| Overheidsorganisatie | Nederlandse Antillen |
|---|---|
| Officiële naam regeling | MINISTERIËLE BESCHIKKING MET ALGEMENE WERKING van de 15de april 1999 houdende vaststelling van nadere regels ter zake van functioneringsgesprekken |
| Citeertitel | Beschikking functioneringsgesprekken |
| Vastgesteld door | Minister van Algemene Zaken en Buitenlandse Betrekkingen |
| Onderwerp | personeel en organisatie |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 25-05-1999 | Nieuwe regeling | 15-04-1999 P.B. 1999, no. 75 | onbekend |
Het functioneringsgesprek is een formeel gesprek tussen de leidinggevende en de functionaris waarin, naast de samenwerking en de werkrelatie, enerzijds het functioneren van de functionaris in de voorgaande periode, maar tot maximaal een jaar terug, wordt besproken en anderzijds voor de voorliggende periode afspraken worden gemaakt.
In deze beschikking wordt verstaan onder:
formulier: het formulier, bedoeld in artikel 5, eerste lid, dat voor de vastlegging van het functioneringsgesprek dient te worden gebruikt;
leidinggevende: de chef van een functionaris die hiërarchisch direct boven de functionaris staat, direct verantwoordelijk is voor het functioneren van deze functionaris en als zodanig het functioneringsgesprek met de functionaris voert;
functionaris:
de ambtenaar of daarmee gelijkgestelde in dienst van de Nederlandse Antillen met wie de leidinggevende het functioneringsgesprek voert.
Waarin deze beschikking de mannelijke woordvorm wordt gebruikt, wordt daarbij eveneens de vrouwelijke woordvorm begrepen.
1. Iedere leidinggevende is verplicht om tenminste eenmaal per kalenderjaar met de onder hem vallende functionaris(sen) een functioneringsgesprek te voeren.
2. Een functionaris is verplicht gevolg te geven aan de uitnodiging voor een functioneringsgesprek en daaraan deel te nemen.
3. Een functionaris heeft het recht om een functioneringsgesprek te verzoeken. Alsdan zal de leidinggevende er voor zorgdragen dat dat functioneringsgesprek binnen tien werkdagen wordt gevoerd.
4. De leidinggevende houdt een functioneringsgesprek, anders dan het gesprek, bedoeld in het derde lid van dit artikel, uiterlijk drie maanden voordat de beoordeling van een functionaris wordt gemaakt.
1. Het als bijlage aan deze beschikking gevoegde formulier is het door de Landsoverheid goedgekeurde formulier om het functioneringsgesprek vast te leggen.
2. De leidinggevende is gehouden de daartoe benodigde persoonlijke en functionele gegevens op het formulier te vermelden.
1. Uiterlijk vijf werkdagen voor het functioneringsgesprek maakt de leidinggevende met de functionaris een afspraak over de datum, tijd en plaats van het te voeren functioneringsgesprek.
2. De leidinggevende verstrekt bij het maken van de afspraak, bedoeld in het eerste lid, ter informatie het formulier aan de functionaris.
3. De leidinggevende informeert de functionaris over het bestaan van deze beschikking en verstrekt deze op verzoek aan de functionaris.
4. De leidinggevende informeert de functionaris over het bestaan van de informatiefolder "functioneDe leidinggevende verzoekt de functionaris zich mede aan de hand van het formulier voor te bereiden op het functioneringsgesprek.
1. De leidinggevende en de functionaris zijn gehouden - behoudens onvoorziene omstandigheden - de afspraak voor het functioneringsgesprek na te komen. Daarvoor wordt voldoende tijd, tot maximaal anderhalf uur, gereserveerd. Indien er dringende redenen zijn om het gesprek uit te stellen, maken de partijen een nieuwe afspraak welke niet verder dan 10 werkdagen van de eerder gemaakte afspraak ligt.
2. De leidinggevende treft zodanige voorzieningen dat het gesprek ongestoord gevoerd kan worden.
In het functioneringsgesprek worden de volgende onderwerpen besproken:
de algemene functievervulling op basis van de functiebeschrijving of takenpakket;
de attitude;
de werkomstandigheden;
de behaalde resultaten in vergelijking tot de gemaakte afspraken;
de te behalen resultaten in de komende periode en de voorwaarden om deze te realiseren;
opleidingsmogelijkheden; en
de loopbaan perspectieven.
