167482_1Controleprotocol voor de accountantscontrole van de jaarrekening 2011 tot en met 2013 van de gemeente BergambachtnlregelingBergambacht2012-05-01Gemeentepagina, 25 april 2012Controleprotocol 2011-2013 gemeente Bergambachtart. 213 Gemeentewetgemeenteraadfinanciën en economie2012-03-27De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2012-03-282014-04-23nieuwe regelingn.v.t.n.v.t.n.v.t.Controleprotocol voor de accountantscontrole van de jaarrekening 2011 tot en met 2013 van de gemeente BergambachtDe raad van de gemeente Bergambacht;gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders b e s l u i t :op grond van artikel 213 van de Gemeentewetvast te stellen het: Controleprotocol voor de accountantscontrole van de jaarrekening 2011 tot en met 2013 van de gemeente Bergambacht Bij besluit van 27 maart 2012 heeft de gemeenteraad besloten gebruik te maken van de verlengingsoptie van het contract met de accountant Ernst & Young voor de boekjaren 2012 en 2013. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole over de boekjaren 2012 en 2013 moet de gemeenteraad nog een aantal zaken nader regelen, hetgeen op hoofdlijnen in dit controleprotocol plaatsvindt. Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole en de daarbij verder te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Bergambacht.Te hanteren goedkeuring- en rapporteringtolerantiesDe accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risico-analyse, vastgestelde toleranties en statische deelwaarnemingen en extrapolaties. De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven accountantsverklaring. Naast de goedkeuringstoleranties wordt onderkend de rapporteringtolerantie. De raad kan de rapporteringtolerantie lager vaststellen dan de goedkeuringstolerantie. Hiermee wordt bereikt dat niet slechts de fouten en bevindingen worden gerapporteerd die direct gevolgen hebben voor de strekking van de accountantsverklaring, maar ook 'kleinere' fouten en onzekerheden. Overigens zal de accountant vanuit zijn natuurlijke adviesfunctie de kleinere fouten c.a. vaak toch al wel onder de aandacht brengen en indien relevant op basis daarvan aanbevelingen doen, bijvoorbeeld ter verbetering van de bedrijfsvoering.Voor het vaststellen van de goedkeuringstolerantie en de rapporteringtolerantie(s) is het goed uit te gaan van de landelijk aanvaarde normen. Goedkeuringstolerantie Goedkeurend Beperking Oordeelonthouding Afkeurend Fouten in de jaarrekening (% lasten) ≤ 1% >1%<3% - ≥ 3% Onzekerheden in de controle (% lasten) ≤ 3% >3%<10% ≥ 10% - Op basis van de begroting 2012 ( circa 16 miljoen) van de gemeente Bergambacht betekenen bovengenoemde percentages dat in de jaarrekening een totaalbedrag aan fouten van circa € 160.000 en een totaalbedrag van onzekerheden van circa € 480.000 de goedkeurende strekking van de accountantsverklaring niet zullen aantasten.Voor de rapporteringtolerantie geldt als maatstaf dat de accountant elke fout of onzekerheid> € 25.000 rapporteert. Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren. Deze weging van fouten en onzekerheden vindt plaats op basis van diens professioneel oordeel.Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidtoetsingDe accountantscontrole is gericht op het door het college vastgestelde normenkader en het begrotingscriterium.Ad. a NormenkaderIn het normenkader worden de wet- en regelgeving benoemd, die voor de gemeente Bergambacht van belang zijn. Hieronder wordt verstaan:

Externe regelgeving;

Gemeentelijke verordeningen;

Raads- en collegebesluiten voor zover zij een nadere uitwerking zijn van hogere wet- en regelgeving en betrekking hebben op de financiële rechtmatigheid;

