Beleidsnotitie investerings- en afschrijvingsbeleid

1   Inleiding

1.1       Aanleiding

De deelraad heeft op 3 mei 2010 de Verordening op het financieel beleid en beheer en de financiële organisatie van stadsdeel Nieuw-West vastgesteld. Hierin is geregeld dat de deelraad in een afzonderlijke notitie het investerings- en afschrijvingsbeleid van het stadsdeel vaststelt. Conform deze verordening is onderhavige beleidsnotitie tot stand gekomen .

1.2        Doelstelling

Het doel van deze beleidsnotitie is om beleidskaders vast te stellen voor de diverse soorten investeringen en meer duidelijkheid te creëren over afschrijven en afschrijvingsmethoden.

1.3        Referentiekader

Bij het samenstellen van deze nota zijn de volgende zaken in acht genomen:

• •

  Financiële verordening stadsdeel Nieuw-West die is vastgesteld;

• •

  Gemeentewet;

• •

  Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten en provincies (BBV);

• •

  Handboek Financieel Beheer van de Centrale Stad.

In deze notitie wordt conform artikel 11 van de Financiële verordening stadsdeel Nieuw-West het volgende opgenomen:

1. Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling worden lineair in 4 jaar afgeschreven.

2. De materiële activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV), wordt in overeenstemming met hun economische achtergrond lineair afgeschreven. Dit geldt niet voor activa met een aanschafwaarde van minder dan € 25.000,-, uitgezonderd voor gronden en terreinen. Gronden en terreinen worden altijd geactiveerd.

3. Onder activa met een meerjarig maatschappelijk nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het BBV, wordt verstaan investeringen in aanleg en onderhoud van waterwegen, waterbouwkundige werken, permanente terreinwerken, wegen, straten, fietspaden, voetpaden, bruggen, viaducten, tunnels, verkeerslichtinstallaties, openbare verlichting, straatmeubilair, reconstructie openbare ruimte, parken en overig openbaar groen.

4. Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves ten laste van de exploitatie gebracht.

Leeswijzer

In hoofdstuk 2 is te lezen wat het begrip investering inhoudt, wat er wel en niet geactiveerd moet worden en wat onder een desinvestering wordt verstaan.

In hoofdstuk 3 wordt ingegaan op het investeringsbeleid.

Hoofdstuk 4 legt uit hoe investeringen gefinancierd worden, wat onder afschrijvingen wordt verstaan en welke aspecten hierbij van belang zijn.

Hoofdstuk 5 gaat in op het specifieke activabeleid.

Verder zijn in de bijlagen de afschrijvingstabel, de relevante wetsartikelen uit het BBV en een trefwoordenlijst opgenomen.

2   Investering

2.1        Investeringen

De uitgaven van ons stadsdeel kunnen in hoofdzaak onderscheiden worden in twee categorieën:

• •

  Gewone uitgaven behorende tot de rekening van Baten en Lasten.

Dit zijn regelmatig terugkerende uitgaven die in de normale exploitatiebegroting worden geraamd en verantwoord. Te denken valt aan salarisbetalingen, klein onderhoud, energielasten, verzekeringen, belastingen en ook de kapitaallasten.

• •

  Investeringen

Dit zijn uitgaven waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt en waarvan het bedrag groter of gelijk is aan € 25.000. Voorbeelden hiervan zijn bouwkosten van kantoorgebouwen, of aanschaf van computers. Deze uitgaven leveren langer dan een jaar een bijdrage aan de productiecapaciteit van het stadsdeel. Omdat de investering zich over meerdere jaren uitstrekt, is het ook reëel de hieruit voortvloeiende kosten over deze jaren uit te spreiden. Dit doen we door de investering te activeren en hierop jaarlijks af te schrijven. Bedragen kleiner dan € 25.000 worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

2.2        Categorieën investeringen

Conform artikel 35 en 59 van het BBV worden investeringen onderscheiden in:

1. Investeringen met een economisch nut

Investeringen hebben economisch nut indien ze verhandelbaar zijn (er een markt voor is) en/of indien ze kunnen bijdragen aan het genereren van middelen, bijvoorbeeld door het vragen van rechten, heffingen, leges of prijzen. Het gaat hierbij nadrukkelijk om de mogelijkheid middelen te verwerven. Dat het stadsdeel ervoor kan kiezen ergens geen of geen kostendekkend tarief voor te heffen is niet relevant voor de vraag of een actief economisch nut heeft. Een vergelijkbare redenering geldt voor de verhandelbaarheid. Het gaat om de mogelijkheid de activa te verkopen, niet om de vraag of het stadsdeel het actief ook daadwerkelijk wil verkopen. Dit betekent onder andere dat alle gebouwen een economisch nut hebben; er is immers een markt voor gebouwen.

