Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Menterwolde

Artikel 1

Begrippenlijst

2-A Diensten: Betreft diensten die onder de volledige werking van de richtlijn ‘Diensten’ vallen.

2-B Diensten: Diensten waarbij slechts een zeer beperkt gedeelte van de Europese richtlijn (2B) van toepassing is. Men dient alleen de voorschriften om de technische specificaties in de contractuele documenten op te nemen en de juiste technische voorschriften toe te passen, alsmede het publiceren van de aankondiging van de gegunde opdracht in het Publicatieblad van de EG

Aanbesteden: Het proces dat vooraf gaat aan het verstrekken van een opdracht aan een derde voor de uitvoering van werken of de levering van diensten of producten.

Aanbestedende dienst: Het openbaar lichaam de Gemeente Menterwolde

Aanbesteder: Degene (afdeling) die het opdragen van een opdracht voorbereidt.

Aankondigingen: Berichtgeving in het ‘Supplement op het Publicatieblad” van de Europese Gemeenschap’, berichtgeving in de krant

ARW: Het Aanbestedingsreglement Werken 2005 (ARW 2005) is de opvolger van de ARW 2004, dat op haar beurt de twee UAR’s (UAR-EG 1991 en UAR 2001) heeft vervangen. Het ARW 2005 is, net als het BAO, op 1 december 2005 in werking getreden. Het ARW 2005 behandelt de precontractuele fase. Het ARW 2005 is bedoeld voor het aanbesteden van werken en bestaat uit twee sporen: een Europees spoor (voor opdrachten die een geraamde waarde hebben boven het Europese drempelbedrag) en een openbaar spoor (voor opdrachten die een geraamde waarde hebben onder het Europese drempelbedrag). Daar de Europese richtlijn werken, leveringen en diensten via het BAO op 1 december 2005 in werking is getreden, is de voorganger van het ARW 2004, het UAR-EG 1991, niet meer actueel. Deze voorganger (UAR-EG 1991) wordt door veel gemeenten nog wel gehanteerd. Met de toepassing van het ARW 2005 voldoen gemeenten weer aan de voorschriften van het BAO en daarmee aan de voorschriften van de Europese richtlijn. Als tussenoplossing tot het nieuwe regime in 2007 is het ARW 2005 voor zowel Europese als nationale aanbestedingen (op onderdelen) een actueel reglement. Door te adviseren het ARW 2005 nationaal toe te passen wordt uniformiteit bevorderd en kan een einde komen aan de lappendeken van reglementen die nu bestaat (UAR-EG 1991, UAR 1986, UAR 2001, ARW 2004). De Minister van EZ heeft in een bestuurlijk overleg met de VNG toegezegd dat gemeenten tot de inwerkingtreding van de Aanbestedingswet niet meer geconfronteerd worden met nieuwe regelgeving. (Bron: VNG)

Bao: Het “Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten” (BAO) is een aanbestedingsrichtlijn die in 2004 is vastgesteld. In het besluit staan regels voor het verstrekken van opdrachten door de overheid (zoals Rijk, Provincies, Gemeenten). Het besluit Bao is op 1 december 2005 in werking getreden en vervangt het Besluit overheidsaanbestedingen.

Diensten: Een opdracht voor dienstverlening.

Drempelbedrag: Bedrag waarboven een bepaalde aanbestedingsprocedure is voorgeschreven. Economisch meest voordelige aanbieding: De aanbieding die de beste prijs/kwaliteit verhouding heeft (EMVI).

EU-richtlijnen: Voor het aanbesteden van werken, leveringen en diensten boven het Europese drempelbedrag dient richtlijn 2004/18/EG van 31 maart 2004 gebruikt te worden (de zgn. Algemene richtlijn).

Gunningscriteria: De inhoudelijke criteria voor de keuze van de laagste prijs/economische meest voordelige Inschrijving.

Leveringen: Een opdracht voor aankoop, leasing, huur of huurkoop van een product.

Minimumeisen: Zijn eisen met een uitsluitend karakter. Dat wil zeggen dat een marktpartij die hieraan niet voldoet uitgesloten wordt van verdere deelname aan een aanbestedingsprocedure.

Nationale en Europese aanbesteding: Hierbij kunnen de volgende aanbestedingsprocedures worden onderscheiden:a Openbare aanbesteding is een aanbesteding die algemeen bekend ge¬maakt wordt en waarbij een ieder een inschrijving kan doen;b Openbare aanbesteding met voorafgaande selectie is een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt, waarbij een ieder zich als gegadig¬de kan aanmelden. Uit deze gegadigden wordt op basis van vooraf be¬kend gemaakte criteria een selectie (van minimaal 5) gemaakt en de alsdan geselecteer¬den worden uitgenodigd een inschrijving te doen;

Onderhandse aanbesteding: Een onderhandse aanbesteding is een aanbesteding die niet algemeen wordt aangekondigd en waarbij door de opdrachtgever zelf een of meerdere partijen worden benaderd om een inschrijving te doen; de volgende onderhandse aanbestedingen zijn te onderscheiden:a Onderhandse aanbesteding is een aanbesteding waarbij een beperkt aantal van tenminste drie natuurlijke of rechtspersonen tot inschrijving worden uitgenodigd;b De onderhandse aanbesteding na selectie houdt in dat een beperkt aantal van tenminste drie natuurlijke of rechtspersonen in de gelegenheid wordt gesteld, deel te nemen aan een selectie, waarna één of meer van hen tot inschrijving kunnen worden uitgenodigd;c De enkelvoudige uitnodiging ook wel gunning uit de hand genoemd houdt in dat één natuurlijke of rechtspersoon wordt gevraagd een prijsaanbie¬ding te doen; veelal wordt dan met een zogenaamde ‘open begroting’ gewerkt, hetgeen betekent dat de opdrachtnemer inzage geeft in zijn begroting.d De offertemethode is een proces voor het aanbesteden van vooral leveringen dat neerkomt op een meervoudige onderhandse aanbesteding met drie partijen.

