| Overheidsorganisatie | Gemeente Vlist |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Organisatieregeling gemeente Vlist 2005 |
| Citeertitel | Organisatieregeling gemeente Vlist 2005 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | personeel en organisatie |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2005 | 01-01-2017 | Nieuwe regeling | 30-11-2004 Onbekend | Onbekend |
Het college van de gemeente Vlist;
gelet op artikel 160 van de Gemeentewet;
b e s l u i t:
vast te stellen de volgende
Organisatieregeling gemeente Vlist 2005
In deze regeling wordt verstaan onder:
College: Het college van burgemeester en wethouders van Vlist
directie: De algemeen directeur tevens gemeentesecretaris en de directeur bedrijfsvoering
algemeen directeur: Algemeen directeur van de ambtelijke organisatie, belast met de algehele eindverantwoordelijkheid voor het management hiervan en hiërarchisch verantwoordelijk voor de Staffuncties. Tevens als gemeentesecretaris eerste adviseur van het college en eindverantwoordelijk voor de advisering.
directeur bedrijfsvoering: Hiërarchisch verantwoordelijk voor de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de staffuncties. Treedt als plaatsvervanger op voor de algemeen directeur/gemeentesecretaris.
team: iedere organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die op grond van dit besluit een eigen verantwoordingsplicht heeft aan de directeur bedrijfsvoering
teamleider: de ambtenaar die binnen het team belast is met de coördinatie van werkzaamheden en de operationele aansturing en coaching van medewerkers.
1. De ambtelijke organisatie bestaat, afgezien van de griffie, uit de directie en de volgende teams:
Staf
Control
Financiën
Facilitaire zaken
Ruimtelijke ordening en civiele werken
Buitendienst
Welzijn
Frontoffice
Openbare orde en veiligheid
2. Het college regelt, op voorstel van de directie, de ambtelijke structuur.
3. De directie regelt de structuur binnen de teams en stelt de takenafbakening tussen de teams vast.
1. De algemeen directeur draagt met inachtneming van de richtlijnen van het college en onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.
2. Hij adviseert het college bij het nemen van besluiten.
3. Hij is verantwoordelijk voor de vastlegging van besluiten van het college met inachtneming van eventueel door het college vastgestelde richtlijnen.
4. Hij ziet erop toe dat correspondentie met verzoeken aan en besluiten van het college voortvarend worden afgewikkeld.
5. Hij is verantwoordelijk voor een doelmatige ondersteuning van de leden van het college.
1. De algemeen directeur staat de burgemeester in diens hoedanigheid van bestuurlijk coördinator terzijde.
2. Hij bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds.
3. Voorts is hij de burgemeester behulpzaam bij de bewaking van het functioneren als collegiaal bestuur van het college.
4. Hij bevordert een goede afstemming in relatie tot de griffier en de burgemeester.
1. De algemeen directeur toetst of aan het college gezonden ambtelijke stukken beslissingsrijp zijn.
2. Hij geeft leiding aan de staffuncties en de directeur bedrijfsvoering.
3. Hij draagt zorg voor en schept condities voor een optimale informatie-uitwisseling met de staffuncties.
4. Hij is bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden.
De algemeen directeur bevordert een goede afstemming van de te behandelen zaken tussen het college en de portefeuillehouders enerzijds en de directie anderzijds, alsmede tussen de directieleden onderling.
1. De directeur bedrijfsvoering geeft leiding aan en heeft integrale managementverantwoordelijkheid voor de onder hem ressorterende teams en is verantwoordelijk voor de inhoudelijke advisering aan het college.
2. Hij draagt zorg voor en schept condities voor een optimale informatie-uitwisseling met de onder hem ressorterende teams.
1. De directeur bedrijfsvoering is eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van de bedrijfsvoering binnen de organisatie.
2. Hij is verantwoording verschuldigd aan de algemeen directeur.
3. Hij is verantwoordelijk voor:
voor de personele aansturing van de onder hem ressorterende teams en is de eerst aangewezen persoon voor de juiste en tijdige advisering over de personeelsbezetting, de bewaking van de voortgang en de kwaliteit van de aangeboden diensten;
een goede taakverdeling tussen de medewerkers;
een goed functionerend werkoverleg.
1. De algemene taak van de directie strekt zich tot:
Het binnen de door het collegegegevens opdrachten initiëren, ontwikkelen en evalueren van de lange termijnvisie, lange termijndoelen en strategie van de gemeente;
Het zorgdragen voor een goede interne informatievoorziening;
Het beheersen en aansturen van de ambtelijke organisatie;
Het vaststellen van procedures voor de behandeling van alle zaken die aan de ambtelijke organisatie ter behandeling en afdoening zijn opgedragen;
Het opstellen van het jaarlijkse werkplan met doorwerking naar de middellange termijn en dit ter goedkeuring voorleggen aan het college; op basis van dit werkplan maken van resultaat- en productieafspraken met teamleiders;
Het vormgeven van het personeels- en organisatiebeleid;
Het fungeren als sparringpartner voor het college en de individuele collegeleden;
Het afstemmen met de griffier over procedures en processen.
2. De directie werkt in collegiaal overleg als een team en streeft naar unanimiteit in besluitvorming.
1. De directie is eindverantwoordelijk voor:
a. Het initiëren, uitwerken en ter vaststelling voorleggen van beleidsopties aan het college;
b. Het ontwikkelen van integraal beleid, de organisatiestructuur en –cultuur, werkprocedures en –processen.
2. De directie is verantwoordelijk voor het rapporteren over de beleidseffectiviteit aan het college en het beheersen en aansturen van de organisatie.