1. De leidinggevende vult het formulier in.
2. De leidinggevende draagt er zorg voor dat er sprake is van een “tweegesprek” en dat de zienswijze van de functionaris ook wordt opgenomen in het formulier.
3. De leidinggevende draagt er zorg voor dat uiterlijk twee werkdagen na het gesprek het ingevulde formulier ter ondertekening aan de functionaris wordt aangeboden.
4. Zowel de leidinggevende als de betrokken functionaris ondertekenen, binnen vijf werkdagen na het genoemde in lid 3 van dit artikel, het formulier voor de juiste weergave van het gesprek.
5. De functionaris ontvangt dezelfde werkdag een kopie van het ondertekende formulier.
Het originele formulier wordt door de leidinggevende bewaard.
Indien het in het eerste lid bepaalde om praktische of organisatorische redenen niet mogelijk is, draagt het hoofd van dienst er zorg voor dat de opslag van het formulier centraal plaats vindt.
In alle gevallen is het formulier uitsluitend voor de betrokkenen ter inzage.
Van het derde lid kan worden afgeweken indien dat met de functionaris is afgesproken en vermeld staat in het formulier.
Ten behoeve van de bewaking van de afspraken is het genoemde in het derde lid van dit artikel niet van toepassing op de pagina van het formulier waar de afspraken op vermeld staan. Naast bewaring bij het origineel kan deze pagina voor het dagelijks gebruik gekopieerd worden.
Een formulier wordt minimaal twaalf kalendermaanden bewaard.
Vernietiging vindt na die periode plaats indien een formulier, naar aanleiding van een gehouden functioneringsgesprek met de betrokken functionaris, is ingevuld en ondertekend.
Bij het einde van een dienstverband danwel bij overplaatsing naar een andere dienst wordt het formulier vernietigd.
Indien er geen enkele relatie is tussen oude en nieuwe taken zal, bij overplaatsing naar een andere afdeling van de dienst waar betrokkene werkzaam is, het formulier vernietigd worden.
Deze beschikking treedt in werking met ingang van de dag na die der uitgifte van het Publicatieblad, waarin zij geplaatst is.
Deze beschikking kan worden aangehaald als: Beschikking functioneringsgesprekken.
1. inleiding
Het functioneringsgesprek is bedoeld om tesamen met een medewerker te evalueren hoe de afgelopen periode deze heeft gefunctioneerd. Met deze periode wordt de periode bedoeld die ligt tussen het voorgaande functioneringsgesprek en het nieuwe. Deze periode kan ech-ter nimmer meer dan 12 maanden zijn. Indien voor de eerste maal sprake is van een functioneringsgesprek kan de evaluatie eveneens niet langer terug gaan dan 12 maanden.
Er wordt gesproken over de gehaalde produktie, de kwaliteit van de geleverde produkten, oorzaken die voornoemde zaken positief of negatief beïnvloed hebben en de attitude van de medewerker.
Ook de werkrelatie met de leidinggevende komt aan de orde. Het functioneringsgesprek is dan ook duidelijk een tweegesprek. De zienswijze van beide betrokkenen dient dan ook in het te gebruiken formulier tot uitdrukking te komen.
Het functioneringsgesprek is vooral gericht op de toekomst. Er worden voor de toekomst concrete (werk)afspraken gemaakt. Welke produkten, in welke tijd en welke kwaliteit dient de medewerker in de komende tijd te leveren. Welke randvoorwaarden zijn daarvoor nodig. Welke attitude wordt van de functionaris verwacht. Met dat laatste wordt bedoeld dat er gesproken wordt over de ervaring die men heeft inzake de houding van de ander in het dagelijks verkeer met collega’s en cliënten, het in teamverband werken en het omgaan met de huishoudelijke regels e.d.
Het mag een ieder duidelijk zijn dat een functioneringsgesprek niet vrijblijvend is.
Dit impliceert echter niet dat een functioneringsgesprek rechtspositionele gevolgen heeft.
Het functioneringsgesprek is daar niet voor bedoeld en is uitsluitend om enerzijds de stand van zaken op te nemen en anderzijds om de komende werkperiode te bespreken.
Het (nog in te voeren) beoordelingssysteem is het instrument dat wel rechtspositionele ge-volgen kan geven. De gemaakte werkafspraken en de daaruit voortvloeiende geleverde prestatie zijn daarbij uiteraard wel een graadmeter.