2.Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut

Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut genereren geen middelen, maar vervullen wel duidelijk een publieke taak. Het betreft investeringen in bijvoorbeeld wegen, water en groenvoorzieningen.

Dit zijn investeringen die vaak van groot belang zijn en vaak veel onderhoud met zich meebrengen. Voor deze investeringen is het goed verwerken van onderhoud in de begroting en meerjarenraming essentieel. Het gaat hierbij om levensduurverlengend onderhoud. Onder activa met een meerjarig maatschappelijk nut wordt verstaan investeringen in de aanleg en onderhoud van waterwegen, waterbouwkundige werken, permanente terreinwerken, wegen, straten, fietspaden, voetpaden, bruggen, viaducten, tunnels, verkeerslichtinstallaties, openbare verlichting, straatmeubilair, reconstructie openbare ruimte, parken en overig openbaar groen.

3.       Bijdragen aan activa in eigendom van derden

Bijdragen aan activa in eigendom van derden kunnen uitsluitend worden geactiveerd, als aan de volgende vier voorwaarden is voldaan:

- Er is sprake van een investering door een derde;

- De investering draagt bij aan de publieke taak;

- De derde heeft zich verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals overeengekomen en;

- De bijdrage kan worden teruggevorderd, als de derde in gebreke blijft of het stadsdeel anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering. Een voorbeeld hiervan is een bijdrage aan de verbouwing van een welzijnsverzamelgebouw dat in gebruik is bij een gesubsidieerde instelling en geen eigendom is van het stadsdeel.

Op de balans worden deze categorieën volgens artikel 35 van het BBV afzonderlijk opgenomen. Deze soorten investeringen kunnen worden onderverdeeld naar de volgende drie categorieën:

1          Nieuwe- of uitbreidingsinvesteringen

Dit zijn investeringen ten behoeve van de ontwikkeling van nieuwe activiteiten of uitbreiding van de huidige activiteiten. Uitbreidingsinvesteringen vormen een aanvulling op bestaand beleid en productiemiddelen.

Bijvoorbeeld: een nieuw schoolgebouw, de reconstructie van een weg, een nieuw soort hulpverleningsvoertuig, enzovoorts.

2          Vervangingsinvesteringen

Dit zijn investeringen ten behoeve van de vervanging van een oud (bestaand) actief als gevolg van economische veroudering of slijtage. Bij vervangingsinvesteringen of een ideaalcomplex gaat het om de vervanging van al in gebruik genomen productiemiddelen. Bijvoorbeeld: het vervangen van een blusvoertuig, het vervangen van computers, het vervangen van een lift, enzovoorts.

3          Levensduur verlengende investeringen

Dit zijn investeringen die worden gepleegd ten behoeve van een bestaand actief en expliciet leiden tot een substantiële levensduurverlenging van het betreffend actief.

Bijvoorbeeld: het renoveren van een gebouw, het impregneren van een kademuur, enzovoorts. Het gaat hier dus niet om (groot)onderhoud. Onderhoud is niet levensduur verlengend, maar dient om het actief gedurende zijn levensduur in goede staat te houden.

2.3        Activering van investeringen

Het activeren van investeringen betekent dat de uitgaven als bezitting op de balans worden opgenomen. Gevolg van activeren is dat kapitaallasten, bestaande uit kosten van afschrijving en rente, van het actief meerjarig opgenomen zijn in de budgetten / programma's en dat jaarlijks op de balans de waardevermindering zichtbaar wordt gemaakt. Gelet op de soorten investeringen schrijft het BBV het volgende voor:

1.     In beginsel worden alle investeringen met een economisch nut geactiveerd. Bijdragen uit reserves mogen niet in mindering op de activering worden gebracht. Echter, bijdragen van derden, die in directe relatie staan met het actief, worden in principe op de waardering van het actief in mindering gebracht, tenzij de deelraad om gegronde redenen hiervan wil afwijken.

