| Overheidsorganisatie | Gemeente Nieuw-Lekkerland |
|---|---|
| Officiële naam regeling | GBA-Beheerregeling |
| Citeertitel | GBA-Beheerregeling |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Wet gemeentelelijke basisadministratie persoonsgegevens
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 11-05-2012 | 17-03-2014 | Nieuwe regeling | 24-04-2012 | NLL1217436/INT14650 |
Burgemeester en wethouders van de gemeente Nieuw-Lekkerland,
Gelet op artikel 14 van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
Besluit:
Vast te stellen de navolgende beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens gemeente :
Deze regeling verstaat onder:
de Wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494);
verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders dat via de Wet GBA is aangewezen als verantwoordelijke;
beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke belast is met de dagelijkse zorg voor de basisadministratie;
informatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op beleidsvoorbereiding ter zake de gemeentelijke basisadministratie, de ontwikkeling van kwaliteitsprocedures, beveiligingsprocedures, verstrekking- en privacyprocedures, alsmede de coördinatie bij de uitvoering van deze procedures;
beveiligingsbeheer: het geheel van activiteiten gericht op het toezicht op de naleving van de maatregelen en procedures die voortkomen uit het Informatiebeveiligingsplan;
gegevensbeheer: het geheel van activiteiten gericht op de inhoudelijke kwaliteitszorg betreffende het gegevens verzamelen, de gegevensverwerking en de informatievoorziening;
systeembeheer: het geheel van activiteiten gericht op het onderhouden van de technische aspecten van het toepassingsysteem;
applicatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op het ondersteunen van het GBA-toepassings- systeem en de waarborging van continuïteit aan de gebruikerszijde van de informatievoorziening;
privacybeheer: het geheel van activiteiten gericht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevenen bij het verzamelen en verwerken van gegevens en de informatievoorziening;
gegevensverwerking: het ontlenen van gegevens aan documenten en deze op een voorgeschreven wijze middels het daartoe bestemde toepassingssysteem opnemen in een gegevensbestand;
bewerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke of beheerder persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen en die geen zeggenschap heeft over de verwerking.
medewerkers Burgerzaken: alle medewerkers van de Werkorganisatie De Waard die voor de gemeenten Graafstroom, Liesveld en Nieuw-Lekkerland belast zijn met werkzaamheden op het terrein van Burgerzaken.
1. is beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en in die hoedanigheid informatiebeheerder en privacybeheerder. Zij kan de taken van informatiebeheerder en privacybeheerder geheel of gedeeltelijk mandateren aan een of meer aan zijn ondergeschikte ambtenaren.
is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de maatregelen en procedures die voortkomen uit het Informatiebeveiligingsplan GBA en waardedocumenten. rapporteert periodiek (minimaal eens per jaar) aan en het College van B&W.
Bewerker van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente Nieuw-Lekkerland is de Werkorganisatie De Waard, zoals op 7 juli 2009 is overeengekomen in de door de gemeente Nieuw-Lekkerland en de Werkorganisatie De Waard gesloten Bewerkerovereenkomst GBA 2009.
1.De informatiebeheerder wijst functionarissen aan die worden belast met:
1. a) gegevensbeheer;
1. b) applicatiebeheer;
1. c) gegevensverwerking;
1. d) privacybeheer;
e) het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de in artikel 36, lid
2, onder sub e, van de Wet bedoelde verklaring.
D wijst medewerkers aan die zijn belast met het systeembeheer.
Het college van B&W wijst medewerkers aan die zijn belast met het beveiligingsbeheer.
De informatiebeheerder voorziet in:
a) een jaarlijkse planning van de beheeractiviteiten;
b) een jaarlijkse rapportage aan het college van burgemeester en wethouders over de bij a. bedoelde planning, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhoudings- en beheerprocedures;
c) een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 11 bedoelde kwaliteitssteekproef;
d) administratieve beheerprocedures, voor zover hier niet door of bij de Wet in is voorzien;
e) periodiek overleg tussen hem en de applicatiebeheerder en de privacybeheerder.
f) halfjaarlijks overleg tussen hem en de systeembeheerder.
g) richtlijnen voor de bijhouding van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.
De informatiebeheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders als de verantwoordelijke van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens over de navolgende aspecten die voortvloeien uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens te weten:
a) persoonsinformatievoorziening;
b) beveiliging;
c) privacy;
gegevenskwaliteit;
personeelsaangelegenheden.
De informatiebeheerder beslist:
a) over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingssysteem;
b) op incidentele verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot rechtstreekse toegang tot de basisadministratie persoonsgegevens;
c) op overige verzoeken van binnengemeentelijke afnemers en derden tot het verkrijgen van gegevens uit de gemeentelijke basisadministratie;
d) over het toekennen van autorisaties.