Tot slot merkt de ondergetekende op dat als alom de eerste functioneringsgesprekken zijn gevoerd er een schriftelijke evaluatie zal plaatsvinden waaraan alle medewerkers kunnen deelnemen.
De daaruit voortvloeiende informatie kan leiden tot gegevens en conclusies die aanleiding geven aanpassingen te realiseren.
De medewerkers zullen zowel over de uitslag van de enquête als over de eventuele aanpassingen geïnformeerd worden.
De evaluatie zal door de medewerkers anoniem kunnen worden ingevuld.
2. Artikelsgewijze toelichting
Artikel 3. Lid 1 en 2.
Om goed uitdrukking te geven aan het feit dat het voeren van functioneringsgesprekken een wezenlijk onderdeel is van een organisatie wordt hier de verplichting voor beide partijen vermeld.
Lid 3.
Daar de functionaris tussentijds wegens belangrijke redenen de noodzaak kan hebben nieuwe ontwikkelingen en afspraken te bespreken en vast te leggen wordt die mogelijkheid in dit lid vastgelegd. Daarbij wordt opgemerkt dat het niet zo kan zijn dat een functionaris daar frequent gebruik van maakt. Indien dat het geval mocht zijn dan zal dit een functioneringsgesprek aan de orde moeten worden gesteld.
Daar een verzoek tot een functioneringsgesprek duidt op ernstige zaken die geen uitstel dulden is het op korte termijn voeren van zo'n gesprek verplicht gesteld.
Lid 4.
De medewerker dient in de gelegenheid te zijn om na het functioneringsgesprek waar nodig zijn prestaties bij te stellen. In verband hiermee is bepaald dat de leidinggevende minimaal drie maanden voor de (nog in te voeren) beoordeling een functioneringsgesprek moet houden met de functionaris.
Artikel 5
Het is de bedoeling dat betrokkenen bij het maken van de afspraak voor een functioneringsgesprek samen vooroverleg hebben over de voorbereiding en de daarbij behorende gedachten over onderwerpen die men wil bespreken.
Lid 3 en 4.
Daar de functionaris reeds in het bezit kan zijn van de nodige stukken danwel hij voldoende geïnformeerd is en geen behoefte heeft aan verstrekking van de stukken is hier niet een verplichting tot verstrekking van de Ministeriële beschikking en informatiefolder opgenomen. Daar echter voorkomen moet worden dat men niet van het bestaan weet wordt via lid 3 en 4 de leidinggevende verplicht de functionaris te informeren en desgewenst de stukken te geven.
Artikel 6
Voor een goed gesprek is het een randvoorwaarde dat dit in een rustige omgeving plaatsvindt.
Artikel 7
Als de functionaris een leidinggevende functie heeft kan bij het onder a gestelde ook gesproken worden over leidinggevende aspecten, managementsactiviteiten, beleidszaken e.d.
Ten aanzien van de onderdelen f en g, kan het volgende worden opgemerkt.
Het functioneringsgesprek is geen gesprek over salariëring naar wel bedoeld om samen te kijken naar de ontwikkelingsmogelijkheden van de medewerker. Deze kunnen zowel nodig zijn voor het goed uitoefenen van de huidige functie als passen in een carrière planning waar zowel de dienst als de functionaris mee gebaat zijn. Er kunnen in het gesprek geen beloftes worden gedaan anders dan dat de leidinggevende op hoger niveau voorstellen voor zal doen.
Tot slot wordt bij dit artikel opgemerkt dat dit artikel bedoeld is om te omschrijven welke onderwerpen in ieder geval aan de orde moeten komen. Het is zeker niet bedoeld om onderwerpen uit te sluiten. Dat wil zeggen dat alle onderwerpen die een relatie hebben met het functioneren van de functionaris aan de orde kunnen worden gesteld.
Artikel 8
Het functioneringsgesprek is een van de middelen om niet alleen naar het functioneren van de medewerker te kijken maar ook om de samenwerking te bespreken. De leidinggevende dient zich dan ook kwetsbaar op te stellen en open te staan voor de mening van de medewerker over zijn chef. Deze mening dient in het verslag herkenbaar te zijn.
Ingevolge lid 4, dient de betrokken functionaris het formulier te tekenen. Hij tekent niet voor het eens zijn met datgene wat de leidinggevende heeft gezegd maar tekent voor het feit dat de geschreven tekst het besprokene goed weergeeft.