2.   Aankoop en vervaardiging van activa met een maatschappelijk nut worden bij voorkeur onder aftrek van bijdragen van derden, ten laste van de exploitatie gebracht. Als hiervan door een deelraadsbesluit wordt afgeweken, wordt het actief lineair afgeschreven (onder aftrek van bijdragen van derden en eigen reserves) over de verwachte levensduur van het actief of een kortere door de deelraad aan te geven tijdsduur.

Wat wel / wat niet?

1) Wel

Onderzoeks- en ontwikkelingskosten m.b.t. aanschaf of vervaardiging van een actief worden geactiveerd (art 60 BBV) mits (de voorwaarden zijn cumulatief):

• a.

  Het voornemen tot gebruik of verkoop bestaat;

• b.

  De uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat;

• c.

  Het actief in de toekomst economisch nut zal genereren;

• d.

  De uitgaven die aan het actief worden toegerekend betrouwbaar kunnen worden vastgesteld.

Bovengenoemde voorwaarden bepalen dat deze kosten alleen dan mogen worden geactiveerd als de plannen over het actief waarvoor de kosten zijn gemaakt al redelijk omlijnd zijn, de plannen uitvoerbaar zijn en de kosten in te schatten. Voorts is het van belang dat het daadwerkelijk om kosten ter voorbereiding van een investering gaat. Kosten van onderzoek en ontwikkeling worden als immateriële activa op de balans verantwoord. Voor deze categorie investeringskosten geldt een maximale afschrijvingstermijn van vijf jaar. Activering is overigens niet verplicht.

Als met het oog op de realisering van een bepaalde investering bv. haalbaarheidsstudies zijn verricht, worden de kosten hiervan aan de investering toegerekend. Als de investering niet doorgaat wordt dit verlies in een keer afgeschreven.

2) Niet

• a.

  Als het om kunstvoorwerpen met een cultureel historische waarde gaat, tenzij expliciet wordt besloten tot verkoop;

• b.

  Exploitatietekorten. Het is niet toegestaan exploitatietekorten te activeren. Het tekort zal in één keer genomen dienen te worden.

• c.

  Klein en groot onderhoud mag niet worden geactiveerd, omdat dit de levensduur van het actief niet verlengt. Onderhoudskosten worden gemaakt om een actief gedurende de levensduur op een bepaald niveau te houden, zodat het gebruikt kan blijven worden. De levensduur wordt hier niet door verlengd. Klein onderhoud betreft regelmatig voorkomend onderhoud van beperkte omvang. Groot onderhoud is vaak na een lange onderhoudsperiode nodig en is ingrijpend van aard. Kosten van klein onderhoud dienen in het jaar van uitvoering ten laste van de exploitatie te worden gebracht. Kosten van grootonderhoud mogen niet worden geactiveerd en kunnen op twee wijzen worden verwerkt in de programmabegroting/jaarrekening:

1. Kosten in het jaar van uitvoering direct ten laste van de exploitatie brengen.

2. Kosten in het jaar van uitvoering ten laste van een vooraf gevormde voorziening brengen (artikel 44, lid 1c, van het BBV). Kosten van het wegwerken van achterstallig onderhoud dienen ineens ten lasten van de exploitatie te worden gebracht.

2.4        Leasen

Een bijzondere vorm van investeren is leasen. Leasen kan op basis van financiële lease of op basis van operationele lease. Stadsdeel Nieuw-West leaset (voornamelijk voertuigen) op basis van operationele lease. Financiële lease komt binnen het stadsdeel niet voor aangezien deze vorm te vergelijken is met huurkoop, het is een puur financiële constructie. Indien nodig fungeert de Centrale stad (Leningfonds) als vermogensververschaffer voor het stadsdeel. Dit maakt financiële lease voor het stadsdeel overbodig.

Operationele lease is te vergelijken met huur, het is primair een vorm van dienstverlening. Zowel het juridische als het economische eigendom van een leaseobject berust hier bij de leasemaatschappij. De kosten van onderhoud, verzekering als ook het risico van veroudering, slijtage en verlies zijn voor rekening van de leasemaatschappij. Operationele lease wordt vooral toegepast bij objecten als computers en auto's. Aan het eind van de leaseperiode dient de huurder het leaseobject terug te geven. Soms wordt de huurder de mogelijkheid geboden om aan het eind van de periode het object tegen een reële prijs te kopen. De huurder activeert het desbetreffende leaseobject niet. Het totaal van de operationele leaseverplichtingen wordt onder vermelding van het aantal toekomstige jaren opgenomen in de toelichting bij de jaarrekening (als niet uit de balans blijkende verplichtingen).