Ad. b BegrotingscriteriumBij de rechtmatigheidcontrole vormt het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. Over alle aspecten van het begrotingscriterium wordt door de accountant gerapporteerd in zijn rapport van bevindingen.De aspecten van het begrotingscriterium worden als volgt in de controle op de rechtmatigheid getoetst:BegrotingscriteriumRechtmatigOnrechtmatigKostenoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde inkomstenXKostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid maar die niet tijdig konden worden gesignaleerdXKostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid maar waarbij de accountant ondubbelzinnig vaststelt dat die ten onrechte niet tijdig zijn gesignaleerd. XKostenoverschrijdingen inzake activiteiten die niet passen binnen het bestaande beleid en waarvoor men tegen beter weten in geen voorstel tot begrotingsaanpassing heeft ingediend.XKostenoverschrijdingen inzake activiteiten welke achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd omdat dit bijvoorbeeld bij nader onderzoek van de subsidieverstrekker, belastingdienst of een toezichthouder blijkt.a) Geconstateerd tijdens het verantwoordingsjaar Xb) Geconstateerd na het verantwoordingsjaarXKostenoverschrijdingen op activeerbare activiteiten (investeringen) waarvan de gevolgen voornamelijk zichtbaar worden via hogere kapitaallasten in het jaar zelf of pas in de volgende jaren.a) Jaar van investerenXb) Kapitaallasten in latere jarenXRapportages accountantTijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt:

Interim-controleIn de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd. De bevindingen van deze controle worden vastgelegd in een management letter, die wordt verstrekt aan het College van Burgemeester en Wethouders.

Verslag van bevindingen Na het afsluiten van het boekjaar voert de accountant de jaarrekeningcontrole uit. De resultaten van deze controle legt de accountant vast in het verslag van bevindingen. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgt. Dit verslag van bevindingen wordt uitgebracht aan de gemeenteraad (in afschrift aan het College van Burgemeester en Wethouders).

Uitgangspunten voor de rapportagevorm Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten of onzekerheden die de rapporteringtolerantie, zoals genoemd in dit controleprotocol, overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging.

Accountantsverklaring In de accountantsverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid, uitmondend in een oordeel over de jaarrekening. Deze accountantsverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het College van Burgemeester en Wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen.

Communicatie en periodiek overleg met accountantIn het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage kunnen de, in de volgende tabel weergegeven, contacten tussen de accountant, het bestuur en het management van toepassing zijn.OverlegvormAantal per jaarToelichtingAfstemmingsoverleg1Nader te bepalenGriffier1De griffier zorgt voor de opdrachtverstrekking aan de accountant.Hoofd Bedrijfsvoering ControllerPeriodiek·Pre-auditgesprek·Bespreking(en) van de (concept) management letter (interim-controle)·Bespreking(en) van het (concept) verslag van bevindingen (jaarrekeningcontrole)·Voortgangsgesprekken (naar behoefte)Het hoofd Bedrijfsvoering en de controller zijn voor de accountant het eerste aanspreekpunt. AfdelingenPMIn het kader van de interim-controle en de jaarrekeningcontrole kan nader overleg van toepassing zijn met gemeentesecretaris, afdelingshoofden (budgethouders) en andere betrokkenen, dit in overleg met het desbetreffende afdelingshoofd. Portefeuillehouder FinanciënMinimaal één maal per jaarDe bevindingen van de jaarrekeningcontrole bespreekt de accountant met de portefeuillehouder Financiën. Naar behoefte kunnen er meer gesprekken gepland worden.College van B&WGemeenteraadRaadscommissie PMOp verzoek zal de accountant een toelichting geven in de vergaderingen van het College, de Gemeenteraad of RaadscommissieSlotbepalingenInwerkingtredingDit Controleprotocol treedt in werking op de dag na vaststelling in de gemeenteraad.Het controleprotocol 2011 voor de accountantscontrole van de jaarrekening 2011 gemeente Bergambacht vastgesteld op 13 december 2011 wordt op hetzelfde moment ingetrokken. CiteerbepalingDit protocol wordt aangehaald als: Controleprotocol 2011-2013 gemeente Bergambacht.Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Bergambacht op 27 maart 2012.De griffier,Mr.drs. E.J. Karman-Moerman De voorzitter, A. van Erk