| Overheidsorganisatie | Gemeente Rijnwoude |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Organisatiebesluit 2012 |
| Citeertitel | Organisatiebesluit 2012 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | personeel en organisatie |
| Eigen onderwerp | Vervangt Organisatiebesluit 2010 |
Geen
Artikel 160 Gemeentewet
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 14-06-2012 | 01-12-2011 | 01-01-2014 | Nieuwe regeling | 22-05-2012 Rijnwoude Koerier 13 juni 2012 | Onbekend |
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rijnwoude
overwegende, dat het wenselijk is algemene regels te stellen met betrekking tot de organisatie en het functioneren van het ambtelijk apparaat van de gemeente Rijnwoude;
dat binnen het bestuurlijk kader waarin de inhoudelijke hoofdlijnen van beleid zijn vastgesteld, het ambtelijk management primair verantwoordelijk is voor het efficiënt en effectief functioneren van de ambtelijke organisatie;
dat daartoe duidelijkheid dient te bestaan over de rollen en posities van de diverse organen en functionarissen en zwaartepunten daarbinnen;
dat ten behoeve van het efficiënt, kwaliteits- en klantgericht functioneren van de organisatie bevoegdheden en verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie dienen te worden uitgeoefend;
Gezien de op 13 december 2011 in het college van B&W vastgestelde adviesnota formalisering functiehuis en aangaande bijstelling van de organisatie;
Gelet op artikel 160 van de Gemeentewet en de artikelen 5, 14 en 26 van de Financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet
Besluit vast te stellen het navolgende besluit:
B e s l u i t op de organisatie van de gemeente Rijnwoude:
Hoofdstuk I Begripsbepalingen
In dit besluit wordt verstaan onder:
adjunct-directeur: de medewerker, die door het college van burgemeester en wethouders wordt benoemd. Die medeverantwoordelijk is voor het functioneren van de gehele ambtelijke organisatie en belast is met en verantwoordelijk wordt gesteld voor de leiding van een deel van de organisatie;
afdeling: organisatorische eenheid, als zodanig door het college van burgemeester en wethouders aangewezen;
afdelingshoofd: de medewerker, als zodanig benoemd door het college van burgemeester en wethouders, die belast is met en verantwoordelijk wordt gesteld voor de leiding van een afdeling;
afdelings- of directieplan: jaarlijks vast te stellen plan, waarin beschreven de te behalen resultaten en de hierbij beschikbare mensen, middelen en inrichting van de afdeling of directie. Het afdelings- of directieplan geldt, conform de principes van het integraal management als een managementcontract tussen adjuncti-directeur of afdelingshoofd en secretaris;
bestuursopdracht: een collegebesluit waarbij opdracht gegeven wordt tot beleidsvoorbereiding van bepaalde activiteiten, teneinde daarbij op hoofdlijnen te sturen,
betrokken te worden en greep te houden op het adviesproduct;
cluster: een binnen een afdeling vallende entiteit, als zodanig bij afdelingsplan ingesteld door het afdelingshoofd;
college: College van burgemeester en wethouders als genoemd in hoofdstuk III van de Gemeentewet;
concern: de gehele ambtelijke organisatie van de gemeente, omvattende alle organisatorische eenheden en daarbinnen vallende entiteiten;
concernspelregels: afspraken over welke wijze waarop de in dit besluit genoemde functionarissen hun taak dienen uit te oefenen. Concernspelregels worden vastgesteld door de gemeenteraad, het college, dan wel het directieteam;
controller: de medewerker, die door het college van burgemeester en wethouders wordt benoemd die belast is met verantwoordelijkheid voor het waarborgen van een rechtmatige, doelmatige en doeltreffende beheersing van de gemeentelijke processen en de concernbrede kwaliteitszorg;
coördinator: de medewerker als zodanig benoemd door het college van burgemeester en wethouders die belast is met de verantwoordelijkheid voor de operationele, hiërarchische aansturing van een cluster;
directie: organisatorische eenheid, als zodanig door het college van burgemeester en wethouders aangewezen;
directieteam: het orgaan zoals omschreven in artikel 12;
portefeuillehouder: lid van het college aan wie een nader omschreven beleidsveld is toegewezen, waarvoor hij de politiek-bestuurlijke verantwoording draagt.
secretaris: gemeentesecretaris, tevens algemeen directeur;
team: een binnen een afdeling vallende entiteit, als zodanig door het college van burgemeester en wethouders aangewezen;
teamleider: de medewerker als zodanig benoemd door het college van burgemeester en wethouders die belast is met en verantwoordelijk wordt gesteld voor de hiërarchische leiding van een team.