De informatiebeheerder ziet er op toe dat:
a) de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd;
b) de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens geschiedt volgens de bepalingen uit de Wet GBA en de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
c) de bij of krachtens de Wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, alsmede de beveiliging van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens worden nageleefd;
d) dat alle in artikel 3 genoemde functionarissen, alsmede de systeembeheerder op de hoogte zijn van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingsysteem en van de gevolgen van deze installatie;
e) de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet en het beveiligingsplan GBA worden nageleefd.
De informatiebeheerder, of een door haar aan te wijzen functionaris opgesomd in artikel 3, neemt deel aan buitengemeentelijk overleg inzake onderwerpen die het beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens aangaan.
Hoofdstuk 3 HET GEGEVENSBEHEER
De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor:
a) de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
het beheer van documentatie op het gebied van de Wet en overige regelgeving op het gebied van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
de communicatie met de afnemers en andere houders van gemeentelijke basisadministraties over gegevensverwerking.
De gegevensbeheerder is bevoegd in overleg met de applicatiebeheerder vanuit de in artikel 9 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevens in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.
Periodiek wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van persoonslijsten van ingezetenen onderworpen aan een audit door een namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aangewezen auditinstelling.
De gegevensbeheerder voorziet in een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen gericht op het welslagen van de eerder vermelde audit.
De gegevensbeheerder neemt deel aan:
a) het overleg genoemd in artikel 4, onder e en f;
b) het externe gebruikersoverleg.
De systeembeheerder is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van het toepassingssysteem.
De systeembeheerder voorziet in:
a) de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem;
b) een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de GBA-apparatuur is opgesteld;
c) de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem;
d) de beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen.
De systeembeheerder is bevoegd:
a) direct maatregelen te treffen als de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is; Zij is verplicht achteraf ter zake te rapporteren aan de informatiebeheerder;
b) aanwijzingen te geven over:
beheer toepassingssystemen;
beheer van bestanden;
reconstructiemaatregelen.
De systeembeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder f genoemde overleg.
De applicatiebeheerder voorziet in:
a) een planning van periodieke gegevensverstrekking die op basis van het autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties wordt gedaan;
b) de communicatie bij storingen in hard- en software;
c) een logboek waarin bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden;
d) de toekenning van de autorisatieniveaus voor actualiseringen aan de gegevensverwerkers, de gegevensbeheerder, de applicatiebeheerder en de informatiebeheerder in overleg met de informatiebeheerder;
e) de bijhouding van een verzameling van de autorisaties, die overeenkomstig artikel 6 door de informatiebeheerder zijn toegekend;
f) het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;
g) de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem;
h) de bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan en tracht eventueel door inschakeling van de systeembeheerder of een derde, voor een oplossing te zorgen;
i) de voorlichting aan de alle in artikel 3 genoemde functionarissen met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem;
j) de coördinatie van de werkzaamheden in geval van uitwijk in overleg met de systeembeheerder;
k) de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens worden ontleend;
l) de afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens;
m) een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storingen binnen het toepassingssysteem, zonodig door inschakeling van een derde.
De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor:
a) de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem;
b) het tijdig opschonen van de relevante bestanden in de database;
c) de technische afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken Koninkrijksrelaties, alsmede de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van de door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde procedurebeschrijving voor de gemeentelijke basisregistratie;
d) het beheer van de tabellen van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
e) het beheer van de gebruikersdocumentatie.
De applicatiebeheerder is bevoegd:
a) gegevensverwerkers en het personeel van externe afdelingen/diensten die direct toegang hebben tot de basisadministratie persoonsgegevens aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem;
b) over het gebruik van de basisadministratie persoonsgegevens gedragsregels op te stellen.
De applicatiebeheerder beslist -na overleg met de informatiebeheerder en de systeembeheerder- over gehele of gedeeltelijke inwerkingtreding van uitwijkprocessen zoals beschreven in de procedure uitwijk.
De applicatiebeheerder ziet erop toe dat voorgeschreven procedures uit het Informatiebeveiligingsplan GBA en waardedocumenten waarvan hij/zij de proceseigenaar is worden nageleefd.
De applicatiebeheerder neemt deel aan:
a) het overleg genoemd in artikel 4, onder e en f;
b) het externe gebruikersoverleg.
De privacybeheerder is verantwoordelijk voor:
de inhoudelijke afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken Koninkrijksrelaties, alsmede de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op grond van de door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften die voortvloeien uit de Wet GBA en de Wet Bescherming Persoonsgegevens met betrekking tot de afdeling Burgerzaken.