3   Investeringsbeleid

3.1        Algemeen

In dit hoofdstuk wordt de interpretatie van het regelgevend kader door het stadsdeel toegelicht. Daarbij komt ook de specifieke toepassing van een aantal artikelen van het BBV aan de orde. Te activeren investeringen zijn uitgaven die afgeschreven worden, waardoor de uitgaven niet ineens ten laste van de exploitatie komen.

Overigens is een belangrijk aandachtspunt bij investeringsbeslissingen de toekomstige exploitatielasten die ermee worden gegenereerd. Op het moment van de investeringsbeslissing moet in de begroting al rekening worden gehouden met de benodigde structurele ruimte.

3.2        Budgetrecht

Een investeringsbeslissing wordt genomen door de deelraad. Indien in de begroting de investeringen met een duidelijke toelichting zijn opgenomen en de lasten via de prioriteiten zijn opgenomen in het desbetreffende programma, dan zijn deze door de deelraad bij de vaststelling van de begroting geautoriseerd. Het kredietbesluit wordt vervolgens door het dagelijks bestuur vastgesteld.

Indien de deelraad in de loop van het jaar tot een investering besluit, welke niet is begroot, dan dienen zowel de investering als de hieruit voortvloeiende lasten geregeld te worden in een afzonderlijk kredietbesluit. In dit kredietbesluit dienen de toekomstige kapitaallasten en de dekking hiervan expliciet te worden aangegeven.

3.3        Beleidskader activeren investeringen

Het beleidskader voor het activeren van investeringen is te vinden in artikel 59, BBV. Daarnaast geldt het volgende:

• •

  De uitgave heeft nut voor meerdere jaren;

• •

  De uitgave is groter of gelijk aan € 25.000,-- (excl. BTW);

• •

  Voor de investering wordt een krediet aangevraagd;

• •

  Tekorten mogen onder het BBV niet worden geactiveerd.

• •

  De BTW op activa wordt niet geactiveerd, als deze compensabel is volgens de wet op het BTW compensatiefonds. Als het kostprijsverhogend is mag de BTW wel mee worden geactiveerd.

Er zijn drie soorten investeringen die een bijzondere positie innemen:

• •

  Immateriële vaste activa: investeringen waar geen bezittingen tegenover staan. De uitgaven hebben een incidenteel karakter en zijn gelijk aan het jaarlijks in de begroting vast te stellen richtbedrag plus eventuele begrotingswijziging. Het gaat voornamelijk om onderzoeks- en ontwikkelingskosten.

• •

  Niet-slijtende activa: omdat deze een onbeperkte nuttigheidsduur hebben, worden ze wel geactiveerd, maar er wordt niet op afgeschreven. Het is mogelijk deze activa te herwaarderen wanneer de boekwaarde hoger is dan de marktwaarde. Hiervoor is tussenkomst van het OGA nodig.

• •

  Bij grondexploitaties: worden de investeringen wel geactiveerd, maar niet opgenomen onder de materiële of immateriële activa. Ze worden verantwoord in de investeringsstaat onder ‘onderhanden werk'.

3.4        Desinvestering

Als een actief buiten gebruik wordt gesteld of verkocht vindt desinvestering plaats. Als de verkoopopbrengst van het actief hoger is dan de nog resterende boekwaarde, is sprake van boekwinst. Is de opbrengst echter lager dan de boekwaarde van het actief, dan is sprake van een boekverlies. De effecten hiervan worden eenmalig verwerkt in het rekeningsaldo van het stadsdeel in het betreffende boekjaar.

De commissie BBV heeft de stellige uitspraak gedaan dat de boekwinst die wordt gerealiseerd bij het afstoten van een kapitaalgoed als incidentele bate in de jaarrekening moet worden verwerkt. Deze boekwinst mag niet worden verrekend met de boekwaarde van een actief dat ter vervanging wordt aangeschaft.