Quasi inhouse inbesteden: Het verstrekken aan een organisatie welke juridisch een eigen entiteit is maar die uitsluitend werk verricht voor een aanbestedende dienst en waar een aanbestedende dienst gezag op uitvoert.

Selectiecriteria: Criteria die aan gegadigden gesteld kunnen worden om voor een opdracht in aanmerking te komen. Deze bestaan uit: eisen aan de beroepsbekwaamheid, duurzaamheid van de onderneming, financieel-economische geschiktheideisen en technische geschiktheideisen.

Uniforme Administratieve Voorwaarden ’89 (UAV): Contractvorm welke bij werken altijd van toepassing wordt verklaard.

Uniforme Administratieve Voorwaarden Geïntegreerde Contracten (GC UAV): Contractvorm welke bij werken altijd van toepassing wordt verklaard bij complexe samenwerkingsvormen zoals turn key, construct en design, design en build.

Werk: Een werk is het product van bouw- dan wel infrastructurele werken in hun geheel dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen.

Inleiding

Bij zowel de rijksoverheid als de lagere overheden, waaronder gemeenten is professionalisering van de inkoop - en aanbestedingsfunctie een zeer actuele kwestie. De aandacht voor inkoop en aanbesteden groeit door de toenemende invloed van de Europese wet - en regelgeving, de verankering daarvan in de Nederlandse wetgeving (in 2012 nieuwe aanbestedingswet) en de extra controle op de naleving daarvan (rechtmatigheidtoets sinds 2004) door de accountant. Daarnaast wordt het steeds duidelijker dat het professioneel uitvoeren van inkoop- en aanbestedingsprocedures tot financiële voordelen en een beperking van de juridische risico’s voor de aanbestedende dienst kan leiden. Bovendien bewerkstelligen eenduidige procedures dat het inkoopproces transparant, objectief en non-discriminatoir verloopt.

Een adequaat beleid geeft aanbesteden een koppeling met een integere, doelmatige en zorgvuldige wijze van het besteden van publieke gelden. Deze notitie heeft derhalve als doel heldere uitgangspunten en randvoorwaarden te formuleren en vast te leggen voor de uitvoering van inkoop- en aanbestedingsprocedures. Het totale inkoopvolume van de gemeente Menterwolde bedraagt € 10,9 miljoen.De uitgangspunten en randvoorwaarden zijn integraal van toepassing voor de gehele organisatie. Doelstellingen zijn:a. doelmatige besteding van publieke gelden;b. openbaarheid van de procedure;c. integriteitbewaking (intern en extern);d. kostenbeheersing;e. rechtmatigheid van procedures.

Tevens wordt binnen de overheid steeds vaker nagedacht of activiteiten in eigen beheer gedaan moeten worden of dienen te worden uitbesteed. Indien de keuze wordt gemaakt voor uitbesteding van deze activiteiten verhoogt dat het beïnvloedbaar inkoopvolume, waardoor een helder inkoopbeleid steeds belangrijker wordt om de daardoor ontstane regierol tussen de organisatie en de leveranciers te kunnen vervullen. In verband met de aangescherpte Europese regelgeving en het ontstaan van een grotere bewustwording van de Nederlandse overheden over de noodzaak van professioneel inkopen is het van belang hiervoor richtlijnen vast te stellen.

1. Doelstelling van het inkoop- en aanbestedingsbeleid

De doelstelling van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid is:

“De lokale overheid als integere en doelmatige inkoper”

Integer, dat wil zeggen handelend volgens de wet en de algemene beginselen van behoorlijk bestuur (transparant, objectief en non-discriminatoir).

Doelmatig, in de zin van het efficiënt en effectief inzetten van gemeenschapsgeld (professioneel, met daarbij voor de gemeente Menterwolde werkbare procedures, die passen binnen de (inter)nationale regel- en wetgeving en het eigen beleid).

De gemeente Menterwolde gedraagt zich als een integer en doelmatig handelende inkoper.

2. Soorten aanbestedingenAlgemeenDe Europese Unie stelt de drempelbedragen vast, waarboven de Europese regels voor aanbesteden van toepassing zijn. Onder deze bedragen is het gemeentelijk beleid bepalend voor de soort aanbesteding die wordt gekozen. Afhankelijk van de omvang van de opdracht zijn er verschillende soorten aanbestedingen voorgeschreven. Onderstaand wordt het gemeentelijke beleid op dit punt beschreven.