Bij het niet eens zijn met datgene wat een van de partijen opmerkt dient dat vermeld te worden in het formulier. Het spreekt voor zich dat er altijd getracht moet worden consensus te bereiken over de afspraken. Mocht dat niet lukken dan zal besproken moeten worden hoe daar mee omgegaan moet worden. Het gesprek enige dagen later voortzetten en/of het bespreken met de naast hogere chef zijn enige van de mogelijkheden om dit vraagstuk op te lossen.
Artikel 9
Dit artikel is bedoeld om de vertrouwelijkheid van het gesprek zo goed mogelijk te bewaken. De afspraken dienen echter wel makkelijk te volgen zijn. Deze kunnen daarom niet onder de vertrouwelijkheid vallen. Mochten er bij de afspraken zaken aan de orde zijn die de vertrouwelijkheid geweld aan doen dan dienen deze bij "afstemming voor de komende periode" vermeld te worden.
Lid 6 is opgenomen om te voorkomen dat bij het voeren van meerdere functioneringsgesprekken binnen 12 kalendermaanden formulieren binnen het jaar worden vernietigd.
Daar een volgend functioneringsgesprek altijd terugkijkt naar de voorgaande periode en dit ook op het formulier vermeld kan worden is verdere dossiervorming niet nodig gewenst.
3. Gespreksformulier
1. Algemeen
De personele gegevens op het voorblad van het formulier kunnen door de afdeling P & O, of de ambtenaar die daarvoor aangewezen is, tevoren ingevuld worden. De bedoeling daarvan is dat de leidinggevende wellicht relevante achtergrondinformatie ter plaatse ter beschikking heeft. Een gesprek met een reeds lange tijd in dienst zijnde functionaris kan bijvoorbeeld anders zijn als dat deze pas sinds kort in dienst is.
In deze paragraaf van de toelichting op deze beschikking zal de ondergetekende de onder
scheidene onderdelen op het formulier toelichten.
2. Agendapunten
Bij de uitnodiging voor het gesprek heeft de leidinggevende aan de functionaris verzocht om zich goed voor te bereiden en de onderwerpen die hij aan de orde wil stellen op te schrijven. Bij aanvang van het gesprek worden van beide betrokkenen de gewenste besprekingspunten genoteerd op het formulier. Bovendien worden er afspraken gemaakt op welk moment en in welke volgorde deze onderwerpen aan de orde komen.
3. Evaluatie van de afgelopen periode
Mede aan de hand van de functiebeschrijving wordt nagegaan welke taken er wel of niet gedaan zijn. De redenen worden daarbij besproken en kunnen tot nieuwe afspraken leiden. Het is dus zeker niet zo dat bij voorbaat de taken die niet gedaan zijn een negatief beeld geven over het functioneren van de medewerker. De zienswijze van de medewerker dient duidelijk bij alle onderwerpen aan de orde te komen.
De evaluatie van de gemaakte afspraken is een belangrijk onderdeel van het gesprek.
Tot slot wordt hier gesproken over de samenwerking. Daarbij kan ook nader ingegaan worden op de attitude van de medewerker en de leidinggevende.
4. Afstemming over de komende periode
Bij dit onderdeel van het gespreksformulier vindt de verslaglegging plaats van het overleg dat noodzakelijk is om te komen tot de afspraken die vermeld worden op de laatste pagina van het gespreksformulier. Bovendien wordt er gesproken over de kwaliteits- en loopbaanontwikkeling en kunnen verdere bijzonderheden worden vermeld. Ook kunnen hier de "vertrouwelijke" afspraken vermeld worden.
5. Afspraken
Zoals bij artikel 10 is vermeld blijven deze afspraken buiten de vertrouwelijkheid van het gespreksformulier. Hier dienen de werkafspraken over de taken, produktie, kwaliteit, tijdsplanning en dergelijke op een objectieve en concreet (toetsbare) manier vermeld te worden.
Er dient voor gewaakt te worden dat afspraken die van vertrouwelijke aard zijn, en niet voor een ander bedoeld zijn, hier vermeld worden. Deze dienen op de vorige pagina vermeld te zijn.
Bij de "afspraken" wordt ook vastgelegd hoe men de genoemde taken, resultaten, wijze van functievevulling en de daarvoor benodigde randvoorwaarden denkt te realiseren.
Deze "afspraken" kunnen gekopieerd worden en ten behoeve van de bewaking van de gewenste voortgang worden gebruikt.