| Overheidsorganisatie | Gemeente Veghel |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Inkoopbeleid gemeente Veghel 2012 |
| Citeertitel | Inkoopbeleid gemeente Veghel 2012 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | algemeen |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 28-06-2012 | 11-10-2013 | Nieuwe regeling | 28-06-2012 Stadskrant Veghel, 18 juli 2012 | 21219 |
De raad van de gemeente Veghel,
gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 17 april 2012;
Besluit gemeenteraad:
In te stemmen met de aanpassing van het inkoopbeleid aan toekomstige wet- en regelgeving;
In te stemmen met het vrijer hanteren van de gemeentelijke drempelbedragen.
Het inkoopbeleid geeft richting aan de opdrachtgeversrol van de gemeente Veghel waarbij rekening is gehouden met de inhoud van de aanbestedingswet en verdere Europese en nationale wetgeving.
Het inkoopbeleid gaat uit van de algemene beginselen van behoorlijk bestuur: openheid, objectiviteit en zorgvuldigheid. Hierbij wordt de volgende hoofddoelstelling gehanteerd:
Het juridisch en inkooptechnisch verantwoord verwerven van noodzakelijke en kwalitatief gewenste leveringen, diensten en werken tegen lage integrale kosten op langere termijn.
Hierbij worden de volgende doelen nagestreefd (deze uitgangspunten worden in het volgende hoofdstuk toegelicht)
Doelmatig en rechtmatig inkopen;
Maatschappelijk verantwoord inkopen (duurzaam, sociaal en met oog voor het MKB);
Integriteit van de gemeente, haar medewerkers en (te contracteren) leveranciers;
Een eenduidige en transparante werkwijze.
Naast de doelen heeft de gemeente oog voor de navolgende gewenste effecten:
Het stimuleren van de regionale economie;
Het bevorderen van de samenwerking met partnerorganisaties, zoals het gemeentelijke SW-bedrijf;
Het stimuleren van deelname van inwoners van de gemeente aan de arbeidsmarkt cq. arbeidsparticipatie;
Het stimuleren van marktwerking en het voorkomen van afhankelijkheid van leveranciers
De werkwijze van de gemeente moet voldoen aan de algemene beginselen van behoorlijk bestuur en de uitgangspunten van het EG verdrag (transparantie, objectiviteit en non-discriminatie). De rechtmatigheid zal (steekproefsgewijs) worden getoetst door interne controle en de externe accountant.
Inkoop moet een meerwaarde bieden aan de gemeentelijke processen en doelstellingen en hierop afgestemd zijn. De doelmatigheid wordt gewaarborgd door samenwerking tussen de vakinhoudelijke deskundige en de inkoopdeskundige. Wederom zal hier een interne toetsing op plaatsvinden.
Maatschappelijk verantwoord inkopen betekent dat er naast de financiële aspecten ook rekening wordt gehouden met de maatschappelijke gevolgen: de sociale-, milieugerelateerde en economische gevolgen.
De gemeente Veghel heeft zich in 2006 verbonden aan het landelijk programma Duurzaam Inkopen. Doelstellingen van dit landelijk programma Duurzaam Inkopen zijn;
Het stellen van een voorbeeld voor anderen;
Het bereiken van directe milieuwinst;
Het stimuleren van arbeidsmogelijkheden voor kansarmen;
Het weren van producten die door middel van kinderarbeid tot stand zijn gekomen;
Het beïnvloeden van de markt door een vraag te creëren en te vergroten naar minder milieubelastende producten en diensten en door milieugerichte productinnovatie te stimuleren.
Dit betekent dat de gemeente (net als andere landelijke, provinciale en lokale overheden) streeft naar 100% duurzaam inkopen in 2015, volgens de criteria die zijn vastgesteld door AgentschapNL. De gemeente Veghel beargumenteert tevens bij iedere aanbesteding in hoeverre er sociale doelstellingen aan verbonden kunnen worden en bekijkt per geval of het stellen van deze eisen haalbaar is. Er bestaan mogelijkheden om opdrachten voor te behouden aan de uitvoerders van de wet sociale werkvoorziening. Daarnaast is het mogelijk om projectafhankelijk potentiële medewerkers voor een bepaalde tijd in het geselecteerde bedrijf op te laten nemen of leer-werkbedrijven te selecteren.
De gemeente vindt het van belang dat zowel bestuurders en medewerkers van de gemeente als leveranciers integer handelen. De bestuurders en de medewerkers van de gemeente houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. De integriteit wordt gewaarborgd door een adequate functiescheiding toe te passen, waarbij de rol van de budgetverantwoordelijke en de inkoopfunctie van elkaar gescheiden zijn.
De gemeente hecht ook belang aan de integriteit van de door haar gecontracteerde leveranciers. De gemeente doet enkel zaken met leveranciers die zich niet bezig houden met criminele of illegale praktijken. Daarom toetst de gemeente de integriteit van de leveranciers bij aanbestedingen aan de hand van uitsluitinggronden. Indien daar aanleiding voor is kan hierbij tevens gebruik worden gemaakt van de wet BIBOB.
Het uitgangspunt van het beleid is dat de levering, dienst of werk voor de juiste kwaliteit en prijs verkregen zal worden. Een van de grondbeginselen van het EG-verdrag is dat de gemeente potentiële opdrachtnemers, ongeacht de grootte en de plaats van vestiging, gelijk zal behandelen. De gemeente mag daarom ook geen positieve discriminatie toepassen ten behoeve van een individuele leverancier of het plaatselijke MKB, maar heeft wel oog voor de belangen van de lokale leveranciers. Met hen wordt rekening gehouden door de minimumeisen en geschiktheidseisen niet disproportioneel hoog te stellen, of (door middel van) het toepassen van een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure. Tevens wordt hier op gelet bij aanbestedingen in samenwerkingsverbanden. Een aanbesteding verdeeld in percelen is hierbij een van de mogelijkheden.
De gemeente Veghel streeft ernaar, met behoud van de eigen zelfstandigheid, gezamenlijke inkoopprojecten te realiseren met andere (omringende) gemeenten of overheden. Bij elke aanbesteding wordt gekeken naar de optimale mix van financiële, maatschappelijke en bestuurlijke eisen en wensen. Per traject wordt dan ook de afweging gemaakt of en in welke vorm samenwerking gewenst is, waarbij onnodig clusteren wordt voormeden. Samenwerkingsverbanden waarmee in gezamenlijkheid trajecten doorlopen kunnen worden zijn onder andere het Inkoopplatform Noordoost Brabant , AS-50 en Bureau Inkoop en Aanbestedingen Zuidoost Brabant (BIZOB).
Bij het ramen van de opdrachtwaarde wordt uitgegaan van de waarde van de opdracht voor het totale bedrag, exclusief omzetbelasting, voor de totale duur van de opdracht. Bij deze berekening wordt rekening gehouden met het geraamde totaalbedrag met inbegrip van de eventuele opties en eventuele verlengingen in de opdracht.
Voor een opdracht bestaande uit zowel werken, diensten en/of leveringen bepaalt dat deel dat in waarde het grootste is of er sprake is van een werk, dienst dan wel levering.
Op basis van de berekende opdrachtwaarde wordt een aanbestedingsprocedure uit onderstaand schema als uitgangspunt genomen. Deze bedragen met bijbehorende procedure zijn door de gemeente Veghel bepaald. Uitzondering hierop zijn de drempelbedragen voor Europees aanbesteden. Indien de opdrachtwaarde boven deze grens komt, is Europees aanbesteden verplicht. De Europese drempel voor diensten, leveringen en werken wordt iedere 2 jaar bijgesteld en is te vinden via www.minez.nl
| Richtbedragen beleid Veghel tot en met 31-12-2013 | ||||
| Inkoopvorm | Leveringen | Diensten | Werken | |
| A. | Enkelvoudige inkoopprocedure | ≤€10.000 | ≤€10.000 | ≤€50.000 |
| B. | Meervoudige inkoopprocedure | €10.001-≤€50.000 | €10.001-≤€100.000 | €50.001-≤€250.000 |
| C. | Openbaar aanbesteden | €50.001-≤€200.000 | €100.001-≤€200.000 | €250.001-≤€5.000.000 |
| D. | Europees aanbesteden | ≥€200.000 | ≥€200.000 | ≥€5.000.000 |
De hierboven genoemde bedragen met bijbehorende inkoopprocedures zijn richtinggevend. Bij iedere aanbesteding zullen budgethouder, materiedeskundige en inkoper bepalen of zich speciale omstandigheden voordoen welke afwijking van de richtinggevende inkoopvorm rechtvaardigen. Deze rechtvaardiging kan bijvoorbeeld komen uit de uitzonderlijke positie die de desbetreffende inkoop inneemt in de Kraljic-matrix (zie pagina 8), politieke gevoeligheid of samenwerking met andere gemeenten.
Een onderdeel van de te volgen inkoopprocedure is het onderstaande model van Kraljic (1983).
| Hoog Inkoop-waarde Laag | Hefboom | Strategisch |
| Routine | Knelpunt | |
| Laag Inkooprisico Hoog |
Het model bestaat uit twee variabelen: inkoopwaarde en inkooprisico. De inkoopwaarde gaat uit van het principe dat de gemeente zich anders gedraagt wanneer het een goedkoop product, bijvoorbeeld een balpen, aanschaft, dan wanneer het een duur product aanschaft, bijvoorbeeld de aanleg van een nieuwe weg. Het inkooprisico is van belang omdat dit aangeeft hoe vrij de gemeente zich kan bewegen in de markt. De vraag hierbij is namelijk hoeveel potentiële leveranciers er zijn voor dit product, waar de marktmacht ligt en in het geval van structurele aankopen, hoe hoog de switching kosten zijn.
De verhouding tussen deze twee variabelen kan resulteren in de voorkeur voor een andere aanbestedingsprocedure dan in eerste instantie bepaald in het schema “richtbedragen beleid”.
Afwijken van de bij de richtbedragen horende inkoop- en aanbestedingsprocedure of een gedeelte daarvan is slechts mogelijk wanneer voorafgaand aan de voorgenomen afwijking hiermee is ingestemd op basis van een goed onderbouwde motivatie. Afwijkingen tot € 200.000,- euro bij leveringen en diensten moeten voorgelegd worden aan de directie. Afwijkingen tot € 250.000,- euro bij werken moeten voorgelegd worden aan de directie, boven € 250.000,- euro moeten voorgelegd worden aan het college van B&W. Het voorstel om af te mogen wijken van de inkoop- en aanbestedingsprocedure moet altijd vergezeld gaan van het schriftelijke advies van een inkoper. Boven de Europese drempel zijn gemeentelijke afwijkingen niet toegestaan.
Dit beleid treedt per 28-06-2012 in werking.
De beleidsuitgangspunten worden in de inkoop- en aanbestedingsprocedure nader uitgewerkt.
Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 28 juni 2012.
De raad voornoemd
De griffier,
dr. W. Oosten
De voorzitter,
mr. I.R. Adema