Waar sprake is van de mannelijke aanspreekvorm, kan tevens de vrouwelijke worden gelezen en andersom.
·
Hoofdstuk II De secretaris
Ondersteuning college
De secretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheid van de burgemeester, de zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.
Hiertoe zijn nadere aanwijzingen opgenomen in de Instructie voor de secretaris 2005.
De secretaris is de primaire strategisch adviseur van het college.
Tenzij bij afzonderlijke regeling anders is bepaald, is artikel 2 van overeenkomstige toepassing met betrekking tot door het college ingestelde bestuurscommissies.
Ten aanzien van de ambtelijke organisatie is de secretaris algemeen directeur. De secretaris stuurt de adjunct-directeur en afdelingshoofden aan op basis van de principes van integraal management, zoals vastgelegd in eerder genoemde Nota Integraal Management. De secretaris is tevens coach van de adjunct-directeur en afdelingshoofden. De secretaris zit de vergadering van het directieteam voor. De secretaris bevordert, onverminderd de verantwoordelijkheid van de adjunct-directeur en afdelingshoofden, de samenwerking en samenhang tussen de organisatorische eenheden. De secretaris kan na overleg met het college aanwijzingen geven aan de adjunct-directeur en afdelingshoofden om die samenwerking en samenhang te verzekeren.
De secretaris ziet toe op de naleving van concernspelregels door de adjunct-directeur en afdelingshoofden.
De secretaris draagt er, onverminderd de verantwoordelijkheden van de adjunct-directeur en afdelingshoofden, zorg voor dat de adjunct-directeur en afdelingshoofden tijdig schriftelijk op de hoogte worden gesteld van alle door de raad en het college genomen besluiten.
·Hoofdstuk III De adjunct-directeur
De adjunct-directeur geeft leiding aan een deel van de organisatie met als aandachtsgebied de interne bedrijfsvoering. De adjunct-directeur treedt op als plaatsvervangend voorzitter van het Directieteam. Hij bevordert samen met de secretaris onverminderd de verantwoordelijkheid van de afdelingshoofden, de samenwerking en samenhang tussen de organisatorische eenheden. Hij ziet samen met de secretaris toe op de naleving van concernspelregels door de afdelingshoofden.
·
Hoofdstuk IV De afdeling of directie
1. Een afdeling of directie behandelt de zaken die tot het taakgebied behoren. Deze zijn
vastgesteld bij afdelings- of directieplan.
2. Indien een zaak zich over het taakgebied van meer dan één organisatorische eenheid uitstrekt,
wijst de secretaris na overleg met de adjunct-directeur dan wel het directieteam één van die
afdelingen als verantwoordelijke voor de zaak aan. Tot de verantwoordelijkheid behoren de
voorbereiding, de tijdsplanning, de voortgangsbewaking en eindadvisering.
3. Het organisatieschema is bijgevoegd.
1. De adjunct-directeur of het afdelingshoofd geeft leiding aan een afdeling of directie. Hij is verantwoordelijk voor de beleidscoördinatie binnen de afdeling of directie. Voorts is hij eindverantwoordelijk voor de output van zijn afdeling of directie, alsmede voor een optimale inzet van de middelen daartoe. Basis van diens functioneren is het integraal management zoals dat vastgesteld is in de Nota Integraal Management, d.d. 1 december 2009.
2. Conform dienaangaande draagt de adjunct-directeur of het afdelingshoofd de integrale verantwoordelijkheid voor de totstandkoming van diensten en producten en heeft dientengevolge de bevoegdheid bij de inzet van middelen hiertoe, binnen de hiertoe geldende concernspelregels.
3. De adjunct-directeur of het afdelingshoofd legt verantwoording af aan de secretaris over de bereikte resultaten en de mate waarin bij het bereiken van deze resultaten recht gedaan is aan de concernspelregels.
4. De adjunct-directeur of het afdelingshoofd is daarbij primair verantwoordelijk voor de vakinhoudelijke aangelegenheden van zijn afdeling of directie, inclusief de adviezen aan het college. Bij uit te brengen adviezen respectievelijk te nemen besluiten betrekt hij tijdig de noodzakelijke expertise en adviezen van andere organisatieonderdelen.
Vanuit zijn verantwoordelijkheid ziet de adjunct-directeur of het afdelingshoofd erop toe dat deuit te brengen adviezen respectievelijk voorgestelde besluiten passen binnen de vastgestelde
concernspelregels en voorts dat de noodzakelijke expertise en adviezen van andere organisatieonderdelen daarbij tijdig worden betrokken. Het is toegestaan afwijkend van de opinie van bestuurders te adviseren.