3.5        Waardering van activa

Conform art 63 lid 1 van de BBV worden activa gewaardeerd op basis van de verkrijgingprijs- of vervaardigingprijs. De verkrijgingprijs omvat: de inkoopprijs en bijkomende kosten. De vervaardigingprijs omvat: de aanschafkosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingprijs kunnen ook worden opgenomen: een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente op schulden over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief wordt besteed. Voorraden en deelnemingen worden tegen actuele waarde (marktwaarde) gewaardeerd als deze waarde lager is dan de verkrijgingprijs dan wel vervaardigingprijs.

4   Financiering

De financiering van een investering vindt plaats door middel van kredieten via het Gemeentelijk Leningsfonds, uit eigen middelen, bijdragen van derden of combinaties hiervan. In dit hoofdstuk zal ingegaan worden op de financiering via het Gemeentelijke Leningsfonds.

4.1        Gemeentelijk leningsfonds

De financiering van kapitaalbehoefte is een taak van de gemeente Amsterdam. Het is de stadsdelen niet toegestaan om zich zelfstandig op de geld- en kapitaalmarkt te begeven en geldleningen aan te gaan. De gemeente Amsterdam voorziet in de kapitaalbehoefte van alle gemeentelijke diensten, bedrijven en stadsdelen door middel van een centraal leningfonds. Indien het stadsdeel tot investering besluit en een krediet besluit neemt, dan wordt dit krediet door het gemeentelijk Leningfonds van de centrale stad verstrekt. Het stadsdeel dient deze lening af te lossen en over het saldo per 1 januari rente te vergoeden. Dit gebeurt jaarlijks bij de afwikkeling van de jaarrekening.

Binnen de gemeente geldt de regel dat aflossingen gelijk zijn aan de afschrijvingen. Het rentepercentage dat in rekening zal worden gebracht blijkt uit de jaarlijkse begrotingscirculaire van de centrale stad. De rente wordt berekend op basis van de stand van de verstrekte lening aan het begin van het boekjaar en wordt halverwege het jaar in rekening gebracht. Het dan geldende rentepercentage wordt tevens toegepast voor de berekening van de rentelasten voor de meerjarenbegroting.

4.2        Grondexploitaties

Grondexploitaties die een relatie hebben met het stedelijk Vereveningsfonds, worden geactiveerd totdat deze zijn afgewikkeld en afgerekend met de centrale stad. De leningfondsrente over de boekwaarde per 1 januari wordt jaarlijks bijgeschreven en geactiveerd. Het voor de grondexploitatie opgenomen krediet wordt verhoogd met het bedrag van de rente. Na de oplevering van het grondexploitatiegebied komt het onderhoud van de openbare ruimte voor rekening van het stadsdeel. Voor een goed inzicht in de financiële consequenties zijn onderhoudsplannen en meerjarenplannen hier van wezenlijk belang.

Voor grondexploitaties voor eigen rekening en risico van het stadsdeel geldt de dekking zoals bepaald in het hiervoor benodigde besluit van de deelraad. Hierbij geldt dat tekorten na het afsluiten van de grondexploitatie, niet mogen worden geactiveerd.

4.3        Afschrijven

Het economische of maatschappelijke nut van investeringen strekt zich over meerdere jaren uit. Daarom is het ook reëel de hieruit voortvloeiende afschrijvingslasten over deze jaren te spreiden. Dit geschiedt door middel van afschrijven. Afschrijven is het jaarlijks tot uitdrukking brengen van de waardevermindering van een investering. De afschrijvingen gebeuren onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar.

De doelen van het afschrijven zijn:

1. Het presenteren van een juiste weergave van de waarde van de activa op de balans;

2. Het creëren van een financieringsbron voor de aflossing van leningen.

Bij de bepaling van de afschrijving zijn de volgende aspecten van belang:

4.4        Afschrijvingsbasis

Alle vaste activa worden in principe voor het bedrag van de investering geactiveerd. Bijdragen van derden die in directe relatie staan met het actief, mogen op de waardering in mindering worden gebracht. Als er sprake is van een investering met een maatschappelijk nut mogen ook reserves op de waardering in mindering worden gebracht.

4.5        Afschrijvingsmethode

Als een investering is geactiveerd dient op grond van artikel 64, derde lid BBV daarop te worden afgeschreven (een uitzondering is een geactiveerde investering met een economisch nut in grond). Afschrijven is het op methodische wijze -volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte economische levensduur -  ten laste van de exploitatie brengen van (een) kapitaalgoed(eren).

