| Overheidsorganisatie | Nederlandse Antillen |
|---|---|
| Officiële naam regeling | LANDSBESLUIT, HOUDENDE ALGEMENE MAATREGELEN, van de 24ste april 2003 tot vaststelling van regels met betrekking tot het beoordelen van ambtenaren in dienst van de Nederlandse Antillen |
| Citeertitel | Landsbesluit beoordeling landsdienaren |
| Vastgesteld door | Gouverneur van de Nederlandse Antillen |
| Onderwerp | personeel en organisatie |
| Eigen onderwerp |
Geen
Landsverordening Materieel Ambtenarenrecht bij landsbesluit, houdende algemene maatregelen, artikel 15, vierde lid onderdeel a, en artikel 16, tweede lid
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 07-06-2003 | Nieuwe regeling | 24-04-2003 P.B. 2003, no. 54 | onbekend |
beoordeling: een op grond van dit landsbesluit vastgelegde waardering ten aanzien van het functioneren van de ambtenaar in een beoordelingsperiode;
beoordelingsautoriteit: de functionaris die de beoordeling vaststelt;
beoordelingsadviseur: de door de beoordelingsautoriteit aangewezen functionaris die binnen de dienst zorgdraagt voor de goede gang van zaken omtrent de personeelsbeoordeling;
functie: ieder samenhangend geheel van werkzaamheden en diensten dat door een ambtenaar wordt verricht;
gedragscriteria: aspecten van het arbeidsgedrag van belang voor het vormen van een oordeel over de functievervulling van de ambtenaar en toepasbaar op een veelheid van functies;
functiegezichtspunten: aspecten en afspraken met betrekking tot de functievervulling gebaseerd op de organisatiedoelstelling, functieomschrijving en de gestelde prioriteiten;
informant: de door de beoordelaars aangewezen functionaris, die inlichtingen van feitelijke aard over het functioneren van de te beoordelen ambtenaar kan verstrekken.
Onverminderd het bepaalde in het tweede tot en met vierde lid, geschiedt de beoordeling door een eerste en een tweede beoordelaar. De eerste beoordelaar is de directe chef van degene die wordt beoordeeld dan wel een andere door het betrokken diensthoofd aangewezen functionaris. De tweede beoordelaar is de directe chef van de eerste beoordelaar. Als beoordelingsautoriteit treedt op het betrokken diensthoofd.
Ten aanzien van het staflid dat direct valt onder het diensthoofd is de eerste beoordelaar het betrokken diensthoofd en treedt als tweede beoordelaar op degene die wordt aangewezen door het betrokken diensthoofd. Als beoordelingsautoriteit treedt op het betrokken diensthoofd.
De chef die direct valt onder het diensthoofd wordt beoordeeld door het betrokken diensthoofd. Als beoordelingsautoriteit treedt op de Raad van Ministers.
Ten aanzien van het diensthoofd is de eerste beoordelaar de staatssecretaris van het desbetreffende ministerie en is de minister van het desbetreffende ministerie de tweede beoordelaar. Is geen staatssecretaris benoemd, dan treedt de minister van het desbetreffende ministerie op als eerste beoordelaar en de minister ad interim van het desbetreffende ministerie als tweede beoordelaar. Als beoordelingsautoriteit treedt op de Raad van Ministers.
Een beoordeling vindt plaats in de gevallen, bedoeld in artikel 6 van het Bezoldigingslandsbesluit 1998 (P.B. 1997, no. 314).
Voorts vinden beoordelingen plaats in de volgende gevallen:
indien ten aanzien van een ambtenaar met een tijdelijk dienstverband een vaste aanstelling wordt overwogen;
indien de beoordelaars van oordeel zijn dat het functioneren van de ambtenaar daartoe aanleiding geeft;
indien de beoordelingsautoriteit daartoe opdracht geeft;
indien de ambtenaar dit verzoekt.
Een beoordelingsperiode beslaat een tijdvak van tenminste 6 maanden en ten hoogste 12 maanden.
Een beoordelingsperiode kan niet een periode of een deel van een periode omvatten waarover reeds een beoordeling is vastgesteld.
Een beoordeling wordt opgemaakt op grond van de functiegezichtspunten en gedragscriteria.
Het opmaken van de beoordeling geschiedt met inachtneming van de voor betrokkene geldende functiebeschrijving dan wel, bij afwezigheid daarvan, de door of vanwege de beoordelingsautoriteit opgedragen werkzaamheden/taken en de daaraan verbonden functie-eisen. Eisen waarvan de ambtenaar buiten zijn schuld geen kennis droeg, blijven daarbij buiten beschouwing.
Indien de feitelijk verrichte werkzaamheden afwijken van die welke in het tweede lid zijn bedoeld, worden die vermeld op het beoordelingsformulier.
Een beoordeling wordt door de eerste beoordelaar in overleg met de tweede beoordelaar opgemaakt op het beoordelingsformulier zoals dat met de daarbij behorende instructie is gevoegd als bijlage bij dit landsbesluit. Indien tussen de beoordelaars eventueel over één of meer punten geen overeenstemming kan worden bereikt, maakt de eerste beoordelaar daarvan aantekening op het beoordelingsformulier.
De beoordelaars maken vervolgens op het in het eerste lid bedoelde formulier een beoordelingsadvies op waarna het formulier door de beoordelaars wordt ondertekend.
In de gevallen dat een beoordelingsautoriteit als beoordelaar optreedt, zijn het eerste en tweede lid van overeenkomstige toepassing.
De eerste beoordelaar kan, al dan niet op verzoek van de te beoordelen ambtenaar, bepalen dat één of meer functionarissen die direct zicht hebben op het functioneren van de te beoordelen ambtenaar als informant optreden ten behoeve van de beoordelaars.
De beoordeling en het beoordelingsadvies, bedoeld in artikel 5, tweede en derde lid, worden zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 5 werkdagen, nadat die is opgemaakt ter kennis van de beoordelingsautoriteit gebracht.
De beoordelingsautoriteit gaat na of hij zich op grond van eigen wetenschap met de beoordeling kan verenigen. De beoordelingsautoriteit kan op grond van gegronde argumenten wijzigingen in de beoordeling aanbrengen na overleg met de beoordelaars.
De beoordelingsautoriteit beslist na overleg met de beoordelaars over de punten, waarop deze geen overeenstemming hebben bereikt.
De beoordelingsautoriteit parafeert binnen 5 werkdagen na ontvangst de beoordeling voor een principeakkoord en geeft de beoordeling terug aan de eerste beoordelaar.
Zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 15 werkdagen na het opmaken van de beoordeling, wordt deze door de eerste beoordelaar besproken met de beoordeelde ambtenaar, waarbij hem de gelegenheid wordt geboden zijn mening daarover kenbaar te maken. De beoordeelde ambtenaar ontvangt daartoe uiterlijk 5 werkdagen voor het gesprek een afschrift van de over hem opgemaakte beoordeling.
De beoordelingsadviseur kan bij het gesprek aanwezig zijn indien de eerste beoordelaar dit wenselijk acht of de beoordeelde ambtenaar daarom verzoekt.
Na dat gesprek wordt een samenvatting van het beoordelingsgesprek gemaakt door de eerste beoordelaar. Hij geeft daarbij aan welke eventuele wijzigingen hij naar aanleiding van het gesprek voorstelt aan de beoordelingsautoriteit.
Indien de beoordelingsadviseur ook aanwezig was bij het gesprek maakt hij een rapport inhoudende zijn bevindingen op. Hij doet dit rapport toekomen aan de beoordelingsautoriteit.
De ambtenaar kan binnen 5 werkdagen na het beoordelingsgesprek schriftelijk bezwaar tegen de beoordeling indienen bij de beoordelingsautoriteit.
De ambtenaar wordt in de gelegenheid gesteld het bezwaar binnen 5 werkdagen na de indiening ervan mondeling bij de beoordelingsautoriteit toe te lichten. Deze kan bepalen dat andere personen bij dit gesprek aanwezig zijn.
De beoordelingsautoriteit stelt de beoordeling vervolgens vast en deelt de ambtenaar binnen 5 werkdagen, na te zijn gehoord, schriftelijk mee of en zo ja welke wijzigingen zij in de beoordeling heeft aangebracht. Daarbij vermeldt zij in voorkomend geval de redenen waarom niet of niet volledig aan de bezwaren is tegemoet gekomen.
De ambtenaar tekent vervolgens de vastgestelde beoordeling voor gezien en ontvangt vervolgens een afschrift van de beoordeling dat door hem voor ontvangst wordt getekend.
In de gevallen waarin een beoordelingsautoriteit als beoordelaar optreedt, zijn het eerste tot en met vierde lid van overeenkomstige toepassing.
Indien de ambtenaar geen bezwaar heeft ingediend binnen de in artikel 8, eerste lid, bedoelde termijn, stelt de beoordelingsautoriteit de beoordeling vast.
De beoordeelde ambtenaar tekent vervolgens de vastgestelde beoordeling voor gezien en ontvangt vervolgens een afschrift van de beoordeling dat door hem voor ontvangst wordt getekend.
De beoordeelde ambtenaar kan binnen een maand, nadat hij van de beslissing inzake de vaststelling van een beoordeling in kennis is gesteld of, nadat hij geacht kan worden op een andere wijze daarmee bekend te zijn geworden, schriftelijk in beroep gaan bij de Gouverneur.
De indiening van een beroepschrift schort de uitvoering van de beslissing waartegen beroep wordt gemaakt niet op.
Tenzij het beroep, bedoeld in artikel 10, kennelijk niet-ontvankelijk of ongegrond is, wordt de ambtenaar binnen 10 werkdagen na de ontvangst van het beroepschrift in de gelegenheid gesteld over zijn bezwaren te worden gehoord door een door de Gouverneur benoemde commissie. De ambtenaar kan tijdens de zitting waarin hij wordt gehoord gebruik maken van de diensten van een raadsman.
Voor alle leden van de commissie geldt, dat zij niet direct bij de totstandkoming van de beslissing of weigering waartegen het bezwaar dient betrokken zijn geweest.
De commissie bestaat uit twee door de Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken, belast met personeelszaken, voorgedragen personen en voorts uit een vertegenwoordiger, voorgedragen door de tot de Centrale Commissie voor Georganiseerd Overleg in Ambtenarenzaken toegelaten ambtenarenorganisaties.
De voorzitter wordt door de Gouverneur aangewezen uit de leden van de commissie.
De commissie wordt bijgestaan door een beoordelingsadviseur en een secretaris aangewezen door de Gouverneur.
De commissie brengt binnen 10 werkdagen na het horen van de ambtenaar advies uit aan de Gouverneur.
De Gouverneur deelt binnen 10 werkdagen na ontvangst van het advies van de commissie aan de ambtenaar zijn beslissing op het door deze ingediende beroep mede.De Gouverneur licht de ambtenaar daarbij schriftelijk in welke wijzigingen hij in de beoordeling heeft aangebracht. Daarbij vermeldt hij in voorkomend geval de redenen waarom hij niet of niet volledig aan de bezwaren is tegemoet gekomen.
Indien met deze beslissing niet of niet geheel aan het beroep van de ambtenaar wordt tegemoet gekomen, wordt hem in de mededeling, bedoeld in het zesde lid, tevens kenbaar gemaakt dat de beslissing op het beroep een beschikking is als bedoeld in artikel 3, eerste lid, van de Regeling Ambtenarenrechtspraak 1951 (PB 1951, no. 134), en de termijn waarbinnen hij tegen deze beschikking bezwaar kan aantekenen bij het gerecht in ambtenarenzaken.
Dit landsbesluit kan worden aangehaald als Landsbesluit beoordeling landsdienaren.
Dit landsbesluit treedt in werking met ingang van de dag na die der uitgifte van het Publicatieblad, waarin de afkondiging is geschied.
behorende bij het landsbesluit, houdende algemene maatregelen, van de 24ste april 2003 tot vaststelling van regels met betrekking tot het beoordelen van ambtenaren in dienst van de Nederlandse Antillen.
§1. Algemeen
Dit landsbesluit, houdende algemene maatregelen, heeft tot strekking uitvoering te geven aan het bepaalde in artikel 15, vierde lid onderdeel a, en artikel 16, tweede lid, van de Landsverordening Materieel Ambtenarenrecht (LMA, P.B. 1964, no. 159).
De in het landsbesluit opgenomen voorschriften geven een algemeen kader aan voor het opmaken en vaststellen van beoordelingen van ambtenaren door het management.
Alhoewel er in de LMA altijd al sprake was van het beoordelen van ambtenaren is het met de wijziging van de LMA bij P.B. 1997, no. 310 vanaf 1998 formeel mogelijk om functioneringsgesprekken en een beoordelingssysteem te introduceren. Het nieuwe beoordelingssysteem kan gezien worden als een vernieuwing in het overheidsapparaat en is bedoeld voor alle ministeries.
Met de introductie van een nieuw beoordelingssysteem, gekoppeld aan de met het Bezoldiginglandsbesluit 1998 (P.B. 1997, no. 314) ingevoerde nieuwe bezoldigingsstructuur, zullen verhogingen van bezoldigingen niet meer automatisch plaatsvinden en kunnen dus achterwege blijven wanneer er geen reden is voor verhoging. Diegenen in de ambtelijke organisatie die een voor de overheid en daarmee de gemeenschap bijzonder waardeerbare prestatie leveren zullen jaarlijks direct bekend zijn en zullen mogelijk hun werkzaamheden dienovereenkomstig ho-ger beloond zien dan voorheen. Zo is althans het uitgangspunt van de nieuwe regelgeving.
Tot 1997 was in de LMA bepaald dat de bezoldiging van de ambtenaar periodiek verhoogd werd naar gelang van de voor de berekening van de bezoldiging geldende diensttijd en rang. Met het functioneren van een ambtenaar werd aldus geen relatie gelegd. Weliswaar was eveneens een bepaling opgenomen dat periodieke verhogingen konden worden onthouden op grond van onvoldoende bekwaamheid, geschiktheid of ijver; doch nog afgezien van het feit dat daardoor alleen een negatieve relatie werd gelegd, is in de praktijk gebleken dat de leiding van een departement of dienst zich zelden een duidelijk oordeel vormde over het functioneren van de onder haar gestelde ambtenaren en nog minder van de consequenties die dit behoort te hebben voor zijn beloning. Een verhoging van de bezoldiging werd eigenlijk als vanzelfsprekend verleend. Voorts werd door leidinggevenden het geven van een oordeel over medewerkers als lastig ervaren, zeker als dat oordeel negatief moest uitvallen. Een van de belangrijkste redenen om in 1998 een nieuwe bezoldigingsstructuur, met daaraan gekoppeld een systeem voor het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken, in het leven te roepen is gelegen in de wens van de Regering om het interne en externe functioneren van de overheidsorganisatie te verbeteren. De overheid dient over een flexibele, productieve en effectieve organisatie te beschikken, waarbij de kwaliteit van diensten en producten voorop staat. Een van de essentiële elementen die een rol dienen te spelen in de bedrijfsvoering die op deze doelstelling is gericht, is het personeelsbeleid.
De regering streeft naar een effectief en efficiënt overheidsapparaat. De realisering van dit doel is afhankelijk van een modern integraal personeelsbeleid dat erop is gericht dat personeelsleden op positieve wijze worden gestimuleerd in de uitoefening van hun werkzaamheden en in de ontwikkeling van hun goede kwaliteiten. De invoering van een aantal beheersinstrumenten zoals het beleid inzake werving en selectie, functiewaardering, functioneringsgesprekken en beoordeling, loopbaanplanning, strategisch opleidingsbeleid en mobiliteitsbevordering dragen bij aan de realisering van deze doelstelling.
Door middel van een beoordelingssysteem is het mogelijk om enige randvoorwaarden te realiseren om die doelstelling te bereiken, zoals loon naar prestatie en de juiste mens op de juiste plaats.
Het doel van personeelsbeoordeling is te bereiken dat het management bij de overheid beheersbeslissingen inzake de rechtspositie van haar personeel kan nemen, op basis van een geobjectiveerd en rechtvaardig oordeel.
Hoewel grote nadruk wordt gelegd op de ontwikkeling van de goede kwaliteiten van de personeelsleden, kan niet worden voorbijgegaan aan het feit dat de voorgestelde beheersinstrumenten tevens leiden tot een betere dossiervorming die ertoe leidt dat eventueel te treffen maatregelen op een goede wijze kunnen worden onderbouwd, hetgeen zowel voor de betrokken ambtenaar als met het oog op de haalbaarheid van een eventueel beroep op de ambtenarenrechter van belang is.
Middels beoordeling wil de overheid dus bereiken dat:
de overheid over een flexibele, efficiënte, effectieve en productieve organisatie gaat beschikken;
flexibiliteit van de arbeidsverhoudingen wordt bevorderd;
beheersbeslissingen op basis van een geobjectiveerd oordeel genomen kunnen worden.
De realisering van al deze doeleinden moet leiden tot kwaliteitsverbetering van het overheidsapparaat met personeel dat multi-inzetbaar is.
De regering is voornemens naast de wettelijke invoering van een beoordelingssysteem, de leidinggevenden de nodige trainingen te geven om onderricht te geven hoe met het beoordelingsinstrument om te gaan. Het voeren van beoordelingsgesprekken vormt een essentieel onderdeel van de training. Ook het overige personeel zal de nodige voorlichting krijgen.
De Centrale Commissie voor Georganiseerd Overleg in Ambtenarenzaken heeft over het ontwerp advies uitgebracht (advies van 29 juni 2001, G.O.A. no. 055/2001).
Advies Raad van Advies
Het is de Raad niet duidelijk waarom met het ontwerp-landsbesluit wordt gekozen voor één as-pect van het personeelsbeleid, het beoordelingssysteem, terwijl in de nota van toelichting wordt aangegeven dat het de regering gaat om een modern integral personeelsbeleid, waaronder diverse beheersinstrumenten vallen.
De regering is het met de Raad eens dat hier geen sprake mag zijn van een geïsoleerde maatregel. In dit verband kan gewezen worden op het feit dat reeds vanaf 1 januari 1999 bij ministeriële beschikking m.a.w (P.B. 1999, no.75) het functioneringsgesprek binnen de diensten is ingevoerd. De introductie van dit systeem is gepaard gegaan met de nodige trainingen voor leidinggevenden en informatierondes voor het personeel. Daarnaast is begonnen met de introductie van het nieuwe functiewaarderingssysteem Fuwant. Ook is inmiddels een concept strategisch beleidsplan opgesteld.
Naar aanleiding van een opmerking van de Raad is de taakomschrijving van de beoordelingsadviseur in artikel 1, onder c, aangepast en in de nota van toelichting uitgebreider beschreven.
De Raad vraagt zich verder af waarom niet gekozen is voor een systeem waarbij pas na de beoordeling en het beoordelingsgesprek een beoordelingsadvies aan de beoordelingsautoriteit wordt uitgebracht. In dit verband kan worden opgemerkt dat het van belang wordt geacht dat, alvorens een beoordelingsgesprek plaatsvindt, de eerste en tweede beoordelaar alsmede de beoordelingsautoriteit met elkaar contact hebben om te zien of men op één lijn zit. Dit voorkomt mogelijke problemen achteraf. Eén en ander neemt uiteraard niet weg dat tijdens het beoordelingsgesprek door de te beoordelen ambtenaar nieuwe aspecten naar voren kunnen worden gebracht die ertoe kunnen leiden dat het beoordelingsadvies alsnog wordt aangepast.
Wat betreft de vraag van de Raad of in artikel 11 geen eisen moeten worden gesteld ten aanzien van de kwalificaties van de leden van de in te stellen commissie, merkt de regering op dat het niet gebruikelijk is dat eisen worden gesteld aan personen die worden voorgedragen door de Centrale Commissie voor Georganiseerd Overleg. Wat betreft de door de Staatssecretaris voor te dragen personen wordt opgemerkt dat nadere specifieke eisen niet nodig worden geacht aangezien van de Staatssecretaris mag worden verwacht dat deze alles in het werk zal stellen om terzake kundige personen te benoemen.
De Raad vraagt zich voorts, naar aanleiding van het algemeen deel van de nota van toelichting, af of het houden van de nodige trainingen voor leidinggevenden om met het beoordelingsinstrument om te gaan, niet gelijktijdig met de vaststelling van het onderhavige besluit moet plaatsvinden. De regering onderschrijft deze visie en is voornemens deze trainingen direct na vaststelling van dit besluit ter hand te nemen.
Wat betreft de vraag van de Raad naar de nodige waarborgen voor de privacy van de beoordeelde ambtenaar kan worden verwezen naar de toelichting bij artikel 3, waar is aangegeven dat bin-nen de dienst een kopie van het beoordelingsformulier in een gesloten enveloppe in het persoonsdossier wordt opgeborgen. De originele beoordelingsformulieren zullen in gesloten enveloppe worden opgestuurd naar de Directie Personeel en Organisatie & ICT.
De door de Raad voorgestelde tekstuele wijzigingen in het ontwerpbesluit en de nota van toelichting zijn overgenomen.
§2. Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1
In dit artikel zijn de definities opgenomen van de in het voorliggende landsbesluit gebezigde termen.
Ter nadere toelichting van de definities dient het volgende.
Beoordelingsadviseur: De taak van de beoordelingsadviseur is om de leiding en het personeel bij te staan in het beoordelingsproces. Hij dient erop toe te zien dat de beoordeling procedureel op de juiste wijze tot stand komt. De adviseur heeft een begeleidende rol. Hij is werkzaam binnen de dienst en is bij voorkeur een p&o-functionaris. De adviseur of de afdeling Personeelszaken van de dienst is verantwoordelijk voor de administratieve verwerking. Het één en ander neemt niet weg dat uiteindelijk het hoofd van dienst de eindverantwoordelijkheid heeft, dat de vastgestelde procedure wordt gevolgd en dat binnen de dienst een kopie van het beoordelingsformulier in het persoonsdossier wordt opgelegd.
Informant: bij het werken met een andere dan de direct leidinggevende, bijvoorbeeld bij het werken in projectgroepen of bij het werken met een coördinator kan op grond van artikel 5, vierde lid, een door de eerste beoordelaar aangewezen informant worden ingeschakeld. De eerste beoordelaar bepaalt wie vanuit werk/functionele kontakten kan bijdragen tot het leveren van relevante informatie.
De informant verstrekt informatie van feitelijke aard en is niet verantwoordelijk voor de inhoud van de beoordeling.
Overeenkomstig het advies van de Raad zijn enkele tekstuele verduidelijkingen aangebracht.
Artikel 2
Het opmaken van een beoordeling door meer dan een beoordelaar zal veelal de zorgvuldigheid, volledigheid en objectiviteit in de oordeelsvorming bevorderen. Met het oog hierop fungeren in de regel meer dan één persoon als beoordelaar.
De eerste beoordelaar is steeds de direct hogere persoon ten opzichte van de te beoordelen ambtenaar. De tweede beoordelaar moet inzicht hebben gehad in het functioneren van de te beoordelen ambtenaar en dient een mening te kunnen vormen met betrekking tot het functioneren van de ambtenaar.
Het zal van de organisatievorm van de diensten en onderdelen afhangen, wie naast de directe chef van de betrokken ambtenaar het meest voor aanwijzing als tweede beoordelaar in aanmerking komt. Dit kan de naasthogere chef zijn, maar in projectstructuren kan het wenselijk zijn daarvoor anderen in te schakelen.
Artikel 3
De hoofdregel is dat beoordelingen plaatsvinden in de gevallen die worden genoemd in artikel 6 van het Bezoldigingslandsbesluit 1998 (P.B. 1997 no. 314). Op grond van dat landsbesluit vindt een beoordeling plaats terzake van het eerste jaar van indiensttreding of de overgang naar een andere functie en vervolgens ten minste aan het einde van elk jaar.
Daarnaast worden in het tweede lid een viertal omstandigheden genoemd waarin eveneens een beoordeling moet plaatsvinden.
In het derde lid van dit artikel wordt aangegeven dat een beoordelingsperiode een tijdvak van minimaal 6 maanden dient te omvatten en zich maximaal over een periode van 1 jaar kan uitstrekken.
Dit op grond van de ervaring dat voor een voldoende afgewogen en reëel oordeel de beoordelingsperiode niet te kort mag zijn, omdat dan een onvolledig beeld van de functievervulling kan ontstaan waarin incidenten een te grote rol kunnen spelen. Anderzijds kan de beoordelingsperiode ook niet te lang zijn, omdat dan een vertekening van de beeldvorming kan optreden.
Een ambtenaar kan niet tweemaal over een zelfde periode worden beoordeeld. Dit beginsel is neergelegd in het vierde lid.
Wellicht ten overvloede dient te worden vermeld, dat mocht een ambtenaar niet positief zijn beoordeeld, een daarna volgend positief beoordelingsresultaat niet met terugwerkende kracht kan ingaan.
Alle beoordelingsperiodes worden dus jaarlijks afgesloten.
In verband met het feit dat de verhoging met een trede voor een ieder is gesteld op 1 januari, is het van belang dat de beoordelingsgesprekken jaarlijks uiterlijk in de maanden september en oktober plaatsvinden.
In ieder geval dienen alle beoordelingsresultaten te zijn afgerond voor 1 november van het beoordelingsjaar en dienen beloningsvoorstellen in tweevoud direct te worden gezonden naar de Directie Personeel en Organisatie & ICT dat binnen 15 werkdagen het originele exemplaar, voorzien van een accordering door het bevoegd gezag, doorstuurt naar de Directie Financiën, die zorg draagt voor de verwerking van de salarismutaties.
Een beloningsvoorstel omvat:
een lijst van de ambtenaren die op grond van hun beoordeling in aanmerking komen voor een salaristrede en de bijbehorende concept-landsbesluiten;
een lijst van ambtenaren die niet in aanmerking komen voor een salaristrede, en
een lijst van ambtenaren, die in aanmerking komen voor een bevordering, met de bijbehorende concept-landsbesluiten.
Samen met de beoordelingsresultaten dient het hoofd van dienst het originele beoordelingsformulier op te sturen.
Op de lijst van ambtenaren die in aanmerking komen voor een bevordering dient te worden vermeld:
naam en identiteitsnummer;
dienst;
functie en functieniveau;
opleiding;
beoordelingsresultaat;
huidige schaal, bezoldiging en trede;
nieuwe schaal, bezoldiging en trede, en
datum ingang nieuwe bezoldiging.
Bijzondere gevallen dienen separaat te worden ingediend. Waar nodig kan de Directie Personeel en Organisatie & ICT om advies worden gevraagd.
Binnen de dienst wordt een kopie van het beoordelingsformulier in een gesloten enveloppe in het persoonsdossier opgeborgen.
De originele beoordelingsformulieren zullen in gesloten enveloppe worden opgestuurd naar de Directie Personeel en Organisatie & ICT.
Deze directie draagt zorg voor het opbergen van de originele beoordelingsformulieren in de persoonsdossiers.
De chefs houden dus geen exemplaar of kopie van het beoordelingsformulier.
Het is duidelijk dat niet iedereen inzage behoort te hebben in het beoordelingsformulier van een willekeurige medewerker.
De beoordelingsautoriteit kan inzage geven aan die personen voor wie de inzage nodig is voor het vervullen van de aan hen opgedragen taken.
Artikel 4
Als gedragscriteria die voortvloeien uit de omschrijving van dit begrip in artikel 1 onderdeel e. zullen met name worden gehanteerd: attitude, communicatie, zelfstandigheid, planning, kennis en leidinggeven. Deze criteria hebben voor de praktische toepassing een nagenoeg universele waarde, dat wil zeggen: zij zijn toepasbaar op alle functies in een grote verscheidenheid van organisatiestructuren.
Vervolgens wordt nog de eenduidige betekenis per functiegezichtspunt genoemd, die ertoe bijdraagt, dat oordeelsvorming over een zelfde aspect van het arbeidsgedrag niet bij diverse gezichtspunten aan de orde komt. Dit zou veelal onterecht zijn.
De werkzaamheden die door de ambtenaar worden verricht, vloeien voort uit een door of vanwege het bevoegd gezag voorgeschreven functiebeschrijving, opdracht of feitelijke werkzaamheden. Dit wordt beschouwd als de “organieke functie”. De inhoud van een functie wordt echter over het algemeen in enigerlei mate, behalve door invloeden en omstandigheden van buiten, mede bepaald door de functievervuller zelf. Het begrip functiegezichtspunten is in artikel 1, onderdeel f, omschreven als: aspecten en afspraken met betrekking tot de functievervulling gebaseerd op de organsiatiedoelstelling, functieomschrijving en de gestelde prioriteiten.
Aan de hand van de functieomschrijving of opgedragen taken worden afspraken met de functionaris gemaakt over de te bereiken doelen c.q. productie en over de kwaliteit daarvan.
Indien de feitelijk verrichte werkzaamheden afwijken van die welke in het tweede lid zijn bedoeld, worden die op de beoordelingslijst vermeld.
Bij het opmaken van een personeelsbeoordeling vindt oordeelsvorming plaats over hetgeen door betrokkene aan feitelijk arbeidsgedrag is getoond. Wel dient voor alle duidelijkheid altijd te worden aangegeven in welke opzichten de feitelijke situatie afwijkt van de organieke, onder vermelding van omstandigheden en redenen die ertoe hebben geleid.
De combinatie van deze gegevens met de in de lijst vermelde oordelen geeft dan een duidelijk beeld van de werkelijke situatie. Behalve dat voor de oordeelsvorming betreffende de werkresultaten en de wijze waarop deze bereikt zijn, de functie-inhoud een onmisbaar gegeven is, vervullen ook de aan de functievervulling te stellen eisen hierbij een belangrijke rol. Als voorwaarde om de functie-eisen bij het opmaken van de beoordeling ook als meetlat te kunnen gebruiken geldt dat de ambtenaar op de hoogte moet zijn van de aan de functievervulling te stellen eisen, zoals kennis van regels en voorschriften, voorgeschreven procedures en handelingen. Eisen waarvan de ambtenaar buiten zijn schuld geen kennis heeft, zullen bij het opmaken van de beoordeling dan ook buiten beschouwing moeten blijven.
Artikel 5
Voor het waarborgen van de objectiviteit wordt een beoordeling in de regel altijd door meer dan één persoon opgemaakt.
Een beoordeling wordt door de eerste beoordelaar in samenwerking met de tweede beoordelaar opgemaakt en wordt door beiden ondertekend.
De beoordelaars maken een beoordeling op, met gebruikmaking van het beoordelingsformulier en de instructie zoals opgenomen bij deze regeling.
Voor alle diensten wordt voor het opmaken van een beoordeling hetzelfde formulier gebruikt.
De beoordelaars vermelden daarin alleen hetgeen zij stellig weten of waaromtrent zij zich een stellige mening hebben gevormd, waarbij die mening zoveel mogelijk op regelmatige en persoonlijke waarneming moet zijn gebaseerd.
Uitgangspunt is dat de beide beoordelaars in goed onderling overleg tot een eensluidend oordeel komen. Mocht dit niet lukken, dan wordt het beoordelingsformulier niettemin door beiden ondertekend, waarbij echter door de eerste beoordelaar aantekening wordt gemaakt van de punten waarbij tussen de beoordelaars geen overeenstemming is bereikt.
Indien de beoordeling op grond van artikel 2 plaatsvindt door één beoordelaar, spelen de bepalingen inzake de tweede beoordelaar uiteraard geen rol.
Artikel 6
De beoordelingsautoriteit overlegt met de beoordelaars, indien hij een andere mening heeft met betrekking tot de beoordeling van de desbetreffende ambtenaar.
Het bovenstaande kan ertoe leiden, dat de beoordelaars hun beoordeling aanpassen of wijzigen. Mocht de beoordelingsautoriteit gegronde redenen hebben om een beoordeling te wijzigen, en de beoordelaars delen deze mening niet dan kan de beoordelingsautoriteit desondanks een wijziging in de beoordeling aanbrengen.
Indien er punten zijn, waarbij de beoordelaars van mening verschillen, hoort de beoordelingsautoriteit beide beoordelaars en indien zij samen nog geen overeenstemming kunnen bereiken neemt de beoordelingsautoriteit hierna een beslissing voor wat betreft de desbetreffende punten. De beoordelingsautoriteit accordeert zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 5 werkdagen, nadat de beoordeling door de eerste en de tweede beoordelaar is opgemaakt de beoordeling en geeft deze terug aan de eerste beoordelaar.
Artikel 7
Een zeer belangrijk punt is het beoordelingsgesprek. De beoordeelde heeft het recht om te weten hoe zijn chef over zijn prestaties en gedragingen denkt. Goed personeelsbeleid brengt mee dat iedere medewerker weet aan welke onderdelen van het werk hij meer aandacht moet besteden en in welke aspecten van het werk zijn kracht in het bijzonder ligt.
Goede beoordelingsgesprekken bevorderen de verstandhouding met de medewerker en dragen bij tot een optimale functievervulling en eventuele verdere ontwikkeling van de medewerker in zijn werk.
Er is de mogelijkheid om gebruik te maken van een beoordelingsadviseur, mocht hiertoe behoefte bestaan.
De beoordelingsadviseur ziet erop toe dat de personeelsbeoordeling op een rechtvaardige en objectieve manier wordt toegepast. De beoordeelde en de beoordelaar kunnen beiden hun wensen hiertoe kenbaar maken. Mocht er behoefte hiertoe bestaan, dan kan geen van de partijen weigeren om hiervan gebruik te maken.
De eerste beoordelaar voert het gesprek met de beoordeelde. In dit gesprek geeft de beoordeelde zijn aan/opmerkingen met betrekking tot zijn beoordeling.
De eerste beoordelaar maakt een samenvatting van de inhoud van het gesprek, in welk verslag de mening van de beoordeelde duidelijk naar voren moet komen.
De eerste beoordelaar geeft aan het eind van deze samenvatting aan of hij op enige aspecten van de beoordeling, aan de hand van dit gesprek, wijzigingen voorstelt en brengt dit ter kennis van zowel de tweede beoordelaar als de beoordelingsautoriteit. De beoordelingsautoriteit beslist hoe de definitieve beoordeling luidt.
Artikel 8
Indien de ambtenaar niet tevreden is met de beoordeling kan hij dit schriftelijk kenbaar maken bij de beoordelingsautoriteit.
De ambtenaar wordt dan door de beoordelingsautoriteit gehoord. De beoordelingsautoriteit bepaalt of het noodzakelijk is dat andere personen deelnemen aan dit gesprek en wie deze personen zullen zijn. Deze personen zijn in ieder geval personen die feitelijke informatie kunnen geven over betrokkene en/of zijn functioneren.
De beoordelingsautoriteit hoort de bezwaren van de beoordeelde en wijzigt de beoordeling bij die beoordelingsaspecten, waar hij zijn mening deelt.
