De verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Menterwolde

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. accountant: een door de raad benoemde registeraccountant;

b. accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad beneomde accountant van:

• 1.

  het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

• 2.

  het rechtmatig tot stand komen van baten en lasten en balansmutaties;

• 3.

  het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;

• 4.

  de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

• 5.

  onrechtmatigheden in de jaarrekening;

waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6, Gemeentewet in acht worden genomen;

c. rechtmatigheid in het kader van accountantscontrole: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountscontrole provincies en gemeenten.

d. deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1 De accountantscontrole van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, lid 2 Gemeentewet, wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor vier jaar.

• 2 Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3 De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

  • a.

    de toe te passen goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties bij de controle van de jaarrekening;

  • b.

    apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties;

  • c.

    de inrichtingseisen vaan het verslag van bevindingen;

  • d.

    de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  • e.

    de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering; en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar:

  • f.

    de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden;

  • g.

    de gemeentelijke functies en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden.

• 4 In afwijking van artikel 3, letters f en g, kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke functies en de gemeentelijke organsatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

Artikel 3 Informatieverstrekking door college

• 1 Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2 Het college draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota's, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3 Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor 1 juni aan de raad.

• 4 Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

• 1 De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze, waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2 De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3 Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en een vertegenwoordiging uit de Financiële commissie, de griffier, de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris en een afvaardiging van de afdeling Middelen en Ondersteuning.

Artikel 5 Toegang tot informatie

• 1 De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

• 2 De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draag er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3 Het college draagt er zorg voor, dat de ambtenaren van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover vertrekte informatie.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

• 1 Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeen van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2 Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

• 3 Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, CBS, Sociale verzekeringsbank, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze verantwoording dient te worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 7 Rapportering

• 1 Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

• 2 In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet-bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, de administratie en of de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de afdeling waar de ambtenaar werkzaam is en het hoofd van het bureau Middelen van de afdeling Middelen en Ondersteuning, dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

• 3 De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

• 4 De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de Financiële commissie.

Artikel 8 Inwerkingtreding

• 1 Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2011.

• 2 De "Controleverordening gemeente Menterwolde" vastgesteld door de raad op 8 november 2007 wordt ingetrokken met ingang van 1 januari 2011.

Artikel 9 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam "Controleverordening gemeente Menterwolde 2011".