Er zijn verschillende manieren waarop we de waardevermindering van de investering kunnen bepalen. De meest gangbare methodieken zijn de lineaire en de annuïtaire afschrijving.

Lineair:        

• •

  De afschrijvingskosten blijven gedurende de looptijd constant

• •

  De kapitaallasten dalen jaarlijks door afname van de rentecomponent

Annuïtair:     

• •

   De afschrijvingskosten nemen jaarlijks toe

• •

  De kapitaallasten blijven jaarlijks constant doordat de toename van de afschrijvingskosten wordt gelijkgesteld aan de afname van de rentecomponent

De Centrale stad hanteert als richtlijn voor de gemeente Amsterdam de lineaire afschrijvingsmethode. Slechts bij hoge uitzondering en na goedkeuring van de deelraad kan hiervan worden afgeweken. Stadsdeel Nieuw-West sluit zich aan bij de richtlijn van de Centrale stad voor de gemeente Amsterdam en hanteert de lineaire afschrijvingsmethode.

4.6        Afschrijvingstermijn

De afschrijvingstermijn is de tijdsduur waarin op het actief wordt afgeschreven. Materiële activa met economisch nut worden in overeenstemming met hun economische levensduur afgeschreven. Op grond en terreinen, als investering met een maatschappelijk nut, wordt niet afgeschreven (gemeentelijk beleid). Voor verschillende activa gelden afschrijvingstermijnen zoals opgenomen in de bij deze nota opgenomen afschrijvingstabel (zie bijlage 1). Van deze tabel kan uitsluitend na goedkeuring van de Deelraad worden afgeweken. Er wordt bij het afschrijven uitgegaan van een restwaarde van nul van het actief aan het einde van de afschrijvingstermijn, omdat activa worden gebruikt en gedurende de afschrijfperiode technisch en economisch slijten / verouderen. Hierbij gaat men ervan uit dat het plan bestaat de activa tot het einde van de mogelijke gebruiksduur te benutten.

Een zich eventueel voordoende restwaarde in het laatste jaar wordt beschouwd als een incidentele bate. Deze vertegenwoordigt de actuele opbrengstwaarde die na de gebruikstermijn nog gerealiseerd kan worden, verminderd met de te maken kosten voor verwijdering of vernietiging van (delen van) het actief. De incidentele restopbrengst bij verkoop mag niet direct met de boekwaarde van het eventuele vervangingsobject worden verrekenend.

Componentenbenadering

De componentenbenadering houdt in dat de verschillende onderdelen van een actief  afzonderlijk worden geactiveerd en dat op deze onderdelen wordt afgeschreven op basis van de voor dat onderdeel geldende gebruiksduur. De componentenbenadering wordt binnen stadsdeel Nieuw-West alleen toegepast bij het activeren van gebouwen. De afschrijving (bijvoorbeeld bij een kantoorpand) wordt dan als volgt opgesplitst:

• •

  Grondkosten, niet afschrijven

• •

  Gebouwen, 40 jaar

• •

  Technische installaties, verwarming en verlichting, 15 jaar

• •

  Inventaris, 10 jaar

Het voordeel van deze benadering is dat de waardevermindering van elke afzonderlijke component in de afschrijvingslasten tot uitdrukking wordt gebracht en dat voorkomen wordt dat aan het einde van de gebruiksduur van de component, een boekwaarde resteert die ineens als verlies moet worden genomen. Bij het toepassen van deze benadering, worden afzonderlijke vervangingen opnieuw geactiveerd.

4.7        Duurzame waarde vermindering

Extra afschrijven op activa met economisch nut is uitsluitend toegestaan als er sprake is van duurzame waardevermindering of als het actief eerder buiten gebruik wordt gesteld. De reden van de verandering wordt in de toelichting op de balans uiteengezet.

5   Activabeleid

5.1        Programmabegroting en autorisatie

Binnen de randvoorwaarden van de BBV en de centrale gemeentelijke wetgeving is het Stadsdeel bevoegd, op een aantal velden, zelf regels vast te stellen over hoe om te gaan met investeringen en afschrijvingen. In de volgende paragrafen wordt ingegaan op dit specifieke stadsdeelbeleid.

