| Overheidsorganisatie | Gemeente Rijnwoude |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Budgethoudersregeling Rijnwoude 2012 |
| Citeertitel | Budgethoudersregeling Rijnwoude 2012 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp | Vervangt de Budgethoudersregeling Rijnwoude -2010 |
Geen
Onbekend
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 13-06-2012 | 01-12-2011 | 01-01-2014 | Nieuwe regeling | 22-05-2012 Rijnwoude Koerier 13 juni 2012 | Onbekend |
Het College van de gemeente Rijnwoude;
Gelet op artikel 17, lid 1onder c van de “Financiële verordening ex artikel 212 gemeente Rijnwoude 2008”;
Besluit:
I.vast te stellen de budgethoudersregeling Rijnwoude 2012;
II.te bepalen dat deze regeling in werking treedt met terugwerkende kracht
tot en met1 december 2011 en dat op voornoemd tijdstip de regeling budgethouders, die in werking is getreden per 1 maart 2010, wordt ingetrokken, maar dat de laatstgenoemde regeling budgethouders de basis blijft vormen voor uitgaven van voor 1 december 2011.
In deze regeling wordt verstaan onder:
Budget: een deel van de begroting uitgedrukt in baten en lasten verbonden aan een (administratief) product c.q. project, met daarbij behorende inhoudelijke taakstelling per (administratief) product c.q. project.
Budgethouder: aangewezen functionaris die verantwoordelijk is voor de realisering en het beheer van de aan hem toegewezen (gemandateerde) budgetten en diens in de VervangingsregelingRijnwoude aangewezen plaatsvervanger(s).
Deelbudgethouder: een door een als eerste bevoegde budgethouder aangewezen functionaris die belast is met het beheer van één of meer producten c.q. projecten, die bevoegd is tot het doen van uitgaven en die medeverantwoordelijk is voor de realisering van het betreffende budget.
Mandatering: een machtiging waarbij de gemachtigde de bevoegdheid uitoefent op naam en onder de uiteindelijke verantwoordelijkheid van diegene die de machtiging heeft gegeven.
Beheersing: het zo doeltreffend en doelmatig mogelijk handelen op het geheel aan inkomsten en uitgaven en de beleidsmatige kant van een programma of product.
College: het college van burgemeester en wethouders van Rijnwoude.
Verbonden partijen: zijn rechtspersonen waarin de gemeente een bestuurlijk en financieel belang heeft. Dat zijn deelnemingen (vennootschappen), gemeenschappelijke regelingen, stichtingen en verenigingen.
Fcl: Grootboekrekening/kostendrager.
Ecl: Categorie/Kostensoort.
NTO: Nog Te Ontvangen, dit is een recht opgenomen in de balans op het eind van het jaar die nog ontvangen dient te worden.
NTB: Nog Te Betalen. dit is een verplichting opgenomen in de balans op het eind van het jaar die nog betaald dient te worden.
Het college wijst met inachtneming van de Mandaat- en volmachtregeling Rijnwoude de adjunct-directeur en afdelingshoofden aan als budgethouders.
Budgethouders kunnen onverminderd de eigen verantwoordelijkheid de bevoegdheden met betrekking tot hun budget of een onderdeel daarvan ondermandateren aan uitsluitend medewerkers van de gemeente Rijnwoude, verder aangeduid als deelbudgethouder.
Ondermandatering van het budgethouderschap wordt op het niveau van functionaris vastgelegd in het (deel)budgethoudersregister.
De bepalingen van deze regeling zijn van toepassing op alle budgethouders.
Als plaatsvervangende budgethouders zijn bevoegd die functionarissen, die als zodanig zijn aangewezen in de Vervangingsregeling.
Het college stelt jaarlijks de programmabegroting op. Deze ramingen worden uitgedrukt in baten en lasten, tevens worden in de programmabegroting de onttrekkingen en toevoegingen aan reserves en voorzieningen vermeld alsmede de investeringen.