De adjunct-directeur of het afdelingshoofd creëert, binnen de daartoe beschikbare mogelijkheden, optimale randvoorwaarden voor de voortgang van de productie en dienstverlening binnen zijn afdeling en voor de uitvoering van genomen besluiten.
Mede met het oog op de door hem waar te maken verantwoordelijkheid met betrekking tot het afdelingsmanagement, bevordert de adjunct-directeur of het afdelingshoofd het zelfstandig
functioneren van de onder hem ressorterende medewerkers, bij gelijktijdige bevordering en waarborging van de vereiste personele kwaliteiten.
1 De adjunct-directeur of het afdelingshoofd is eindverantwoordelijk voor de communicatie binnen zijn afdeling of directie inzake besluiten van raad, raadscommissies, het college en het directieteam.
De adjunct-directeur of het afdelingshoofd draagt zorg voor het adequaat functioneren van de
overleg- en coördinatiestructuur binnen zijn afdeling of directie. Deze bestaat minimaal uit regelmatig:
overleg van de adjunct-directeur of het afdelingshoofd met coördinatoren dan wel teamleiders of eerste aanspreekpunten dan wel werkoverleg tussen de adjunct-directeur of het afdelingshoofd en medewerkers.
De adjunct-directeur of het afdelingshoofd draagt zorg voor adequate vervanging bij zijn afwezigheid, overeenkomstig de geldende richtlijnen.
De adjunct-directeur of het afdelingshoofd voert regelmatig overleg met diens portefeuillehouder(s).
De adjunct-directeur of het afdelingshoofd verneemt, in voorkomend geval, van de secretaris de in afwijking van ambtelijke adviezen genomen collegebesluiten en de onderliggende argumentatie.
De adjunct-directeur of het afdelingshoofd stelt de secretaris onverwijld op de hoogte van belangrijke ontwikkelingen betreffende zijn afdeling, voor zover deze het behalen van de afgesproken resultaten treffen.
Een afdeling of directie kan ongevraagd advies aan een andere afdeling of directie uitbrengen.
Indien een afdeling of directie vanuit een vakinhoudelijke verantwoordelijkheid en bevoegdheid gevraagd dan wel ongevraagd een advies uitbrengt aan een afdeling of directie, die een zaak behandelt, en er geen overeenstemming ontstaat, vermeldt de behandelende afdeling het afwijkende standpunt van de adviserende afdeling of directie in het advies dat ter besluitvorming wordt voorgelegd aan het college dan wel degene die namens het college besluit.
Adviezen die financiële dan wel juridische dan wel personele consequenties (kunnen) hebben, worden te allen tijde ter medeadvisering voorgelegd aan Concernzaken.
·Hoofdstuk V Het Directieteam
De samenstelling
1.Het directieteam bestaat uit de secretaris, tevens voorzitter, de
adjunct-directeur, tevens plaatsvervangend voorzitter en de afdelingshoofden. Het afdelingshoofd Financiën is agendalid. Hij neemt deel aan de bespreking in het directieteam in het geval het te bespreken onderwerp zijn specifieke aanwezigheid vraagt. De voorzitter kan niet-leden uitnodigen aan de besprekingen deel te nemen.
De vergaderingen
De voorzitter bepaalt de vergaderdata en de agenda van de vergadering. Het directieteam vergadert minimaal eenmaal per twee weken. De leden kunnen agendapunten bij de secretaris indienen. In bijzondere gevallen belegt de voorzitter een extra vergadering.
Ter besluitvorming worden stukken en zaken besproken die handelen over concernspelregels, bestuurlijke gewichtige aangelegenheden, OR-zaken en concerncommunicatie.
De taken
Onverlet de eindverantwoordelijkheid van de voorzitter en het overige bepaalde in artikel 7, draagt het directieteam in gezamenlijke verantwoordelijkheid zorg voor:
Het opstellen en waar van toepassing vaststellen van concernspelregels ten behoeve van de eenheid in uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken;
De coördinatie van het ambtelijke handelen en de afstemming daarvan op het bestuurlijke beleid.
De werkwijze
4.
Het directieteam overlegt met het oog op het bereiken van
consensus. Indien geen consensus wordt bereikt en het
concernspelregels betreft, die geen besluit van het college
behoeven, beslist de voorzitter.
