| Overheidsorganisatie | Gemeente Bergambacht |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Controleprotocol voor de accountantscontrole van de jaarrekening 2011 van de gemeente Bergambacht |
| Citeertitel | Controleprotocol 2011 gemeente Bergambacht |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp | n.v.t. |
Geen
art. 213, Gemeentewet
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 14-12-2011 | 28-03-2012 | nieuwe regeling | 13-12-2011 Gemeentepagina, 28-12-2011 | n.v.t. |
De raad van de gemeente Bergambacht;
gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d.
6 oktober 2011;
b e s l u i t :
op grond van artikel 213 van de Gemeentewet
vast te stellen het:
Controleprotocol voor de accountantscontrole van de jaarrekening 2011 van de gemeente Bergambacht
Bij besluit van 16 februari 2010 heeft de gemeenteraad besloten gebruik te maken van de verlengingsoptie van het contract met de accountant Ernst & Young voor de boekjaren 2010 en 2011.
Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole over het boekjaar 2011 moet de gemeenteraad echter nog een aantal zaken nader regelen, hetgeen op hoofdlijnen in dit controleprotocol plaatsvindt.
Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole en de daarbij verder te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Bergambacht.
Te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties
De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risico-analyse, vastgestelde toleranties en statische deelwaarnemingen en extrapolaties. De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven accountantsverklaring.
Naast de goedkeuringstoleranties wordt onderkend de rapporteringtolerantie. De raad kan de rapporteringtolerantie lager vaststellen dan de goedkeuringstolerantie. Hiermee wordt bereikt dat niet slechts de fouten en bevindingen worden gerapporteerd die direct gevolgen hebben voor de strekking van de accountantsverklaring, maar ook 'kleinere' fouten en onzekerheden. Overigens zal de accountant vanuit zijn natuurlijke adviesfunctie de kleinere fouten c.a. vaak toch al wel onder de aandacht brengen en indien relevant op basis daarvan aanbevelingen doen, bijvoorbeeld ter verbetering van de bedrijfsvoering.
Voor het vaststellen van de goedkeuringstolerantie en de rapporteringtolerantie(s) is het goed uit te gaan van de landelijk aanvaarde normen.
| Goedkeuringstolerantie | Goedkeurend | Beperking | Oordeelonthouding | Afkeurend |
| Fouten in de jaarrekening (% lasten) | ≤ 1% | >1%<3% | - | ≥ 3% |
| Onzekerheden in de controle (% lasten) | ≤ 3% | >3%<10% | ≥ 10% | - |
Op basis van de begroting 2011 ( circa 16 miljoen) van de gemeente Bergambacht betekenen bovengenoemde percentages dat in de jaarrekening een totaalbedrag aan fouten van circa
€ 160.000 en een totaalbedrag van onzekerheden van circa € 480.000 de goedkeurende strekking van de accountantsverklaring niet zullen aantasten.
Voor de rapporteringtolerantie geldt als maatstaf dat de accountant elke fout of onzekerheid > € 25.000 rapporteert. Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren. Deze weging van fouten en onzekerheden vindt plaats op basis van diens professioneel oordeel.
Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidtoetsing
De accountantscontrole is gericht op het door het college vastgestelde normenkader en het begrotingscriterium.
Ad. a Normenkader
In het normenkader worden de wet- en regelgeving benoemd, die voor de gemeente Bergambacht van belang zijn. Hieronder wordt verstaan:
Externe regelgeving;
Gemeentelijke verordeningen;
Raads- en collegebesluiten voor zover zij een nadere uitwerking zijn van hogere wet- en regelgeving en betrekking hebben op de financiële rechtmatigheid;
Ad. b Begrotingscriterium
Bij de rechtmatigheidcontrole vormt het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. Over alle aspecten van het begrotingscriterium wordt door de accountant gerapporteerd in zijn rapport van bevindingen.