Europese aanbestedingIndien de Europese richtlijnen van toepassing zijn vindt aanbesteding plaats via Europese procedures. De Europese richtlijnen reguleren meerdere aanbestedingsprocedures. De meest voorkomende procedures zijn: • de openbare procedure; • de niet openbare procedure; Bij het afsluiten van een meerjarencontract dient bij de waardebepaling te worden uitgegaan van een looptijd van 4 jaar, mits hiervan gefundeerd afgeweken kan worden.Opdrachten mogen niet worden gesplitst in kleinere opdrachten om het principe van Europees aanbesteden te ontduiken

Nationaal worden de volgende vormen van aanbesteden onderscheiden.Openbare aanbestedingsprocedures- De openbare aanbesteding Een aanbesteding die verplicht bekend wordt gemaakt op www.aanbestedingskalender.nl en waarbij een ieder kan inschrijven (dat wil zeggen een prijsaanbieding doen).

- De openbare aanbesteding met voorafgaande selectie Een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt op www.aanbestedingskalender.nl, waarbij een ieder zich als gegadigde kan melden en waarvoor - na selectie van de gegadig¬den - een of meer van hen (bij Europese procedure minimaal 5) tot inschrij¬ving kunnen worden uitgenodigd en een offerte mogen indienen.

Meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedures- De meervoudig onderhandse aanbesteding

Een aanbesteding waarvoor een beperkt aantal van tenminste drie natuurlijke dan wel rechtspersonen (door de aanbesteder aan te wijzen) tot inschrijving wordt uitgeno¬digd.

Enkelvoudige uitnodiging

Deze vorm van aanbesteding wordt ook wel ‘één op één benadering‘ of ‘gunning uit de hand’ genoemd. Dit is geen geregelde aanbestedingsvorm. Deze vorm wordt toegepast bij relatief kleine opdrachten, waar een aanbestedings¬proces naar verhouding te veel kosten met zich meebrengt. Hier wordt aan één onderneming gevraagd een offerte in te dienen.

De prijsvraagDeze vorm van marktbenadering is een procedure die tot doel heeft de aanbestedende dienst een plan of ontwerp te verschaffen dat na een oproep tot mededinging door een jury wordt geselecteerd, al dan niet met toekenning van prijzen.

Zie overzicht bijlage  

Enkelvoudig onderhands < 50.000 < 50..000 Geen NB. 1 Bedragen exclusief BTWNB. 2 De drempelbedragen waarboven Europees moet worden aanbesteed, worden om de twee jaar herzien door de Europese Commissie.Eerstvolgende herziening is 1 januari 2012.NB. 3 Opdrachten mogen niet worden gesplitst in kleinere opdrachten om het principe van Europees aanbesteden te ontduikenNB. 4 De hoogte van de drempelbedragen met uitzondering van de drempelbedragen voor Europees aanbesteden zijn door de aanbestedende instantie zelf te bepalen en vast te leggen.N.B. 5 Bij het afsluiten van een meerjarencontract dient bij de raming te worden uitgegaan van een looptijd van 4 jaar, mits hiervan gefundeerd afgeweken kan worden

Naast deze veel gebruikte procedures zijn in de Bao (Besluit aanbestedingsregels voor overheids-opdrachten) een aantal andere vormen opgenomen die echter in de praktijk nog nauwelijks worden toegepast. Al lijkt het soms verleidelijk één van onderstaande procedures toe te passen, in de praktijk komen ze nog nauwelijks voor en blijkt er voor het op de juiste manier toepassen van deze methodes gedegen ervaring nodig te zijn in de reeds eerder genoemde procedures. Voor de volledigheid worden de definities ervan onderstaand vermeld. Het betreft:

De concurrentiegerichte dialoog Dit is een procedure voor aanbesteders met grote specifieke opdrachten die in onderhandeling dan wel dialoog wil treden met marktpartijen. De concurrentiegerichte dialoog mag bij Europese aanbestedingen uitsluitend worden toegepast in geval van bijzondere complexe opdrachten (overweging 31 en artikel 29 lid 1 van de Richtlijn en artikel 4.2 ARW 2005). Dit betreft opdrachten ten aanzien waarvan de aanbesteder objectief gezien niet in staat is de technische middelen te bepalen waarmee aan zijn behoefte of doel kan worden tegemoet gekomen, dan wel ten aanzien waarvan de aanbesteder niet in staat is de juridische en/of financiële voorwaarden te specificeren (zie artikel 1 lid 11 sub c van de Richtlijn). Het gunningcriterium is dwingend voorgeschreven en is dat van de economisch meest voordelige inschrijving (4.17.1 ARW 2005)Deze procedure zal bij de gemeente Menterwolde niet of nauwelijks voorkomen.

Een dynamisch aankoopsysteemHet betreft een elektronisch proces voor het doen van gangbare aankopen, met algemeen op de markt beschikbare kenmerken, beperkt in de tijd en gedurende de gehele looptijd open voor een ondernemer die voldoet aan de selectiecriteria en die overeenkomstig de eisen van het beschrijvend document een indicatieve inschrijving heeft ingediend.Voor deze methode is naast de vereiste elektronica ook een behoorlijke hoog niveau van kennis en ervaring van Europees aanbesteden noodzakelijk. Vooralsnog ligt het niet in de lijn der verwachting dat deze procedure door de gemeente Menterwolde zal worden toegepast.