Het stadsdeel werkt vanaf 2012 met een Meerjarig Investeringsplan.

De deelraad autoriseert met het vaststellen van de programmabegroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen. Als onderdeel van de programmabegroting is het van belang dat inzicht bestaat in de toekomstige vervanging- en uitbreidingsbehoefte. Dit inzicht in de programmabegroting wordt verkregen door het opstellen van een Meerjarig Investerings Plan (MIP). In het MIP wordt jaarlijks een overzicht gegeven van de voorgenomen investeringen (vervanging- en uitbreidingsinvesteringen) voor de komende vier jaar, het verwachte jaar van ingebruikname van de investering, de begrote kapitaallasten en de dekking van de kapitaallasten. Alleen voor de investeringen die voor het eerstkomende begrotingsjaar genoteerd staan, wordt door de Deelraad een investeringsbeslissing vastgesteld. De investeringen van de daarop volgende 3 jaar zijn uitsluitend indicatief en van belang voor het meerjarenbeeld. De in de programmabegroting opgenomen meerjaren investeringsplanning wordt expliciet bij vaststelling van de programmabegroting door de raad geautoriseerd.

Na vaststelling van de programmabegroting, neemt het dagelijks bestuur gedurende het jaar per investeringsproject kredietbesluiten waarin alle voor de investering relevante gegevens nader zijn uitgewerkt. Kredietbesluiten worden ter kennisname aan de deelraad gestuurd. Een meerjarenplan dient als leidraad voor de programmabegroting en afzondelijke kredietbesluiten. Nieuwe investeringsbeslissingen die niet in de begroting zijn opgenomen dienen altijd ter goedkeuring aan de deelraad te worden voorgelegd.

Van de opgenomen kredieten in de kredietenstaat zullen de hieruit voortvloeiende kapitaallasten worden meegenomen in het eerstvolgende begrotingsjaar. Het is niet toegestaan een krediet voor een ander doel aan te wenden dan het doel waarvoor het krediet beschikbaar is gesteld, zonder uitdrukkelijke toestemming van de deelraad.

5.2        Bedrag van activeren

De te hanteren grenslijn tussen investeringsuitgaven en exploitatie-uitgaven dient duidelijk, praktisch uitvoerbaar en duurzaam te zijn. Daarom hanteren wij als uitgangspunt dat er sprake is van een investering als de aanschafwaarde hoger is dan € 25.000,-- Een aanschaf kleiner dan € 25.000,-- wordt niet als investering gezien en dus ook niet geactiveerd. Bij samengestelde investeringen mogen de bedragen van de verschillende componenten bij elkaar worden opgeteld. Deze mogelijkheid is alleen toepasbaar bij een investering van een gebouw.

Als een investering over meerdere jaren is verspreid, dan mogen de afzonderlijke investeringsbedragen bij elkaar opgeteld worden.

5.3        Moment van afschrijven

De commissie BBV doet de aanbeveling om in de financiële verordening c.q. de regeling investering en activa op te nemen wanneer met het afschrijven van een nieuw kapitaalgoed wordt begonnen. Mogelijke keuzes hierbij:

1. Het jaar waarin het kapitaalgoed gereed komt/verworven wordt en vanaf het moment dat het door het stadsdeel in gebruik kan worden genomen;

2. Medio het begrotingsjaar waarin het gereed komt/verworven wordt;

3. In het begrotingsjaar dat volgt op het jaar waarin het gereed komt/verworven wordt.

Om praktische reden is er voor gekozen om te beginnen met afschrijven in het begrotingsjaar dat volgt op het jaar waarin het verworven wordt en of in gebruik genomen wordt. De eerste afschrijving vindt plaats in het jaar na de realisatie.

5.4        Rente en kapitaallasten

Voor een investering wordt meestal een krediet beschikbaar gesteld. Dit krediet wordt gefinancierd. De lening moet worden afgelost en over het saldo betaalt het stadsdeel rente. Deze rente vormt samen met de afschrijvingen de kapitaallasten. Het rentepercentage wordt ieder jaar door de centrale stad vastgesteld. De kapitaallasten komen ten laste van de exploitatierekening.

