| Overheidsorganisatie | Nederlandse Antillen |
|---|---|
| Officiële naam regeling | BESCHIKKING van den 12den October 1945 no. 8027b, tot buitenwerkingstelling van de Instructie voor den Algemeen Registrator ter Gouvernements-Secretarie van Curaçao en het onder hem werkzaam gestelde personeel (P.B. 1938 no. 116) en tot vaststelling eener nieuwe Instructie |
| Citeertitel | Onbekend |
| Vastgesteld door | Gouverneur van de Nederlandse Antillen |
| Onderwerp | personeel en organisatie |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 26-10-1945 | Nieuwe regeling | 12-10-1945 P.B. 1945, no. 15 | onbekend |
1. De Algemeen Registrator is belast met de leiding van de archief verzorging ter Gouvernements-Secretarie en houdt toezicht op de archieven van de Diensten, de Gezaghebbers en de Districtmeesters.
2. Hij oefent zijn functie uit volgens de aanwijzingen van den Gouvernements-Secretaris.
1. Voor de uitoefening van het in het vorig artikel bedoelde toezicht stelt hij zich met machtiging van den Gouvernements-Secretaris ten minste eenmaal per jaar ter plaatse op de hoogte van den toestand der daar bedoelde archieven; ten aanzien van het archief van den Gezaghebber der Bovenwindsche Eilanden echter kan met een controle eens in de twee jaren worden volstaan.
2. Hij brengt den Gouvernements-Secretaris van zijn bevindingen schriftelijk rapport uit.
De Algemeen Registrator geeft voorlichting aan de verzorgers der in artikel 1 bedoelde archieven, wanneer deze zulks vragen.
1. Hij doet den Gouvernements-Secretaris de noodige voorstellen tot overleg met het Registratuurbureau van de Vereeniging van Nederlandsche Gemeenten, betreffende wenschelijk geachte wijzigingen en aanvullingen van het registratuurplan voor Curaçao en te treffen voorzieningen ten aanzien van de administratieve behandeling der stukken en van de dossiervorming.
2. Hij zorgt, dat het Registratuurbureau afschrift ontvangt van de rapporten, in artikel 2 bedoeld, en van andere stukken de archiefverzorging betreffende.
Ten aanzien van het voor 1939 geordende archief draagt het bij de archiefverzorging tewerkgestelde personeel zorg, dat de ordening gehandhaafd blijft, behoudens het geval, dat daaruit stukken in dossiers worden opgenomen.
1. Het personeel, in artikel 5 genoemd, wordt algeheele geheimhouding opgelegd omtrent den inhoud van stukken waarvan het bij de ordening van het archief kennis neemt.
2. De behandeling van geheime stukken geschiedt volgens aanwijzingen van den Gouvernements-Secretaris. Onverminderd diens beslissing beoordeelt de Algemeen Registrator, welke stukken als geheim dienen te worden aangeduid.
De Algemeen Registrator opent alle brieven, welke ter Gouvernements-Secretarie binnen komen, met uitzondering van die, welke ,,persoonlijk” zijn geadresseerd of waaromtrent op andere wijze blijkt, dat zij van persoonlijken aard zijn. Hij doet de stukken voorzien van een dagteekening van ontvangst, van de voorlopige klassificatie, zoomede van de noodige aanteekening betreffende de uitvoering, voor zoover deze hem bekend kan zijn, en ze daarna onmiddellijk inschrijven.
1. De in het vorig artikel bedoelde inschrijving geschiedt in chronologische volgorde; door middel van afdrukken worden van de inschrijving meer exemplaren vervaardigd ten behoeve van de administratie en de controle op de afdoening der stukken.
2. Van de geheime stukken verstrekt de Algemeen Registrator ten behoeve van de inschrijving een korte omschrijving waaruit de algemeene strekking blijkt.
De controle op de afdoening der stukken geschiedt volgens aanwijzingen van den Gouvernements-Secretaris.
De ter Gouvernements-Secretarie berustende stukken, waarvan afdoening niet direct kan plaats vinden, doet de Algemeen Registrator tijdelijk opbergen, met opgave van den datum, waarop zij ter verdere afdoening opnieuw in behandeling moeten worden genomen. Hij ziet toe, dat de stukken op de aangegeven data weder in behandeling worden gebracht.
Nadat de stukken zijn behandeld en daarop aanteekening is gesteld, dat zij in het archief kunnen worden gedeponeerd, worden zij in de archiefadministratie afgeboekt en vervolgens in de dossiers opgeborgen en daarin door middel van perforatie gehecht.
De controle op de afgifte van dossier geschiedt door middel van kaarten.
Op de controle-kaart wordt aantekening gehouden van iedere uitleening van het dossier. De kaart blijft op de plaats van het uitgeleende dossier; zij wordt in het dossier teruggelegd, wanneer dit zijn plaats in de kast weer inneemt.
1. Aanvragen om afgifte van dossiers of stukken door Diensten of door personen buiten de Gouvernements-Secretarie dienen schriftelijk te geschieden. Bij twijfel of een gevraagd dossier of stuk kan worden afgegeven, beslist de Gouvernements-Secretaris.
2. Geheime dossiers mogen alleen worden afgegeven met toestemming van den Gouvernements-Secretaris.
Onverminderd de aanwijzingen van den Gouvernements-Secretaris bepaalt de Algemeen Registrator, welke dossiers als ,,geheim” zullen worden aangeduid. Deze dossiers worden in een afzonderlijke kast opgeborgen, waarvan de sleutel wordt gedeponeerd op een plaats, die alleen voor den Gouvernements-Secretaris en den Algemeen Registrator toegankelijk is.