De raad stelt de programmabegroting vast en daarmee wordt de raming een gemandateerd budget van het college.
Het college stelt jaarlijks een productenraming vast als afgeleide van de programmabegroting in de productenraming worden ramingen per productgroep gespecificeerd, die weer opgebouwd zijn uit ramingen per product. De ramingen worden uitgedrukt in baten en lasten.
Het college mandateert de budgetten voortvloeiend uit de productenraming aan de adjunct-directeur en afdelingshoofden, verder genoemd budgethouder.
Als afgeleide van de productenraming wordt een beheersbegroting op gesteld. In de beheersbegroting worden ramingen functioneel (per fcl) gespecificeerd. De budgethouders kunnen aan het begin van een nieuw begrotingsjaar de eventuele ondermandatering kenbaar maken.
De budgetten inzake personeelsformatie kunnen niet ondergemandateerd worden.
De ramingen worden meerjarig opgesteld maar alleen voor het begrotingsjaar vastgesteld en tot budget benoemt.
De budgethouder is eindverantwoordelijk voor de beheersing van de begrotingsuitvoering, zoals deze is vastgelegd in de
productenraming door het college, alsmede de tussentijdse begrotingswijzigingen.
De deelbudgethouder is medeverantwoordelijk voor de beheersing van de begrotingsuitvoering, zoals deze is vastgelegd in de productenraming door het college, alsmede de tussentijdse
begrotingswijzigingen.
De budgethouder is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van prestatiegegevens, zoals de 3 W - vragen (wat willen we bereiken, wat gaan we daarvoor doen en wat mag het kosten),kengetallen etc. en verschaft hierover de nodige informatie. Hij is tevens verantwoordelijk voor de kwaliteit en tijdigheid van de te realiseren planning en controledocumenten.
De budgethouder is ook verantwoordelijk om zicht te houden op de taakuitvoering bij de verbonden partijen. Hiertoe zal hij (tenminste) de ontwerpbegroting, de tussentijdse rapportages en de jaarrekening van de verbonden partijen toetsen zowel beleidsmatig als financieel en hierover advies uitbrengen aan het college.
De budgethouder houdt in de gaten of juiste, tijdige, volledige, betrouwbare en relevante informatie beschikbaar wordt gesteld door de verbonden partij om de uitvoering van de gemeentelijke taak te kunnen monitoren.
Een deelbudgethouder kan een budgethouder verzoeken budget over te hevelen tussen fcl’s en ecl’s (uitsluitend de out of pocket gelden, ecl’s beginnend met 3 of 4) binnen een zelfde product. Onder SDS is een sjabloon te vinden voor het overhevelen van budget.
Een budgethouder mag binnen een product budget overhevelen indien doelstellingen die binnen het product afgegeven zijn in de begroting daardoor niet in het gedrang komen.
Budgethouders mogen in overleg met de portefeuillehouder binnen een programma budget overhevelen indien doelstellingen die binnen het programma afgegeven zijn in de begroting daardoor niet in het gedrang komen.
Budgetoverheveling tussen programma’s kan uitsluitend na goedkeuring van de raad.
De budgethouder is, met inachtneming van de mandaat- en volmachtregeling, bevoegd namens het college tot het aangaan van overeenkomsten en het doen van uitgaven respectievelijk het
binnenhalen van inkomsten:
a.tot maximaal de betreffende budgetten waarvoor hij als budgethouder is aangewezen
b. tot maximaal de budgetten passend binnen de beheerplannen van de voorzieningen die onderdeel uitmaken van de exploitatie en als zodanig vallen binnen de budgetten bedoeld onder a.
c. tot maximaal de kosten van uitvoering van een in de begroting opgenomen investering waarvoor hij als budgethouder is aangewezen met dien verstande dat hij het college dan wwel de Raad vooraf de inhoudelijke en financiële invulling van de investeringen ter vaststelling aanbiedt.
Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft geconstateerd dat er sprake is van een toereikend budget en het aangaan van die verplichtingen direct verband houdt met de taakstelling en conform de interne en externe regelgeving (rechtmatigheid).
In het bijzonder wordt hierbij gedacht aan de regels met betrekking tot het aanbestedingsbeleid. Budgethouders kunnen voor hetvastleggen van hun verplichtingen gebruik maken vande verplichtingen administratie.
Besteding ten laste van een budget kan alleen plaatsvinden met voorafgaand schriftelijke opdracht met daarop toestemming in de vorm van een paraaf van de aangewezen (deel)budgethouder, uitgezonderd die besteding met een bedrag lager dan genoemd in de
Mandaat- en volmachtregeling.
De (deel)budgethouder dient de inkoopfactuur te controleren of deze conform opdracht en levering is. Achter de inkoopfactuur dient de leveringsbon te worden bevestigd, indien de factuur akkoord is dient de (deel)budgethouder de factuur te paraferen voor akkoord, hierna draagt de afdeling Financiën zorg voor de betaling van de factuur.
De (deel)budgethouder dient overeenkomstig de gemaakte afspraken inzake te verkrijgen opbrengsten, zorg te dragen dat tijdig en het juiste bedrag gefactureerd wordt en deze worden vastgelegd in de financiële administratie.
6.De (deel)budgethouder draagt zorgt dat de aanvraag voor subsidies of andere gelden van derden tijdig en juist worden verzorgd. Op het moment dat de aanvraag gehonoreerd wordt dient hiervan een afschrift aan de financiële administratie te worden gestuurd t.b.v. de vastlegging in de financiële administratie.
De afdeling Financiën draagt zorg dat budgethouders de beschikking hebben over actuele informatie inzake de budgetten. Budgethouders kunnen hiervoor enerzijds het financiële systeem benaderen anderzijds zal de afdeling Financiën o.a. de onderstaande overzichten beschikbaar stellen:
maandelijks:
budgethoudersoverzicht
openstaande inkoopfacturen
openstaande postenoverzicht debiteuren ouder dan 60 dagen
investeringsoverzicht (kredieten)
driemaal per jaar bij voorjaarsnota, najaarsnota en jaarrekening
salarisoverzicht nto’s en ntb’s voorzieningen overzicht reserves overzicht.
Maandelijks vindt er een consulentenoverleg plaats, o.a. over de voortgang van de uitvoering vvan de programma’s. (Deel) budgethouders dienen de bovenstaande overzichten te controleren op juistheid, eventuele correcties kunnen tijdens het maandelijks consulentenoverleg aangegeven worden. De wijzigingen dienen onderbouwd te worden waarna deze verwerkt
worden door een medewerker van de afdeling Financiën.
Budgethouders dienen periodiek analyse uit te voeren en verantwoording af te leggen in de vorm van voorjaarsnota, najaarsnota en jaarrekening. Bij deze analyse dient de budgethouder te controleren of het restant budget nog toereikend is en of het budget niet te hoog is ten opzichte van de nog uit te voeren werkzaamheden en of er sprake is van nieuwe ontwikkelingen. Bij de najaarsnota dient de budgethouder de besteding van de budgetten waarvan nog geen 65% van het budget besteed is inhoudelijk te onderbouwen.
Het naleven van de budgethoudersregeling zal opgenomen worden in het interne controleplan en jaarlijks zal hierop gecontroleerd worden.
De procesbeschrijving die de budgethoudersregeling ondersteunt, is te vinden op het spinnenweb.
Deze regeling treedt in werking op de dag van de bekendmaking ervan en werkt terug tot en met 1 december 2011.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van de gemeente Rijnwoude van 22 mei 2012.
De secretaris, De burgemeester,
A.J.E. van der Werf-Bramer A. Latenstein van Voorst -Woldringh.