3. De directie is bevoegd om mede op basis van de door het college vastgestelde prioriteiten te beslissen over alle inzet van mensen en middelen.
1. Inhoudelijke advisering is de taak van de daarvoor aangestelde ambtenaar. Wanneer het directielid en de medewerker van mening verschillen over een bepaalde zaak, is de visie van het directielid bepalend. De visie van de medewerker komt in het advies tot uiting.
2. Het betreffende directielid is verantwoordelijk voor een zodanige advisering dat deskundige inbreng integraal is verzekerd en dat elk advies (zo mogelijk met alternatieven) volledig wordt voorgelegd aan het college.
3. Indien een zaak tevens het taakgebied van andere teams betreft is de directie verantwoordelijk voor afstemming en overleg met andere teams teneinde tot een samenhangend advies te komen.
4. De directie beoordeelt of de uitgebrachte adviezen passen in het door het college vastgelegde kader van doelstellingen en plannen.
Onder eindverantwoordelijkheid van de algemeen directeur draagt de controller zorg voor:
Uit financieel economisch en organisatorisch oogpunt
Het opzetten en in stand houden van de administratieve organisatie en het planning- en controlsysteem;
De bewaking van de financiële planning van de begrotingscyclus en de aansluiting daarvan op de beleidsplanning, de afdelingsplannen en het door de raad vastgestelde beleid;
De tussenrapportages aan het college over deze bewaking van de begroting;
De voorbereiding en de uitvoering van de periodieke onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur;
De bewaking van de financiële rechtmatigheid.
Uit juridisch oogpunt
Het toetsen van collegevoorstellen en overeenkomsten van de gemeente met derden op juridische rechtmatigheid aan de hand van door hem op te stellen richtlijnen;
Het toezicht houden op een juiste toepassing van wet- en regelgeving door ambtenaren;
De behandeling van beroep- en bezwaarschriften en het vertegenwoordigen van de gemeente in gerechtelijke procedures
Onder verantwoordelijkheid van directeur bedrijfsvoering draagt de teamleider zorg voor:
de coördinatie van werkzaamheden;
de operationele aansturing en coaching van medewerkers, met inbegrip van functionerings- en zgn. ‘pop’-gesprekken);
een goed functionerend werkoverleg.
Onder verantwoordelijkheid van de directie draagt een projectleider van teamoverstijgende projecten zorg voor het:
opstellen en het uitvoeren van het projectplan;
bewaken van de juridisch en financiële rechtmatigheid bij de uitvoering van het projectplan;
het beheren van de hem toegewezen budgetten;
het tijdig en volledig aanleveren van bestuurlijke informatie aan de directie.
Ter uitvoering van de taken zoals omschreven in de artikelen 9 t/m 11 voert de algemeen directeur regelmatig overleg met de directeur bedrijfsvoering. Dit overleg wordt directieoverleg genoemd.
De directie voert regelmatig overleg met en adviseert gevraagd en ongevraagd aan de portefeuillehouder over:
Het voorbereiden van zaken die op korte termijn onderwerp van besluitvorming zullen zijn;
De voorgang en planning van diverse zaken van de portefeuille;
Bespreking van zaken die in het kader van mandatering en budgettering problemen geven.
Er vindt periodiek overleg plaats tussen het college en de directie over met name algemene beleidsontwikkelingen en het in gang zetten van nieuw beleid.
De directeur bedrijfsvoering houdt periodiek overleg met de teamleiders. Dit overleg heeft tot taak:
de zorg voor planning, prioriteitenstelling en voortgang in de werkzaamheden
de coördinatie van activiteiten tussen teams onderling
de informatie-uitwisseling van algemene (gemeenschappelijke) zaken
de zorg voor beleidsintegratie/de eenheid van beleid binnen de organisatie
het tijdig signaleren van relevante ontwikkelingen
1. Ter bewaking van de eenheid in advisering en ter bevordering van de onderlinge coördinatie wordt per organisatie-eenheid periodiek werkoverleg gevoerd.
2. Aan het overleg wordt door alle medewerkers van de organisatie-eenheid deelgenomen.
1. Het college, alsmede de burgemeester, kunnen voor bepaalde categorieën zaken de algemeen directeur, de directeur bedrijfsvoering of andere door hen of hem aan te wijzen ambtenaren de bevoegdheid geven namens hen of hem of in hun of zijn plaats beslissingen te nemen of stukken te ondertekenen. Het voorgaande geldt ook voor het doen van uitgaven en inkomsten binnen de toegekende budgetten.
2. Op voordracht van de directie wordt door het college een mandaterings- en delegatiebesluit vastgesteld voor de gemeentelijke organisatie.
1. Voor de beleidsvoorbereiding en -uitvoering geeft het college, na overleg met de directie over de gewenste prioriteiten, bestuursopdrachten aan de directie.
2. Een bestuursopdracht geeft het kader aan voor de inbreng bij het ontwikkelen van beleid.
3. De directie draagt de zorg voor uitvoering van bestuursopdrachten door de ambtelijke organisatie.
Deze regeling kan worden aangehaald als ´organisatieregeling gemeente Vlist 2005´.
1. In de gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het college na advies van de algemeen directeur.
2. De Organisatieverordening gemeente Vlist 2000 zoals vastgesteld door de gemeenteraad d.d. 18 december 2000, wordt per 1 januari 2005 ingetrokken.
Deze regeling treedt in werking per 1 januari 2005.
Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van Vlist op 30 november 2004,
de secretaris, de burgemeester,
drs. H.A. Koenen G. Berghoef