezamenlijke lokale rekenkamercommissie voor de gemeente Bellingwedde en de gemeente Vlagtwedde ” , die bij raadsbesluit van 7 juli 2005 is vastgesteld door de gemeenteraad van Bellingwedde en bij raadsbesluit van 12 juli 2005 is vastgesteld door de gemeenteraad van Vlagtwedde.
In dit reglement wordt verstaan onder:
verordening rekenkamercommissie: Verordening betreffende het instellen en instandhouden van een gezamenlijke lokale rekenkamercommissie voor de gemeente Bellingwedde en de gemeente Vlagtwedde;
samenwerkingsovereenkomst: Samenwerkingsovereenkomst betreffende de gezamenlijke lokale Rekenkamercommissie van de gemeenten Vlagtwedde en Bellingwedde voor de periode 1 januari 2006 - 1 januari 2010;
voorzitter: de voorzitter van de rekenkamercommissie;
plv. voorzitter: plaatsvervangend voorzitter van de rekenkamercommissie;
leden: de leden van de rekenkamercommissie;
secretaris: de secretaris van de rekenkamercommissie;
gemeentera(a)d(en): de gemeenteraad van de gemeente Bellingwedde en/of de gemeenteraad van de gemeente Vlagtwedde;
het college / de colleges: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Bellingwedde en/of het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vlagtwedde;
griffier(s): de raadsgriffier van de gemeente Bellingwedde en/of de raadsgriffier van de gemeente Vlagtwedde;
1.De voorzitter is belast met:
- het doen naleven van de samenwerkingsovereenkomst en van de verordening rekenkamercommissie;
- het doen naleven van dit reglement;
- het samen met de secretaris voorbereiden van de vergaderingen;
- het leiden van de vergaderingen en het bewaken van de voortgang;
- het functioneel aansturen van de secretaris;
- de eindverantwoordelijkheid voor de producten van de rekenkamercommissie;
- het woordvoerderschap van de rekenkamercommissie;
2.De rekenkamercommissie wijst een plaatsvervangend voorzitter aan. Bij ontstentenis van de voorzitter neemt de plaatsvervangend voorzitter zijn/haar taken over.
De secretaris is belast met het voorbereiden en uitvoeren van de besluiten van de rekenkamercommissie en ondersteunt de commissie. Voor de functie wordt een functieomschrijving opgesteld die ten grondslag zal liggen aan de werving. De secretaris mag geen andere functie vervullen binnen de gemeenten die deelnemen aan de samenwerkingsovereenkomst of aan die gemeenten gelieerde organisaties.
Dit reglement geldt voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de rekenkamercommissie. Alles wat niet bij dit reglement is bepaald, kan bij meerderheid van stemmen door de rekenkamercommissie worden geregeld voor zover zaken niet geregeld zijn in de verordening rekenkamercommissie of in de samenwerkingsovereenkomst.
De vergaderingen van de rekenkamercommissie vinden plaats op de door haar te bepalen dagen en uren. Voor het overige wordt vergaderd zo dikwijls als de voorzitter en/of leden dit nodig oordelen.
Ten minste zeven dagen voor een vergadering ontvangen de leden van de voorzitter een schriftelijke oproep dan wel een digitaal verstuurde uitnodiging onder vermelding van dag, tijdstip, plaats en agenda van de vergadering.
De voorzitter zorgt dat stukken die op de agenda betrekking hebben tijdig aan de leden worden toegezonden of tijdig voor hen ter inzage worden gelegd.
De rekenkamercommissie stelt bij aanvang van de vergadering de agenda vast.
In spoedeisende gevallen kan de voorzitter van het bepaalde in de vorige leden van dit artikel afwijken.
Een lid dat verhinderd is de vergadering bij te wonen, laat dit zo spoedig mogelijk voor aanvang van de vergadering aan de secretaris weten. Er zal direct geprobeerd worden een nieuwe vergaderdatum vast te stellen, behoudens de situatie dat de vergadering spoedeisend is.
Bij verhindering van de voorzitter wordt in eerste instantie geprobeerd een nieuwe vergaderdatum vast te stellen. Mocht dit niet kunnen, dan zit de plaatsvervangend voorzitter de vergadering voor. In geval van verhindering van beiden, zal de vergadering worden opgeschort.
De secretaris stelt de notulen op van de vergadering. De notulen worden gearchiveerd in een map Notulen vergaderingen Rekenkamercommissie. Deze map ligt ter inzage op de griffie van de gemeenten.
De rekenkamercommissie streeft ernaar om over formuleringen, conclusies en aanbevelingen consensus te bereiken.
Alle besluiten worden bij meerderheid van stemmen genomen.
Een stemming is alleen geldig indien ten minste de (plv.) voorzitter en één lid aan de vergadering hebben deelgenomen.
Bij afwezigheid kan een lid de voorzitter machtigen namens haar/hem te stemmen.
De voorzitter en / of een lid van de rekenkamercommissie kan een minderheidsstandpunt laten aantekenen, maar de commissie treedt in haar conclusies als eenheid naar buiten.