Indien wordt beraadslaagd over integrale adviezen aan het college en geen consensus wordt bereikt, is het oordeel van de voorzitter doorslaggevend ten aanzien van het uit te brengen advies.
Het directieteam bespreekt naast actuele zaken in het bijzonder ontwikkelingen die op lange termijn voor de organisatie of de gemeente van belang zijn. Dit leidt onder meer tot een vast te stellen visie op de toekomstige organisatie.
De voorzitter en plaatsvervangend voorzitter dragen er zorg voor dat het stellen van concernspelregels niet strijdig is met het integrale resultaatverantwoordelijkheidsprincipe van hoofdstuk III.
Het verslag
Het verslag van de vergadering wordt na vaststelling aan het college ter kennisneming
toegezonden. De adjunct-directeur of het afdelingshoofd bespreekt het verslag in de eigen
afdeling of directie.
Hoofdstuk VI De teamleider en coördinator
1. Een teamleider en coördinator geven respectievelijk leiding aan een team of cluster.
2. De teamleider en coördinator zijn primair verantwoordelijk voor de vakinhoudelijke aangelegenheden van hun team of cluster, inclusief de adviezen aan het college. Bij uit te brengen adviezen respectievelijk te nemen besluiten betrekt hij tijdig de noodzakelijke expertise en adviezen van andere organisatieonderdelen.
3. Hij is als operationeel leidinggevende verantwoordelijk voor de uitvoering van de beslissingen op het taakgebied van het team of cluster.
4. Hij houdt regelmatig werkoverleg met zijn medewerkers.
5. Hij draagt er zorg voor dat de medewerkers van het team of cluster de taken zo efficiënt en zelfstandig mogelijk uitvoeren en daarvoor voldoende toegerust zijn.
6. Een teamleider of coördinator adviseert de adjunct-directeur of het afdelingshoofd in hiërarchische aangelegenheden, verband houdende met de PIOFACH-aangelegenheden.
7. Zowel de teamleider als coördinator legt verantwoording af aan de adjunct-directeur of het afdelingshoofd.
Hoofdstuk VII Controller
1. De Controller maakt deel uit van de directie Concernzaken, valt onder de inhoudelijke aansturing van de adjunct-directeur, maar heeft een eigenstandige rapportagelijn naar de secretaris en burgemeester.
2. De Controller kan op aangeven van de portefeuillehouder Financiën eigenstandig vertrouwelijke interne onderzoeken uitvoeren.
3. De Controller adviseert, de in dit besluit genoemde functionarissen, aangaande de inrichting en onderhoud van systemen van sturing en beheersing.
3. De Controller verricht audits naar de naleving, inrichting en functionaliteit van concernkaders.
Hoofdstuk VIII Bestuursopdrachten
1. Het college kan een bestuursopdracht geven, dat wil zeggen een kader aangeven voor de
beleidsvoorstellen.
2. Een bestuursopdracht van de gemeenteraad richt zich tot het college.
3. In een bestuursopdracht wordt in ieder geval een aanduiding gegeven van:
de probleemstelling;
het beoogde resultaat van de opdracht;
de verhouding tot de bestuurlijke uitgangspunten;
de procesverantwoordelijkheid en de inschakeling van de afdelingen;
de inschakeling van externe instanties;
een raming van de beschikbaar te stellen middelen;
de procedure (inclusief termijnen) van besluitvorming;
de bevoegdheden;
het bij de uitwerking te betrekken materiaal.
4. Indien een aangelegenheid daartoe naar aard of omvang aanleiding geeft, legt de adjunct-directeur of het betrokken afdelingshoofd deze aan de voorzitter van het directieteam voor ter beoordeling van de vraag of een bestuursopdracht dient te worden voorbereid.
5. Een concept-bestuursopdracht wordt in het directieteam aan de orde gesteld.
Hoofdstuk IX Slotbepalingen
1. Het college stelt op voordracht van het directieteam nadere regels ten aanzien van zaken, het ambtelijk apparaat betreffend, die in dit besluit niet of niet uitputtend zijn geregeld.
2. Om de twee jaar of zoveel eerder als nodig is, beziet het directieteam of dit besluit moet worden bijgesteld.
Deze regeling kan worden aangehaald als “Organisatiebesluit 2012” en treedt in werking op de dag volgende op de dag van de bekendmaking ervan en werkt terug tot en met 1 december 2011. Op dezelfde dag wordt “Organisatiebesluit 2010” ingetrokken.
Het college van burgemeester en wethouders,
Namens deze, 22 mei 2012
De secretaris, De burgemeester,