Artikel 11
De Gouverneur beslist op het beroep nadat een door hem ingestelde commissie advies aan hem heeft uitgebracht. De commissie wordt niet ingesteld terzake van een beroep dat door de Gouverneur kennelijk niet-ontvankelijk of ongegrond wordt beoordeeld. In dat geval beslist de Gouverneur direct.
Artikelen 9 en 10, 12 tot en met 14
Deze artikelen behoeven naar de mening van de regering geen toelichting.
Bijlagen behorende bij Landsbesluit, houdende algemene maatregelen, van de 24ste april 2003 tot vaststelling van regels met betrekking tot het beoordelen van ambtenaren in dienst van de Nederlandse Antillen
Datum:
Naam Achternaam
Dienst Afdeling
Functienaam: Waardering Functie
Huidige schaal: Sinds:
Naam en functie 1ste beoordelaar:
Naam en functie 2ste beoordelaar:
| Score | Niet-leidinggevende | leidinggevende |
| A= niet acceptabel | tussen 15 en 29 punten | tussen 16 en 31 punten |
| B = meer begeleiding nodig | tussen 30 en 40 punten | tussen 32 en 47 punten |
| C = voldoende | tussen 45 en 59 punten | tussen 48 en 63 punten |
| D =meer dan voldoende | tussen 60en 74 punten | tussen 64 en 79 punten |
| E = uitmuntend | 75 punten | 80 punten |
| Afspraken m.b.t. uit te voeren taken | Overeengekomen norm standaards | Overeengekomen training hulpmiddelen & randvoorwaarden |
| Oordeel over behaalderesultaten | Gewenste gedrag vanmedewerk(st)er | Score |
| Attitude | ||
| Service gerichtheid | ||
| Loyaliteit t.o.v. de organisatie | ||
| samenwerking met collega | ||
| functioneren als team lid initiatief nemen | ||
| Communicatie | ||
| Mondeling communiceren | ||
| Schriftelijk communiceren | ||
| Openheid voor ideeën van collega | ||
| Zelfstandigheid | ||
| zelf beslissingen nemen | ||
| op eigen benen durven staan | ||
| doordacht te werk geen | ||
| voor en nadelen van beslissingen overwegen | ||
| Planning | ||
| planning werkzaamheden | ||
| taakgericht | ||
| inspelen op veranderde omstandigheden | ||
| kwaliteit van het werk | ||
| kwantiteit van het werk | ||
| ordenen en indelen van het werk | ||
| tijdbesteding | ||
| kennis | ||
| inhoudelijke | ||
| praktische | ||
| leidinggeven | ||
| Voorbeeld functie | ||
| Openheid voor ideeën van anderen | ||
| werkervaring | ||
| delegeren | ||
| Conflict oplossen | ||
| Behandeling van personeelsaangelegenheden | ||
| Op juiste ogenblik beslissing nemen | ||
| Realistische targetstelling | ||
| Inschatten mankracht en know-how | ||
| Orde op zaken weten te stellen | ||
| Werkzaamheden doeltreffend coördineren | ||
| Een steun voor de medewerk(st)er |
Eind Score: Beoordelingsadvies:
Gedragsscore Bevordering
Salaristrede
Afspraken?score
Opmerking beoordelaars:
Handtekening Datum
Opmerking medewerk(st)er:
Handtekening Datum
Handtekening beoordelingsautoritei: Datum
TOELICHTING OP DE GEDRAGSCRITERIA
OP HET BEOORDELINGSFORMULIER ATTITUDE
1: doet geen moeite om cliënt van dienst te zijn; komt afspraken met cliënten niet na; is helemaal niet taakgericht bezig; regelmatig klachten over onbeschoft gedrag.
maakt voortdurend ruzie; is oncollegiaal; werkt niet goed samen met collega’s; is niet voor redelijke argumenten vatbaar; houdt star vast aan bestaande werkwijzen en gegroeide gewoonten; heeft een negatieve invloed op de sfeer.
2: toont weinig hulpvaardigheid jegens cliënt; komt afspraken wel eens niet na; kortaf in zijn kontakten; werkt soms niet goed samen met collega’s.
past zich niet gemakkelijk aan; optreden tegenover anderen is niet altijd correct; houdt onvoldoende rekening met de belangen van anderen; is af en toe niet taakgericht bezig.
3: behandelt de cliënt op correcte en vriendelijke wijze; komt afspraken altijd na; aanvaardt kritiek; houdt rekening met anderen; ziet de samenhang van zijn werk met het grotere geheel; werkt redelijk samen met collega’s; is voldoende taakgericht.
4: stelt cliënt volledig op zijn gemak; doet waar nodig follow-up; goede feedback over gedrag; sympathiek en collegiaal in zijn optreden, gemakkelijk in de omgang; heeft een goede invloed op de sfeer; werkt goed samen met collega’s; wordt door collega’s informeel geraadpleegd.
5: uitzonderlijke service aan cliënt; weet bedrijf op positieve wijze naar buiten te vertegenwoordigen; werkt heel goed samen met collega’s; regelmatig lovende feedback over gedrag.
COMMUNICATIE
1: vertelt niet waar hij mee bezig is, signaleert geen knelpunten; is niet of nauwelijks in staat zijn gedachten onder woorden te brengen.
2: beheerst de taal onvoldoende, laat zich nog wel eens door zijn emoties overheersen, spelling en opbouw van correspondentie moet beter, moet aangespoord worden om te zeggen waar hij mee bezig is.
3: taalgebruik en -beheersing geven geen reden tot opmerkingen, de redactie van correspondentie voldoet, geeft uit eigen beweging aan waarmee hij geconfronteerd wordt en geeft zijn mening daarover.
4: weet zich goed uit te drukken, genuanceerd, helder en bondig, formuleert goed, open persoon die gemakkelijk communiceert.
5: glasheldere betoogtrant, zeer duidelijke en logische opbouw van correspondentie, luistert zeer goed naar anderen, kan in iedere situatie goed communiceren.
ZELFSTANDIGHEID
1: heeft voortdurend aanwijzingen en controle nodig; valt vaak terug op anderen; er is geen lijn of plan in de aanpak te onderkennen; vertoont “vluchtgedrag”.
