| Overheidsorganisatie | Gemeente Maasbree |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Archiefverordening Maasbree 2007 |
| Citeertitel | Archiefverordening Maasbree 2007 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | automatisering en informatisering |
| Eigen onderwerp |
nvt
1.Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2007 | 08-05-2012 | nieuwe regeling | 12-12-2006 Op den Baum, 20-12-2006 | BWZ/2006/8316 |
DE RAAD VAN DE GEMEENTE MAASBREE,
Gelet op de artikelen 147 en 149 Gemeentewet,
Gelet op artikel 30 Archiefwet 1995,
Gelezen het voorstel van het college van 14 november 2006,
Gezien de behandeling van het voorstel in de voorbereidende raadsvergadering van 28 november 2006,
B E S L U I T :
vast te stellen de volgende verordening:
Archiefverordening Maasbree 2007
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
de wet: de Archiefwet 1995;
gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor
zover behorende tot de gemeente;
c.de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen
archiefbewaarplaats;
d.beheerder: degene die ingevolge Artikel 3 is belast met het beheer van de
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;
e.beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen
organisatieonderdeel;
f.informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en
programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet alsmede voldoende en doelmatige archiefruimten.
Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s).
Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.
1 Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
2 Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Het college van burgemeester en wethouders stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast.
Het college van burgemeester en wethouders doet tenminste éénmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet.
De gemeentesecretaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden van de verschillende beheerseenheden die niet zijn overgebracht en voor zover hij daarvan zelf geen beheerder is, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
De gemeentesecretaris is bevoegd zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
1 De beheerder of beheerders verstrekt/verstrekken aan de gemeentesecretaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
2 De gemeentesecretaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.
De gemeentesecretaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
De beheerder doet aan de gemeentesecretaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
De gemeentesecretaris doet eenmaal per (twee) jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.
1 De ‘Archiefverordening gemeente Maasbree 2006’ wordt ingetrokken.
2 Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2007.
Deze verordening wordt aangehaald als ‘Archiefverordening Maasbree 2007’.
Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van Maasbree op 12 december 2006
De griffier De voorzitter
mr. M.P.N.M. Heijnens-Coenjaerts G.C.G.M. Rabelink