Een elektronische veilingDit is een zich herhalend elektronisch proces voor de presentatie van nieuwe, verlaagde prijzen of van nieuwe waarden voor bepaalde elementen van de inschrijvingen, dat plaatsvindt na de eerste volledige beoordelingen van de inschrijvingen en dat klasseringen op basis van elektronische verwerking mogelijk maakt.Het zou in de toekomst voor kunnen komen dat van deze methode (nadat reeds een volledige beoordeling op basis van één van de eerder in dit hoofdstuk genoemde procedures heeft plaatsgevonden) gebruik wordt gemaakt. Hiervoor is momenteel nog hulp nodig van externe dienstverleners.

Keuze aanbestedingsprocedureUit het EG-verdrag valt af te leiden dat aanbestedingen te allen tijde transparant, objectief en niet discriminatoir moeten plaatsvinden. Europees openbaar aanbesteden is daarom de procedure die het best past bij de geformuleerde eisen.

De Europees openbare aanbestedingsprocedure(al of niet met voorselectie) voldoet het meest aan de uitgangspunten van het EG-verdrag en zal door de gemeente Menterwolde boven de in deze nota genoemde drempelbedragen voor meervoudigonderhandse aanbesteding worden toegepast.

Daarboven geldt dat opdrachten, waarvan de geraamde waarde boven de in de Europese richtlijnen vermelde drempelbedragen vallen, altijd volgens de Europese aanbestedingsprocedures worden uitgevoerd. Dit is tevens in lijn met de geldende jurisprudentie.

Indien de Europese richtlijnen van toepassing zijn, zal de gemeente Menterwolde aanbestedingen via Europese procedures laten plaatsvinden

Uitgangspunt van het aanbestedingsbeleid van de gemeente Menterwolde boven de drempelbedragen van onderhands aanbesteden is:

“openbaar aanbesteden, tenzij ………”

Afwijking aanbestedingsregelsEr zijn redenen aan te voeren die een enkelvoudige aanbesteding noodzakelijk maken. (alleen beneden het drempelbedrag van de Europese aanbesteding!). De reden voor de afwijking kan gebaseerd zijn op verschillende aspecten, bijvoorbeeld als:• de kwaliteitsaspecten of het aantal elementen dat de kwaliteit bepaalt, talrijk en verweven zijn;• het uitvoeringsproces complex en kritisch is;• er sprake is van kritische verwevenheid met parallelle processen, zoals een gemeentelijke deel- • opdracht voor een onderdeel van een door particuliere bedrijven op te dragen project;• de opleverdatum zeer kritisch is en er schade optreedt bij overschrijding daarvan; hierbij wordt ervan uitgegaan dat de korte tijdsplanning niet ver¬wijtbaar aan de aanbesteder is; • maatschappelijke en culturele omgevingsfactoren erg belangrijk zijn;• het eenvoudige kleine en eenmalige projecten betreft;• er sprake is van ‘vervolgopdrachten’, bijvoorbeeld voor het leveren van onderdelen.• tevens kan van openbaar aanbesteden worden afgeweken wanneer de kosten hiervan niet in verhouding staan tot de mogelijke financiële opbrengsten. Afhankelijk van de hoogte van de raming van de opdracht, kan dit een reden zijn om, gemotiveerd en onder voorwaarden, van het principe van openbaar aanbesteden af te wijken.• vertrouwelijkheid: voorbeelden hiervan zijn zaken op het gebied van openbare orde en veiligheid.

Gunningcriteria

1. Laagste prijsBij hantering van dit criterium moet de aanbestedende dienst de opdracht gunnen aan de aanbieder die de laagste prijs offreert. Er mag in dit geval niet worden gelet op andere (sub)criteria. In de praktijk zal deze vorm niet vaak voorkomen omdat vrijwel altijd er meer overwegingen zijn dan alleen de laagste prijs.

2. Economisch meest voordelige inschrijving (EMVI)Dit gunningcriterium is een verzamelbegrip voor de gunning van een opdracht aan een inschrijver op grond van andere overwegingen dan alleen de laagste prijs. Meestal worden bij hantering van het criterium van de economisch meest voordeligste inschrijving, verschillende subcriteria gehanteerd. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een matrix waarin de waarde van de verschillende subcriteria in percentages aangegeven wordt.

De gehanteerde criteria moeten objectief meetbaar zijn. De gemeente moet de scores op de maatstaven kunnen verantwoorden. In het Bao wordt een niet-limitatieve, toelichtende opsomming gegeven van subcriteria, die gehanteerd kunnen worden, zoals kwaliteit, technische waarde, esthetische en functionele kenmerken, klantenservice, technische bijstand, datum en termijn van levering of uitvoering en prijs. Naast deze subcriteria kan de gemeente ook andere subcriteria hanteren, mits deze niet in strijd zijn met het EG-recht (bijvoorbeeld niet-discriminerend). Zo mag de gemeente niet eisen dat een bedrijf in de regio gevestigd is, maar bijvoorbeeld wel dat men in geval van een calamiteit binnen een half uur aanwezig kan zijn. Eerdere ervaringen met bedrijven kunnen als subcriterium worden meegewogen, maar eventuele problemen moeten dan wel objectief aantoonbaar zijn (bijvoorbeeld op basis van correspondentie met het betreffende bedrijf).

Bij de gunning van werken wordt ook gekeken naar de verrekenbare posten en de daarbij opgenomen verrekenprijs. Een aannemer kan in principe de laagste prijs indienen, maar het kan zijn dat de verrekeningsprijs dermate ongunstig is, dat hij in die zin niet de meest economische inschrijving heeft gedaan. Op grond van de ARW 2005 kan de gemeente dan met de aannemer overleggen over de inschrijving en, indien nodig, vragen deze te corrigeren. Vindt geen correctie plaats, dan kan de inschrijving door de gemeente worden afgewezen.

