170284_1GBA-PrivacyreglementnlregelingNieuw-Lekkerland2012-05-08Het Kontakt, 10-05-2012GBA-PrivacyreglementWet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevenscollege van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2012-04-24De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2012-05-112014-03-17Nieuwe regelingNLL1217436/INT14647GeenPrivacyreglement GBAToelichting op het GBA privacyreglement van de gemeenteNieuw-LekkerlandMet ingang van 1 april 2007 is de wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) op een aantal punten gewijzigd. Afnemers worden verplicht de in het Besluit GBA aangewezen authentieke persoonsgegevens te gebruiken bij hun beslissingen en bij gerede twijfel omtrent de juistheid van deze gegevens dit aan gemeenten terug te melden.Voor de binnengemeentelijke verstrekking van GBA-gegevens dient een verordening aanwezig te zijn. Deze verordening bevat ook een voorziening voor de verstrekking aan zogenaamde vrije derden, bedoeld in artikel 100 van de wet GBA.Er is op 6 juli 2009 een nieuwe verordening vastgesteld waarin de gemeenteraad het college van burgemeester en wethouders aanwijst om in een apart reglement deze zaken te regelen. De bepalingen in deze Verordening worden in onderstaand Reglement uitgewerkt, waarbij rekening is gehouden met het feit dat de ambtelijke organisatie van de gemeente Nieuw-Lekkerland met ingang van 1 juli 2009 opgedragen is aan het openbaar lichaam Werkorganisatie De Waard. Dit op artikel 8 van de Wet gemeenschappelijke regelingen gebaseerde openbaar lichaam, voert de taken uit van de gemeenten Graafstroom, Liesveld en Nieuw-Lekkerland, zoals vermeld in artikel 7 van de gemeenschappelijke regeling Werkorganisatie De Waard. Een van de taken betreft de uitvoering van de wet GBA.PRIVACYREGLEMENT GBABurgemeester en wethouders van de gemeente gelet op de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en op de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens besluiten:Het Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente vast te stellen1BegripsbepalingenDit reglement verstaat onder:
wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
verordening: de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, vastgesteld door de gemeenteraad d.d. 6 juli 2009;
GBA: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
de Werkorganisatie De Waard: het openbaar lichaam dat op grond van artikel 8 wet gemeenschappelijke regelingen met ingang van 1 juli 2009 is ingesteld om namens en onder verantwoordelijkheid van de gemeenten Graafstroom, Liesveld,en Nieuw-Lekkerland de werkzaamheden uit te voeren die zijn genoemd in artikel 7 van de gemeenschappelijke regeling Werkorganisatie de Waard;
beheerder: een daartoe ingevolge de beheerregeling, bedoeld in artikel 14 van de wet, aangewezen medewerker van Werkorganisatie De Waard of diens plaatsvervanger die is belast met het beheer van de GBA;
bewerker: bewerker als bedoeld in artikel 15 van de wet;
afnemer: een bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht;
binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente Nieuw-Lekkerland en van de Werkorganisatie de Waard;
medewerkers Burgerzaken: alle medewerkers van de Werkorganisatie De Waard die voor de gemeenten Graafstroom, Liesveld en Nieuw-Lekkerland belast zijn met werkzaamheden op het terrein van Burgerzaken;
ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de GBA van de gemeente Nieuw-Lekkerland is opgenomen;
authentieke gegevens: een in de GBA opgenomen gegeven dat op grond van artikel 3a van de wet als authentiek wordt aangemerkt;
derde: elke andere persoon, instelling of rechtspersoon dan een afnemer en de ingeschrevene;
2Beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens
Bewerker van de GBA is de Werkorganisatie De Waard, team Burgerzaken;
Beheerder van de GBA is de functionaris als bedoeld in artikel 1 onder e.;
De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan:
(te leggen) verbanden met andere registraties binnen de Werkorganisatie;
(rechtstreekse) toegang tot de basisadministratie middels andere geautomatiseerde toepassingen;
verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers of daaraan gelijkgestelden, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisadministratie;