De aspecten van het begrotingscriterium worden als volgt in de controle op de rechtmatigheid getoetst:
| Begrotingscriterium | Rechtmatig | Onrechtmatig |
| Kostenoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde inkomsten | X | |
| Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid maar die niet tijdig konden worden gesignaleerd | X | |
| Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid maar waarbij de accountant ondubbelzinnig vaststelt dat die ten onrechte niet tijdig zijn gesignaleerd. | | X |
| Kostenoverschrijdingen inzake activiteiten die niet passen binnen het bestaande beleid en waarvoor men tegen beter weten in geen voorstel tot begrotingsaanpassing heeft ingediend. | X | |
| Kostenoverschrijdingen inzake activiteiten welke achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd omdat dit bijvoorbeeld bij nader onderzoek van de subsidieverstrekker, belastingdienst of een toezichthouder blijkt. | | |
| a) Geconstateerd tijdens het verantwoordingsjaar | | X |
| b) Geconstateerd na het verantwoordingsjaar | X | |
| Kostenoverschrijdingen op activeerbare activiteiten (investeringen) waarvan de gevolgen voornamelijk zichtbaar worden via hogere kapitaallasten in het jaar zelf of pas in de volgende jaren. | | |
| a) Jaar van investeren | X | |
| b) Kapitaallasten in latere jaren | X | |
Rapportages accountant
Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt:
Interim-controle
In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd. De bevindingen van deze controle worden vastgelegd in een management letter, die wordt verstrekt aan het college van Burgemeester en Wethouders.
Verslag van bevindingen
Na het afsluiten van het boekjaar voert de accountant de jaarrekeningcontrole uit. De resultaten van deze controle legt de accountant vast in het verslag van bevindingen. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgt. Dit verslag van bevindingen wordt uitgebracht aan de gemeenteraad (in afschrift aan het College van Burgemeester en Wethouders).
Uitgangspunten voor de rapportagevorm
Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten of onzekerheden die de rapporteringtolerantie, zoals genoemd in dit controleprotocol, overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging.
Accountantsverklaring
In de accountantsverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid, uitmondend in een oordeel over de jaarrekening. Deze accountantsverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het College van Burgemeester en Wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen.
Communicatie en periodiek overleg met accountant
In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage kunnen de, in de volgende tabel weergegeven, contacten tussen de accountant, het bestuur en het management van toepassing zijn.
| Overlegvorm | Aantal per jaar | Toelichting |
| Afstemmingsoverleg | 1 | Nader te bepalen |
| Griffier | 1 | De griffier zorgt voor de opdrachtverstrekking aan de accountant. |
| Hoofd Bedrijfsvoering Controller | Periodiek | ·Pre-auditgesprek ·Bespreking(en) van de (concept) management letter (interim-controle) ·Bespreking(en) van het (concept) verslag van bevindingen (jaarrekeningcontrole) ·Voortgangsgesprekken (naar behoefte) Het hoofd Bedrijfsvoering en de controller zijn voor de accountant het eerste aanspreekpunt. |
| Afdelingen | PM | In het kader van de interim-controle en de jaarrekeningcontrole kan nader overleg van toepassing zijn met gemeentesecretaris, afdelingshoofden (budgethouders) en andere betrokkenen, dit in overleg met het desbetreffende afdelingshoofd. |
| Portefeuillehouder Financiën | Minimaal één maal per jaar | De bevindingen van de jaarrekeningcontrole bespreekt de accountant met de portefeuillehouder Financiën. Naar behoefte kunnen er meer gesprekken gepland worden. |
| College van B&W Gemeenteraad Raadscommissie | PM | Op verzoek zal de accountant een toelichting geven in de vergaderingen van het College, de Gemeenteraad of Raadscommissie |
Slotbepalingen
Inwerkingtreding
Dit Controleprotocol treedt in werking op de dag na vaststelling in de gemeenteraad.
Het Meerjarig controleprotocol voor de accountantscontrole van de jaarrekening 2007-2010 gemeente Bergambacht wordt op hetzelfde moment ingetrokken.
Citeerbepaling
Dit protocol wordt aangehaald als: Controleprotocol 2011 gemeente Bergambacht
Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Bergambacht op
13 december 2011 :
De griffier,
E.J. Karman-Moerman
De voorzitter,
A. van Erk