De privacybeheerder voorziet in:
de afhandeling van de verzoeken om inzage overeenkomstig artikel 79 van de wet (inzage);
de behandeling van alle verzoeken om geheimhouding die op basis van artikel 102 lid 1a ingediend worden en doet eventueel de privacytoets van art. 102 lid 2;
afhandeling verzoeken om inzage in verstrekkingen aan afnemers en derden.
De privacybeheerder is bevoegd:
op grond van het in artikel 23 genoemde toezicht, alle gebruikers van het toepassingssysteem aanwijzingen te geven;
ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, waarbij de persoonlijke levenssfeer in het geding is.
De privacybeheerder is betrokken bij alle bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de wet en daarbij behorende regelingen,de Wet bescherming Persoonsgegevens voor zover hierbij privacyaspecten aan de orde zijn.
De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor:
het verwerken van complexe mutaties en correcties met betrekking tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
het uitzetten van richtlijnen met betrekking tot het actualiseren en corrigeren van persoonsgegevens.
De gegevensbeheerder voorziet in:
de behandeling van wijzigingsverzoeken als bedoeld in artikel 81, 82 en 83 van de wet;
controlewerkzaamheden ter waarborging van de kwaliteit van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
de behandeling van het netwerkverkeer, behalve de periodieke gegevensverwerking;
de toetsing van de waarde die aan overlegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 36 van de Wet GBA en ziet er op toe dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de Wet GBA geen ontleningsstatus is gegeven.
De gegevensbeheerder is bevoegd
·Aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevens in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.
De gegevensverwerkers voorzien in:
a.het verwerken van de gegevens overeenkomstig de krachtens de wet, middels het Logisch Ontwerp, handleiding uitvoeringsprocedures, voorgeschreven wijze, voor zover daartoe door de applicatiebeheerder geautoriseerd;
b het verzamelen van de daarvoor bestemde gegevens;
c de archivering van de brondocumenten op grond waarvan de gegevens zijn verwerkt;
de behandeling van mutaties;
de behandeling van het netwerkverkeer, behalve de periodieke gegevensverstrekking;
de behandeling van de foutverslagen, voortvloeiend uit de inkomende netwerk- berichten;
de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 36 van de wet en ziet erop toe dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de wet geen ontleningstatus is gegeven;
de dagelijkse controle van in het systeem aangebrachte actualiseringen;
de kennisgeving aan de geregistreerde voor wat betreft de verwerking van:
wijziging van het naamgebruik;
de toezending van de complete persoonslijst aan de geregistreerde ingeval van een:
1e inschrijving in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
een vervolginschrijving uit het buitenland.
De gegevensverwerkers beslissen op aangiften en verzoekschriften die op grond van de Wet worden gedaan met in achtneming van het gestelde in artikel 24 en artikel 26 en voor zover hier niet op andere wijze in is voorzien.
De beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor het toezicht op naleving van de beveiligings-maatregelen en –procedures zoals uitgewerkt in het Informatiebeveiligingsplan GBA en waardedocumenten.
De beveiligingsbeheerder is bevoegd om het management van de afdeling Burgerzaken adviezen te geven ten aanzien van beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en het Informatiebeveiligingsplan GBA en waardedocumenten en waardedocumenten.
De beveiligingsbeheerder ziet er op toe dat:
a) beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet en het Informatiebeveiligingsplan GBA en waardedocumenten worden nageleefd;
b)de in deze regeling opgenomen bepalingen inzake beveiliging worden nageleefd.
De beveiligingsbeheerder adviseert burgemeester en wethouders rechtstreeks als verantwoordelijke van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens over beveiligingsaspecten die uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en het Informatiebeveiligingsplan GBA en waardedocumenten voortvloeien.
De beveiligingsbeheerder voorziet in een jaarlijks verslag over de activiteiten inzake het Beveiligingsbeheer.
Hoofdstuk 10 SLOTBEPALINGEN
De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden naast de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens tevens voor de in de gemeentelijke basisadministratie aangehaakte gegevens die onder de werkingssfeer van de Wet Bescherming Persoonsgegevens vallen.
Met inwerkingtreding van deze beheerregeling wordt “de Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2009” van 14 juli 2009 ingetrokken.
Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na die waarop zij is bekend gemaakt.
Deze regeling wordt aangehaald als “Beheerregeling GBA 2012”.
Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van Nieuw-Lekkerland
De Secretaris, De Burgemeester,
ir. J.C. van Ginkel MCM, Ir. M. Houtman
Het vastleggen, bijhouden en verwerken van de persoonsgegevens in de GBA van de gemeente Graafstroom, Liesveld en Nieuw-Lekkerland is ondergebracht bij de Werkorganisatie De Waard. De Werkorganisatie De Waard is bewerker in de zin van artikel 15 van de Wet GBA. E.e.a. is geregeld in de :
gemeenschappelijke regeling vastgesteld op 25 mei, 19 mei en 11 juni 2009 in werking getreden 1 juli 2009;
bewerkerovereenkomst vastgesteld op 7 juli 2009 in werking getreden 1 juli 2009;
mandaatlijst medewerkers vastgesteld op 30 juni 2009.
Op grond van artikel 3 van de GBA-beheerregeling zijn de navolgende beheerfunctionarissen aangewezen:
Informatiebeheer
Als informatiebeheerder is aangewezen mevrouw Laurianne Kwakernaat, afdelingshoofd Klantcontact, de Werkorganisatie De Waard.
Als haar plaatsvervanger is aangewezen mevrouw Truus Koster-Stigter vakspecialist Burgerzaken II, de Werkorganisatie De Waard
Gegevensbeheer/applicatiebeheer
Als gegevensbeheerder is aangewezen mevrouw Truus Koster-Stigter, vakspecialist Burgerzaken II, de Werkorganisatie De Waard.
Als haar plaatsvervanger is mevrouw Jozina Poirot-Versluis, vakspecialist Burgerzaken III , de Werkorganisatie De Waard.
Als applicatiebeheerder Burgerzaken is aangewezen mevrouw Jozina Poirot-Versluis, vakspecialist Burgerzaken III, de Werkorganisatie De Waard.
Als haar plaatsvervanger is mevrouw Truus Koster-Stigter, vakspecialist Burgerzaken II, de Werkorganisatie De Waard.
Naast de gegevensbeheerder zijn tevens belast met het berichtenverkeer:
Truus Koster-Stigter, vakspecialist Burgerzaken II, de Werkorganisatie De Waard;
Jozina Poirot-Versluis vakspecialist Burgerzaken III, de Werkorganisatie De Waard;
Ria de Haan-de Jong, vakspecialist Burgerzaken III, de Werkorganisatie De Waard;
Corry van Meerkerk- de Jong, vakspecialist Burgerzaken IV, de Werkorganisatie De Waard;
Karin Steegman-Lier, vakspecialist Burgerzaken IV, de Werkorganisatie De Waard;
Maartje den Boer-Kortleve, vakspecialist Burgerzaken IV, de Werkorganisatie De Waard.
Privacybeheer
Als privacybeheerder is aangewezen mevrouw Truus Koster-Stigter, vakspecialist Burgerzaken II, de Werkorganisatie De Waard.
Als haar plaatsvervanger is aangewezen mevrouw Jozina Poirot-Versluis, vakspecialist Burgerzaken III de Werkorganisatie De Waard.
Gegevensverwerking
Als gegevensverwerkers worden alle medewerkers van het team Burgerzaken van de Werkorganisatie De Waard aangewezen.
Het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de in artikel 36, lid 2, sub e. van de Wet bedoelde verklaringen
Truus Koster-Stigter, vakspecialist Burgerzaken II, de Werkorganisatie De Waard;
Jozina Poirot-Versluis vakspecialist Burgerzaken III, de Werkorganisatie De Waard;
Ria de Haan-de Jong, vakspecialist Burgerzaken III, de Werkorganisatie De Waard;
Nieuw-Lekkerland,
het afdelingshoofd Klantcontact , de Werkorganisatie De Waard
Op grond van artikel 3, lid 2 van de GBA-beheerregeling zijn de navolgende beheerfunctionarissen aangewezen:
Als systeembeheerder is aangewezen de heer Onno Wagenmakers, vakspecialist II technisch A & D/medewerker infrabeheer, de Werkorganisatie De Waard.
Als zijn plaatsvervanger is aangewezen de heer Baldwin de Bok, de vakspecialisttechnisch A&D, Werkorganisatie De Waard
Nieuw-Lekkerland,
De teamleider I&S , de Werkorganisatie De Waard
Op grond van artikel 3 lid 3 van de beheerregeling GBA worden de navolgende functionarissen benoemd door het college van burgemeester en wethouders:
Beveiligingsbeheer
Als beveiligingsbeheerder is aangewezen de heer Wim Deelen, Juridisch medewerker,de Werkorganisatie De Waard.
Plaatsvervanger is aangewezen mevrouw Jeanine Streefkerk, Juridisch medewerker,de Werkorganisatie De Waard.
Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van Nieuw-Lekkerland
De Secretaris, De Burgemeester,
ir. J.C. van Ginkel MCM