De gemeente moet alle subcriteria die zij bij een bepaalde aanbestedingsprocedure wil hanteren, ofwel in de aankondiging, ofwel in het bestek vermelden. Daarbij moet de lijst van subcriteria zo worden opgesteld dat de criteria worden vermeld in volgorde van afnemend belang, inclusief de bijbehorende wegingsfactoren. Wanneer het aantal subcriteria groot is, zal de opsomming in de aankondiging niet volledig kunnen zijn. Indien niet alle subcriteria kunnen worden vermeld in de aankondiging, moet daarin wel worden aangegeven wat de belangrijkste subcriteria zijn en dat er ook andere subcriteria worden gebruikt.

Bij het criterium ‘economische meest voordeligste inschrijving’ moet de gemeente van te voren de subcriteria aangeven, die objectief meetbaar moeten zijn, en ook de wegingsfactoren van de subcriteria.

Abnormaal lage inschrijvingenDe gemeente mag abnormaal lage inschrijvingen, waarvan de geoffreerde prijs, in verhouding tot de uit te voeren opdracht abnormaal laag lijkt, niet zonder meer afwijzen. Eerst moet de desbetreffende aanbieders schriftelijk om precisering van de samenstelling van de inschrijving worden gevraagd. De gemeente kan zelf bepalen welke preciseringen zij nodig acht. Aan de hand van de toegezonden toelichting, die binnen een redelijke termijn moeten worden verstrekt, onderzoekt zij vervolgens de samenstelling van de inschrijving. De in de richtlijn genoemde toelichtingen die een aanbestedende dienst in aanmerking kan nemen, bestaan uit motiveringen die betrekking hebben op de zuinigheid van het bouwprocédé, de gekozen technische oplossingen, de uitzonderlijk gunstige omstandigheden waarvan de inschrijver voor de uitvoering van de werken kan profiteren, of de originaliteit van diens ontwerp. Indien in de stukken is bepaald dat de opdracht aan de laagste inschrijver wordt gegund, is de gemeente bij een Europese aanbesteding verplicht om aan de Europese Commissie mee te delen welke te laag beoordeelde inschrijvingen zijn afgewezen.

VariantenVarianten zijn alternatieve voorstellen voor de aan te besteden opdracht. De gemeente mag, alleen als het gunningcriterium van de economisch voordeligste inschrijving wordt gehanteerd, besluiten om varianten toe te staan. Dit moet aan het begin van de aanbestedingsprocedure bekend gemaakt worden.Dan moet ook worden aangegeven welke minimumeisen worden gesteld aan de varianten. Varianten die niet aan de minimumeisen voldoen, mogen niet in de beoordeling worden meegenomen.

3. Ethische en ideële beleidsuitgangspunten

Duurzaam inkopenAls beleidsuitgangspunt streeft de gemeente Menterwolde ernaar om in 2015 alle inkopen 100% duurzaam in te kopen. De gemeente Menterwolde heeft in september 2007 de duurzaamheidverklaring van Agentschap.nl ondertekend, waarin zij zich verbindt aan de doelstelling om in 2010 50% van haar inkopen duurzaam te laten plaatsvinden. Overigens heeft de VNG de doelstelling later opgehoogd naar 75%, maar gemeente Menterwolde heeft zich niet expliciet verbonden aan deze hogere doelstelling.

Duurzaam inkopen is een vorm van maatschappelijk verantwoord ondernemersschap waarbij mens, milieu en munten in balans zijn. Bij de mens gaat het om sociaal-ethische zaken als mensenrechten, kinderarbeid, fraude, discriminatie et cetera. Bij milieu om de belasting van milieu en natuur en bij munten om de financiële aspecten.

Medewerkers die betrokken zijn bij inkoop dienen op de hoogte te zijn van de mogelijkheden om duurzaam in te kopen. Zij zijn verplicht deze mogelijkheden te gebruiken en de balans tussen mens, milieu en munten als volgt af te wegen:• bij aanvang van elk inkooptraject worden de mogelijkheden tot duurzaam inkopen verkend en zonodig achteraf verantwoord;• in de programma’s van eisen worden duurzaamheidaspecten zoveel mogelijk opgenomen;• duurzaamheid wordt expliciet meegenomen bij de beoordeling van leveranciers en inschrijvingen, door dit op te nemen in de selectie- en gunningcriteria;• duurzaamheidafspraken worden waar mogelijk expliciet opgenomen in het contract.• in het inkoopbeleid worden instrumenten aangedragen die hiervoor door verschillende instanties zijn ontwikkeld en worden er handvatten gegeven om de expertise van andere gemeentelijke diensten, maar ook de expertise van de markt te benutten.

Als voor een duurzaam product de totale kosten voor gebruik, onderhoud en restwaarde duurder zijn dan een niet duurzaam product dan is het de keuze van de gemeente om ze al dan niet te verwerven en budget te reserveren ten bate van de te bereiken milieuwinst.

ArboDe producten die worden aanbesteed dienen te voldoen aan de geldende Arbo normen. Tevens dienen machines en veiligheidsmiddelen voorzien te zijn van een CE-markering om te voldoen aan de Europese 'Machinerichtlijn'. Dienstverleners op het gebied van het uitvoeren van technische werkzaamheden dienen te beschikken over een VCA certificaat. De geldende arbo normen zullen als eis worden opgenomen in de bestekken.