De rekenkamercommissie stelt een onderzoeksprotocol op waarin wordt vastgelegd wat de werkwijze is van de commissie bij de uitvoering van onderzoeken. In het onderzoeksprotocol wordt aandacht besteed aan de criteria voor de selectie van onderzoeksonderwerpen, het opstellen van de onderzoeksopzet, de eventuele samenwerking met externe onderzoekers en adviseurs, de gang van zaken inzake hoor en wederhoor, de dossiervorming, de wijze van rapportage, de openbaarmaking van rapporten, de organisatie van publiciteit en het nazorgtraject.
Buiten rekenkamerverband doet de rekenkamercommissie geen uitspraken over het onderwerp van lopend rekenkameronderzoek.
De onderzoeksresultaten zullen gepresenteerd / gerapporteerd worden aan de gemeenteraad, de griffier, het college van burgemeester en wethouders en de gemeentesecretaris van de betrokken gemeente en aan voor het onderzoek geïnterviewde personen. Overige belangstellenden kunnen eventuele schriftelijke presentaties / rapportages tegen kostprij s bestellen of kosteloos via internet downloaden.
Het onderzoeksprotocol en overige relevante stukken zullen ter kennisneming worden aangeboden aan de gemeenteraden, de colleges van burgemeester en wethouders en de leden van het management.
Om de burgers van de gemeenten Bellingwedde en Vlagtwedde te bereiken zal periodiek mededeling worden gedaan over de activiteiten van de rekenkamercommissie via daarvoor gebruikelijke kanalen. Dit geschiedt onder andere op basis van het jaarverslag.
Alle relevante openbare informatie van de rekenkamercommissie zal toegankelijk worden gemaakt via de website van de betrokken gemeente(n) met een link naar de rekenkamercommissie.
De secretaris draagt zorg voor het aandragen van de informatie zoals bedoeld in lid 4 en 5, voert altijd overleg met de voorzitter alvorens er informatie naar buiten gaat, en stemt af met hen die binnen de gemeente verantwoordelijk zijn voor de communicatie en met de beheerder van de website.
De secretaris stelt een jaarverslag op over de werkzaamheden van het voorgaande jaar.
Dit verslag wordt uiterlijk 31 maart na afloop van het verslagjaar door de rekenkamercommissie vastgesteld en wordt ter kennisname aan de gemeenteraden aangeboden.
Het eerste jaarverslag wordt uitgebracht over hetjaar 2006.
De rekenkamercommissie is bevoegd binnen een haar bij de begroting door de gemeenteraden beschikbaar gesteld budget uitgaven te doen. Voor de besteding van deze uitgaven is de rekenkamercommissie uitsluitend verantwoording schuldig aan de betrokken raad.
De rekenkamercommissie zal haar uitgaven doen in overeenstemming met de samenwerkingsovereenkomst. Dat houdt in dat de budgetten van de betreffende gemeente geoormerkt zijn voor besteding aan activiteiten in de betreffende gemeente. Ook hierover zal de rekenkamercommissie zich achterafverantwoorden naar de gemeenteraden. De verantwoording vindt in ieder geval plaats via het jaarverslag.
De secretaris treedt op als budgethouder van het budget voor de rekenkamer.
De vergoeding voor de voorzitter en de leden voor de vergaderingen geschiedt overeenkomstig de samenwerkingsovereenkomst. Deze bedraagt € 145,-- voor de voorzitter en € 120,-- voor de leden per vergadering. De bedragen wordenjaarlijks geïndexeerd.
Op het moment dat er (nog) geen secretaris is, worden de secretariswerkzaamheden door de rekencommissie zelfuitgevoerd op basis van een tarief van € 30,-- per uur.
De vergoeding voor onderzoek dat door de rekenkamercommissie zelfwordt uitgevoerd geschiedt op basis van urendeclaratie. Het tarief voor eigen onderzoek bedraagt € 58,-- per uur. Hierbij is het uurbedrag afgeleid van de vergadervergoeding van de voorzitter. De bedragen wordt jaarlijks geïndexeerd.
Het aantal onderzoeksuren wordt vergoed op basis van de opgave en verantwoording ervan door zowel de voorzitter en/of de leden. Het maximum aantal te vergoeden onderzoeksuren is het aantal dat in het onderzoeksvoorstel van het betreffende onderzoek is vastgesteld.
Mocht tijdens het onderzoek de noodzaak blijken het aantal onderzoeksuren aan te passen dan wordt het betreffende onderzoeksvoorstel aangepast. Het aangepaste onderzoeksvoorstel dient unaniem door de rekenkamercommissie goedgekeurd te worden.
Declaraties worden ingediend bij de voorzitter. De voorzitter wordt aangewezen om de declaraties goed te keuren met een paraaf. De voorzitter laat eigen declaraties toetsen door de plaatsvervangend voorzitter.
Aanvullend op de vergoedingsregeling, kunnen de leden gemaakte onkosten declareren. Hiervoor gelden de gangbare regelingen. De vergoeding voor reiskosten bedraagt € 0,28 per kilometer of is even groot als de gemaakte kosten voor het openbaar vervoer (vast te stellen a.d.h.v. het te overhandigen vervoersbewijs).
Aldus vastgesteld in de vergadering van 2 februari 2006.
De voorzitter, de secretaris