3Authentieke gegevensMet inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6, worden gegevens verstrekt aan alle binnengemeentelijke afnemers die gegevens uit de GBA nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 62 van de wet kunnen voldoen.4Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie1.Rechtstreekse toegang tot de GBA hebben:a.de beheerder;b.de door de beheerder aangewezen medewerkers van het team; c.met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet de in Bijlage 1 bij dit reglement vermelde binnengemeentelijke afnemers. De in bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke afnemers hebben rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.2.de in lid 1, sub b en c genoemde binnengemeentelijke afnemers dienen de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen.5Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemersMet inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet worden aan de in Bijlage 2 vermelde binnengemeentelijke die geen rechtstreekse toegang hebben tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens de in die tabel aangegeven gegevens systematisch verstrekt ten behoeve van de eveneens in die tabel aangegeven doeleinden.6Verbanden met andere gemeentelijke registraties1.Op grond van artikel 96 van de wet, met het oog op het met elkaar in verband brengen, van verwerkingen van persoonsgegevens, worden aan de in Bijlage 3 genoemde beheerders van andere registraties van de gemeente Nieuw-Lekkerland en van de Werkorganisatie De Waard gegevens verstrekt.2.De betreffende gegevens kunnen in een convenant worden vastgelegd.7Telefonische verzoeken om gegevensverstrekkingAan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden, als bedoeld in artikel 98 van de wet, en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, inlichtingen verstrekt.8Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrektMet inachtneming van artikel 100, eerste en tweede lid van de wet kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de wet, aan de in Bijlage 4 bij deze verordening aan te geven derden gegevens worden verstrekt. 9Terugmeldplicht1.Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisadministratie, doet hiervan mededeling aan de beheerder.2.In Bijlage 5 worden de binnengemeentelijke afnemers aangewezen die tevens mededeling doen in verband met andere dan authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn. Aangegeven wordt welke gegevens het betreft.10BeveiligingDe beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het vastgestelde beveiligingsplan.11Slotbepaling
Dit reglement wordt aangehaald als “GBA privacyreglement gemeente ”.
Dit reglement treedt in werking op de dag na publicatie.
Het reglement ligt ter inzage in het gemeentekantoor.
Burgemeester en wethouders van de gemeente , de secretaris, de burgemeester,ir. J.C. van Ginkel MCM, Ir. M. Houtman,BIJLAGE 1 Lijst van binnengemeentelijke afnemers van de gemeente Nieuw-Lekkerland met een raadpleegmogelijkheid.De volgende dienstonderdelen van de gemeenschappelijke regeling de Werkorganisatie De Waard hebben toegang tot de basisadministratie:
Organisatie onderdeelWettelijk kaderGegevenssetAfdeling Klantcontact Team BurgerzakenWet GBA, Kieswet, Besluit Burgerlijke Stand, Burgerlijk wetboek, Nationaliteitswetgeving, Wet op de lijkbezorging, Wet justitiële documentatie, Vreemdelingenwet, Paspoortwet en regelgeving rijbewijzen.Verordening lijkbezorgings-rechten, privacyreglement CRIB, WegenverkeerswetAlle gegevens op PL en verwijsgegevensTeam FrontofficeMeldingen Openbare RuimtenPaspoortwet en regelgeving rijbewijzenAlle gegevens op PL en verwijsgegevensTeam VoorzieningenWet maatschappelijke onder-steuning, Wegenverkeerswet,Verordening voorziening gehandicapten gemeenteHuisvestingPersoons-, Nationaliteit-, Ouders-, Huwelijk-, Kind-, Overlijden-, Inschrijvings-, Verblijfplaats-, Verblijfstitel-, Reisdocument en GezaggegevensLeerlingenvervoerPersoons-, Nationaliteit-, Ouders-, Huwelijk-, Kind-, Overlijden-, Inschrijvings-, Verblijfplaats-, Verblijfstitel-, Reisdocument- en GezaggegevensTeam VergunningenDrank- en Horecawet, APV, Kansspelen, WinkeltijdenPersoons-, Huwelijk-, Overlijden-, Inschrijving- en Verblijfplaatsgegevens Woningwet en het BWPersoons-, Huwelijk-, Overlijden-, Inschrijving- en Verblijfplaatsgegevens.Handhaving o.a. woningwetPersoons-, Verblijfplaats- en OverlijdensgegevensAfdeling OntwikkelingTeam ProjectenWettelijk verplicht horizontale verantwoording, WMO-, mantelzorg- en vrijwilligersbeleid en –projectenPersoons-, Verblijfplaats- en OverlijdensgegevensTeam RegelingenVolkshuisvesting, Ruimtelijke OrdeningPersoons-, Huwelijk-, Overlijden-, Inschrijving- en Verblijfplaatsgevevens.Team Beleid & ProgrammeringGemeentelijke opsporingsambtenaren WMOPersoons-, Verblijfplaats- en