Verordening op de auditcommissie gemeente Schoonhoven 2012

Artikel 1

De raad van de gemeente Schoonhoven;

gelet op artikel 82 van de Gemeentewet en de (controle)verordening ex artikel 213 van de Gemeentewet;

B E S L U I T:

vast te stellen de

Verordening op de auditcommissie gemeente Schoonhoven 2012

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. commissie: de auditcommissie;

b. raad: de Gemeenteraad van Schoonhoven;

c. accountant: de door de raad benoemde accountant als bedoeld in artikel 1, onder a, van de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Schoonhoven;

d. controleprotocol: een meerjarig protocol waarin de raad de accountant nadere aanwijzingen geeft over zijn controle;

e. brede auditcommissievergadering; openbare auditcommissievergadering waaraan ook raadscommissieleden deelnemen.

Artikel 2 Instelling

Er is een commissie die door de raad wordt ingesteld en wordt aangeduid als auditcommissie.

Artikel 3 Samenstelling en benoeming

1. De commissie is een afspiegeling van de raad en bestaat uit minimaal drie raadsleden en maximaal één lid per fractie. Bij afwezigheid mag dit lid worden vervangen door een plaatsvervangend lid.

2. De raad benoemt de leden en plaatsvervangend leden van de commissie.

3. De commissie benoemt uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend

voorzitter.

4. Indien door een vacature het aantal leden onder het in het eerste lid benoemde minimum is gekomen, voorziet de raad onverwijld in de ontstane vacature.

5. De griffier (of zijn plaatsvervanger) is adviseur en secretaris van de commissie en kan eveneens aan de beraadslagingen deelnemen.

6. De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie, zoals de accountant, de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, de (financieel) controller, het hoofd financiën of een vertegenwoordiger van de rekenkamercommissie.

Artikel 4 Zittingsduur

1. De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.

2. De raad kan een lid tussentijds ontslaan.

3. Een lid kan te allen tijde ontslag nemen.

Artikel 5 Taken en bevoegdheden

1. De auditcommissie is een adviesorgaan ten behoeve van de raad voor wat betreft zijn controlerende functie.

2. De commissie adviseert de raad over het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole, zoals bepaald in het meerjarig controleprotocol, vastgesteld door de raad op 23 april 2009.

3. De commissie voert het periodiek (afstemmings-)overleg met de accountant, zoals bepaald in het meerjarig controleprotocol. Het overleg betreft een afstemming omtrent de specifieke invulling van de controleopdracht. De griffier verzorgt de opdrachtverstrekking.

4. De commissie legt de raad een advies ter besluitvorming voor over het meerjarig controleprotocol voor de accountant.

5. De commissie bespreekt met de portefeuillehouder de uitkomsten van de managementletter.

De commissie bespreekt in een brede openbare auditcommissievergadering met de accountant het verslag van bevindingen over de controle van de jaarrekening.

6. De auditcommissie stelt een advies op voor de raad mbt het verslag van bevindingen.

7. De commissie adviseert de raad over de uitvoering en de aanpassingen van de verordeningen gebaseerd op de artikelen 212, 213 en 213a van de Gemeentewet

8. De commissie adviseert de raad over de wijze van behandeling van specifieke rapportages van de accountant in opdracht van de raad.

9. De commissie brengt gevraagd en ongevraagd advies uit over de overige zaken in het licht van de gemeentelijke planning en control cyclus en de daarvoor in gebruik zijnde instrumenten.

10. In de auditcommissie vindt afstemming plaats over de onderzoeksagenda van de raad, accountant, college (art 213a) en rekenkamer.

11. De commissie is bevoegd voor haar ondersteuning een beroep te doen op de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2009.

Artikel 6 Vergaderingen, werkwijze en geheimhouding

1. De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders

bepaalt.

2. De commissie vergadert ten minste tweemaal per jaar of zo vaak zij dat nodig acht voor een goede uitoefening van haar taak.

3. De voorzitter belegt in overleg met de griffier de vergaderingen. Hij draagt er zorg voor dat de oproepingen – spoedeisende gevallen uitgezonderd – ten minste zeven dagen voor de vergadering aan de leden worden verzonden.

4. De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van onderwerpen relevante stukken worden zo mogelijk tegelijkertijd aan de leden toegezonden.

5. Van iedere vergadering wordt een besluitenlijst gemaakt onder verantwoordelijkheid van de griffier. De besluitenlijst wordt door de commissie vastgesteld.

6. De adviezen en besluitenlijsten van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur anders bepaalt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat haar heeft opgelegd dan wel de raad haar opheft.

7. Op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester, ieder ten aanzien van de stukken die hij aan de commissie overlegt. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat haar heeft opgelegd dan wel de raad haar opheft.

Artikel 7 Besluitvorming

1. De auditcommissie is een adviesorgaan van de raad. Indien bij het opstellen van een advies stemming noodzakelijk is, hebben de leden van de commissie ieder één stem in de besluitvorming. De uit hun midden gekozen voorzitter stemt mee.

2. Besluiten van de commissie worden genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen. Staken de stemmen, dan beslist de stem van de voorzitter.

3. Indien één der leden van de commissie dit wenst, wordt een minderheidsstandpunt bij een advies ter kennisname gebracht aan de raad.

Artikel 8 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking onmiddellijk na de bekendmaking ervan.

Artikel 9 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als de ‘Verordening op de auditcommissie gemeente Schoonhoven 2012’.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 25 oktober 2012.

De griffier, de voorzitter,

P.A.M. Goedvolk A.F. Bonthuis