232417_1 Verordening hoorcommissie 2010 nl regeling Bellingwedde 2012-12-03 Streekblad 9 juni 2010 Verordening hoorcommissie 2010 artikel 3.8 van de Wet ruimtelijke ordening afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht artikelen 84, 147 en 149 van de Gemeentewet gemeenteraad bestuur en recht 2010-05-20 De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht 2010-06-10 2020-01-01 Nieuwe regeling Onbekend Geen Verordening hoorcommissie 2010 Nr. 8/11-2; De raad van de gemeente Bellingwedde: overwegende dat de raad een commissie kan instellen ter advisering over de afhandeling van ingediende zienswijzen op een ontwerpbestemmingsplan waartegen zienswijzen kunnen worden ingediend; gelet op de door de gemeenteraad voornoemd aangenomen motie d.d. 28 januari 2010; gelet op: artikel 3.8 van de Wet ruimtelijke ordening, afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht, artikelen 84, 147 en 149 van de Gemeentewet; besluit de volgende verordening vast te stellen: “Verordening hoorcommissie 2010”. 1 Begripsbepalingen Voor de toepassing van deze verordening wordt verstaan onder: de raad: de gemeenteraad van Bellingwedde; commissie: hoor-en adviescommissie; zienswijze: een tegen een ontwerpbestemmingsplan ingediende zienswijze, mondeling of schriftelijk; hoorzitting: een openbare bijeenkomst waar indieners van zienswijzen voor kunnen worden uitgenodigd om hun zienswijzen mondeling aan de commissie toe te lichten. 2 Inleidende bepaling Zienswijzen ingediend bij de raad tegen een ontwerpbestemmingsplan, waartegen zienswijzen kunnen worden ingediend, worden ter voorbereiding van de beslissing van de raad ter advies in handen gelegd van een door de raad ingestelde commissie. 3 Samenstelling van de commissie 1. De commissie bestaat uit een op voordracht van elke fractie, per fractie maximaal één raadslid. 2. Op voordracht van elke fractie, wordt per fractie – indien mogelijk – tevens één plaatsvervangend raadslid voor de commissie aangewezen. 3. De leden en plaatsvervangende leden van de commissie worden door de raad benoemd. 4. De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter. 5. Bij afwezigheid van de voorzitter neemt zijn plaatsvervanger waar; waarneming vindt plaats gedurende de volledige behandeling van een zaak. 6. De commissie laat zich bijstaan door een ambtenaar van de gemeente Bellingwedde, eventueel aangevuld met een externe deskundige. 4 Secretariaat Het secretariaat van de commissie wordt door de griffie uitgevoerd. 5 Zittingsduur 1. De leden van de commissie worden voor de zittingsperiode van de raad benoemd. 2. De leden van de commissie kunnen op eigen verzoek terugtreden. 3. De leden van de commissie kunnen door de raad ontslagen worden, indien sprake is van beëindiging van het raadslidmaatschap, bij plichtsverzuim of het handelen in strijd met de verordening. 6 Ingediende zienswijze 1. Op de ingediende zienswijze wordt de datum van ontvangst aangetekend. 2. Van een mondeling ingediende zienswijze wordt een kort schriftelijk verslag gemaakt. 3. Het verslag, bedoeld in artikel 6, lid 2 van deze verordening, zal zo spoedig mogelijk aan indiener worden toegezonden om te accorderen. 7 Toezending ingediende zienswijzen aan de commissie Ingediende zienswijzen worden met de daarbij behorende stukken door de griffie na afloop van de terinzagelegging van het ontwerp-bestemmingsplan in handen van de commissie gesteld. 8 Verstrekken van stukken en informatie aan de commissie De raad, de griffie, het college en zijn organisatie zijn verplicht aan de commissie alle stukken te overleggen en informatie te verschaffen betreffende de zaak die onderwerp is van de ingediende zienswijze. 9 Werkzaamheden commissie 1. De werkzaamheden van de commissie zijn inhoudelijk van aard en monden uit in een schriftelijk advies aan de raad, vervat in een nota, waarin wordt vermeld welke zienswijzen zijn binnengekomen, welke zienswijzen ontvankelijk zijn, een samenvatting van de ontvankelijke zienswijzen, een verslag van een eventueel gehouden hoorzitting, een advies over de zienswijzen en een eventueel daaruit voortvloeiend voorstel tot aanpassing van het ontwerpbestemmingsplan. 2. De commissie bespreekt in het eerste overleg een door de griffie voorgesteld tijdpad met betrekking tot de te behandelen zaak en stelt deze vast en houdt zich bij de behandeling van een zaak aan dit vastgestelde tijdpad. 