OverlijdensgegevensNAW-gegevensAfdeling BuitenruimteTeam VoorbereidingBegraafplaatsenadministratiePersoons-, Huwelijks-, Overlijdens-, Inschrijving-, Verblijf- en kindgegevensAfdeling MiddelenTeam Informatie & systeembeheer Het waarborgen van een juiste werking van de computer, het netwerk en de applicatiesToegang tot alle in het systeem aanwezige gegevens.Team P&O, staf & administratieInvorderingswet, Gemeentewet, Pensioenen. Wachtgeld gemeentepersoneelPersoons-, Ouder- Huwelijks-, Overlijdens-, Inschrijving-, Verblijf-, Gezag- en KindgegevensTeam Facilitaire zakenDecosadministratie (archiefwet)Mozardadministratie (archiefwet)Bodedienst huwelijkenPersoons-, Huwelijks-, Overlijdens-, Inschrijving- en Verblijfplaatsgegevens Team Financiële administratieWet WOZ, BelastingenNAW-gegevensAfdeling BestuursondersteuningTeam Juridische kwaliteit/OVVTeam BestuurssecretariaatBijzondere opnemingen in psychiatrische ziekenhuizenToekennen van onderscheidingen. Wet 29/09/1815Instelling van de Orde van de Nederlandse LeeuwWet 29/9/1815 instelling van de Orde van Oranje-Nassau en het Besluit van 10 mei 1995, nadere regels Orde van de Nederlandse Leeuw.Persoons-, Ouder- Huwelijks-, Overlijdens-, Inschrijving-, Verblijf-, Gezag- en KindgegevensNAW-gegevens
Daarnaast heeft iedere medewerker van Werkorganisatie De Waard de mogelijkheid autorisatie aan te vragen voor de NAW-gegevens indien dit noodzakelijk is voor de uitvoer van publiekrechtelijke taken. De verantwoordelijke (= het College van B&W) kan, indien noodzakelijk nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Alle binnengemeentelijke afnemers beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage. BIJLAGE 2Lijst van binnengemeentelijke afnemers van de gemeente Nieuw-Lekkerland en de dienstonderdelen van de gemeenschappelijke regeling de Werkorganisatie De Waard waar systematisch gegevens aan worden verstrekt uit de GBA:
WieWaarvoorGegevenssetAfdeling Bestuursondersteuning Team BestuurssecretariaatJubileaRampenbestrijdingNAW-gegevensGeboortedatumHuwelijksdatumNAW-gegevensAfdeling OntwikkelingTeam Beleid & ProgrammeringHorizontale verantwoording, WMO, mantelzorg- en vrijwilligersbeleid en –projectenPeriodiek klant-tevredenheids-onderzoekNAW gegevensNAW gegevensAfdeling Klantcontact, Team VoorzieningenInburgeringswetWMONAW gegevensMutaties overlijden, verhuizing en vertrekAfdeling BuitenruimteBroemcursusNAW gegeven
BIJLAGE 3 Lijst van binnengemeentelijke afnemers van de gemeente Nieuw-Lekkerland en de dienstonderdelen van de gemeenschappelijke regeling de Werkorganisatie De Waard waaraan, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, gegevens worden verstrekt.
WieWaarvoorGegevenssetVia koppeling Basisregistratiesyteem (BRS)Het in verband brengen van de volgende gegevensverwerkingen:Alle mutatiegegevensAfdeling MiddelenDecos en Mozard Ten behoeven van de registratie van de poststukkenPersoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens
BIJLAGE 4 Lijst van vrije derden waaraan gegevens mogen worden verstrekt uit de GBA van de gemeente Nieuw-Lekkerland.
WieWaarvoorWelke categorieWelke gegevensGeheimhoudingLegesBasisCrematoria, begraafplaatsen (niet-gemeentelijke)Voor de bijhouding van registraties verband houdende met het begraven en cremeren. Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBANatuurlijke personen Vooraf schriftelijke toestemming betrokkene (persoon/gezaghouder)Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAStichting L & N Smit’s StichtingT.b.v. ouderenzorgVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAThuiszorgorganisaties Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.Vrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAWoningbouwverenigin-gen/woningcorporaties(plaatselijke)Ten behoeve van de bijhouding van de huurdersadministratien de woningtoewijzingVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAZiekenhuizenVoor het uitoefenen van patiëntenzorg, het verlenen van medische zorg en het innen van rekeningen ivm die zorgVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBAGemeentelijke basisscholenVoor bijhouding leerlingenadministratieVrije derdeMaximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBAMogelijkJaArt. 100 Wet GBA
BIJLAGE 5De binnengemeentelijke afnemers van de gemeente Nieuw-Lekkerland en de dienstonderdelen van de gemeenschappelijke regeling de Werkorganisatie De Waard die worden in een nader te bepalen tijd aangewezen om mededeling te doen in verband met andere dan authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn.