| Overheidsorganisatie | Gemeente Slochteren |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Slochteren 2012 |
| Citeertitel | Financiële beheersverordening gemeente Slochteren 2012 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Met inwerkingtreding wordt ingetrokken de Financiële beheersverordening, vastgesteld d.d. 19-12-2005
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2012 | 01-01-2017 | Nieuwe regeling | 24-11-2011 't Bokkeblad, 30-11-2011 | 2011/5012 |
De raad van de gemeente Slochteren;
gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. ;
gelet op de relevante artikelen van de Gemeentewet en de Algemene wet bestuursrecht:
b e s l u i t :
vast te stellen de volgende:
Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Slochteren 2012
Artikel 1 Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
dienst: Iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie zoals in het organogram van de gemeente Slochteren in de programmabegroting en de jaarrekening wordt gepresenteerd.
administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Slochteren en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
rechtmatigheid het in overeenstemming zijn met de geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen.
doelmatigheid het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.
doeltreffendheid de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.
1. De raad stelt in ieder geval bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor de raadsperiode vast.
2. De raad stelt per programma vast:
de beoogde maatschappelijke effecten (outcome): wat willen we bereiken?;
de te leveren goederen en diensten (output): wat gaan we daarvoor doen?;
de baten en lasten (input): wat mag het de kosten?
3. Het college stelt per programma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten (outcome) en de te leveren goederen en diensten (output).
4. De raad stelt de indicatoren, bedoeld in het derde lid, vast.
5. Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde goederen en diensten (output) en de maatschappelijke effecten (outcome), opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.
1. Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van welke producten uit de productraming onder welke programma’s horen.
2. De onderverdeling van de programma’s in de producten staat voor de raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld.
1. Het college biedt jaarlijks aan de raad een Zomerbrief aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de ontwerpbegroting voor het volgend begrotingsjaar en de meerjarenraming (drie opvolgende jaren).
2. De raad kan deze nota voor het zomerreces vaststellen.
1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen.
2. Tevens autoriseert de raad met het vaststellen van de begroting de investeringenkredieten en budgetten genoemd in het eerste begrotingsjaar in de meerjarenraming.
1. Het college stelt regels vast die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.
2. Het college draagt ten aanzien van de productenraming er zorg voor dat:
de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de productraming;
de budgetten uit de productraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie;
de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt.
3. Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden.
1. Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking ,en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.
2. Het college biedt eenmalig een nota aan inzake de bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen. Na vaststelling door de raad vindt zo nodig een jaarlijkse actualisatie plaats middels de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken.
3. Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van een aantal essentiële processen van de afzonderlijke onderdelen van de diensten (back-offices/taakgebieden) op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen. Deze De rechtmatigheid van processen wordt eens in de 3 jaren getoetst, de overige processen worden minimaal eens in de vier jaar getoetst.
4. Het college zorgt op basis van de resultaten van de toets, bedoeld in het derde lid indien nodig voor een plan van verbetering. Het college neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.
1. Het college informeert de raad eenmaal per jaar door middel van een Bestuursrapportage over de realisatie van de programmabegroting van de gemeente Slochteren over het lopend boekjaar.
2. De bestuursrapportage wordt voor 1 oktober aan de raad aangeboden.
3. De inrichting van de bestuursrapportage sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.
4. Daarnaast wordt per programma wordt inzicht verschaft inzake de stand van zaken met betrekking tot investeringskredieten.
5. De bestuursrapportage gaat in op afwijkingen, zowel wat betreft de lasten (input), de geleverde goederen en diensten (output) en indien daar aanleiding voor is de maatschappelijke effecten (outcome).
Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen voor zover het betreft niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen inzake:
investeringen groter dan € 50.000;
aankoop en verkoop van goederen en diensten groter dan € 50.000;
het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 100.000;
nieuwe meerjarige verplichtingen waarvan de jaarlijkse lasten groter zijn dan € 10.000
1. Het college draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de diensten naar de productenrealisatie en naar de programma-verantwoording.
2. Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het college aan:
Wat hebben we bereikt (outcome)?
Wat hebben we ervoor gedaan (output)?
Wat heeft het gekost (input) ?
Hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.
3. De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen voor het lopende jaar bijstelling behoeven.
4. In de jaarrekening wordt van investeringen van meer dan € 25.000 de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.
5. De jaarrekening gaat, op programmaniveau, in op afwijkingen ten opzichte van de begroting na laatste wijziging voor zover groter dan € 25.000 of hoger dan 25% van het actuele begrote bedrag.
1. Op kosten voor onderzoek en ontwikkeling, agio en disagio wordt niet afgeschreven.
2. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.
3. De materiële vaste activa met economisch nut worden, tenzij de raad anders bepaald, lineair afgeschreven in:
| 5 jaar | Rioolinspecties; lineair |
| 15 jaar | Technische installaties riolering (elektrische installaties en pompen); op basis van annuïteit |
| 40 jaar | Rioleringen; op basis van annuïteit |
| 40 jaar | Nieuwbouw woonruimten, kantoren, bedrijfsgebouwen en schoolgebouwen |
| 32 jaar | Openbare verlichting. |
| 25 jaar | Renovatie, restauratie en aankoop woonruimten, bedrijfsgebouwen en schoolgebouwen. |
| 20 jaar | Wegen |
| 10 tot 20 jaar | Technische installaties in bedrijfsgebouwen, veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen, middelzware inrichting bedrijfsgebouwen, kantoormeubilair, schoolmeubilair, semi-permanente voorzieningen, blusvoertuigen, hulpverleningsvoertuigen, brandweerauto’s |
| 8 jaar | Transportmiddelen, aanhangwagens, personenauto’s, motorvoertuigen. |
| 7 jaar | Infrastructuur netwerk, pc’s, printers en kantoorautomatisering. |
| 3 tot 5 jaar | Servers, centrale switches |
| 5 jaar | Klein materiaal buitendienst, kleding en uitrusting brandweer, programmatuur (applicaties t.b.v. taakgebieden) op het gebied van automatisering |
| niet | Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven |
Activa met een verkrijgingspijs van minder dan € 10.000 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatst genoemden worden altijd geactiveerd
4. Onder activa met een meerjarig maatschappelijk nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden verstaan investeringen in aanleg en onderhoud van: waterwegen; waterbouwkundige werken; permanente terreinwerken; wegen; straten; fietspaden; voetpaden; bruggen; viaducten; tunnels; verkeerslichtinstallaties; openbare verlichting; straatmeubilair; reconstructie openbare ruimte; parken; overig openbaar groen.
5. Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves ten laste van de exploitatie gebracht. Hiervan kan bij raadsbesluit worden afgeweken. In geval van activering bij raadsbesluit wordt het actief lineair afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief of een kortere door de raad aan te geven tijdsduur.
6. Met afschrijven wordt gestart op 1 januari van het eerstvolgend jaar na het gereed komen c.q. de aanschaf van de investering.
1. Voor jaarlijks terugkerende belastingen, rechten en privaatrechtelijke vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen ouder dan een jaar.
2. Voor de overige vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen ouder dan drie maanden.
1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeente Slochteren wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten meegenomen, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verrichte dienstverlening.
2. Bij de kostentoerekening bedoelde indirecte kosten worden meegenomen de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten, reinigingsrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.
3. De rentetoerekening van de kapitaallasten wordt bij begroting vastgesteld.
1. Het college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:
het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;
het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals rente-risico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;
het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen;
het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.
2. Het college neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:
het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij financiële instellingen met minimaal een AA-rating afgegeven door tenminste één gezaghebbende rating agency, of bij instellingen voor wiens waardepapieren een solvabiliteitseis geldt van 0%;
overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd in tact is;
het gebruik van derivaten is niet toegestaan;
voor het aantrekken van financieringen voor langer dan 1 jaar worden tenminste 2 prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd;
overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro;
voor de kasgeldlimiet en de renterisiconorm gelden de wettelijke waarden. Het college informeert de raad indien de kasgeldlimiet of de renterisiconorm dreigen te worden overschreden;
3. Verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties anders dan genoemd in het tweede lid worden uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uit-zettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.
4. Het college stelt regels op ter uitvoering van het gestelde onder het eerste tot en met derde lid en legt deze regels alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in een treasurystatuut. Het college zendt het treasurystatuut ter kennisgeving aan de raad.
1. Het college biedt tenminste eenmaal in de vier jaar een (bijgestelde) nota lokale heffingen aan ter behandeling en vaststelling door de raad. Deze nota behandelt in ieder geval:
- de samenstelling van het pakket aan gemeentelijke belastingen en heffingen;
- de verdeling van de druk van de belastingen over de diverse bevolkingsgroepen en belanghebbenden;
- de kostendekkendheid van de heffingen;
- de druk van de lokale belastingen en heffingen;
- het kwijtscheldingsbeleid en het tarievenbeleid.
2. De nota bevat voorts een overzicht van de verordeningen met de bijbehorende vaststellingsdata waarin tarieven, heffingen en prijzen zijn vastgelegd. Het college draagt er zorg voor dat er een actueel overzicht is van de tarieven, heffingen, prijzen en kosten per verstrekte dienst.
3. Voor het vaststellen van de hoogte van gemeentelijke tarieven, heffingen en prijzen door de raad verstrekt het college aan de raad per verordening waarin deze tarieven, heffingen en prijzen worden vastgelegd, de actueel geraamde hoeveelheden per door de gemeente verstrekte dienst, waarover de tarieven, heffingen en prijzen in rekening worden gebracht en per verordening het totaal van de geraamde kosten van de erin genoemde door de gemeente verstrekte diensten.
4. Bij de begroting en jaarstukken doet het college in de paragraaf lokale heffingen verslag van: de opbrengsten per lokale heffing; het volume en bedrag aan kwijtscheldingen; de kostendekkendheid van de rioolrechten en de afvalstoffenheffing; de (ontwikkeling van de) lokale lastendruk voor eenpersoonshuishoudingen, meerpersoonshuishoudingen en bedrijven.
1. Het college geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico’s van materieel belang, een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen en het opvangen van deze risico’s door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen of anderszins. In de paragraaf wordt tevens het gewenste weerstandsvermogen bepaald.
2. Het college geeft tevens aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de stand van de reserves en voorzieningen. Hierin wordt behandeld:
a. de vorming en besteding van reserves;
b. de vorming en besteding van voorzieningen;
c. de toerekening en verwerking van rente over de algemene reserves en bestemmingsreserves.
1. Het college geeft aan in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen van de begroting en van de jaarstukken de inrichting van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau voor het openbaar groen, water, wegen, kunstwerken en straatmeubilair en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag.
2. Het college biedt een gemeentelijk rioleringsplan aan (GRP) ter behandeling en vaststelling door de raad. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud, het beoogde onderhoudsniveau en de uitbreiding van de riolering alsmede de kwaliteit van het milieu en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. In de nota wordt de duur van het plan aangegeven en tijdstip van actualisatie.
3. Het college geeft aan in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen van de begroting en van de jaarstukken de voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gemeentelijke gebouwen en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag.
4. Het college geeft aan in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen van de begroting en van de jaarstukken de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallig onderhoud aan openbaar groen, water, wegen, kunstwerken, straatmeubilair, riolering, gebouwen.
Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van:
de kasgeldlimiet;
de renterisico norm;
de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende drie jaar;
de rentevisie en
de rentekosten en rente-opbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.
1. In de bedrijfsvoeringsparagraaf in de begroting wordt ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. In de bedrijfsvoeringsparagraaf in het jaarverslag wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen.
2. Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de begroting en jaarstukken overde voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid, bedoeld in artikel 213a Gemeentewet, en de uitputting van de bijbehorende budgetten
1. Het college geeft aan in de paragraaf verbonden partijen van de begroting en van de jaarstukken het eigen vermogen en het financieel resultaat van de verbonden partijen en het financieel belang en de zeggenschap van de gemeente.
2. In de begroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden partijen tevens ingegaan op nieuwe verbonden partijen, het beëindigen van bestaande verbonden partijen, het wijzigen van bestaande verbonden partijen en eventuele problemen bij bestaande verbonden partijen.
1. Het college geeft aan in de paragraaf grondbeleid van de begroting en van de jaarstukken:
a. de relatie met de programma’s van de begroting;
b. de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente;
c. aan te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten;
d. de voorraadverwerving en uitgifte van gronden;
e. de uitgifte van gronden in erfpacht en de bijstelling van erfpachtvergoedingen.
2. In de paragraaf grondbeleid van de begroting en de jaarstukken wordt tevens ingegaan op de belangrijkste financiële ontwikkelingen zoals verlies/winstverwachtingen, de verwerving van gronden e.d. en de relaties van het grondbeleid met de programma’s.
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de diensten;
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts.;
het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kosten-calculaties;
het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.
Het college draagt er zorg voor dat:
de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;
de vereiste informatie verstrekt wordt aan het Rijk, de Provincie en de Europese Unie als-mede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.
Het college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:
een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de diensten;
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;
de regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van leveringen tussen de diensten van de gemeente;
de te maken afspraken met de diensten over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;
de regels voor de verlening van décharge over het gevoerde beheer van de diensten.
Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie
Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de toekenning van steunverlening aan ondernemingen en subsidies. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake de Europese Unie en de subsidieverordening van de gemeente Slochteren.
In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet beslist de raad.
1. Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2012.
2. Met de datum van inwerkingtreding van deze verordening wordt de Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Slochteren, vastgesteld op 19 december 2005 geacht te zijn ingetrokken.
Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam ‘Financiële beheersverordening gemeente Slochteren 2012’.
Vastgesteld in de openbare vergadering van 10 november 2011
De raad voornoemd,
, voorzitter.
, griffier.