Sociale aspecten- Maatschappelijke eisen aan leveranciers De gemeente Menterwolde stelt zich ten doel zaken te doen met integere aannemers en leveranciers. De gemeente Menterwolde heeft in de op 4 september 2007 vastgestelde nota “BIBOB in Menterwolde” aangegeven voorlopig nog geen gebruik te willen maken van de huidige mogelijkheden die de wet BIBOB biedt om leveranciers te screenen. De voorgenomen evaluatie van het beleid moet nog plaatsvinden

- Sociaal-maatschappelijke doelstellingDe gemeente Menterwolde wil vanuit haar sociaal-maatschappelijk beleid zo veel mogelijk mensen in de regio aan het werk hebben en houden. Daarom heeft ze zich ten doel gesteld om mensen met afstand tot de arbeidsmarkt te helpen om die afstand te verkleinen. Deze kan veroorzaakt worden door lichamelijke of geestelijke beperkingen, maar ook door culturele of etnische achtergronden. Door het opnemen hiervan wordt de sociaal-maatschappelijke doelstelling een vast onderwerp bij de specificaties en de selectie- en gunningcriteria.

“Contract compliance” is één van de instrumenten die hierbij vaak gebruikt worden. Contract compliance komt ook wel voor in de termen social return of 5%-regeling. Contract compliance komt neer op een (zekere mate van) verplichting voor een bedrijf om bij door de gemeente uitbesteed werk een deel van de arbeidskrachten uit het cliëntenbestand van de gemeente te nemen. Contract compliance kan worden gezien als één van de vormen om (op een andere manier) met werkgevers om te gaan. Meestal gaat het om aanbestedingen van een gemeente voor omvangrijke werken in bijvoorbeeld infrastructuur en grond-, weg- en waterbouw. Het principe kan echter op meer sectoren (bijvoorbeeld schoonmaak of groenvoorziening) toegepast worden.

Per aanbesteding zal bekeken worden of het zinnig dan wel mogelijk is om contract compliance toe te passen.

- Sociale werkvoorzieningHet SW-bedrijf Wedeka heeft binnen de gemeente Menterwolde een bijzondere positie. Wedeka is een openbaar lichaam ingevolge de Wet gemeenschappelijke regelingen, waaraan omliggende gemeenten deelnemen. Het SW-bedrijf is als zodanig geen onderdeel van de gemeentelijke organisatie doch vanwege de gemeentelijke wettelijke verplichtingen ingevolge de Wet sociale werkvoorziening hebben de gemeenten wel ten aanzien van dit schap een politieke/bestuurlijke en niet te vergeten morele verplichtingen voor wat betreft de instandhouding en het verschaffen van werk aan daarvoor in aanmerking komende mensen uit de gehele regio.

Daarom is de gemeente niet verplicht, doch rust op de deelnemende gemeenten wel een zekere politieke/bestuurlijke “verplichting” om zo mogelijk van de door dit schap aangeboden diensten gebruik te maken. De gemeenten kunnen ervoor kiezen om deelneming aan een aanbestedings-procedure voor te behouden aan de sociale werkvoorziening. Een voorwaarde hierbij is dat de meerderheid van de bij de uitvoering van de voorbehouden overheidsopdracht betrokken werknemers arbeidsgehandicapten zijn. (art. 19 van de Boa)

Echter wel dient het prijsniveau zoveel mogelijk marktconform te zijn. Via de uitvoering op gezette tijden van bench-marking op lopende overeenkomsten kan dit worden aangetoond. De Richtlijn geeft onder bepaalde voorwaarden meer mogelijkheden tot inzet van het SW-bedrijf zonder voorafgaande aanbesteding. Meer informatie over het inzetten van het SW-bedrijf is te vinden in bijlage 1.

Opdrachten aan het SW-bedrijf worden in principe quasi inhouse inbesteed, indien dit niet mogelijk is wordt de opdracht in concurrentie tussen SW-bedrijven aanbesteed.

4. Economische uitgangspunten

Kansen voor het Midden en Klein Bedrijf (MKB)Een veel gehoorde klacht van leveranciers is dat door het fenomeen Europees aanbesteden de relatief kleinere inschrijver geen kans meer maakt op opdrachten van de (lokale) overheid. In de praktijk is dit ook vaak het geval. Echter de regelgeving biedt de “aanbestedende dienst” de mogelijkheid om binnen de regels van het spel de aanbesteding op te delen in kleinere kavels of percelen, waarop door verschillende kleinere aanbieders afzonderlijk kan worden ingeschreven, mits de juiste procedures worden gevolgd.

De gemeente Menterwolde stelt zich ten doel, daar waar dat mogelijk is, het MKB kansen te bieden.