3. De (plaatsvervangend) voorzitter van de commissie stelt in overleg met de griffier een voorstel op met betrekking tot de aanpak en de taakverdeling van de te behandelen zaak, uitgaande van de meest doelmatige wijze om tot een advies te komen. Dit voorstel wordt in het eerste overleg van de commissie besproken en vastgesteld. 10 Keuze hoorzitting 1. De commissie kan degene die tijdig een zienswijze kenbaar heeft gemaakt bij de raad in de gelegenheid stellen vóór het besluit van de raad de zienswijze mondeling toe te lichten in een hoorzitting. 2. De commissie bepaalt plaats en tijdstip van de hoorzitting waarin de indieners van zienswijzen in de gelegenheid kunnen worden gesteld om hun zienswijzen mondeling aan de commissie toe te lichten. 3. Indien de commissie het houden van een hoorzitting achterwege laat, doet hij daarvan gemotiveerd mededeling aan de raad. 4. De (plaatsvervangend) voorzitter van de commissie nodigt de indieners van zienswijzen ten minste één week voor de hoorzitting schriftelijk uit. 5. De hoorzitting van de commissie vindt in het openbaar plaats. 11 Schriftelijke verslaglegging hoorzitting 1. Van een hoorzitting wordt een schriftelijk verslag opgesteld. 2. Het verslag vermeldt de namen van de insprekers en hun hoedanigheid. 3. Het verslag houdt een korte zakelijke vermelding in van wat is gezegd. 4. Het verslag verwijst naar de op de zitting overgelegde bescheiden, die aan het verslag kunnen worden gehecht. 5. Het verslag wordt ondertekend door de (plaatsvervangend) voorzitter. 6. Het verslag wordt als bijlage opgenomen in het advies van de commissie over de ingediende zienswijzen aan de raad. 7. De insprekers ontvangen het verslag van de hoorzitting. 12 Advies commissie 1. De commissie beraadslaagt en beslist achter gesloten deuren over het door haar uit te brengen advies op basis van een vooraf ambtelijk opgesteld pre-advies. 2. Het pre-advies wordt tenminste één week voorafgaand aan de beraadslaging van de commissie aan de leden van de commissie toegezonden. 3. De commissie beslist bij meerderheid van stemmen over het uit te brengen advies. 4. In het geval sprake is van een gelijk aantal stemmen wordt daarvan in het advies melding gemaakt. 5. Een lid mag een stemverklaring afleggen en verzoeken om deze stemverklaring als bijlage op te nemen in het advies. 6. Het advies is gemotiveerd en omvat een voorstel voor de te nemen beslissing op de ingediende zienswijze(n) en daaruit voortvloeide aanpassing van het ontwerpbesluit. 7. Het advies wordt door de (plaatsvervangend) voorzitter ondertekend. 8. De indieners van de zienswijzen ontvangen het advies van de commissie. 13 Onvoorziene situaties of gevallen In situaties of gevallen, waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie. 14 Citeertitel Deze verordening treedt in werking op de dag van publicatie. Deze verordening wordt aangehaald als “Verordening hoorcommissie 2010”. Toelichting op de verordening hoorcommissie 2010 Aldus besloten door de raad van de gemeente Bellingwedde In zijn openbare vergadering van 20 mei 2010. De griffier, De voorzitter, (mw. H.G. Stoel-Snater) (dhr. E.R. Triemstra) Toelichting op de verordening hoorcommissie 2010 Op basis van de gemeentewet heeft de raad een verordenende bevoegdheid. De raad kan dus een eigen hoorcommissie instellen, bestaande uit zowel raadsleden als externe leden. De Wet ruimtelijke ordening kent een aantal procedurevoorschriften voor de behandeling van zienswijzen, ingediend op een ontwerpbestemmingsplan. Dit artikel geeft aan wat onder de verschillende termen wordt verstaan. Dit artikel bepaalt door wie zienswijzen, ingediend bij de raad over een ter inzage gelegd ontwerpbestemmingsplan, waartegen zienswijzen kunnen worden ingediend, worden afgehandeld. Het bepaalt daarmee tevens de bevoegdheid van de commissie. Op grond van artikel 84, eerste lid van de Gemeentewet kan de raad commissies instellen, anders dan raadscommissies ter voorbereiding van besluitvorming en bestuurscommissies. Volgens de raad doet een hoorcommissie recht aan een goede beoordeling van de ingediende zienswijzen en aan de wens de betrokkenheid van de raad bij het hoor- en advieswerk. Dit artikel geeft een aantal spelregels voor de algemene samenstelling van de commissie en de wijze waarop deze wordt samengesteld. In