2207_1Archiefverordening Maasbree 2007nlregelingMaasbree2008-11-25gemeenteraadOp den Baum, 20-12-20062006-12-12Archiefverordening Maasbree 2007Gemeentewet, art. 147Gemeentewet, art. 149Archiefwet 1995, art. 30automatisering en informatiseringDe tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2007-01-012012-05-08nieuwe regelingBWZ/2006/83161.Geennvt1- ALGEMENE BEPALINGENDE RAAD VAN DE GEMEENTE MAASBREE,Gelet op de artikelen 147 en 149 Gemeentewet,Gelet op artikel 30 Archiefwet 1995,Gelezen het voorstel van het college van 14 november 2006,Gezien de behandeling van het voorstel in de voorbereidende raadsvergadering van 28 november 2006,B E S L U I T :vast te stellen de volgende verordening:Archiefverordening Maasbree 20071- BegripsbepalingenIn deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
de wet: de Archiefwet 1995;
gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor
zover behorende tot de gemeente; c.de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezenarchiefbewaarplaats;d.beheerder: degene die ingevolge Artikel 3 is belast met het beheer van dearchiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;e.beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzenorganisatieonderdeel;f.informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur enprogrammatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd. 2- DE ZORG VAN HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VOOR DE ARCHIEFBESCHEIDEN2Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet alsmede voldoende en doelmatige archiefruimten.3Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s). 4Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.51Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.2Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.6Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.7Het college van burgemeester en wethouders stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast. 8Het college van burgemeester en wethouders doet tenminste éénmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. 3- TOEZICHT VAN DE SECRETARIS OP HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBESCHEIDEN WELKE NIET ZIJN OVERGEBRACHT NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS9De gemeentesecretaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden van de verschillende beheerseenheden die niet zijn overgebracht en voor zover hij daarvan zelf geen beheerder is, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.10De gemeentesecretaris is bevoegd zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.111De beheerder of beheerders verstrekt/verstrekken aan de gemeentesecretaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.2De gemeentesecretaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden. 12De gemeentesecretaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.13De beheerder doet aan de gemeentesecretaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
14De gemeentesecretaris doet eenmaal per (twee) jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.5- SLOTBEPALINGEN151De ‘Archiefverordening gemeente Maasbree 2006’ wordt ingetrokken.2Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2007. 16Deze verordening wordt aangehaald als ‘Archiefverordening Maasbree 2007’.Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van Maasbree op 12 december 2006De griffier De voorzittermr. M.P.N.M. Heijnens-Coenjaerts G.C.G.M. Rabelink