Regionale leveranciers en voorkeurleveranciersHet uitgangspunt van de algemene beginselen van goed bestuur laat geen ruimte voor een regionaal- of voorkeursbeleid. Afhankelijk van het soort opdracht kan, slechts na het uitdrukkelijk vastleggen van afwijkingsvoor¬stellen aan en goedkeuring ervan door het college, van de in het beleid vastgelegde aanbestedingsprocedure worden afgeweken. Er zijn methodes waarmee de lokale/regionale leveranciers grotere kansen op een opdracht krijgen.5. Toekomstige ontwikkelingen

Nationale wetgevingNaast de implementatie van de nieuwe Europese richtlijn is door Nederland een nieuwe aanbestedingswet opgesteld. Het wetsvoorstel is nu aan de Tweede Kamer gezonden. De Tweede Kamer zal eerst het wetsvoorstel behandelen, waarna het wetsvoorstel aan de Eerste Kamer zal worden gezonden. Het tijdstip van inwerkingtreding van de nieuwe Aanbestedingswet is afhankelijk van de duur van de parlementaire behandeling en staat niet met zekerheid vast. De verwachting is dat het wetsvoorstel in 2012 in werking zal treden. In deze wet worden procedures en regels inzake aanbestedingen onder de Europese drempelbedragen opgenomen. Deze nieuwe wet zal van invloed zijn op de decentrale overheden en zal tevens op het te hanteren aanbestedingsbeleid zijn weerslag hebben. Het wetsvoorstel zal o.a. betrekking hebben op het proportionaliteitsprincipe wat betreft omzet eisen en referenties.

6. InkoopvoorwaardenInkoopvoorwaardenDe inkoopvoorwaarden zijn als instrument erg geschikt om bij “aanbestedingen” uniformiteit te bewerkstelligen. Door de inkoopvoorwaarden van toepassing te verklaren hoeven deze voorwaarden niet apart contractueel geregeld te worden.Soms is het niet mogelijk of niet verstandig om de inkoopvoorwaarden te hanteren, bijvoorbeeld:- bij alle contracten en overeenkomsten waar de UAV ’89 of de UAV GC 2005 van toepassing is;- sommige zaken en/of diensten zijn niet te verkrijgen met het hanteren van de inkoopvoorwaarden, de leverancier doet uitsluitend zaken op zijn leveringsvoorwaarden;- er zijn veel aanvullingen en/of wijzigingen op de inkoopvoorwaarden.

Wanneer, om bovenstaande redenen, de inkoopvoorwaarden niet worden gehanteerd, dient te worden gewaarborgd dat de Gemeente Menterwolde geen overeenkomst aangaat waarbij een onnodig (juridisch of aansprakelijkheids-) risico wordt gelopen. De inkoopvoorwaarden zijn terug te vinden in bijlage 2.

Op alle inkopen en aanbestedingen van de gemeente Menterwolde zijn in principe de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Menterwolde van toepassing.

7. Evaluatie van het inkoop- en aanbestedingsbeleid

Deze nota beschrijft het aanbestedingsbeleid van de gemeente Menterwolde. Zoals in de diverse paragrafen is beschreven, zijn de procedures voor het uitvoeren van aanbestedingen aan veranderingen onderhevig. Zo zal de regelgeving regelmatig aangepast worden; dit heeft onverkort invloed op het onderhavige beleid. Verder zullen digitale mogelijkheden de praktijk van het inkopen wijzigen en daarmee de inhoud van deze nota beïnvloeden. Daarnaast heeft ook de veranderende economische situatie invloed op de keuze van openbare of onderhandse aanbestedingen. Ook zal, naar gelang diverse omgevingsfactoren veranderen, het inkoopbeleid bijgesteld moeten worden. Deze externe ontwikkelingen op het gebied van inkopen en aanbesteden recht¬vaardigen de conclusie dat evaluatie en eventuele heroverweging van het beleid binnen 5 jaar zinvol is. Het feit dat het inkoop- en aanbestedingsbeleid voor het eerst in het gemeentelijk apparaat zal worden geïmplementeerd maakt het wenselijk om na 2 jaar een tussentijds evaluatiemoment te plannen. Bijlage 1 Gunnen aan SW bedrijven

Sociale werkvoorzieningschappen worden vrijwel altijd opgericht ter uitvoering van de Wet sociale werkvoorziening (WSW). Deze wet heeft één belangrijke sociale doelstelling: het bieden van werk aan mensen die (nog) niet terecht kunnen op de gewone arbeidsmarkt. Personen die normaal gesproken geen werk kunnen vinden door een lichamelijke, psychische of verstandelijke handicap kunnen hierdoor een baan krijgen onder aangepaste omstandigheden. Er staan nu op basis van de huidige stand van zaken in het aanbestedingsrecht 3 mogelijkheden open om te gunnen aan een Sociaal werkvoorzieningschap:

2B diensten.Opdrachten die vaak worden uitbesteed aan Sociale werkvoorzieningsschappen vallen voornamelijk in de categorie “diensten”: schoonwerkzaamheden, leerlingenvervoer, reïntegratiediensten en plantsoendiensten. Het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) en de Europese aanbestedingsrichtlijn maken onderscheid tussen zogenaamde 2A- en 2B-diensten. Voor 2B-diensten geldt een zogenaamd ‘verlicht regime’. Dit houdt in dat bij het gunnen van de opdracht slechts de technische specificaties (vgl. RAW) zoals bedoeld in artikel 23 van het Bao hoeven te worden opgesteld en dat een aankondiging van de gunning, dus achteraf, wordt geplaatst in het Supplement op het Publicatieblad van de Europese Unie (http://ted.europa.eu).

De algemene beginselen van het aanbestedingsrecht, te weten: transparantie, objectiviteit en non-discriminatie blijven wel van toepassing. Bedacht moet dus iedere keer worden of bij het gunnen van een opdracht op grond van dit artikel, voldoende aandacht aan deze beginselen of het Europese mededingingsrecht wordt gegeven.

