Beschrijving van de werkzaamheden van de budgethouder gemeente Vlist 2010-III

Doel functie.

• - Het, binnen de door middel van een budget gegeven bevoegdheden in de gemeentelijke organisatie, verantwoordelijk zijn voor het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten aan en/of door de gemeente.

• - Het zorgdragen voor een zodanige organisatie van de aan het toevertrouwde budget verbonden werkzaamheden (efficiency van de uitvoering) dat voldaan wordt aan de eisen van doelmatigheid en doeltreffendheid van het beheer van het budget.

• - Beroep op eventuele onvolledigheid van deze beschrijving, het "Besluit aanwijzing budgethouders gemeente Vlist 2010-III" en het "Besluit regeling budgethouders gemeente Vlist 2010-III , of op onvolledigheid van andere voorschriften is niet mogelijk bij het nalaten van datgene wat tot de goede uitoefening van de functie behoort.

Plaats in de organisatie.

• - De budgethouder is, onverminderd de verantwoordelijkheden van de gemeentesecretaris voor de organisatie van de aan het budget verbonden werkzaamheden, rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan burgemeester en wethouders.

• - De functie van budgethouder is onverenigbaar met de functies van factuurcontroleur, betalingsfiatteur, met de functie van kashouder en met de registrerende functie.

Uit te voeren taken.

• - De werkzaamheden en het afleggen van verantwoording ter zake vinden plaats overeenkomstig de aanwijzingen die zijn opgenomen in het "Besluit aanwijzing budgethouders gemeente Vlist 2010-III" en in het "Besluit regeling budgethouders gemeente Vlist 2010-III .

• - De budgethouder informeert, via het team Financiën, burgemeester en wethouders tijdig omtrent alle zaken die niet via het "Besluit aanwijzing budgethouders gemeente Vlist 2010-III" zijn voorzien maar die voor het algemeen en financieel beheer van de gemeente van belang zijn.

• - De budgethouder verstrekt aan de daartoe bevoegden alle inlichtingen die redelijkerwijs van hem kunnen worden verlangd.

• - Overigens geeft hij aan niemand enige inlichting dan met toestemming van burgemeester en wethouders.

• - Onverminderd zijn eigen verantwoordelijkheid kan de budgethouder de uitoefening van de bevoegdheden in naam van het college met betrekking tot de uitvoering van de aan zijn budget verbonden werkzaamheden door jegens hem ondergeschikte functionarissen laten uitoefenen. De budgethouder bepaalt zelf het (sub) mandaat dat hij verleent.

• - Nadat een eventuele deelbudgethouder (submandaat) een factuur geparafeerd heeft voor prijs, kwaliteit en voorzien heeft van codering en omschrijving, parafeert de budgethouder voor akkoord. In geval van afwezigheid van de budgethouder, vindt horizontale vervanging plaats.

• - Budgethouders sturen een afschrift van elke bestelling of opdrachtverlening boven een bedrag van € 2.000,00 naar team Financiën. Dit document, dat door team Financiën vastgelegd wordt in de verplichtingenadministratie, vermeld tenminste de volgende gegevens: naam opdrachtgever, het bedrag van de verplichting (exclusief omzetbelasting), een omschrijving van opdracht of bestelling (eventueel gegevens over de hoeveelheid), de naam van de leverancier en gegevens (kostenplaats/kostensoort) ten laste waarvan de verplichting vastgelegd dient te worden. Uitzondering hierop zijn de terugkerende verplichtingen die vanwege hun repeterende karakter al inzichtelijke zijn (abonnementen, jaarlijks bijdragen).

Benodigde informatie om de taken te kunnen uitvoeren.

• - Het "Besluit aanwijzing budgethouders gemeente Vlist 2010-III", het "Besluit regeling budgethouders gemeente Vlist 2010-III en een overzicht van de toegekende budgetten.

(Sub) mandaat.

• - Mandaat door de budgethouders genoemd in artikel 1 van het besluit aanwijzing budgethouder gemeente Vlist 2010-III is mogelijk. Deze eerste lijns gemandateerden worden budgetgemandateerden genoemd.

• - Submandaat is mogelijk. Submandaat is beperkt tot de beheersmatige budgethandelingen. Onder deze handelingen worden de volgende uitvoeringswerkzaamheden verstaan:

  • *

    Het gunnen van diensten of werken waarover door mandaat of besluitvorming de afhandeling bij de medewerker is belegd;

  • *

    Het controleren of de geleverde producten of diensten voldoen aan de gemaakte afspraken;

  • *

    Adviseren ten aanzien van de betaalbaarstelling en het aan te wenden budget. De medewerker doet dit door het formulier voor de betaalbaarstelling in te vullen en te ondertekenen;

  • *

    De medewerker wordt geacht te adviseren aan de mandaatverstrekker voor de budgetten die hij/zij in beheer heeft ten aanzien van de aanlevering van begrotinggegegevens;

  • *

    De medewerker legt beheersmatig de verantwoording af aan de mandaatverstrekker bij de rapportages (bestuursrapportage en jaarrekening).

• - De subgemandateerde wordt budgetbeheerder genoemd.

Dit besluit treedt in werking op 17 augustus 2010 en vervangt het besluit van 15 december 2009 Beschrijving van de werkzaamheden van de budgethouder gemeente Vlist 2010-II .