het artikel is tevens opgenomen dat de commissie zich door een ambtenaar van de gemeente laat bijstaan. De reden hiervan is het belang van de aanwezigheid van inhoudelijk expertise over het bestemmingsplan. In sommige situaties kan het wenselijk zijn om de ambtelijke ondersteuning aan te vullen met een externe deskundige. Met een extern deskundige wordt bedoeld een externe deskundige die betrokken is geweest bij de totstandkoming van het ontwerpbestemmingsplan. Dit kan iemand van het stedenbouwkundig bureau zijn, dat het ontwerpbestemmingsplan heeft opgesteld of een deskundige die betrokken is geweest bij (deel)onderzoeken ten behoeve van het ontwerpbestemmingsplan. De commissie moet procedureel en administratief worden ondersteund bij haar taken. Om korte lijnen in de organisatie te bevorderen is de griffie de meest logische keuze voor ondersteuning van de commissie. Het gaat hierbij alleen om dit type ondersteunende werkzaamheden. De leden van de commissie worden benoemd voor de zittingsperiode van de raad. De periode van vier jaar is niet wettelijk voorgeschreven, maar komt voort uit het feit dat een zekere mate van continuïteit dient te zijn gewaarborgd. Dit artikel regelt de ontvangst van ingediende zienswijzen. De datum van ontvangst en poststempel spelen een rol bij het bepalen of een ingediende zienswijze wel of niet ontvankelijk is. Een zienswijze is pas ontvankelijk als deze tijdig is ingediend voor het einde van de termijn van terinzagelegging. Dit is geregeld in artikel 6:9 van de Algemene wet bestuursrecht. Voor het indienen van zienswijzen is de procedure als beschreven in afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht van toepassing. Het verdient aanbeveling om bij grensgevallen naast aantekening van de datum van ontvangst op de ingediende zienswijze, de envelop waarin het is verzonden te bewaren, gelet op het belang van de datum van de poststempel en ter voorkoming van onnodige geschillen over de ontvankelijkheid (zie artikel 6:9 van de Algemene wet bestuursrecht). Een per fax verzonden bezwaarschrift dient vóór 24.00 uur van de laatste dag van de termijn te zijn ingediend. Op grond van jurisprudentie moet het faxen zijn aangevangen vóór 24.00 uur. Het risico van storingen in zowel de zendende als de ontvangende faxapparatuur is voor de verzender. Aan het verslag van de mondeling ingediende zienswijze stelt de Algemene wet bestuursrecht geen speciale eisen. Een zakelijke weergave van het gezegde volstaat. De zienswijzen worden gericht aan de raad en door de griffie ontvangen. De griffie draagt zorg voor het doorsturen van de zienswijzen naar de commissie, zodat de commissie de zienswijzen kan behandelen. Raad, college en de hun ondersteunende diensten moeten de leden van de commissie alle relevante stukken verstrekken en informatie geven opdat de commissie de ingediende zienswijzen op een juiste wijze kan beoordelen. De inhoudelijke werkzaamheden van de commissie zijn niet nader in de verordening bepaald. Dit wordt grotendeels door de commissieleden zelf ingevuld. Wel is aangegeven dat de werkzaamheden moeten leiden tot een schriftelijk advies aan de raad met vermelding wat in het advies in ieder geval vermeld dient te worden. In grote lijnen zullen de volgende werkzaamheden moeten worden uitgevoerd door de commissie in samenwerking met de griffie: de commissie bepaalt of een hoorzitting zal worden gehouden en of deze vooraf zal worden aangekondigd of via het versturen van uitnodigingen na afloop van de termijn voor terinzagelegging; de commissie nodigt – voor zover nodig – de indieners van zienswijzen uit voor de hoorzitting met het verzoek zich te melden indien zij gebruik willen maken van de mogelijkheid om gehoord te worden; de griffie legt alle zienswijzen ter inzage in de kamer van de raadsgriffier en verzorgt voor de commissie kopieën van zienswijzen die in de hoorzitting mondeling toegelicht zullen worden; de griffie begeleidt de feitelijke hoorzitting; de griffie begeleidt de besloten beraadslaging(en) van de commissie, waarin gekomen wordt tot de formulering van het advies aan de gemeenteraad; het advies van de commissie wordt aangeboden aan het college van burgemeester en wethouders voor een reactie hierop; het ontwerpbestemmingsplan wordt geagendeerd voor de raadscommissie: bij de stukken wordt het advies van zowel