Artikel 19Op 2A diensten zijn de Europese aanbestedingsverplichtingen geheel van toepassing. Er dient dus vooraf gepubliceerd te worden. Voor sociale werkplaatsen is in artikel 19 van het BAO een uitzondering gemaakt. Een aanbesteding kan worden voorbehouden aan een sociale werkvoorziening indien de meerderheid van de bij de uitvoering van de opdracht betrokken werknemers personen met een arbeidshandicap zijn, die wegens de aard of de ernst van hun handicaps geen beroepsactiviteit in normale omstandigheden kunnen uitoefenen. Dit betekent niet dat er geen aanbestedingsplicht geldt. Het enige dat verandert is dat slechts sociale werkplaatsen zich op de aanbesteding in kunnen schrijven. Alle sociale werkvoorzieningen mogen op basis van gelijke behandeling op de aanbesteding inschrijven.

Artikel 26De derde mogelijkheid tot het bereiken van de sociale doelstellingen is gecreëerd in de vorm van de sociale gunningcriteria. Dit zijn speciale voorwaarden aan de uitvoering van de opdracht, die verband kunnen houden met sociale of milieuoverwegingen.Te denken valt hierbij aan re-integratie bevordering, bestrijding werkloosheid of bescherming van het milieu. Ze gaan door het leven onder de noemer “sociale gunningcriteria”.

Vrijstelling voor verlening van opdrachten door middel van exclusief recht: Het is mogelijk om opdrachten aan het SW-bedrijf te gunnen door middel van het exclusieve recht. Opdrachten moeten dan voldoen aan de volgende vijf voorwaarden:• Het SW-bedrijf moet zelf een aanbestedende dienst zijn;• De opdrachtgever moet de opdracht verstrekken door middel van een uitsluitend recht;• Het uitsluitend recht moet een wettelijke of bestuursrechtelijke grondslag hebben;• De verlening van het uitsluitend recht moet verenigbaar zijn met het EG-verdrag;• Het uitsluitend recht moet op uitdrukkelijke en doorzichtige wijze zijn verleend.Deze mogelijkheid bestaat inderdaad en is goed mogelijk. Een belangrijk aspect hierbij is dat aan alle vijf de voorwaarden wordt voldaan. Het is haalbaar om het SW-bedrijf verschillende opdrachten te gunnen door middel van het alleenrecht. Deze mogelijkheid houdt wel in dat er in principe voor elke aanbesteding een verordening gemaakt moet worden. Echter in de vijfde voorwaarde schuilt een risico. Dit risico heeft betrekking op de publicatieplicht bij het vestigen van het alleenrecht. Dit dient gepubliceerd te worden in een landelijk medium. Het risico schuilt hem in het feit dat op het moment dat een andere aanbestedende dienst aangeeft interesse te hebben in de opdracht er dan twee geïnteresseerde zijn voor dezelfde opdracht en er niet meer rechtstreeks aan het SW-bedrijf gegund mag worden. Dit probleem ontstaat omdat een verordening (welke noodzakelijk is voor het alleenrecht) van algemeen nut moet zijn. Het gunnen van opdrachten aan het (lokale) SW-bedrijf is niet van algemeen nut maar bijvoorbeeld het te werkstellen van mensen met een SW-status in de groenvoorziening wel. Dit probleem is vervolgens op te lossen door of (a) een aanbesteding te houden tussen beide geïnteresseerde SW-bedrijven of (b) door middel van bestuurlijk overleg.

1 op 1 gunnen aan het SW-bedrijf onder de Europese drempelbedragen: Zolang de nieuwe nationale inkoop- en aanbestedingswetgeving er niet is, kan een college van B&W dan wel het DB ontheffing geven door opdrachten tot de Europese drempelwaarden rechtstreeks aan het SW-bedrijf te gunnen. Hierbij moet dan wel worden opgemerkt dat het BAO dan wordt nageleefd volgens de letter van de wet en er voorbij gegaan wordt aan het feit dat de Europese commissie in 2006 een interpretatieve mededeling heeft gedaan. In deze interpretatieve mededeling is uitvoerig stil gestaan bij de werking van de richtlijn onder de drempelbedragen. Het standpunt van de commissie is dat de richtlijn dan wel degelijk van toepassing is, maar dit betreft een standpunt en is (nog) geen wetgeving.

Sociale gunningcriteria vormen een soort van ‘tool’ voor de aanbestedende diensten om ervoor te zorgen dat een leverancier bepaalde sociale doelstellingen van de aanbestedende dienst worden verwezenlijkt. Hierbij moet wel worden gelet op volgende zaken:- het gunningcriterium moet verband houden met opdracht (HvJEG Finse bussen / HvJEG Wienstrom );- het gunningcriterium moet te allen tijde non-discriminatoir & proportioneel zijn;- het gunningcriterium dient in de aankondiging te worden vermeld.

Tot slot willen wij er op wijzen dat bovenstaande alleen betrekking heeft op de werkzaamheden van het SW-bedrijf waar het merendeel gedaan wordt door mensen met een SW-status en dat altijd de marktconformiteit (zowel qua prijs en kwaliteit) getoetst moeten worden en dat er alleen gegund mag worden aan het SW-bedrijf als uit deze toetst blijkt dat het SW-bedrijf marktconform levert.