5.5        Geen afschrijving maar wel rentelasten

Voor investeringen die nog in ontwikkeling zijn per 31 december wordt geen afschrijving toegerekend. Hiervoor geldt dan dat alleen de rente over de boekwaarde per 1 januari in rekening wordt gebracht in de exploitatie.

5.6        Type te activeren investering

Alle investeringen met een economisch nut worden geactiveerd. Bijdragen van derden, die in directe relatie staan met het actief, worden in principe op de waardering van het actief in mindering gebracht op het moment van activeren.

Alle investeringen met een maatschappelijk nut worden bij voorkeur onder aftrek van bijdragen van derden ten laste van de exploitatie gebracht. Als hiervan bij

Deelraadsbesluit wordt afgeweken, wordt het actief lineair afgeschreven (onder aftrek van bijdragen van derden en eigen reserves).

5.7        Automatisering

Hardware

Bij aanschaf van bijvoorbeeld nieuwe computerapparatuur (hardware) gaat het om een investering met een economisch nut. Een computer is namelijk verhandelbaar op de markt. Er dient daarom geactiveerd te worden voor het gehele investeringsbedrag. Alleen in geval het bedrag onder het, in de verordening artikel 212 van de Gemeentewet, grensbedrag blijft hoeft niet geactiveerd te worden. Indien de aanschaf van hardware hoger uitkomt dan het grensbedrag, dan is activering verplicht, conform artikel 59, lid 1, BBV.

Software en gebruiksrechten (licenties)

Volgens het BBV valt software onder de materiële vaste activa als bedoeld in artikel 35, lid 1a (investeringen met een economisch nut). Dit geldt ook voor de implementatiekosten van nieuwe hard- en software. Deze vallen onder de bijkomende kosten op grond van artikel 63, lid 2 BBV die als onderdeel van de verkrijgingspijs worden gezien. Implementatiekosten kunnen zowel kosten van externen als kosten van eigen medewerkers betreffen. In de volgende subparagraaf wordt artikel 63 weergegeven.

Niet in alle gevallen verwerft het stadsdeel de software zelf, maar de gebruiksrechten van de software. Bij gebruiksrechten wordt onderscheid gemaakt tussen onbepaalde duur en bepaalde duur.

• •

  - Gebruiksrechten voor onbepaalde duur die ineens in rekening worden gebracht worden net als software zelf gecategoriseerd en verwerkt als materiële vaste activa (activeren). De afschrijvingstermijn voor gebruiksrechten is opgenomen in de in de bijlage opgenomen afschrijvingstabel.

• •

  - Gebruiksrechten voor bepaalde duur die ineens in rekening worden gebracht worden als transitorische post ‘vooruitbetaalde kosten' verantwoord. Op basis van de transitorische post worden deze kosten in de betreffende jaren ten laste van de exploitatie gebracht.

5.8        Vrijval kapitaallasten

In paragraaf 4.2 is aangeven dat het stadsdeel de lineaire afschrijvingsmethodiek hanteert. Bij de lineaire aflossing bestaan de termijnbedragen uit zowel rente als aflossing. Het aflossingsgedeelte is elk jaar gelijk terwijl het rentegedeelte tijdens de looptijd daalt. De daling van het rentegedeelte is het gevolg van het dalen van de boekwaarde van het activum door de jaarlijkse aflossingen. De vrijval van de rentelasten komen ten gunste van de algemene middelen. Als een activum is afgeschreven en niet wordt vervangen komen de vrijkomende afschrijvingslasten ook ten gunste van de algemene middelen.

5.9        Restwaarde

De restwaarde is de waarde van een activum aan het eind van de gebruikstermijn tegen het huidige prijspeil. Het vertegenwoordigt de schatting tegen het huidige prijspeil van de opbrengstwaarde die na de gebruikstermijn nog gerealiseerd kan worden, verminderd met de te maken kosten voor verwijdering of vernietiging van (delen van) het activum. Er wordt bij de bepaling van de restwaarde dus geen rekening gehouden met mogelijke waardeveranderingen vanwege inflatie of deflatie, veranderende marktomstandigheden en dergelijke. Wanneer de verwachte gebruikstermijn korter is dan de verwachte economische levensduur van het activum, zal er altijd sprake zijn van een restwaarde. Aan het einde van de economische levensduur zal er slechts sprake zijn van sloopwaarde. Een naar verwachting duurzame waardevermindering wordt overigens op het moment van constatering als verlies genomen.