de commissie als de reactie daarop van het college van burgemeester en wethouders gevoegd. Bij dit artikel is ook een bepaling opgenomen, die stelt dat het vastgestelde tijdpad leidend is. De onderhavige bepaling verlangt van de (plaatsvervangend) voorzitter van de commissie dat hij erop toeziet dat de wettelijk verplichte termijn voor de raad om tot besluitvorming te komen kan worden gehaald. Uitstel is niet mogelijk, omdat dit leidt tot wettelijke sancties, zoals het niet kunnen innen van leges. Daarnaast is gesteld dat de (plaatsvervangend) voorzitter van de commissie de taken verdeelt en de aanpak regelt, waarbij vermeden moet worden dat zaken dubbel of door allen worden gedaan. Het houden van een hoorzitting waarin indieners van zienswijzen mondeling hun ingediende zienswijzen op een ontwerpbestemmingsplan toelichten is niet meer wettelijk verplicht volgens de Wet ruimtelijke ordening. Wel kent de wet een “hoorplicht”, dat inhoudt dat belanghebbenden in de gelegenheid moeten worden gesteld om een zienswijze naar voren te brengen (artikel 4:8 Algemene wet bestuursrecht). Dit naar voren brengen kan zowel schriftelijk als mondeling gebeuren (artikel 4:9 Algemene wet bestuursrecht). Echter het mondeling naar voren brengen van een zienswijze impliceert niet het houden van een hoorzitting. Dit zijn twee verschillende zaken. De hoorzitting dient dus niet te worden verward met de “hoorplicht”. De raad hecht echter belang aan inspraak voor de inwoners van de gemeente Bellingwedde. Dit betekent dat de commissie zoveel mogelijk een hoorzitting dient te houden indien zienswijzen zijn ingediend. Het kan echter voorkomen dat door de nieuwe wettelijke termijnen waarbinnen de raad een beslissing moet nemen over de vaststelling van het bestemmingsplan het voor de commissie praktisch niet mogelijk is om binnen die termijn ook nog een hoorzitting te realiseren. De commissie zal aan de raad gemotiveerd moeten aangeven als wordt afgezien van het houden van een hoorzitting. Om deze reden is het houden van een hoorzitting in dit artikel als een keuze opgenomen. De indieners van zienswijzen worden uiterlijk een week voorafgaand aan de hoorzitting uitgenodigd. De hoorzitting is altijd openbaar. Een reden voor een besloten hoorzitting is op grond van de Wet openbaarheid van bestuur niet aanwezig. De hoorzitting dient te worden onderscheiden van de beraadslaging van de commissie, die wel achter gesloten deuren plaatsvindt. De beraadslagingen van de commissie zullen echter moeten leiden tot een openbaar advies aan de raad over de ingekomen zienswijzen. De beraadslaging van de commissie over het advies vindt plaats op basis van een vooraf ambtelijk opgestelde pre-advies. De keuze voor een hoorzitting is dus vrij. Het achterwege laten van de “hoorplicht” daarentegen niet. Laatstgenoemde mag alleen op wettelijke gronden achterwege worden gelaten: (1) vereiste spoed, (2) de belanghebbende reeds eerder in de gelegenheid is gesteld zijn zienswijze naar voren te brengen en zich sindsdien geen nieuwe feiten of omstandigheden hebben voorgedaan of (3) het beoogde doel alleen bereikt kan worden indien belanghebbende niet reeds vooraf op de hoogte is gesteld. Dit is geregeld in artikel 4:11 van de Algemene wet bestuursrecht. Aan de verslaglegging worden in de wet geen eisen gesteld. Dit staat overigens niet in de weg dat hiervoor in de praktijk gekozen wordt voor een vaste procedure. Uit het verslag zal duidelijk moeten blijken wie in welke hoedanigheid aanwezig was en wat door hen naar voren is gebracht. In het kader van de openbaarheid wordt het verslag van de hoorzitting als bijlage opgenomen in het advies van de commissie aan de raad. Het verslag speelt ook een rol bij de beraadslagingen van de commissie en kan van belang zijn als een lid afwezig is geweest tijdens de hoorzitting. De hoorzitting is openbaar; de bedoelde beraadslaging vindt achter gesloten deuren plaats. De advisering dient plaats te vinden door een voltallige commissie. Hoe het advies tot stand komt, is niet voorgeschreven. Een adviescommissie mag alleen adviseren: ze kan geen (gedelegeerde) beslisbevoegdheid krijgen. Het verslag van de hoorzitting maakt als bijlage deel uit van het advies van de commissie, dat schriftelijk wordt uitgebracht. Deze verordening kan worden aangehaald als: “Verordening hoorcommissie 2010”.