2: heeft soms aanwijzingen en controle nodig; is niet altijd even doelmatig en planmatig in zijn aanpak; valt soms terug op anderen.
3: vervult zijn werkzaamheden vrijwel zonder aanwijzingen en controle; pakt zijn werk in het algemeen doelmatig aan; vraagt waar nodig om hulp en kan na een enkele aanwijzing weer zijn werkzaamheden hervatten.
4: heeft slechts bij hoge uitzondering nadere aanwijzingen nodig en geeft dan zelf aan wat en wanneer hij nadere begeleiding nodig heeft; geeft blijk zijn werk goed te plannen; realiseert de gestelde doelen op doelmatige wijze.
5.heeft geen enkele aanwijzing nodig om zijn werkzaamheden op een zeer doelmatige wijze binnen de gestelde termijnen te realiseren; functioneert volledig autonoom.
PLANNING
1: plant slecht; haalt nooit de doelstellingen; houdt afspraken niet in de gaten; signaleert geen stagnaties; doet geen moeite zijn plan bij te stellen.
2: heeft aanwijzingen nodig om te plannen; heeft hulp en controle nodig bij het plannen; is weinig doelmatig.
3: plant vrijwel zonder aanwijzingen; heeft voldoende inzicht in de doelstelling; kan een plan van aanpak redelijk formuleren; vraagt indien nodig naar suggesties om verder te gaan.
4: heeft vrijwel geen aanwijzingen nodig om te plannen en geeft zelf aan waar hij hulp nodig heeft; kan zijn werk goed plannen en realiseert altijd de gestelde doelen.
5: heeft helemaal geen aanwijzingen nodig om zijn werkzaamheden te plannen; behaalt altijd de gestelde doelen voor de afgesproken termijn.
KENNIS
1: ontbreekt zondermeer aan de elementaire kennis.
2: dient zijn kennis te verdiepen; heeft beperkte kennis; houdt de ontwikkelingen in zijn vakgebied niet bij.
3: bezit de benodigde theoretische en praktische kennis; houdt zich op de hoogte van de ontwikkelingen in zijn vakgebied.
4: bezit een goede kennis; is zeer goed op de hoogte van de ontwikkelingen binnen en buiten het vakgebied.
5: bezit zeer goede en uitgebreide kennis; beheerst het vakgebied volkomen; is zeer geïnteresseerd in de ontwikkelingen binnen andere relevante werkgebieden; wordt door buitenstaanders erkend als expert.
LEIDINGGEVEN
1: mist overwicht; ziet breder verband niet, houdt geen rekening met veranderingen en verwerkt deze niet in de planning en de organisatie van de werkzaamheden van de groep; handhaaft de status quo; wordt niet aanvaard door de groep.
2: heeft nog iets te weinig gezag; moet tot het nemen van onplezierige maatregelen gedwongen worden; is nog onvoldoende bezig met veranderingen en ontwikkelingen; toont weinig initiatieven.
3: wordt door de groep en de omgeving geaccepteerd; houdt rekening met de mening van anderen; beargumenteert een eventueel afwijkende visie; stimuleert en motiveert op voldoende wijze.
4: wordt door de groep en de omgeving op handen gedragen; zorgt voor goede onderlinge verhoudingen; instrueert en leidt zijn mensen op goede wijze op; heeft oog voor noodzakelijke veranderingen en initieert deze; betrouwbaar.
5: uitstekend leider; uitstekend gevoel voor de belangen van zowel de organisatie als de medewerkers; heeft uitstraling; is realistisch.
SCORE MOGELIJKHEDEN
Voor het onderdeel “gedragscriteria” kan er per gezichtspunt minimaal 1 punt en maximaal 5 punten worden gescoord.
SCORE INTERPRETATIE BIJ DE GEDRAGSCRITERIA
20% van het gewenst gedrag: 1 punt
40% van het gewenst gedrag: 2 punten
60% van het gewenst gedrag: 3 punten
80% van het gewenst gedrag: 4 punten
100% van het gewenst gedrag: 5 punten
Voor het onderdeel “resultaten van gemaakte afspraken” kunnen minimaal 10 en maximaal 50 punten worden gescoord.
20% van de gemaakte afspraken: 10 punten.
40% van de gemaakte afspraken: 20 punten.
60% van de gemaakte afspraken: 30 punten.
80% van de gemaakte afspraken: 40 punten.
100 % van de gemaakte afspraken: 50 punten.
EINDSCORE VOOR NIET LEIDINGGEVENDEN:
Tussen 15 en 29 punten: Score A
Tussen 30 en 44 punten: Score B
Tussen 45 en 59 punten: Score C
Tussen 60 en 74 punten: Score D
75 punten Score E
EINDSCORE VOOR LEIDINGGEVENDEN:
Tussen 16 en 31 punten: Score A
Tussen 32 en 47 punten: Score B
Tussen 48 en 63 punten: Score C
Tussen 64 en 79 punten: Score D
80 punten: Score E
EINDSCORE VAN DE BEOORDELING
A: BEOORDEELDE VERTOONDE TEKORTKOMINGEN EN FUNCTIONEERDE DAARDOOR VER BENEDEN DE EISEN DIE DE UITOEFENING VAN DE FUNCTIE STELT;
B: BEOORDEELDE VERTOONDE TEKORTKOMINGEN, ECHTER ZONDER DAT DE UITOEFENING VAN DE FUNCTIE ONAANVAARDBAAR WERD GESCHAAD;
C: BEOORDEELDE VOLDEED VOLDOENDE AAN DE EISEN DIE DE UITOEFENING VAN DE FUNCTIE STELT;
D: BEOORDEELDE VOLDEED MEER DAN VOLDOENDE AAN DE EISEN DIE DE UITOEFENING VAN DE FUNCTIE STELT;
E: BEOORDEELDE VOLDEED MAXIMAAL AAN DE EISEN DIE DE UITOEFENING VAN DE FUNCTIE STELT.